Pianificare cosa potrebbe andare storto se x accade e pianificare y come reazione per quando qualcosa, di fatto, va storto sono i cardini della gestione del rischio.
È fondamentale che la tua azienda si evolva per avere successo e ci sono sempre metodi per migliorare ed estendere la tua attività. Abbiamo imparato a riferirci a questi impegni a breve termine con risultati specifici come "progetti". Adottare un approccio basato sul rischio alle nuove iniziative comporta considerare gli effetti di ogni nuovo progetto su tutte le altre aree della tua azienda. Il miglior punto di partenza è lo sviluppo di un piano di gestione del rischio per guidare il team e l'organizzazione durante l'intero progetto.
Questo post spiegherà cos'è un piano di gestione del rischio, descriverà lo scopo del piano, chiarirà cosa dovrebbe essere incluso e fornirà esempi di tutto lungo il percorso.
Cos'è la gestione del rischio?
Ogni organizzazione è a rischio. La gestione del rischio è il modo in cui affrontiamo tali rischi: la pianificazione della risposta al rischio per un'ampia gamma di eventi imprevedibili, dalle catastrofi naturali alle minacce alla sicurezza informatica.
Oltre a garantire la continuità aziendale e la redditività, la gestione del rischio è prudente. La maggior parte delle leggi, dei regolamenti e dei quadri di conformità del settore richiedono la verifica delle valutazioni dei rischi e altre procedure per evitare violazioni dei dati e preservare le informazioni sensibili.
La gestione del rischio non elimina tutti i rischi. Invece, valuta la linea d'azione appropriata per ottimizzare la connessione costi-benefici tra la riduzione del rischio e l'utilizzo delle risorse aziendali.
Cos'è un piano di gestione del rischio?
Il modo in cui verrà eseguita la procedura di gestione del rischio per il progetto è specificato nel piano di gestione del rischio. Ciò comprende i finanziamenti, gli strumenti e le procedure che verranno utilizzati per l'identificazione, la valutazione, la mitigazione e il monitoraggio dei rischi.
Cosa è incluso in un piano di gestione del rischio?
Un piano di gestione del rischio include spesso:
- Metodologia: Specificare gli strumenti e le metodologie da utilizzare nelle attività di gestione del rischio come la valutazione del rischio, l'analisi del rischio e le misure di mitigazione del rischio.
- Registro dei rischi: Un registro dei rischi è un grafico in cui è possibile documentare tutte le informazioni di identificazione dei rischi del progetto.
- Struttura di scomposizione del rischio: Si tratta di un grafico che identifica le categorie di rischio e la struttura gerarchica dei pericoli del progetto.
- Matrice di valutazione del rischio: Una matrice di valutazione del rischio consente di analizzare la probabilità e l'impatto dei rischi del progetto al fine di assegnarne la priorità.
- Piano di risposta al rischio: Un piano di risposta al rischio è un documento di gestione del progetto che descrive le tecniche di mitigazione del rischio che verranno utilizzate per gestire i rischi associati al progetto. In qualità di titolari del rischio, i membri del team di gestione del rischio hanno degli obblighi. Devono monitorare i rischi del progetto e supervisionare le procedure di risposta al rischio.
- finanziamento: Includi una sezione in cui identifichi il denaro necessario per eseguire le tue azioni di gestione del rischio.
- Timing: Aggiungere una sezione che definisca il calendario delle azioni di gestione del rischio.
Qual è l'obiettivo di un piano di gestione del rischio?
Lo scopo di un piano di gestione del rischio è quello di assistervi nell'identificazione, valutazione e pianificazione dei potenziali rischi che possono svilupparsi durante il processo di gestione del progetto. Consideralo un progetto che ti guiderà attraverso ogni fase di sviluppo, comprese le potenziali posizioni in cui potrebbe essere necessaria la demolizione, potrebbero essere impiegati appaltatori esterni o il budget potrebbe essere teso.
Passi per i processi del piano di gestione del rischio
Ci sono vari passaggi per sviluppare un piano di gestione del rischio. È fondamentale completare tutti i passaggi nell'ordine corretto. Il processo di pianificazione della gestione del rischio varierà a seconda del settore e del tipo di progetto. Tuttavia, lo scheletro barebone rimane coerente in tutte le applicazioni. Un piano di gestione del rischio di progetto può fungere da modello seguendo le fasi che abbiamo delineato:
# 1. Identificazione
La prima fase di qualsiasi piano di gestione del rischio consiste nell'identificare tutti i potenziali eventi di rischio che potrebbero danneggiare la durata del progetto. Quindi, fai un passo indietro, decostruisci il piano ed esamina individualmente ogni componente per assicurarti che tu e i tuoi stakeholder siate consapevoli di ogni singolo rischio. Puoi registrare queste preoccupazioni in un registro dei rischi e discutere le prossime misure con tutte le persone coinvolte.
