Cos'è una fattura? Una guida dettagliata

In qualità di imprenditore, dovresti avere familiarità con le pratiche burocratiche e le procedure cruciali che ti collegano ai tuoi clienti e fornitori. Le fatture possono servire a diversi scopi per le attività interne ed esterne della tua azienda. Continua a leggere per scoprire di più su come funziona una fattura per le aziende.

Che cos'è una fattura?

Una fattura è un documento commerciale che reca data e ora, dettaglia e registra una transazione tra un acquirente e un venditore. Se i beni o i servizi sono stati acquistati a credito, la fattura normalmente descrive i termini della transazione e offre informazioni sulle diverse modalità di pagamento disponibili.

Esempi di fatture includono una ricevuta cartacea, una fattura di vendita, una nota di addebito, una fattura di vendita o un record elettronico online.

I componenti di base di una fattura

Sul fronte della fattura, la fattura deve dichiarare che si tratta di una fattura. Di solito ha un'identità univoca nota come numero di fattura, utile sia per riferimento interno che esterno. Nella maggior parte dei casi, una fattura include le informazioni di contatto del venditore o del fornitore di servizi in caso di problemi di fatturazione.

#1. Termini

Una fattura include i termini di pagamento, nonché informazioni su eventuali sconti, dettagli sul pagamento anticipato o costi finanziari applicati per pagamenti ritardati. Visualizza inoltre il costo unitario di un articolo, il numero totale di unità acquistate, il trasporto, la movimentazione, la spedizione e gli oneri fiscali associati, nonché l'importo totale dovuto.

#2. Stampa e tempistica

Le aziende possono scegliere di inviare un estratto conto mensile di fine mese come fattura per tutte le transazioni in sospeso. In questo scenario la dichiarazione dovrà dichiarare che non verranno inviate ulteriori fatture. Storicamente, le fatture venivano documentate su carta, con numerose copie realizzate in modo che sia l'acquirente che il venditore avessero una registrazione della transazione.

Le fatture generate dal computer sono ora estremamente diffuse. Possono essere stampati su richiesta o distribuiti a ciascuna parte via e-mail. I registri elettronici facilitano inoltre la ricerca e l'ordinamento delle transazioni per numero, data, merce o cliente.

#3. Pro forma

Una fattura proforma è una bozza di atto di vendita fornita agli acquirenti prima della spedizione o della consegna della merce. Nella maggior parte dei casi, la fattura descriverà gli articoli acquistati insieme ad altre informazioni cruciali come il peso della spedizione e le tariffe di trasporto. Le fatture proforma vengono spesso utilizzate nelle transazioni internazionali, in particolare per scopi doganali sulle importazioni.

#4. Data di fatturazione

La data della fattura è l'ora e la data in cui gli articoli sono stati fatturati e la transazione è stata legalmente documentata. Di conseguenza, la data della fattura contiene informazioni di pagamento critiche perché determina la durata del credito e la data di scadenza della fattura. Ciò è particolarmente importante per le aziende che forniscono credito, come net 30, che indica che il pagamento è richiesto entro 30 giorni.

Allo stesso modo, le organizzazioni che consentono ai clienti di restituire gli articoli di solito hanno una scadenza basata su un numero specifico di giorni dalla data di acquisto, come indicato sulla fattura.

#5. Fatturazione elettronica

Fin dagli albori dell’era informatica, le persone e le imprese hanno trovato più facile affidarsi alla fatturazione elettronica come alternativa alla carta. La fatturazione elettronica, spesso nota come fatturazione elettronica, è un tipo di fatturazione elettronica che genera, salva e monitora i documenti relativi alle transazioni tra le parti. Pertanto, garantendo che i requisiti dei loro accordi siano soddisfatti.

Fatture e ricevute, ordini di acquisto, note di addebito e accredito, termini e istruzioni di pagamento e distinte di rimessa sono esempi di documenti elettronici. Le fatture digitali vengono spesso inviate tramite e-mail, un sito Web o un'app. Tra i vantaggi ci sono i seguenti:

Persistenza e resilienza al danno fisico
La ricerca e l'ordinamento di determinati nomi, parole chiave o date sono semplificati.
maggiore capacità di controllo
La capacità di stampare o riprodurre su richiesta
Funzionalità di raccolta dati e business intelligence
Consumo ridotto di carta

La fatturazione elettronica comprende una varietà di tecnologie e scelte di immissione e viene utilizzata come parola generica per descrivere qualsiasi mezzo di presentazione elettronica di una fattura a un cliente per il pagamento. Per incoraggiare l’accettazione e l’efficienza, in tutto il mondo sono stati istituiti diversi standard di fatturazione elettronica, come EDIFACT e UBL.

Che cos'è il factoring delle fatture?

