"Uniti resistiamo, divisi cadiamo", come dice il proverbio, si riferisce a qualcosa di più dei semplici film di guerra e serie TV di supereroi. È anche un eccellente esempio del motivo per cui l'integrazione ERP è fondamentale per gestire un'azienda di successo. La tua azienda può semplificare le procedure e generare reddito combinando numerosi software "best of breed" per costruire o rafforzare una soluzione ERP quasi personalizzata. Quindi, cos'è esattamente un software ERP e cosa implica l'integrazione in questo contesto? In questo articolo, esploreremo queste definizioni di base insieme alla strategia del sistema ERP e all'integrazione tra i sistemi software CRM e ERP.
Cos'è l'ERP (Enterprise Resource Planning)?
Un sistema ERP è un tipo di software che consente alle aziende di raccogliere, archiviare, gestire e analizzare informazioni e documenti rilevanti per le attività aziendali.
Queste attività possono essere classificate come segue:
- Gestione della catena di approvvigionamento: La gestione della catena di approvvigionamento implica tenere traccia dello stato di beni e servizi lungo tutta la catena di approvvigionamento e lavorare direttamente con venditori e fornitori.
- Gestione degli ordini: La gestione degli ordini comporta la conversione di un preventivo in un ordine di vendita e quindi l'invio di una fattura generata dal sistema al nuovo cliente il più rapidamente possibile.
- Procurement: Crea rapidamente RFP, trasmettile ai fornitori approvati, raccogli le risposte e consegna gli ordini di acquisto una volta scelti i fornitori.
- Analisi: Visualizza molte forme di dati attraverso un'unica dashboard per migliorare il processo decisionale in aree quali prezzi, gestione dell'inventario, assistenza clienti e così via.
Esistono innumerevoli altri modi per utilizzare un sistema ERP, ma questi esempi dimostrano quanto sia versatile e potente il software. Inoltre, questa adattabilità spiega perché la piattaforma viene utilizzata per un'ampia gamma di operazioni aziendali.
Infine, i sistemi ERP possono essere accessibili nel cloud, on-premise o come parte di un'implementazione ibrida. Tuttavia, con la crescente necessità di software basato su cloud, i fornitori di ERP stanno rapidamente passando al cloud, se non l'hanno già fatto.
Cos'è l'integrazione ERP?
Ora che hai capito cos'è un ERP e come selezionare il miglior software ERP, dovresti esaminare l'integrazione ERP.
L'integrazione ERP è semplicemente il processo di connessione e sincronizzazione del software ERP con altre applicazioni aziendali come eCommerce (front-end), CRM (Customer Relationship Management), EDI (Electronic Data Interchange), strumenti di marketing come analisi e altri database e punti dati con cui opera la tua azienda.
In breve, collegare tutti i punti che un'azienda utilizza per inserire, gestire, tracciare e produrre dati significativi e importanti. Un negozio di e-commerce, ad esempio, è il luogo in cui un visitatore invia un lead, richiede una demo e/o acquista un prodotto.
In generale, le tue migliori soluzioni o software di integrazione ERP devono interfacciarsi con tutte le altre piattaforme e sincronizzare i dati da Omni-channel. Questo è ciò che offre l'integrazione ERP.
Esempi di integrazione ERP
Di seguito sono riportati cinque processi aziendali tipici che possono trarre vantaggio dall'integrazione ERP.
#1. Sincronizza gli ordini tra il tuo ERP e CRM
Quando un ordine viene aggiunto alla tua piattaforma CRM (Customer Relationship Management), deve essere aggiunto alla tua soluzione di integrazione ERP non appena possibile. In caso contrario, rischi di posticipare il resto delle fasi iniziali del coinvolgimento del cliente, come la consegna della fattura, l'onboarding del cliente e così via.
È possibile combinare il software ERP con un CRM per evitare ritardi. Da lì, puoi impostare un flusso di lavoro che crea un ordine duplicato nel sistema di integrazione ERP ogni volta che un nuovo ordine cliente viene inserito nel CRM.
