Non importa quante misure preventive prendi e quanti backup hai in atto, qualcosa prima o poi andrà storto e cederà.
Forse ti manca la corrente, forse qualcuno hackera il tuo sistema o forse riscontri una serie di altri possibili problemi. Alla fine, molte cose possono andare storte, soprattutto perché la tecnologia migliora e diventa ancora più cruciale nelle nostre vite, motivo per cui è necessario disporre di un piano di ripristino di emergenza.
Prepararsi agli imprevisti nell'IT è difficile, ma avere una squadra forte con un piano d’azione è il modo migliore per farlo. Tuttavia, cosa dovrebbe affrontare prima la tua squadra? Continuate a leggere per scoprirlo.
Scopri quanto è grave
La prima cosa che devi fare è capire quanto è grave il tuo problema. Dovrai identificare esattamente cosa è andato storto per sapere quante persone potrebbero essere state colpite, come potrebbero essere le riparazioni e per quanto tempo rimarrai inattivo. La procedura per questa operazione dovrebbe essere delineata da qualche parte nel piano di ripristino di emergenza.
Sfortunatamente, la questione potrebbe sfuggire al tuo controllo. Pertanto, se ti affidi ad applicazioni o servizi di terze parti per le tue operazioni quotidiane e questo servizio non funziona, dovrai aspettare che lo riportino online.
Un problema simile si verifica se si perde la connettività o l'alimentazione Internet. In questa circostanza, dovrai rimanere in contatto con questo servizio per informarli del problema e ottenere una tempistica su quando potrebbe essere risolto. Ricorda solo che più persone stanno facendo la stessa cosa, soprattutto se si verifica un evento di grandi dimensioni come un'interruzione di corrente.
Rimanere calmi e pazienti è la cosa migliore da fare mentre il problema viene diagnosticato, compreso e risolto, anche se è locale e deve essere risolto dal team IT.
Comunica il problema ai tuoi clienti
Una volta compresa la portata e la gravità del problema, dovrai farlo informa i tuoi clienti del problema. Ci sono molte ragioni per farlo, dal far sapere ai clienti che sei a conoscenza del problema e che è in fase di risoluzione, al fornire chiarezza su cosa sta succedendo e perché.
Anche se puoi semplicemente dire a tutti che qualcosa non va e che stai risolvendo il problema, potresti voler fornire alcuni dati. Ciò potrebbe includere una stima di quante persone potrebbero essere interessate, quanto tempo ci vorrà perché ci sia una soluzione e cosa significhi per il tuo servizio.
Ad esempio, un problema semplice potrebbe essere solo un piccolo inconveniente facile da risolvere, mentre un problema di grandi dimensioni potrebbe richiedere tempo per essere risolto e potrebbe interrompere l'intero servizio. Essere chiari su questo punto ai clienti li aiuterà a mantenerli calmi e potrebbe aumentare la loro fiducia nel tuo marchio.
Suggerire opzioni alternative
Per alcuni problemi sono disponibili soluzioni alternative che i clienti possono utilizzare o che puoi creare per far andare avanti la tua attività finché il problema non viene risolto. Informare i clienti su queste soluzioni alternative e su come utilizzarle ti consentirà di continuare a funzionare in una certa misura e di far loro sapere che stai lavorando a una soluzione per aiutarti.
Le soluzioni alternative ti danno anche un po' più di tempo per eseguire diagnosi e riparazioni e potrebbero anche fornire informazioni su cosa potrebbe essere andato storto. Se non è disponibile una soluzione alternativa, chiariscilo anche tu; se è disponibile, anche il tentativo di eseguire un sistema di backup potrebbe essere un'opzione.
Sebbene questo sia uno scenario ideale, non è sempre un'opzione: se i backup si basano su altri servizi di terze parti anch'essi inattivi o le soluzioni alternative smettono di funzionare, potresti rimanere fuori servizio per un po'.
Risolvi il problema il più rapidamente possibile
Questa è probabilmente la parte più ovvia dell'intero protocollo di reazione immediata, ma ci sono alcune parti che potresti non aver considerato. Un passo importante che dovrai compiere è assicurarti che il problema sia completamente risolto e poi vedere se potrebbe ripresentarsi.
In tal caso, potrebbe essere necessario cambiare servizio, eseguire un aggiornamento o tentare un'altra modifica massiccia per evitare che il problema si ripresenti. In caso contrario, allora scopri perché è successo in primo luogo; dovrai anche comunicare queste intenzioni ai tuoi clienti.
Non è necessario essere troppo specifici, però; condividere quale servizio ha avuto un problema potrebbe indurre altri a provare a sfruttarlo. Sarà sufficiente dire semplicemente che il problema è raro o che prevedi di cambiare servizio.
Mantieni le tue operazioni operative senza intoppi
Ci sono molte cose da considerare quando la tua azienda subisce un'interruzione, dal garantire che tutti siano al sicuro alla risoluzione del problema.
La cosa più importante da fare è rimanere calmi e pazienti durante tutto il processo. Questa è l'azione più immediata da intraprendere, poiché il tuo team farà tutto il possibile per risolvere il problema e la tua pazienza sarà apprezzata.
