La contabilità è il processo di consolidamento delle informazioni finanziarie al fine di renderle chiare e comprensibili a tutte le parti interessate e agli azionisti. Lo scopo principale della contabilità è registrare e segnalare accuratamente le prestazioni finanziarie di un'organizzazione.
Come funziona la contabilità
Lo scopo principale della contabilità è registrare e riferire sulle transazioni finanziarie, sulle prestazioni finanziarie e sui flussi di cassa di un'azienda.
I principi contabili aumentano l’attendibilità dei rendiconti finanziari. Il conto economico, lo stato patrimoniale, il rendiconto finanziario e il rendiconto degli utili non distribuiti fanno tutti parte del rendiconto finanziario. Il reporting standardizzato consente a tutte le parti interessate e gli azionisti di valutare le prestazioni di un'azienda. I rendiconti finanziari devono essere trasparenti, affidabili e accurati.
Importanza della contabilità
#1. Mantiene un registro delle transazioni commerciali.
La contabilità è fondamentale perché preserva una registrazione sistematica delle informazioni finanziarie di un'azienda. Gli utenti possono confrontare le informazioni finanziarie attuali con i dati passati quando i record vengono mantenuti aggiornati. Consente ai consumatori di misurare il successo di un'azienda nel tempo mantenendo informazioni complete, coerenti e accurate.
#2. Il processo decisionale gestionale è reso più semplice.
La contabilità è molto importante per gli utenti dell'organizzazione interna. Gli utenti interni possono includere i responsabili della pianificazione, organizzazione e gestione dell'organizzazione. La contabilità è richiesta dal team di gestione quando si effettuano scelte critiche. Le decisioni aziendali possono variare dalla decisione se espandersi geograficamente al miglioramento dell'efficienza operativa.
#3. I risultati vengono comunicati
La contabilità facilita la comunicazione dei risultati aziendali a diversi utenti. I principali utenti esterni delle informazioni contabili sono investitori, finanziatori e altri creditori. Gli investitori possono decidere di acquistare azioni della società, mentre i finanziatori devono valutare il proprio rischio prima di concedere un prestito. Le aziende devono sviluppare credibilità nei confronti di questi consumatori esterni fornendo informazioni contabili pertinenti e credibili.
#4. Conforme ai requisiti legali
La contabilità garantisce che le attività e le passività finanziarie siano riportate in modo accurato. Le amministrazioni fiscali come l'Internal Sales Service (IRS) degli Stati Uniti e la Canada Revenue Agency (CRA) esaminano le vendite lorde e gli utili netti dichiarati di una società utilizzando rendiconti finanziari contabili standardizzati. I sistemi contabili aiutano a garantire che i rendiconti finanziari di una società siano divulgati legalmente e accuratamente.
Tipi di contabilità
La contabilità si divide in due tipologie: contabilità finanziaria e contabilità gestionale.
# 1. Contabilità finanziaria
La contabilità finanziaria implica la creazione di rendiconti finanziari accurati. L'obiettivo della contabilità finanziaria è misurare le prestazioni di un'azienda nel modo più accurato possibile. Sebbene i rendiconti finanziari siano destinati al consumo esterno, possono anche essere utilizzati per assistere la direzione interna nelle scelte.
I principi e gli standard contabili ampiamente utilizzati nella contabilità finanziaria includono US GAAP (Principi contabili generalmente accettati) e IFRS (International Financial Reporting Standards). I principi contabili sono fondamentali perché consentono a tutte le parti interessate e agli azionisti di comprendere e interpretare facilmente i rendiconti finanziari prodotti anno dopo anno.
# 2. Contabilità gestionale
La contabilità gestionale esamina i dati ottenuti dalla contabilità finanziaria. Si riferisce al processo di preparazione dei rapporti sulle operazioni aziendali. I report sono progettati per aiutare il team di gestione a compiere scelte aziendali strategiche e tattiche.
La contabilità gestionale è una procedura che aiuta un'azienda a massimizzare l'efficienza esaminando i dati contabili, determinando i migliori passi successivi da intraprendere e comunicando questi passi futuri ai manager aziendali interni.
