Le aziende che svolgono attività regolari al di fuori dell'ufficio spesso creano piani per controllare i propri lavoratori fuori sede. Una di queste tattiche utilizzate dalle aziende è la gestione dell'assistenza sul campo, o FSM, che prevede principalmente l'invio di tecnici dell'assistenza in località al di fuori dei locali dell'azienda per servizi di manutenzione, riparazione o consulenza. La gestione dell'assistenza sul campo è un metodo per tenere traccia e pianificare il lavoro fuori sede svolto dai tecnici sul campo.
Un'azienda può trarre grandi vantaggi dall'utilizzo del proprio software di gestione. Offre alle aziende la possibilità di farsi carico dei propri servizi sul campo. Aiuta i manager ad assegnare compiti, pianificare la distribuzione dei lavoratori, tenere traccia dei tecnici e migliorare le comunicazioni con i clienti. In sostanza, il software di gestione dell'assistenza sul campo migliora la comunicazione, semplificando le operazioni quotidiane.
field Service
Qualsiasi lavoro sui prodotti svolto al di fuori della sede dell'azienda, ad esempio presso la sede di un cliente, viene definito "assistenza sul campo". È comune nei settori manifatturiero, high-tech e sanitario e in genere comporta l'invio di dipendenti o appaltatori in luoghi particolari per l'installazione, la riparazione o la manutenzione di apparecchiature o sistemi. Il personale di assistenza sul campo offre spesso servizi qualificati, competenti o persino proprietari a clienti aziendali o industriali. Potrebbero lavorare come appaltatori o dipendenti.
Tipi di attività di servizio sul campo
#1. Installazione
I clienti richiederanno l'installazione professionale delle loro apparecchiature acquistate una volta che sono state consegnate loro.
#2. Manutenzione
I tre tipi di manutenzione (correttiva, preventiva e proattiva) sono ciò a cui la maggior parte delle persone pensa quando pensa all'assistenza sul campo.
#3. Formazione scolastica
Il personale di assistenza sul campo può consigliare i clienti su come utilizzare le apparecchiature al massimo delle loro potenzialità per ottenere uno o tutti i risultati desiderati.
Vantaggi di migliori servizi sul campo
#1. Maggiore fiducia
In qualità di manager, potresti trovare il conforto tanto necessario nel migliorare i servizi sul campo della tua azienda. Puoi eliminare le preoccupazioni relative al furto di tempo, alle scadenze mancate e ai costosi problemi di comunicazione implementando le strategie e gli strumenti appropriati per ottimizzare i tuoi servizi sul campo.
#2. Maggiore produttività
Sbloccando il pieno potenziale di ogni dipendente, una gestione efficace dell'assistenza sul campo può aumentare la produttività a livelli che non solo corrispondono ma addirittura superano quelli dell'ufficio.
Il tuo personale sarà in grado di completare le attività più rapidamente e con una qualità superiore quando avrà una solida conoscenza degli obiettivi e delle scadenze, potrà comunicare facilmente tra loro e sarà pienamente impegnato nel proprio lavoro.
#3. Morale maggiore
Molti fattori, tra cui la frustrazione per obiettivi ambigui, carichi di lavoro eccessivi e sentimenti di isolamento, possono contribuire a un basso livello di morale dei dipendenti e una corretta gestione dei servizi sul campo può aiutare ad affrontare questi problemi.
Buone pratiche di assistenza sul campo aiutano i dipendenti a sentirsi utili, apprezzati e supportati, rendendoli più felici nel loro lavoro e aiutandoti a conservare i dipendenti
Suggerimenti per servizi sul campo efficaci
#1. Tieni traccia del tempo di lavoro dei dipendenti
Una delle cose migliori che puoi fare per creare un programma più efficace è tenere traccia del tempo di lavoro dei dipendenti, incluso il tempo totale e il tempo dedicato alle attività. Pertanto, il modo più semplice per integrare entrambi i tipi di monitoraggio del tempo nel flusso di lavoro dei membri del personale è tramite un'app che include un orologio basato su cloud.
#2. Stabilisci obiettivi chiari
Definisci traguardi regolari e suddividi i progetti lunghi in componenti "piccoli" per i team che lavorano da remoto. Ciò contribuirà anche a mantenere i membri del team coinvolti. Gli obiettivi quotidiani dei lavoratori in posizioni tradizionali sono spesso abbastanza semplici: installare una parte o consegnare un ordine.