#2. Avvisare la direzione quando è necessario approvare un ordine di acquisto
Le approvazioni interne per gli ordini di acquisto sono necessarie affinché il tuo team possa accedere rapidamente alle risorse di cui ha bisogno. Per affrontare questo processo aziendale, collega il tuo ERP alla tua piattaforma di comunicazioni aziendali e quindi crea un flusso di lavoro che funzioni come segue: ogni volta che un ordine di acquisto viene inviato per la revisione, gli approvatori appropriati vengono informati tramite un canale nella piattaforma di comunicazioni aziendali e viene chiesto di rivedere il documento.
#3. Crea una fattura nel tuo ERP una volta che arriva nel tuo sistema di gestione della spesa
Per accelerare l'elaborazione delle fatture e garantire che nessun pagamento sia in ritardo o, peggio, mai effettuato, puoi integrare la tua soluzione ERP con uno strumento di gestione della spesa e impostare un flusso di lavoro in cui una fattura duplicata viene emessa nell'ERP ogni volta che una fattura arriva nel strumento di gestione della spesa.
#4. Gestisci i documenti importanti nel tuo ERP senza uscire dall'app di archiviazione dei file
Può essere difficile tenere traccia di tutti i documenti nel tuo ERP e apportare modifiche a ciascuno di essi nel tempo. Puoi trovare qualcosa più velocemente integrando la piattaforma con un'app di archiviazione che conosci. Una volta integrato, puoi condividere rapidamente i documenti dall'ERP con l'app di archiviazione, nonché trasferire senza problemi le modifiche apportate in una piattaforma all'altra.
#5. Semplifica i rimborsi una volta che una richiesta arriva nel tuo strumento ITSM
Fornire un'esperienza cliente di livello mondiale implica rispondere rapidamente alle richieste dei clienti. Il rimborso non fa eccezione. Per accelerare questo processo, collega il tuo ERP a un ITSM e fai in modo che il primo avvii immediatamente il processo mentre il dipendente a contatto con il cliente crea la richiesta nel secondo.
Quali sono i vantaggi dell'integrazione ERP?
Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi dell'integrazione ERP:
#1. Ti consente di sbarazzarti dei silos di dati.
I silos di dati, che si verificano quando le informazioni sono disponibili solo in app specifiche, possono avere una vasta gamma di conseguenze negative per te e i tuoi colleghi.
- I dipendenti possono ignorare l'esistenza di dati specifici, impedendo loro di utilizzarli.
- I dipendenti possono incontrare ritardi nell'ottenere i dati di cui hanno bisogno, con conseguenti conseguenze che hanno un impatto sulla linea di fondo (ad esempio, un tempo di risposta lento).
- I dipendenti possono eventualmente abbandonare la ricerca dell'accesso ai dati se incontrano i ritardi e i colli di bottiglia che si verificano con qualsiasi richiesta.
Un sistema di integrazione ERP ben integrato può efficacemente prevenire e dissolvere i silos di dati. Perché? Perché una volta che l'app è collegata ad altre, i dipendenti potrebbero essere in grado di ottenere i dati di cui hanno bisogno all'interno delle app che già utilizzano. Questo vale per una vasta gamma di team, tra cui marketing, finanza, supply chain, risorse umane e vendite.
#2. Ti consente di mantenere un sistema ERP legacy.
In molte circostanze, il tuo sistema legacy è ancora importante; ha solo un'interfaccia utente antiquata. Integrandolo con un'interfaccia utente moderna, come quella progettata in una piattaforma come OutSystems, puoi mantenere i vantaggi che offre evitando l'interfaccia utente scomoda e gli ingenti costi associati alla sua sostituzione.
#3. Aiuta il tuo team a evitare costosi errori umani.
Il tuo team sarebbe costretto a intraprendere un notevole salto tra le app e l'inserimento dei dati se non integrassi il tuo software ERP con il resto delle tue app e consentissi ai dati di fluire senza sforzo tra di loro. Questi processi manuali espongono il tuo team a costosi errori, come la compilazione errata di un ordine di acquisto, l'emissione di un rimborso al cliente sbagliato e così via.
#4. Migliora la soddisfazione dei dipendenti
Il coinvolgimento dei dipendenti può essere aumentato consentendo ai dipendenti di concentrarsi meno su attività monotone e manuali e più su progetti intelligenti e critici per l'azienda.