La contabilità industriale è un esempio di contabilità gestionale. La contabilità industriale si concentra su una ripartizione precisa dei costi al fine di ottenere un controllo efficace dei costi. La contabilità gestionale svolge un ruolo fondamentale nel processo decisionale.
Come funziona la contabilità gestionale per i manager
La contabilità gestionale mira a migliorare la qualità delle informazioni fornite al management in merito alle misure relative alle operazioni aziendali. I contabili gestionali utilizzano le informazioni sui costi e sui ricavi delle vendite di beni e servizi dell'azienda. La contabilità dei costi è un ampio sottoinsieme della contabilità gestionale che si concentra sull'acquisizione di tutti i costi di produzione di un'azienda misurando i costi variabili e fissi in ogni fase della produzione. Consente alle organizzazioni di rilevare e ridurre le spese inutili aumentando al contempo i guadagni.
Pianificazione, processo decisionale e controllo sono i tre pilastri della contabilità gestionale. Le previsioni e il monitoraggio delle prestazioni sono altri componenti importanti. Attraverso questo approccio, i contabili manageriali forniscono informazioni per assistere aziende e dipartimenti in queste aree critiche.
Cosa sono i principi contabili?
Questi principi, come suggerisce il nome, sono gli standard e le linee guida in base ai quali una società dovrebbe pubblicare le proprie statistiche finanziarie. Di seguito sono riportati i sei principali principi contabili di base:
I principi contabili fondamentali
Ecco un elenco di concetti contabili di base a cui la società aderisce spesso. Diamo un'occhiata a loro:
#1. Il principio della competenza
Le transazioni contabili dovrebbero essere registrate nel momento in cui si verificano e non nel momento in cui vengono guadagnati i flussi di cassa. Ad esempio, supponiamo che una società abbia offerto beni a credito. Secondo il principio della competenza, le vendite dovrebbero essere registrate nel momento e non nel momento in cui il denaro viene riscosso.
#2. Il principio di coerenza
Se una società segue un principio contabile, dovrebbe attenersi a quel concetto finché non ne viene scoperto uno migliore. Se il principio di coerenza non viene rispettato, l’azienda va su tutte le furie e il reporting finanziario risulta disorganizzato. Di conseguenza, gli investitori avrebbero difficoltà a discernere dove è stata la società e come sta perseguendo una crescita finanziaria a lungo termine.
#3. Il principio di conservatorismo
La contabilità, secondo il principio conservativo, ha due opzioni: segnalare un importo maggiore o segnalare un importo inferiore. Il principio del conservatorismo spinge il contabile a dichiarare un importo di passività più elevato, un importo di attività inferiore e un importo di utile netto inferiore.
#4. Il principio della continuità aziendale
Una società funzionerebbe secondo il principio della continuità aziendale per tutto il tempo possibile nel prossimo o prevedibile futuro. Di conseguenza, aderendo al principio della continuità aziendale, una società può posticipare l’ammortamento o oneri comparabili per il trimestre successivo.
#5. Il principio di corrispondenza
Il concetto di abbinamento è il fondamento del principio di competenza, che abbiamo appena visto. Secondo il principio di corrispondenza, se un’azienda riconosce e registra i ricavi, dovrebbe registrare anche tutti i costi e le spese ad essi associati. Se una società registra le vendite o i ricavi, dovrebbe registrare anche il costo dei prodotti venduti e le altre spese operative.
#6. Il principio della piena trasparenza
Secondo questo concetto, un’azienda dovrebbe rivelare tutti i fatti finanziari in modo che i lettori possano vedere chiaramente l’organizzazione. Gli investitori potrebbero fraintendere i rendiconti finanziari se non viene seguito il principio dell’informativa completa perché potrebbero non disporre di tutte le informazioni necessarie per prendere una decisione informata.
Cosa sono i concetti contabili?