Il factoring di fatturazione prevede che una società venda un numero qualsiasi di fatture in sospeso a un factor per un importo inferiore all'importo dovuto. In cambio, la maggior parte dell'importo della fattura, fino al 90%, viene ricevuta entro pochi giorni lavorativi, anziché dover attendere il termine di 30, 60 o 90 giorni indicato sulla fattura. Nella maggior parte degli accordi di factoring, il factor si fa carico dell'incasso della fattura.

Quando l'azienda di factoring riceve il pagamento completo della fattura, paga il saldo dovuto al venditore mantenendo una percentuale dell'intero importo della fattura come entrate.

Qual è il processo di factoring delle fatture?

Una normale transazione commerciale prevede che una società effettui una vendita, crei una fattura e la invii al cliente. L'acquirente paga per l'acquisto e l'azienda riceve il denaro trenta, sessanta o novanta giorni dopo la consegna della merce o del servizio, come specificato sulla fattura.

Ma cosa succede se l’azienda si trova in una situazione in cui non può aspettare per una serie di ragioni? L'azienda può vendere la fattura a una terza parte che acquista le fatture in sospeso con uno sconto utilizzando il factoring delle fatture. Il fattore negozia l'importo che è disposto a pagare e concorda le modalità di pagamento. Spesso, una parte del pagamento viene effettuata in anticipo, mentre il resto viene pagato una volta incassato dal factor.

Tieni presente che non tutte le fatture sono adatte al factoring. La maggior parte dei fattori non acquisterà fatture già scadute. Inoltre, molti non acquisteranno fatture con termini di pagamento superiori a 90 giorni.

Qual è l'importanza del factoring?

Il factoring allevia i problemi di flusso di cassa durante un periodo tranquillo, in particolare per le imprese con risorse limitate e consumatori lenti a pagare. Quasi tutti i proprietari di piccole imprese hanno sperimentato l’ansia di non sapere se saranno in grado di pagare le buste paga o coprire un altro obbligo aziendale chiave. Una carenza di liquidità può anche impedire a un’azienda di pagare i propri fornitori in tempo o di sfruttare un’opportunità, come collaborare con un nuovo grande negozio in tempo per le vacanze o crescere a livello mondiale. Le aziende a corto di liquidità non hanno altra scelta se non quella di prendere decisioni a breve termine che potrebbero tagliare o limitare il potenziale a lungo termine.

I vantaggi del factoring delle fatture

Una società può richiedere il factoring delle fatture per una serie di motivi. Eccone cinque tra i più cruciali:

#1. Il denaro viene ricevuto rapidamente.

Le aziende che operano con fattori terzi ricevono generalmente una quantità significativa del valore della fattura entro pochi giorni lavorativi, a volte entro 24 ore. Questo flusso di cassa costante può dare alle imprese più piccole, in particolare, la tranquillità circa la loro capacità di gestire le esigenze a breve termine.

#2. Rimozione di una potenziale distrazione.

I clienti che pagano lentamente – e, ovviamente, quelli con fatture scadute – possono rappresentare un grosso onere, soprattutto per le piccole imprese. Se il proprietario deve dare seguito a una fattura tardiva, è tempo che potrebbe essere speso con altri clienti o in attività di maggior valore. Se un reparto di contabilità clienti gestisce gli incassi, il tempo impiegato per perseguire un ritardo di pagamento può avere un'influenza negativa sul morale.

#3. Le approvazioni vengono concesse più rapidamente rispetto ai prestiti bancari.

I prestiti bancari o le linee di credito sono assolutamente una possibilità per ottenere contanti. Tuttavia, il loro ottenimento può richiedere molto tempo. E, nel caso di molte piccole imprese, potrebbero essere fissati importi che limitano il potenziale di crescita dell'azienda. La procedura di approvazione per il factoring delle fatture è notevolmente più rapida. E a causa della natura del contratto, i fattori spesso forniscono più liquidità delle banche.

#4. La storia creditizia personale del fondatore viene esaminata meno.

I prestiti bancari sono spesso basati in parte sul punteggio di credito del fondatore. Questo può essere difficile per molti proprietari di piccole imprese, soprattutto se i finanziamenti dell'azienda hanno richiesto un ampio utilizzo di carte di credito. Fortunatamente, il fattore fattura è più interessato all’affidabilità creditizia del consumatore che ha effettuato un ordine che all’azienda di cui sta acquistando le fatture.

#5. Assistere le aziende nella gestione di nuovi consumatori e account chiave.

Alcuni clienti molto grandi e altrimenti affidabili hanno tempi di pagamento troppo lunghi per le piccole imprese. La questione del ritardo nel pagamento può impedire la loro capacità di soddisfare un ordine significativo, potenzialmente in grado di cambiare la vita, come quello del governo o di un’azienda Fortune 500. Il factoring delle fatture potrebbe aiutarli a soddisfare questi nuovi ordini.

