Occasionalmente è importante prendersi una pausa dal lavoro per occuparsi di questioni personali o per riposare. I datori di lavoro e i dirigenti, tuttavia, richiedono spesso ai dipendenti di cercarlo in anticipo. Capire come presentare una richiesta di permesso può aiutarti a ottenere l'approvazione necessaria pur essendo professionale agli occhi del tuo manager o supervisore. In questo post, esamineremo una richiesta di permesso, come richiederlo, come apparire professionale mentre lo fai, e forniremo un modello di e-mail e oggetto, oltre a esaminare il suo modulo e come cercare un permesso ADP.
Che cos'è una richiesta di permesso?
Una richiesta di ferie è una richiesta formale al proprio supervisore che chiede il permesso di prendersi uno o più giorni di ferie dal lavoro. Ci sono diversi motivi per cui potresti richiedere formalmente un giorno libero. Potrebbe essere per un congedo medico, un lutto, un congedo di paternità o maternità, o semplicemente per godersi un po' di tempo personale e una vacanza.
Una richiesta di permesso può anche essere un permesso retribuito (PTO) o un permesso non retribuito. Quando si prende un congedo retribuito, si riceve la retribuzione o lo stipendio mentre si è lontani dal lavoro, ma il congedo non retribuito è un periodo di tempo lontano dall'ufficio senza percepire reddito o stipendio. Inoltre, le norme provinciali sul lavoro possono disciplinare l'ammissibilità di un dipendente a un determinato periodo di ferie.
Come fare una richiesta di permesso
Ci sono varie procedure che puoi seguire quando cerchi una pausa per mantenere la tua professionalità e buona reputazione con i tuoi manager:
#1. Pensa alla politica PTO dell'organizzazione.
Esamina la politica di ferie retribuite della tua azienda prima di richiedere le ferie. Questo per confermare che la tua richiesta soddisfa gli standard aziendali applicabili. Alcune aziende, ad esempio, hanno politiche uniche per quanto riguarda i giorni liberi. Tuttavia, se la tua richiesta è conforme a tali standard, è più probabile che il tuo capo conceda la tua richiesta di ferie.
#2. Pensa al calendario aziendale.
Rivedi il calendario aziendale prima di parlare con il tuo manager dei giorni liberi per assicurarti che il giorno o il periodo in cui prevedi di non lavorare non interferisca con alcuna attività aziendale chiave. Ad esempio, se c'è un'assemblea generale annuale in cui presenterai un rapporto importante, è preferibile attendere fino a dopo l'incontro e la presentazione. Se non sei sicuro, puoi anche consultare il tuo responsabile delle risorse umane per determinare il momento ottimale per prenderti del tempo libero personale.
#3. Informa il tuo responsabile della tua richiesta.
Discuti la tua richiesta di ferie con il tuo capo quando hai scelto un orario che funzioni con il programma dell'azienda. Quando informi il tuo manager, sottolinea il periodo di tempo in esame e sollecita il consiglio del tuo manager per fissare un orario conveniente per il dipartimento. Questo spesso può aumentare le tue possibilità di ottenere l'approvazione della tua richiesta. Richiedere una pausa dopo aver completato un incarico significativo o essenziale per il dipartimento può anche aumentare le tue possibilità poiché hai dimostrato la tua dedizione e il tuo duro lavoro.
#4. Presentare una richiesta formale di permesso.
Una conversazione con il tuo capo non costituisce una richiesta formale di ferie. Puoi inviare la tua richiesta formale una volta terminata la discussione con il tuo manager e raggiunto un accordo. Ciò che costituisce una richiesta formale varia da un'organizzazione all'altra. Ad esempio, in alcune aziende è sufficiente inviare un'e-mail o compilare un modulo, mentre altre richiedono che tu richieda di persona o invii la tua richiesta al loro software di cronometraggio online. Quando fai la tua richiesta, assicurati di seguire tutti gli standard aziendali applicabili.