Un maggiore coinvolgimento dei dipendenti, a sua volta, può tradursi in una serie di vantaggi per la tua azienda, come una maggiore produttività dei dipendenti o un minore attrito.
#5 Migliora l'esperienza del cliente.
È più probabile che il tuo team offra ai clienti esperienze di prim'ordine se vengono rimossi i colli di bottiglia interni nelle attività relative ai clienti.
Inoltre, mantenendo tutti i dati dei clienti coerenti e aggiornati in tempo reale in tutte le tue app, i tuoi team possono collaborare in modo più efficace per aiutare i clienti e risolvere eventuali problemi che si presentano. Ad esempio, un rappresentante del successo del cliente potrebbe avere difficoltà a riscuotere il pagamento della fattura iniziale da un cliente. Possono avvisare un collega finanziario, che può rapidamente confermarlo e successivamente estendere la data di pagamento del cliente nel sistema di integrazione ERP.
Diversi tipi di integrazione ERP
Sebbene numerosi tipi di software aziendali possano essere accoppiati con ERP, garantire la connettività del sistema ERP con le seguenti importanti applicazioni è fondamentale. Le integrazioni ERP sono classificate in base all'obiettivo aziendale che servono, al punto critico che affrontano e alle piattaforme con cui si interfacciano.
#1. Integrazione ERP e-commerce
In termini di organizzazione, la raccolta dei dati dovrebbe sempre essere collegata all'attuazione. Il negozio di e-commerce, il punto in cui la tua azienda comunica con i suoi clienti previsti, è il luogo in cui ha origine la maggior parte dei dati dei clienti o quelli esterni all'organizzazione. Nell'eCommerce vengono generati dati come lead, clienti, ordini, transazioni e statistiche di spedizione.
#2. Integrazione ERP CRM
Il software CRM viene utilizzato per acquisire e gestire i dati dei potenziali clienti e dei clienti come le informazioni di contatto, i dettagli dell'account e le possibilità di vendita. L'integrazione dei dati tra i sistemi software CRM e ERP offre agli utenti ERP una migliore visibilità sui lead dell'imbuto di vendita, record e account per informazioni e dati sui clienti e tracce e account per i livelli di vendita in base alla conversione post-vendita del cliente. Ciò è causato da un'interruzione della comunicazione tra il tuo programma ERP e l'applicazione CRM. Ecco perché l'integrazione di ERP e CRM è fondamentale, principalmente per generare sinergia tra Domanda (CRM) e Offerta (ERP).
Vantaggi comuni dell'integrazione con CRM ERP:
- I team possono lavorare insieme per soddisfare un requisito del cliente.
- Le conversioni e le prestazioni della canalizzazione di vendita sono state migliorate.
- Il piacere del cliente deriva da un servizio clienti rapido ed efficace.
- Grazie ai sistemi ERP CRM collegati, le informazioni sui clienti sono coerenti tra sistemi e reparti.
#3. Integrazione della gestione dei progetti con ERP
La gestione dei progetti è un altro compito essenziale per qualsiasi azienda, in particolare quelle di grandi dimensioni. Contiene tutte le informazioni sul progetto corrente, incluso chi lavora su quali attività, scadenze e altre informazioni relative alle attività.
#4. Integrazione di Business Intelligence con ERP
Il software di business intelligence può aiutare la tua azienda a raggiungere nuove vette. Aiuta offrendo approfondimenti su una varietà di fronti che aiutano le parti interessate a prendere decisioni sull'introduzione di nuove funzionalità, diversificazione aziendale, lancio di nuovi prodotti, penetrazione del mercato in nuove aree, previsioni e obiettivi per il futuro anno fiscale e così via.
#5. Integrazione ERP EDI
Electronic Data Interchange (EDI) è un framework che consente scambi di dati elettronici in un formato predefinito tra aziende come partner commerciali, fornitori, distributori e altri.
Come si sviluppa una strategia di integrazione ERP?
Elaborare le seguenti domande in ordine sequenziale (e su un ciclo ricorrente, ad esempio ogni 6 mesi) ti aiuterà a stabilire un approccio efficace nel tempo:
#1. Quali sono gli obiettivi aziendali dell'integrazione ERP?