Gli svantaggi del factoring delle fatture

Il factoring presenta diversi svantaggi che un'azienda dovrebbe considerare prima di vendere una fattura a terzi. Di seguito sono riportati alcuni svantaggi:

#1. Richiede un investimento di tempo significativo.

Le società di factoring offrono occasionalmente factoring “spot” o selettivo, il che significa che offrono i loro servizi per un’unica fattura. Tuttavia, la maggior parte dei fornitori di factoring collabora solo con organizzazioni disposte a pagare la maggior parte o tutte le fatture. A volte viene stabilito un minimo contrattuale e viene applicata una commissione se le fatture non raggiungono tale minimo.

#2. Può essere costoso.

I costi di un fattore, come i prestiti bancari, sono parzialmente determinati dal rischio percepito; tuttavia, con il factoring, la valutazione del credito spetta ai clienti di un'azienda, non all'azienda stessa. Anche in circostanze in cui il rischio di mancato pagamento è trascurabile, i costi di un fattore sono in genere diversi punti percentuali superiori al tasso di interesse su un prestito bancario.

#3. Il rischio di pagamento non viene spostato.

Lavorare con un factor significa ricevere denaro prima, ma non fornisce a un'azienda protezione contro un consumatore non pagante. Se una fattura non viene pagata, a meno che non sia in vigore un accordo di “pro-soluto”, l'impresa venditrice deve normalmente restituire il contante anticipato dal factor. Tuttavia, l’inclusione di questa clausola aumenta il costo dell’accordo.

#4. Alcune interazioni e impressioni dei clienti sono soggette a un controllo minore.

Nella maggior parte degli accordi di factoring, il factor ha il compito di garantire il pagamento della fattura. Questo fa parte del valore del factoring: un lavoro in meno a cui pensare per un'azienda che vende una fattura. Tuttavia, ciò implica anche che la società perde il controllo sul modo in cui vengono gestite le richieste di riscossione. Un fattore eccessivamente aggressivo, focalizzato sulle proprie esigenze a breve termine, può avere un impatto negativo sulla percezione del cliente dell'azienda da cui ha acquistato. La presenza di un fattore può anche indurre i clienti a credere che l'azienda non disponga delle risorse necessarie per condurre gli affari.

Questi inconvenienti sono gestibili. Un'impresa può ad esempio optare per il factoring segreto, in cui il factor si presenta come parte del dipartimento finanziario dell'impresa. In alternativa, può scegliere di gestire le proprie attività di riscossione delle fatture, anche dopo che la proprietà della fattura è stata trasferita a un factor. Questo è noto come factoring "CHOCC", che sta per "il cliente gestisce il proprio controllo del credito". Tuttavia, queste metodologie comportano una serie di rischi.

Che cos'è il finanziamento tramite fattura?

Il finanziamento della fattura è una forma di contabilità che consente alle aziende di prendere in prestito contro i propri crediti per guadagnare denaro rapidamente. Una società utilizza il finanziamento tramite fattura per ottenere un prestito da una società finanziaria utilizzando una o più fatture come garanzia.

Finanziamento di fatture e factoring di fatture: sia il finanziamento di fatture che il factoring di fatture sono metodi per generare liquidità da fatture insolute. Il finanziamento tramite fattura è simile a un prestito garantito standard in quanto specifica i termini di pagamento e gli interessi accumulati sui saldi in sospeso, ma il prestito è garantito da una o più fatture. Il denaro ricevuto dall'azienda dal factoring delle fatture non è sotto forma di prestito. Piuttosto, una società di factoring, spesso nota come factor, “acquista” la fattura ed è responsabile della sua riscossione.

Qual è il processo di finanziamento delle fatture?

In un accordo di finanziamento tramite fattura sono coinvolte tre parti: l'azienda che emette la fattura, il cliente che riceve la fattura e il fornitore di servizi finanziari. Per ottenere il massimo da questo tipo di finanziamento dei crediti, un'azienda deve negoziare le condizioni con la società finanziatrice e sperare che il suo cliente paghi entro la data di scadenza della fattura – o prima.

Qual è la struttura del finanziamento delle fatture?

Gli accordi di finanziamento delle fatture sono in qualche modo simili ai prestiti a breve termine. Nella sua forma più elementare, il finanziamento tramite fattura si baserebbe su un'unica fattura, spesso nota come conto cliente. Una società finanziaria che agisce in qualità di prestatore anticipa contanti all'azienda proprietaria della fattura utilizzando tale fattura come garanzia. Quando la società viene pagata, restituisce alla società finanziaria l'importo iniziale del prestito, insieme agli interessi calcolati in base alla durata del prestito.