#5. Riconoscere la risposta
Dopo aver inviato la tua richiesta formale, l'azienda determina e ti notifica se puoi o meno prendere il congedo. È importante riconoscere un risultato positivo. Puoi rispondere inviando un'e-mail ringraziando il tuo manager per aver accettato la tua richiesta. Potresti anche chiedere chiarimenti e istruzioni su come rendere il processo più agevole per l'organizzazione.
Suggerimenti per la richiesta di permessi
Ecco alcuni altri suggerimenti da considerare prima di richiedere il permesso:
#1. Chiedi invece di dire
Il tuo manager è normalmente incaricato di determinare se ti viene concesso o meno il permesso. A sua volta, mostra rispetto e professionalità chiedendo il permesso di parlare con loro. Piuttosto che dirglielo o presentare la conversazione per informarli del tuo obiettivo, avvicinati alla riunione e chiedi il loro contributo e consenso.
#2. Chiedi presto piuttosto che tardi
La maggior parte delle aziende ha un periodo di preavviso non negoziabile per il congedo. Anche se la tua organizzazione non ha qualcosa in atto, è sempre preferibile chiedere prima piuttosto che dopo. La richiesta anticipata garantisce che la tua organizzazione abbia tempo sufficiente per apportare le modifiche necessarie per soddisfare la tua richiesta. Ad esempio, la richiesta anticipata consente al tuo manager di modificare il piano di lavoro del dipartimento per accogliere una persona in meno.
#3. Fornire garanzie
Assicurare la direzione è di solito un'idea intelligente quando si chiede un permesso. Ciò comporta avvisare il tuo manager che hai considerato tutti gli elementi essenziali per garantire che l'azienda possa gestire la tua assenza. Ad esempio, puoi indicare che il tuo tempo libero coincide con un periodo dell'anno meno frenetico o che sei disponibile a fornire chiarimenti durante la tua assenza (o, come accennato in precedenza, assistere il tuo successore).
#4. Informa i tuoi colleghi
Dopo aver ricevuto l'autorizzazione dal tuo responsabile, informa i tuoi colleghi e colleghi che intendi prenderti un periodo di ferie e definisci la durata. Ciò garantisce che qualsiasi attività collaborativa venga completata prima della tua partenza. Assicura inoltre che siano consapevoli delle responsabilità extra che verranno loro assegnate durante la tua assenza.
#5. Fornire alternative
Potresti anche chiedere ai tuoi colleghi di offrirti di coprirti mentre sei via. Se non l'hai già fatto, informa il tuo manager di un potenziale sostituto temporaneo per te. Questo semplifica il lavoro del tuo manager e ti ritrae come meticoloso e premuroso.
#6. Sii adattabile.
Quando chiedi un permesso dal lavoro, mostra sempre flessibilità. Ad esempio, dimostra la tua capacità di scendere a compromessi per mantenere l'azienda efficiente. Ad esempio, potresti offrirti di fare gli straordinari nelle settimane che precedono il tuo congedo per assicurarti che tutte le tue attività siano completate. Se possibile, puoi anche modificare i tuoi piani di un giorno o di poche ore per adattarli alle situazioni lavorative.
E-mail di richiesta di permesso
Per creare un'e-mail di richiesta di un giorno libero, inizia con un oggetto succinto e diretto e indica l'obiettivo della tua e-mail nella prima frase. Includi il giorno o le date in cui vuoi uscire. Puoi spiegare perché ti stai prendendo una pausa, ma di solito è facoltativo. Informa il tuo manager che sei pronto per il completamento del tuo compito in quel momento e che possono contattarti se hanno domande.
Come scrivere un'e-mail per richiedere un permesso
Scrivere un'e-mail di richiesta di ferie professionale non è così difficile o scoraggiante come alcune persone immaginano. Ogni e-mail di questo tipo dovrebbe essere breve ma completa, informando il lettore di tutto ciò che deve sapere.