# 3. Comunicare
L'ostacolo più grande per un programma di servizi sul campo di successo è la comunicazione. Se fatto in modo improprio, fornire informazioni tempestive a un vasto gruppo di persone può occupare una parte significativa della tua giornata.
#4. Mantenere la conformità
Le stesse leggi aziendali, regionali, statali e federali che si applicano al lavoro dei dipendenti interni devono essere seguite dai dipendenti di molte aziende che svolgono la propria attività in remoto.
#5. Garantire il coinvolgimento dei dipendenti
I lavoratori altamente coinvolti sono più impegnati, motivati e desiderosi di andare oltre per completare le attività e supportare i loro colleghi.
Inoltre, una strategia efficace per sostenere alti livelli di coinvolgimento dei dipendenti consiste nel garantire che i lavoratori siano perfettamente chiari sui loro ruoli, obiettivi e su come il loro lavoro si inserisce nello schema generale di un progetto.
Gestione dei servizi sul campo
Il termine "gestione dei servizi sul campo" (FSM) si riferisce all'amministrazione delle risorse di un'azienda mentre si trovano nei locali dei clienti o in viaggio verso di essi piuttosto che in quelli dell'azienda. FSM si riferisce più spesso ad aziende che devono gestire l'installazione, la manutenzione o le riparazioni di sistemi o apparecchiature. Inoltre, può essere utilizzato per descrivere programmi e strumenti online che supportano la gestione dei servizi sul campo. Ogni aspetto dell'operazione sul campo è influenzato dalla gestione dell'assistenza sul campo, ad esempio:
- Assegnazione e programmazione degli ordini di lavoro
- Invio di membri dello staff o tecnici a nuovi lavori
- Interazione sul campo attraverso la comunicazione
- Raccolta di informazioni, inclusi orario di arrivo, completamento del lavoro e commenti dei clienti
- Fornire ai lavoratori sul campo informazioni relative al lavoro o alla cronologia dei clienti
- Invio di lavoratori a vari lavori
- Tenere traccia della disponibilità e dell'inventario dei prodotti
Esempi di gestione dell'assistenza sul campo
Diversi settori utilizzano la gestione dell'assistenza sul campo per controllare l'utilizzo delle risorse.
- Tecnici nel settore delle telecomunicazioni e dei cavi che gestiscono linee telefoniche o installano cavi in case o edifici commerciali.
- Infermieri mobili nel settore sanitario che prestano assistenza domiciliare a pazienti anziani o disabili.
- Gli ingegneri vengono inviati dalle società del gas per esaminare e riparare eventuali perdite sospette.
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La gestione dei servizi sul campo (FSM) è il processo di posizionamento, direzione e massimizzazione del personale all'aperto, ovvero lontano dalla sede fisica di un'azienda. FSM comporta anche l'invio di personale per gestire la manutenzione, l'assistenza, le riparazioni e altre attività tecniche necessarie ai clienti fuori sede di un'azienda. Ciò copre attività amministrative come la gestione degli ordini di lavoro, il mantenimento degli inventari, l'elaborazione delle fatture e l'esecuzione dei pagamenti, nonché l'assunzione, la formazione, la programmazione e l'invio di tecnici sul campo.
Componenti principali di FSM
FSM è costituito da una varietà di parti, tra cui:
#1. DGestione ispatch
I tecnici sul campo possono essere assegnati e designati a diversi clienti e clienti con l'ausilio di questo componente.
#2. Gestione dei contratti
La funzione del contratto di servizio (SLA) aiuta a gestirlo e garantisce che l'azienda rispetti i propri obblighi SLA. Gli SLA sono composti principalmente dai tipi di servizi offerti e dai requisiti di qualità che devono essere soddisfatti.
#3. La formazione dei dipendenti
I team di servizio ricevono anche la formazione necessaria dal componente dipendente per svolgere le proprie mansioni. Aiuta a rimanere aggiornati con le modifiche a prodotti e servizi.
#4. Programmazione del lavoro
Gli appuntamenti dei dipendenti e dei servizi sono ulteriormente facilitati dalla pianificazione del lavoro.
#5. Gestione degli ordini di lavoro
Questo elemento del FSM assegna anche ordini di lavoro a lavoratori capaci e ne tiene traccia per garantire che il lavoro sia completato.