I pro e i contro del finanziamento tramite fattura

Il finanziamento delle fatture può essere estremamente vantaggioso per le aziende, consentendo loro di continuare a funzionare durante periodi di flusso di cassa limitato e perseguire possibilità potenzialmente in grado di cambiare la vita. Tuttavia presenta alcuni aspetti negativi. Prima di scegliere il finanziamento tramite fattura, i team di gestione dovrebbero comprendere entrambe le parti.

Vantaggi

Il finanziamento delle fatture offre tre vantaggi principali, particolarmente vantaggiosi per le nuove imprese che potrebbero incontrare ostacoli a causa della loro fase iniziale di sviluppo e delle risorse limitate.

#1. Soldi veloci

Non è raro che le aziende di settori particolari volino in alto in termini di vendite e profitti mentre lottano con il flusso di cassa. Il finanziamento delle fatture consente alle imprese B2B di ricevere anticipi di cassa sui ricavi ricevuti ma non ancora riscossi, spesso entro 24 ore. In questi casi, il finanziamento tramite fattura può alleviare le preoccupazioni del proprietario riguardo al flusso di cassa e consentire ai team di gestione di perseguire iniziative cruciali che altrimenti sarebbero costretti ad abbandonare.

#2. Molto utile in caso di emergenza

Disastri naturali che causano danni alle scorte, un’interruzione che coinvolge un importante fornitore o il fallimento di un cliente chiave: eventi come questi possono rapidamente mettere le aziende in modalità sopravvivenza. Se un’azienda si trova ad affrontare uno di questi pericoli esistenziali e non ha molti soldi in banca, la rapida liquidità offerta dal finanziamento tramite fattura può salvarle la vita.

#3. Processi di approvazione relativamente leggeri

Molte piccole imprese e in via di sviluppo non hanno i punteggi di credito necessari per acquisire prestiti bancari e linee di credito. Questo è meno importante per le organizzazioni che offrono finanziamenti su fattura perché sono più interessate al rating creditizio dei clienti dell'azienda che all'azienda stessa. Un'azienda che cerca un anticipo in contanti sulle proprie fatture spesso incontrerà meno documenti e meno domande.

Svantaggi

Oltre a questi vantaggi, le aziende dovrebbero riconoscere i tre principali svantaggi del finanziamento tramite fattura:

#1. Alto prezzo

Il finanziamento tramite fattura è un metodo relativamente costoso per raccogliere capitali. Le commissioni di elaborazione e i tassi di interesse settimanali, o fattori, possono comportare APR diverse volte superiori a quelli che un'azienda pagherebbe normalmente per un prestito bancario.

#2. L’imprevedibilità del costo finale

Non è solo il fatto che il finanziamento tramite fattura è più costoso di molti altri tipi di finanziamento. Un problema correlato è che quando un’azienda stipula un accordo di finanziamento tramite fattura, di solito non ha idea di quale sarà il costo finale. Il costo finale è spesso determinato dalla rapidità con cui il cliente paga la fattura. Un ritardo nel pagamento più lungo del previsto può cancellare qualsiasi profitto derivante da una vendita.

#3. L'applicabilità è limitata

Non tutte le aziende possono beneficiare del finanziamento tramite fattura. Un'azienda deve essere nel settore B2B affinché il suo utilizzo abbia senso. Deve inoltre avere clienti con un eccellente rating creditizio e un track record di pagamenti puntuali.

A cosa serve una fattura?

Una fattura è un documento inviato da un venditore a un acquirente per richiedere il pagamento di beni o servizi forniti. Tiene traccia dei dettagli del prodotto o del servizio, dei costi unitari, dell'importo totale dovuto e dei termini e delle condizioni concordati sia dal venditore che dall'acquirente.

Una fattura è una ricevuta?

Poiché le fatture e le ricevute vengono emesse in fasi diverse del processo di vendita, svolgono funzioni diverse. Le fatture vengono emesse prima che il cliente invii il pagamento, mentre le ricevute vengono emesse dopo la ricezione del pagamento. La fattura funge da richiesta di pagamento e la ricevuta funge da prova del pagamento.

Una fattura significa che hai pagato?

Una fattura prova che sei stato pagato? Una fattura non implica che un'azienda sia stata pagata per i beni o i servizi forniti ai propri clienti. Una fattura informa il cliente che deve pagare per il prodotto o il servizio ricevuto.

Chi paga una fattura?

La fattura è pagata dal cliente.

In conclusione

Una fattura è un pezzo di carta che viene utilizzato per avvisare un cliente che il pagamento è dovuto. Serve anche come registro per la società emittente per tenere traccia dei propri crediti. A causa dei limiti tecnologici, in precedenza le fatture venivano emesse solo su carta. Le fatture elettroniche hanno recentemente guadagnato popolarità perché fanno risparmiare tempo e denaro e possono essere generate e inviate automaticamente.