# 2. Valutazione
La fase successiva consiste nella valutazione degli effetti qualitativi e quantitativi del rischio individuato. È necessario valutare ogni rischio in base a varie caratteristiche, tra cui probabilità, gravità, aree di impatto, costo dell'impatto e tempistica dell'effetto. Questi aspetti del registro dei rischi costituiscono la matrice di valutazione del rischio, che vi aiuterà a determinare la priorità e la gravità complessive di ogni potenziale evento di rischio.
#3. Strategia di reazione
Una volta che i potenziali rischi sono stati identificati e valutati, puoi iniziare a redigere un piano di reazione per ridurre gli esiti negativi del progetto. Collaborare con i dirigenti di alto livello e il team di gestione del rischio per bilanciare la propensione al rischio dell'organizzazione e garantire che l'esposizione al rischio non superi i limiti accettabili.
A seconda dei risultati della valutazione individuale, è possibile scegliere di prevenire, trasferire, ridurre al minimo, accettare o rinviare l'incidente di rischio; tuttavia, la scelta finale spetterà sempre al project manager.
1. Responsabilità in materia di rischio
Definire chiaramente tutti i ruoli e le responsabilità di rischio per un progetto specifico, inclusa l'identificazione, la registrazione, la valutazione, la revisione, l'approvazione, il monitoraggio e la pianificazione di emergenza. Tutti devono capire quali sono i fattori scatenanti e cosa devono fare per implementare misure di mitigazione del rischio. Una gerarchia chiaramente stabilita elimina i malintesi e consente al tuo team di entrare in azione non appena possibile.
2. Mitigazione
La mitigazione del rischio è un processo in due fasi: esegui il piano di risposta al rischio che hai preparato in precedenza per ridurre l'impatto del verificarsi del rischio e prepara un piano di emergenza.
L'adozione di una strategia di mitigazione potrebbe non andare sempre così bene come vorresti. Tuttavia, quando si implementa il piano, assicurarsi di identificare le dipendenze, i punti di errore e le alternative fattibili.
Una componente critica della mitigazione del rischio è lo sviluppo di un piano di backup o di un piano di emergenza nel caso in cui il piano di risposta al rischio primario fallisca. I seguenti componenti costituiscono un pratico piano di emergenza:
- Fornire una tabella di marcia facilmente disponibile dei meccanismi di mitigazione del rischio e delle procedure necessarie per implementarli.
- Specificare quali risorse saranno necessarie al piano per eseguire con successo il piano di emergenza, consentendo al team di gestione del rischio di valutarne l'efficacia in termini di costi nella situazione attuale.
- Stabilire ruoli e compiti all'interno del piano di emergenza e, se necessario, indagare sui meccanismi di escalation.
- Non dimenticare di aggiornare e rivedere regolarmente il tuo piano di risposta al rischio.
#4. Regolamentazione e monitoraggio
Non importa quanto sia buono il tuo piano di gestione del rischio del progetto, non rimarrà per sempre. Il monitoraggio costante consente di stabilire una strategia proattiva per l'efficienza e le massime prestazioni piuttosto che una strategia reattiva. Monitora i programmi di correzione dei rischi e le procedure di mitigazione in tempo reale e raccogli i KPI per individuare i modelli di rischio e il calo delle prestazioni.
Il monitoraggio continuo avvisa rapidamente le principali parti interessate se si verifica un notevole calo dei buoni risultati. Se un controllo specifico fallisce, puoi attivare il relativo piano di emergenza come fail-safe.
# 5. Segnalazione
È l'approccio più efficace per determinare se i componenti stanno rispondendo in modo efficace agli eventi scatenanti e se esiste una discrepanza tra le procedure di identificazione, valutazione e mitigazione del rischio. Identifica inoltre eventuali nuovi rischi che emergono durante il ciclo di vita del progetto, nonché eventuali cambiamenti nei fattori di rischio.
Il project manager e le parti interessate richiedono informazioni granulari per valutare e rivalutare la fattibilità, la tempistica e la redditività del progetto. Rapporti frequenti garantiscono di non perdere di vista il quadro generale e che il piano di gestione del rischio non comprometta il successo del progetto.
Esempio di piano di gestione del rischio
Un modello completo di piano di gestione del rischio di progetto fornisce al team di progetto metodi coerenti e strumenti utili per garantire il successo del progetto. Anche dopo aver appreso ciò che hai imparato finora, la creazione di un piano di gestione del rischio dall'inizio può sembrare opprimente. Di conseguenza, abbiamo compilato alcuni esempi di piani di gestione del rischio da prendere in considerazione. Ci auguriamo che questi esempi siano sufficienti per iniziare:
#1. Dipartimento delle finanze e dell'amministrazione, Tennessee
Questo esempio di piano di gestione del rischio è stato creato dal Dipartimento delle finanze e dell'amministrazione del Tennessee per aiutare le aziende a progettarne uno proprio. Il modello include sezioni per definire l'approccio al rischio, ruoli e doveri e metodi di pianificazione. È inoltre possibile creare una matrice di valutazione del rischio per agevolare l'assegnazione delle priorità e la risoluzione dei rischi.