Se l'obiettivo è migliorare l'efficienza dei processi esistenti, puoi affidarti al tuo team di integrazione interno per creare e gestire la soluzione. Se, d'altra parte, vuoi innovare un processo finanziario o relativo alle vendite, dovresti probabilmente coinvolgere il team aziendale (poiché è più probabile che comprenda il processo e le relative applicazioni).
#2. Quali sono i tuoi casi d'uso di integrazione ERP?
Rispondere a questa domanda può aiutarti a identificare le applicazioni che devi collegare al tuo sistema ERP e quali team devi includere.
#3. Quali sono i requisiti non funzionali per le tue integrazioni ERP?
In altre parole, devi specificare come ti aspetti che i tuoi connettori ERP si comportino in termini di disponibilità, sicurezza e scalabilità, tra le altre metriche.
#4. Che tipo di piattaforma dovresti adottare?
In base agli obiettivi aziendali e ai requisiti non funzionali, dovresti essere in grado di identificare le soluzioni di integrazione che soddisfano al meglio le tue esigenze.
Sfide nell'integrazione ERP
Di seguito sono riportate alcune delle sfide di integrazione ERP più significative:
- Scegliere la migliore strategia di integrazione ERP
- Mantenere l'integrazione ERP
- Competenza nell'integrazione di sistemi ERP
- Compresa la personalizzazione
- Standardizzazione dei dati tra le applicazioni
Quali sono i tre approcci all'integrazione ERP?
Esistono numerosi metodi di implementazione ERP, ma i tre più comuni sono le integrazioni point-to-point (P2P), l'Enterprise Service Bus (ESB) e la piattaforma di integrazione come servizio (iPaaS).
Cos'è ERP vs CRM?
L'ERP aiuta le aziende a gestire operazioni di successo integrando i loro sistemi finanziari e operativi in un database centralizzato, mentre il CRM aiuta le aziende a gestire il modo in cui i clienti interagiscono con le loro organizzazioni. Entrambi fungono da strutture cruciali per l'archiviazione dei dati.
In che modo ERP si integra con un'organizzazione?
L'integrazione ERP è il processo di collegamento del tuo sistema ERP a un altro software della tua azienda. L'integrazione consente ai vostri sistemi di comunicare dati e informazioni vitali per numerose attività aziendali. È un metodo per automatizzare i processi regolari e migliorare la produttività aziendale complessiva.
Quali sono le 4 fasi principali dell'implementazione di ERP?
Quattro strategie di implementazione ERP sono le seguenti:
- Big bang
- Implementazione graduale
- Adozione parallela
- IBRIDO
Quali sono i 4 tipi di architettura ERP?
I quattro tipi di architettura ERP sono i seguenti:
- L'architettura monolitica dell'ERP
- L'architettura postmoderna del sistema ERP
- Software ERP basato su cloud
- ERP locale
SAP è un CRM o un ERP?
Salesforce e SAP sono entrambi CRM consolidati che forniscono le funzionalità CRM standard come l'automazione della forza vendita, la gestione della pipeline e SaaS o l'accesso al cloud. Aiutano i rappresentanti di vendita e i manager a semplificare i flussi di lavoro e a tenere traccia dei lead al fine di ottimizzare le operazioni di vendita.
SAP è un sistema ERP?
SAP è considerato il leader di mercato nell'ERP operativo basato su cloud. Scopri i vantaggi dell'ERP cloud per le tue operazioni aziendali e perché SAP è stata nominata leader nel software ERP abilitato per il cloud.
Salesforce è un CRM o un ERP?
Sebbene Salesforce sia la piattaforma CRM (Customer Relationship Management) leader a livello mondiale, non è una soluzione ERP (Enterprise Resource Planning).
Conclusione
L'integrazione del sistema ERP deve cambiare e svilupparsi insieme alla tecnologia. Ciò comprende gli strumenti disponibili per l'integrazione ERP e le attuali metodologie di implementazione. A causa della strategia ERP postmoderna, l'integrazione ERP è attualmente in aumento. Se sei stato con noi fino a questo punto, avrai imparato tutto ciò che c'è da sapere sull'integrazione ERP.
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Riferimenti