Ecco i passaggi per iniziare:
- Crea un oggetto succinto e diretto.
- Spiega perché stai scrivendo.
- Includi le date che stai richiedendo.
- Indica il motivo per cui ti sei preso una pausa (facoltativo).
- Parla di come sei preparato.
- Sii disponibile a rispondere alle domande.
Esempi di e-mail di richiesta di permesso
Ecco alcuni modelli ed esempi per aiutarti a scrivere la tua email di richiesta di permesso al tuo capo:
Esempio 1:
Salve, [nome del supervisore],
Vorrei richiedere un permesso per [date] a causa di [motivo].
Il mio team non ha scadenze o compiti urgenti durante i [giorni che hai richiesto di riposo]. Va bene se utilizzo il mio tempo di vacanza allora? Se vuoi, sarò lieto di approfondire i dettagli con te. Per favore fatemi sapere se avete domande.
Grazie per la vostra considerazione.
[Il tuo nome qui]
Esempio 2:
Caro [nome],
Ti scrivo per fare una richiesta formale di [date] libere. Non mi sono preso giorni di ferie dall'inizio dell'anno e mi farebbe piacere se riuscissimo a trovare una soluzione.
Ho già chiesto a Sam se possono coprire i miei turni e mi hanno detto di sì. Sam è ben addestrato e qualificato per qualunque incarico gli assegno. Ho fiducia nella capacità di Sam di gestire questa situazione.
Vi prego di contattarmi se avete domande o problemi sulla mia richiesta. Sarei lieto di venire nel vostro ufficio per discuterne.
Grazie, e parleremo presto.
[Il tuo nome qui]
Modulo richiesta permessi
Un modulo di richiesta di ferie è un documento che i dipendenti utilizzano per richiedere le ferie dal lavoro. Di solito viene presentato per l'approvazione da un supervisore o dalla direzione. Un modulo di richiesta di permesso può includere i seguenti elementi:
- Informazioni sui dipendenti: includi il nome del dipendente, la qualifica professionale e il reparto in questa sezione.
- Date di permesso richieste: il dipendente deve identificare le date in cui vuole uscire, comprese le date di inizio e di fine.
- Motivo del congedo: Il dipendente deve includere una breve spiegazione del motivo per cui richiede il congedo, ad esempio per ferie, motivi personali o malattia.
- Procedura di approvazione: il modulo dovrebbe definire il processo di approvazione, incluso a chi deve essere presentata la richiesta e quanto tempo dovrebbe essere necessario per ricevere una risposta.
- Informazioni di contatto: il dipendente deve includere le informazioni di contatto, come il numero di telefono e l'indirizzo e-mail, in modo che possa essere informato sullo stato della sua richiesta.
- Firma e data: Il dipendente deve firmare e datare il modulo per indicare di aver letto la richiesta e di accettare i requisiti.
Quando si compila un modulo di richiesta di permesso, è fondamentale rispettare le politiche e le procedure aziendali, comprese eventuali scadenze o requisiti di preavviso. I dipendenti possono contribuire a garantire che la loro richiesta venga accettata in modo tempestivo e che il loro tempo libero sia organizzato senza conflitti presentando una richiesta chiara e concisa.
Richiesta di permesso ADP
ADP è un fornitore di soluzioni per buste paga e risorse umane. Se la tua organizzazione utilizza ADP per gestire i permessi, il processo per la presentazione di una richiesta di permessi potrebbe essere leggermente diverso. Di seguito sono riportati alcuni passaggi tipici per l'invio di una richiesta di permesso tramite ADP:
- Accedi all'ADP: inserisci le credenziali di accesso del tuo dipendente in ADP.
- Accedi alla funzione di richiesta di permessi: A seconda della configurazione della tua azienda, potrebbe essere necessario accedere all'opzione di richiesta di ferie all'interno di ADP. Di solito si trova nella sezione "Presenze e presenze" o "Il mio cartellino".