#2. Contea di Northam, Australia
La Contea di Northam in Australia ha creato questo esempio di piano di gestione del rischio da utilizzare esclusivamente come guida. È modellato su un piano di gestione del rischio per un progetto esterno. I componenti inclusi, comprese le sezioni di identificazione, valutazione, mitigazione e reporting, possono essere modificati e aggiornati in base al progetto. Include anche un modello per la creazione di un registro dei rischi, una tabella del piano d'azione e le date per la mitigazione.
#3. Dipartimento di tecnologia dell'informazione (DoIT), Maryland
Per le aziende che intendono adottare un sistema informatico, il DoIT ha preparato questo esempio di piano aziendale di gestione del rischio. Durante l'intero ciclo di vita dello sviluppo del sistema, si prepara agli eventi di rischio (SDLC). Ruoli, categorie di rischio, definizioni e meccanismi di segnalazione possono essere aggiornati secondo necessità. Compila il registro dei rischi durante le fasi di pianificazione della gestione dei rischi, quindi elaboralo attraverso i canali pertinenti.
Best practice per un piano di gestione del rischio
I piani di gestione del rischio di progetto sono spesso continui, complicati e onnicomprensivi. Ci sono numerose potenziali insidie.
Prendi in considerazione le seguenti pratiche consigliate per aiutare il tuo team di gestione del rischio a sviluppare una cultura di resilienza e disciplina del rischio:
#1. Comunicazione
La comunicazione è uno degli aspetti più importanti di un piano di gestione del rischio. Crea linee di comunicazione aperte tra le parti interessate, i massimi dirigenti e il team di gestione del rischio per tenere tutti informati sui nuovi sviluppi. Collaborare con le principali parti interessate dall'ideazione alla conclusione del progetto per garantire che non vi siano disconnessioni tra la visione dell'organizzazione e il risultato effettivo.
#2. Mantieni il tuo budget e la tua tempistica
A seconda delle dimensioni e dell'ampiezza del progetto, un piano di gestione del rischio può sembrare costoso. Se non hai chiari limiti di tempo o di budget, il primo ordine del giorno è raccogliere, aggiornare e rivedere tutte le informazioni rilevanti nel tuo software di governance, rischio e conformità (GRC) o gestione del rischio aziendale (ERM). Controlla per verificare se il tuo piano di gestione del rischio del progetto è in linea con il tuo framework di gestione del rischio.
La modifica regolare del periodo di tempo o l'adozione di nuovi aggiustamenti può avere un impatto sul risultato del progetto.
#3. Creare una cultura sul posto di lavoro consapevole del rischio
Una cultura del lavoro consapevole del rischio ripaga a lungo termine. È implementato dall'alto verso il basso; i dirigenti senior devono promuovere una cultura di resilienza al rischio, responsabilità e consapevolezza del rischio. Se supportati dall'alto verso il basso, tutti gli altri condivideranno rapidamente questi valori e atteggiamenti per stabilire un approccio proattivo alla gestione del rischio in generale.
#4. Rivedere e documentare costantemente
Descrivere e definire metodicamente tutti i rischi, i ruoli, le responsabilità, i modelli e i controlli per il piano di gestione del rischio. Ti consente di controllarlo quando vuoi, annullare eventuali modifiche e creare una gerarchia chiara. Indipendentemente dalla durata del progetto, avere un record registrato garantisce che non subirà conseguenze a causa del turnover del personale.
Segnalazione del piano di gestione del rischio
Se sei un project manager, probabilmente hai una visione più completa e dall'alto dei progressi del progetto rispetto al resto del tuo team. Mentre loro si preoccupano di svolgere le faccende quotidiane per ottenere uno sforzo maggiore, tu ti preoccupi del quadro più ampio.
I report sono un approccio eccellente per presentare il quadro generale al team di progetto. Fornire fatti sul tuo progetto, così come l'allineamento di tutti con il tuo piano di gestione del rischio, indica efficacia e una forte leadership e può aumentare il sostegno di molte parti interessate.
Conclusione
Il piano di gestione del rischio è fondamentale per il successo del progetto. Indipendentemente dal tuo lasso di tempo, questo non è qualcosa che vuoi affrettare. Detto questo, iniziare è l'aspetto più difficile. Ci auguriamo che questa guida ti abbia fornito tutte le conoscenze necessarie per iniziare a sviluppare il tuo piano di gestione del rischio del progetto.
Quali svantaggi o vantaggi di un piano di gestione del rischio hai riscontrato? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto.
- Strategie di mitigazione del rischio: quattro strategie comuni con esempi.
- Mitigazione del rischio: esempi e come pianificare la mitigazione del rischio
- Che cos'è la gestione del rischio di progetto? Passaggi nella creazione di un piano di valutazione del rischio
- RISCHI DI MERCATO: Migliori Pratiche e Guida Facile con Esempi
- MITIGAZIONE STRATEGICA DEL RISCHIO: come farlo nel modo giusto
Riferimenti