Vantaggi della gestione dell'assistenza sul campo
#1. Riduzione dei costi
Utilizza dati e approfondimenti per eseguire le attività di manutenzione in modo efficace ed efficiente nei momenti appropriati. Questo può quindi ridurre i costi di gestione.
#2. Aumentare la soddisfazione del cliente
Valuta il livello di soddisfazione del cliente fornito dai tecnici e agisci rapidamente per risolvere eventuali problemi o ritardi imprevisti.
Gli strumenti FSM migliorano anche l'esperienza del cliente consentendo ai clienti di vedere il lavoro svolto in tempo reale. Inoltre, consente la comunicazione diretta in tempo reale tra loro e tecnici e personale d'ufficio.
#3. Efficienza
Migliorando l'instradamento degli ordini di lavoro e la programmazione dei tecnici, le aziende possono aumentare ulteriormente l'efficienza operativa. Inoltre, il software FSM riduce la quantità di tempo impiegato per documentare le specifiche, aumenta i tassi di completamento delle attività e accelera la risoluzione dei problemi.
#4. Garantisce la segnalazione e il monitoraggio
Di solito, i sistemi FSM possono fornire ai tecnici e al personale di supporto informazioni di facile comprensione sulle loro responsabilità lavorative. Potrebbe aiutare a migliorare il processo decisionale. Questi sistemi possono determinare il tasso di completamento del lavoro e il reddito tipico per lavoro.
App di assistenza sul campo
Un'app mobile dà la priorità all'accesso remoto durante la gestione dei servizi sul campo. Allo stesso modo, i tecnici sul campo possono lavorare mentre sono in viaggio con l'aiuto di un'applicazione FSM, una classe di software progettata specificamente per l'uso mobile. Inoltre, grazie a un'interfaccia utente (UI) intuitiva e all'accesso in tempo reale ai dati cruciali dei clienti, all'ottimizzazione del percorso, alle informazioni sull'inventario e alle specifiche del servizio, i tecnici possono completare tutto il loro lavoro sui propri dispositivi mobili. Inoltre, il personale e i clienti possono utilizzare l'app mobile per effettuare richieste di appuntamento, assegnare tecnici, scambiarsi messaggi e altro ancora.
Software di gestione dei servizi sul campo
"Software di gestione dei servizi sul campo" si riferisce a piattaforme digitali che semplificano e ottimizzano i flussi di lavoro. Trasformando i processi manuali e antiquati in flussi di lavoro digitali flessibili, le organizzazioni di assistenza sul campo sperimentano una maggiore visibilità, produttività ed efficienza. Inoltre, l'implementazione del software di gestione dell'assistenza sul campo è una parte essenziale della trasformazione digitale perché offre alle aziende gli strumenti di assistenza sul campo di cui hanno bisogno per prosperare nella rapida evoluzione del settore.
Le aziende che forniscono supporto tecnico e servizi in loco come pulizia, manutenzione, riparazione, trasloco e consegna delle attrezzature utilizzano spesso il software FSM.
Come funziona il software di gestione dell'assistenza sul campo?
Ci sono numerose funzionalità supportate da tecnologie all'avanguardia nel software FSM, che includono anche un'applicazione mobile di assistenza sul campo. Il software di gestione dell'assistenza sul campo spesso include funzionalità come l'onboarding e la formazione, la pianificazione e l'ottimizzazione del percorso, la gestione degli appaltatori, la spedizione, la gestione dell'inventario, la gestione degli ordini di lavoro, i pagamenti e la creazione di report.
Vantaggi del software di gestione dell'assistenza sul campo
#1. Esperienza del cliente migliorata
I clienti hanno grandi aspettative per le aziende nel settore dei servizi esterni e richiedono un'app mobile con un portale clienti self-service. Le organizzazioni possono trarre vantaggio da un'esperienza cliente positiva fornendo ciò che i loro clienti desiderano veramente.
#2. Maggiore produttività ed efficienza
Automatizzando la programmazione, l'invio, il controllo dell'inventario e le richieste di assistenza, il software per l'assistenza sul campo riduce la quantità di tempo necessaria per queste attività. L'uso del software FSM è essenziale anche per aumentare la produttività e l'efficienza in tutte le aziende. Attraverso l'uso del software di gestione dell'assistenza sul campo, le aziende possono gestire in modo più efficiente le proprie risorse e garantire che i tecnici abbiano accesso alle attrezzature, alle forniture e alle conoscenze di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro.