- Scegli il tipo di permesso che desideri: scegli se desideri una vacanza, personale o malattia.
- Inserisci le date di permesso richieste: inserisci le date in cui desideri interrompere l'attività, incluse le date di inizio e di fine.
- Spiega perché hai bisogno di una pausa: Fornisci una breve spiegazione del motivo per cui hai bisogno di una pausa.
- Inviare la richiesta: Dopo aver inserito tutte le informazioni richieste, inviare la richiesta di permesso per l'approvazione.
- Controlla lo stato della tua richiesta: Puoi controllare lo stato della tua richiesta di permesso all'interno di ADP. A seconda della procedura della tua azienda, potresti ricevere una notifica se la tua richiesta è stata accettata o respinta.
Quando si inoltrano richieste di ferie tramite ADP, è fondamentale rispettare gli standard e le procedure della propria azienda. I dipendenti possono contribuire a garantire che il loro tempo libero sia organizzato senza conflitti inviando richieste in modo tempestivo e corretto.
Richiedi l'oggetto dell'e-mail del giorno libero
Quando si invia un'e-mail per richiedere un giorno libero, l'oggetto deve essere preciso e semplice, indicando lo scopo dell'e-mail. Ecco alcuni esempi di righe dell'oggetto per un'e-mail di richiesta di un giorno libero:
- Richiesta di giorno libero
- Richiesta di vacanza
- Richiesta giornaliera personale
- Richiesta giorni di malattia
- Richiesta di tempo libero
- Richiedi il [data] di sconto
- Richiesta di un giorno libero
È fondamentale essere espliciti nella riga dell'oggetto, annotando il tipo di giorno libero e le date richieste. Questo può aiutare a garantire che la tua richiesta venga ricevuta ed elaborata il prima possibile.
Quali informazioni devono essere incluse in una richiesta di permesso?
il tuo modulo dovrebbe almeno includere:
- Il nome del dipendente.
- Viene effettuata la richiesta della data.
- Permesso richiesto (intervallo di date o intervallo di ore)
- Motivo del congedo.
- Firma dell'impiegato.
- Firma del dirigente.
- Conferma di approvazione/negazione.
- Data richiesta approvata o respinta.
Come devo chiedere il permesso per motivi personali?
Ecco alcune indicazioni su come richiedere il permesso per motivi personali:
- Preparati in anticipo
- Sii conciso e chiaro.
- Siate premurosi.
- Offriti di aiutare
- Rispettare la politica aziendale.
Con quanto anticipo richiedere il permesso?
Alcune aziende richiedono solo una o due settimane di preavviso, mentre altre richiedono almeno un mese.
Posso chiedere un giorno libero con breve preavviso?
SÌ. Ciò potrebbe richiedere di prendersi almeno un giorno o due di riposo con breve preavviso. Un'emergenza medica è un motivo legittimo per richiedere un giorno libero.
Conclusione
La richiesta di ferie è una procedura critica che richiede una comunicazione e una preparazione chiare. Che tu stia cercando un periodo di ferie per motivi personali, di vacanza o medici, è fondamentale seguire i regolamenti e le procedure aziendali, tenere in considerazione le esigenze del tuo datore di lavoro e articolare la tua richiesta in modo chiaro e conciso.
Pianifica in anticipo e dai al tuo datore di lavoro il maggior preavviso possibile quando cerchi il tempo libero, e sii esplicito sulle date e sulla motivazione della tua richiesta. Rispetta le esigenze del tuo datore di lavoro e offriti di aiutarti a trovare una soluzione che abbia il minimo impatto sul team. Inoltre, se necessario, contatta il tuo datore di lavoro per assicurarti che la tua richiesta venga elaborata in modo tempestivo.
I dipendenti possono aiutare a garantire che le loro richieste di ferie vengano accettate e che il loro tempo lontano dal lavoro sia gestito con successo seguendo queste linee guida e suggerimenti.
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Riferimenti