I concetti contabili sono idee teoriche, componenti e terminologia presenti in contabilità, finanza ed economia. Queste frasi aiutano individui, aziende e organizzazioni nella registrazione metodica di informazioni e transazioni finanziarie. Queste nozioni servono come guida per i contabili durante la preparazione di relazioni finanziarie e altri documenti per privati e aziende. Le aziende in genere aderiscono alle regole, ai principi e alle leggi contabili delle nazioni in cui operano. Questi principi comprendono nozioni e norme che aiutano le organizzazioni a rendicontare accuratamente le transazioni.
I concetti e i principi contabili sono importanti perché stabiliscono un quadro comune per comprendere circostanze, regolamenti e teorie finanziarie specifiche. Gli spunti sono importanti perché possono aiutare a chiarire i dettagli di operazioni complesse e aiutare nella risoluzione di eventuali controversie che potrebbero emergere durante la redazione del bilancio. Considera questi concetti come "cosa fanno i contabili" e i principi contabili come "come lo fanno".
Perché i concetti contabili sono importanti?
I contabili sono esperti che registrano le transazioni finanziarie di un'azienda. I riepiloghi periodici di queste transazioni o i resoconti finanziari forniscono informazioni finanziarie rilevanti su una società al management, agli investitori, agli analisti e al governo. Se ogni azienda disponesse di un proprio sistema per la redazione e la produzione di sintesi e dichiarazioni, ciò potrebbe portare a incoerenze e aumentare la possibilità di frode e cattiva gestione finanziaria. Gli organismi contabili, i governi e le agenzie di regolamentazione utilizzano una serie di standard ampiamente concordati per standardizzare le pratiche contabili al fine di risolvere questo problema.
Importanti concetti contabili
Gli organismi contabili classificano le nozioni come ipotesi o principi. Sulla base di questi presupposti e principi ogni tipo di impresa, sia essa ditta individuale, società di persone, azienda pubblica o privata, documenta le proprie transazioni finanziarie. Questi sono alcuni dei concetti contabili più importanti:
#1. Il concetto di entità aziendale
Il concetto di entità commerciale, entità economica o entità distinta presuppone che un'azienda sia indipendente dal suo proprietario. Una società potrebbe non tenere traccia delle spese personali, dei redditi, delle passività o delle attività del suo proprietario. Rende più semplice tenere traccia delle spese, dei redditi e delle detrazioni fiscali di un'azienda. Inoltre, protegge i fondi personali dell'imprenditore e aiuta nello sviluppo della sua affidabilità creditizia. Mostra più precisamente il flusso di cassa e la posizione finanziaria. Questa distinzione sostanziale consente alle parti interessate e ai creditori di prendere decisioni aziendali valide basate sulle prestazioni di un'azienda piuttosto che sulla situazione finanziaria del proprietario.
#2. Il concetto di continuità aziendale
Il concetto di continuità aziendale richiede ai contabili di redigere rendiconti finanziari partendo dal presupposto che una società continuerà ad operare per il prossimo futuro. Secondo questo concetto, un futuro prevedibile è definito come un periodo di 12 mesi dalla data di fine del periodo di riferimento. Se un imprenditore o un management si impegna a ridurre a zero le attività aziendali, il principio della continuità aziendale non può essere applicato alla contabilità. I contabili non possono più utilizzare l’idea della continuità aziendale se una società è:
- Incapace di pagare dividendi
- Impossibile ottenere finanziamenti da banche e istituti finanziari
- Soffrendo di perdite e di un flusso di cassa operativo negativo
- In una brutta situazione finanziaria
- Incapace di ripagare i debiti critici
- Essere soggetti ad azioni legali o regolamentari sfavorevoli
#3. Il concetto di misurazione monetaria
Si tratta di un concetto contabile basato su ipotesi secondo cui le aziende dovrebbero registrare solo transazioni che possono essere quantificate e misurate in termini di denaro. Non includono una transazione nel loro rendiconto finanziario annuale se non le può essere assegnato un valore monetario. Sebbene queste transazioni abbiano un impatto sulla performance finanziaria di un'azienda, potrebbero non essere incluse nel bilancio perché monetizzarle può essere difficile. La competenza dei dipendenti, la qualità dei prodotti, l’efficienza dei dipendenti, il sentiment del mercato, la produttività aziendale e la soddisfazione degli stakeholder sono tutti esempi di valore non monetario.