#3. Migliore gestione della catena di approvvigionamento
Il software di gestione dell'assistenza sul campo migliora la gestione della catena di approvvigionamento aiutando le aziende ad acquisire una comprensione più approfondita del loro inventario, semplificando i flussi di lavoro per parti e inventario e garantendo il monitoraggio del noleggio e dei resi.
#4. Riduzione dei costi
Il software di gestione dell'assistenza sul campo controlla i livelli di inventario, riduce gli sprechi e garantisce che i tecnici dispongano delle forniture di cui hanno bisogno per terminare le chiamate di assistenza, il che riduce i costi per le aziende. Minori costi amministrativi e migliore redditività sono prodotti anche dall'automazione e dalla riduzione del lavoro manuale. I costi generali di un'organizzazione possono essere ridotti attraverso una pianificazione, un dispacciamento, un controllo dell'inventario e una comunicazione efficaci. Ciò si traduce in migliori benefici per i dipendenti, prezzi più bassi per i clienti e margini di profitto più sani.
Come scegliere il miglior software di gestione dei servizi sul campo
I migliori programmi FSM restano al passo con le migliori pratiche e le tendenze del mercato, introducendo anche nuove funzioni. Presta attenzione ai seguenti fattori quando selezioni il miglior software FSM:
- Un programma per computer creato appositamente per le aziende che forniscono servizi sul campo.
- Gestione semplice degli ordini di lavoro, programmazione e dispacciamento.
- Un portale per i clienti self-service.
- Gestione dei contrattisti per una forza lavoro mista.
- Intelligence analitica e di reportistica.
- Sicurezza del cloud.
- Eccellente assistenza clienti.
- Integrazione senza problemi.
- Implementazione rapida e un'interfaccia facile da usare.
- Personalizzabili
Che cos'è un esempio di assistenza sul campo?
Consulenze, vendite, manutenzione, servizio clienti, riparazioni e ispezioni di routine. Inoltre, l'impianto idraulico, i servizi HVAC, la gestione dell'infrastruttura di telecomunicazioni e persino la consegna di cibo sono tipici esempi di assistenza sul campo.
Cosa è incluso nei servizi sul campo?
Si riteneva che le aziende che avevano componenti di installazione e riparazione, come impianti idraulici, fornissero servizi sul campo.
- Riscaldamento/Ventilazione/Aria Condizionata (HVAC)
- Assistenza sanitaria
- Consegna del cibo
- Telecomunicazioni
- Utenze (gas metano, luce, acqua, ecc.)
- Self-Service (ad esempio, distributori automatici e manutenzione dei chioschi)
- Vendite
- Ispezione
- Riparazione di veicoli di emergenza
Cosa conta come esperienza di assistenza sul campo?
L'esperienza che un cliente ha quando qualcuno viene a casa sua o in azienda è nota come esperienza del cliente dell'assistenza sul campo. Questi includono cose come la semplicità con cui possono contattare il servizio clienti o la disponibilità di un metodo di pagamento a loro comodo.
Quali sono i quattro tipi di servizi Fornire esempi?
- Telecomunicazione
- SANITARIETÀ
- Servizio di ristorazione
- Energia
Perché l'assistenza sul campo è importante?
L'efficacia, l'esperienza del cliente e la raccolta dei dati in remoto sono tutte migliorate da una buona gestione dell'assistenza sul campo. Inoltre, integrandolo con la tua infrastruttura di gestione dei contenuti, costruisci un sistema che consente un accesso rapido e sicuro alle informazioni pertinenti.
Quali sono i tre elementi chiave del Field Service Management?
- Tracking del tempo
- Comunicazione
- Pianificazione e gestione delle attività
Conclusione
C'è un settore dell'economia chiamato “Field Service” in cui i servizi vengono resi “sul campo” o lontano dall'ufficio effettivo di un'azienda. Un sistema per controllare i dipendenti fuori sede e le risorse di cui hanno bisogno per svolgere efficacemente i loro compiti è noto come gestione dei servizi sul campo (FSM). Il personale sul campo può anche visualizzare e modificare programmi, ordini di lavoro, informazioni sull'account del cliente, inventario, fatture e altri database e record utilizzando il software FSM. Inoltre, gli strumenti forniscono ai clienti un modo per programmare l'assistenza, monitorare lo stato delle richieste di assistenza e dei tecnici, interagire con gli operatori sul campo e contribuire al processo di assistenza sul campo. I dispositivi mobili possono accedere al software FSM.
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Riferimenti