#4. Concetto di periodo contabile
L’idea del periodo contabile specifica un arco temporale durante il quale un’azienda registra e divulga le proprie prestazioni finanziarie per le parti interessate interne ed esterne. Il periodo contabile di una società può coincidere con il suo anno fiscale. Un'azienda potrebbe stabilire un calendario per la rendicontazione interna, ad esempio tre o sei mesi, o generare report finanziari mensili per analizzare le condizioni del flusso di cassa. Sebbene il management possa scegliere un periodo contabile conveniente per la rendicontazione interna, la rendicontazione degli investitori, del governo e delle tasse dura normalmente un anno.
#5. Concetto di competenza
La competenza è una nozione fondamentale che regola il modo in cui un'azienda registra le transazioni di cassa e di credito. Secondo questo concetto, un’impresa registra una transazione finanziaria nel periodo in cui avviene. Non viene fatta alcuna distinzione tra se l'impresa paga o riceve contanti al momento della transazione o se paga contanti dopo un certo periodo di tempo. Una società, ad esempio, registra un acquisto a credito al momento dell'acquisto anziché al momento del rimborso al fornitore. Ciò aiuta nella registrazione e rendicontazione accurata di entrate, spese, passività e crediti. Nella registrazione delle transazioni finanziarie, tutti gli attuali sistemi contabili utilizzano il concetto di competenza.
#6. Il concetto di realizzazione dei ricavi
Un venditore registra i ricavi potenziali derivanti da una transazione secondo il concetto di realizzazione dei ricavi o di riconoscimento dei ricavi, indipendentemente dal fatto che abbia o meno ricevuto proventi. Durante una vendita, la proprietà di un prodotto passa da un acquirente a un venditore. Un venditore registra la transazione nel proprio registro creando un credito a nome dell'acquirente. Quando un contabile riceve il denaro dovuto in futuro, effettua un'altra registrazione.
#7. Il concetto di piena trasparenza
Il principio della completa informativa richiede che un'entità aziendale fornisca informazioni rilevanti per le persone che leggono rendiconti finanziari e relazioni a fini di investimento, fiscali o di revisione. Questo concetto intende fornire informazioni finanziarie cruciali a investitori, creditori, azionisti, clienti e altre parti interessate. Il riconoscimento dei ricavi, gli ammortamenti, le scorte, le imposte, gli utili, il valore delle azioni, i leasing e le passività sono tutti coperti da politiche di divulgazione.
#8. Il concetto di duplice aspetto
Secondo il principio del duplice aspetto, ogni transazione interessa due conti di un’azienda. Una società registra quindi entrambe le caratteristiche per un'adeguata contabilità. Ogni transazione finanziaria contiene una componente di credito o di debito, nonché un datore o un ricevente. Se una procedura contabile non riesce a rappresentare entrambi, la registrazione contabile finale potrebbe contenere errori. Il principio del doppio aspetto è alla base del sistema di contabilità a partita doppia, che ora è una procedura standard per la revisione contabile e la tassazione.
#9. Il concetto di materialità
Il concetto di materialità stabilisce parametri per determinare se un'informazione finanziaria è materiale e se ha il potenziale di avere un impatto su chi legge il bilancio di un'azienda. Sulla base di questa nozione, un contabile o un'impresa possono eliminare le transazioni insignificanti che non hanno alcuna influenza sulla contabilità finale. L’idea di materialità è vulnerabile all’interpretazione soggettiva e la base per la sua applicazione varia a seconda delle dimensioni di un’azienda. Una grande azienda può arrotondare le cifre nella sua contabilità finale a milioni, mentre una piccola azienda può arrotondare le cifre a lakh.
#10. Il concetto di prova oggettiva verificabile
Secondo questo concetto, una società può registrare solo le transazioni di cui dispone di prova documentale. Una transazione può essere distorta o inaffidabile senza prove documentate sufficienti e affidabili e può estendere la portata delle irregolarità finanziarie. Un dipendente del negozio, ad esempio, può produrre una fattura per acquisti e vendite e supportarla con fatture di vendita e acquisto.
#11. Il concetto di costo storico
Secondo il principio del costo storico, una società può contabilizzare attività e passività al costo storico anziché al valore corrente di mercato o di vendita. Aiuta a preservare dati finanziari coerenti, affidabili e verificabili. Includere il valore attuale di un'entità può portare a problemi finanziari.
Che cos'è il software di contabilità?
I software di contabilità registrano le transazioni finanziarie per un'azienda, automatizzano le operazioni contabili come la fatturazione periodica e la classificazione delle transazioni e creano report. Puoi anche usarlo per gestire le entrate e le spese e organizzare le informazioni finanziarie della tua azienda in preparazione alla stagione fiscale. Più dati raccogli nel tuo software di contabilità, più informazioni potrai ottenere per aiutare la tua organizzazione.
Con report integrati, feed bancari online e funzionalità di fatturazione che ti aiutano a essere pagato in tempo, il miglior software di contabilità per le piccole imprese semplifica il processo. A parte la funzionalità, il tuo software di contabilità dovrebbe essere semplice da usare e rispettare il tuo budget.
Che ruolo può svolgere il software di contabilità nella tua piccola impresa?
Centralizzare i tuoi dati finanziari in un'applicazione software di contabilità non solo può semplificarti la vita rispetto all'inserimento manuale dei dati in un foglio di calcolo. Altri vantaggi includono quanto segue:
#1. Ridurre il numero di attività contabili manuali.
L'utilizzo di un foglio di calcolo per tenere traccia delle transazioni finanziarie della tua azienda può richiedere molto tempo ed è soggetto a errori umani. Per non dire estenuante. Il software di contabilità elimina la necessità di inserire manualmente i dati importando automaticamente le transazioni bancarie. Alcuni pacchetti software possono anche classificare le tue transazioni in base all'attività precedente o ai regolamenti bancari che hai impostato.
Uno dei vantaggi più significativi del software di contabilità è l'eliminazione della necessità di bilanciare manualmente debiti e crediti. Ogni operazione, secondo il metodo della contabilità in partita doppia, dà luogo ad un addebito su un conto e ad un accredito su un altro. Se non hai esperienza in contabilità, questo può lasciare perplessi. La maggior parte dei software di contabilità addebita e accredita automaticamente i conti, quindi non devi pensarci.
#2. Organizza i tuoi dati finanziari.
Il software di contabilità in genere dispone di un piano dei conti integrato per l'organizzazione delle transazioni. Quando inserisci una transazione, la assegni a un determinato conto. Attività, passività, patrimonio netto, spese e entrate sono i cinque tipi di conti di base. È quindi possibile creare sottoaccount. Ad esempio, potresti avere un sottoconto separato all'interno del conto spese per le spese relative alle apparecchiature.
Organizzare le tue finanze ti consente di osservare come operano le diverse parti della tua attività e di capire da dove provengono e dove vanno i tuoi soldi. Garantisce inoltre che i tuoi rapporti siano quanto più approfonditi possibile.
#3. Il reporting fornisce informazioni finanziarie.
Il software di contabilità contiene report integrati che estraggono automaticamente i dati dai conti pertinenti, eliminando la necessità di preparare report finanziari. Ad esempio, il report del bilancio si concentra sui conti del patrimonio netto, delle attività e delle passività. Altri due report importanti sono il rendiconto finanziario, che mostra il flusso di cassa all'interno dell'organizzazione, e il conto economico, che mostra le vendite e le spese.
Alcuni pacchetti software di contabilità ti consentono di pianificare l'invio regolare di report finanziari via email. Potresti anche essere in grado di personalizzare i report filtrandoli per periodi di tempo specifici o persino per reparti all'interno della tua azienda.
#4. Connettiti con il tuo commercialista.
Il software di contabilità facilita la collaborazione con il tuo commercialista o contabile. In genere, puoi fornire loro l'accesso online ai tuoi libri in modo che possano ricontrollare le informazioni e apportare le modifiche necessarie. Assicurati solo di utilizzare un software di contabilità con cui si sentano a proprio agio.
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Riferimenti
