In genere, gli addetti alla reception o alla reception fungono da guardiani di un ufficio. Forniscono servizi di risposta alle chiamate, servizi di trasferimento delle chiamate, servizi di pianificazione degli appuntamenti, servizio clienti e indicazioni stradali. Chiunque entri nell'edificio viene accolto dall'addetto alla reception. Un addetto alla reception in genere ha bisogno di almeno un diploma di scuola superiore, abilità di ufficio di base ed esperienza con il computer.
Continua a leggere per saperne di più su una reception alla reception, la loro descrizione del lavoro, doveri e qualifiche.
Ricevimento alla reception
In una grande azienda o ufficio, l'addetto alla reception funge da primo punto di contatto. Le responsabilità e le attività tipiche di un addetto alla reception includono il check-in e la registrazione degli ospiti, la ricezione e lo smistamento della posta, la pianificazione delle riunioni e la gestione delle attività dell'ufficio. Inoltre, sono incaricati di gestire un centralino, rispondere alle chiamate e inoltrare messaggi al personale dell'ufficio. Inoltre, le possibili attività per gli addetti alla reception includono l'aggiornamento dei calendari degli appuntamenti, la convalida dei biglietti del parcheggio e il lavoro d'ufficio e di archiviazione.
L'unica istruzione formale necessaria per lavorare come receptionist è in genere un diploma di scuola superiore o GED. I datori di lavoro, tuttavia, favoriscono i candidati che hanno lavorato come receptionist, amministratore d'ufficio o rappresentante del servizio clienti. Microsoft Office Suite e l'abilità del software per la creazione di appuntamenti possono offrire ai candidati un vantaggio rispetto ad altri candidati nel processo di assunzione. Gli aspiranti addetti alla reception dovrebbero anche essere abili nel multitasking, nella gestione del tempo e nella comunicazione.
Quali sono i doveri e i compiti di un addetto alla reception?
Le responsabilità di un addetto alla reception includono una varietà di compiti amministrativi. A seconda del tipo di attività e del settore in cui lavori, le tue mansioni di receptionist cambieranno. Per mantenere interessante il tuo lavoro di receptionist, avrai una varietà di responsabilità. Inoltre, sarai la prima persona che i lavoratori vedranno quando arriveranno al lavoro. Ciò ti consente di conoscere i tuoi colleghi, qualcosa che alcuni datori di lavoro potrebbero apprezzare. In genere, i tuoi obblighi e doveri saranno i seguenti:
- Accoglienza clienti
- Accettare chiamate e trasferirle
- Ricezione di messaggi
- Fare copie
- Gestire le e-mail
- Prendere appuntamenti
- Accettazione pagamenti
- Scansione documenti
- Inserimento dei dati del cliente o del cliente
- Ordina regali per i colleghi
- Pianifica riunioni ed eventi modesti per l'ufficio.
Compiti di un ricevimento alla reception
#1. Clienti calorosamente accoglienti
Accogliere gli ospiti è una delle responsabilità fondamentali di un ricevimento al front-desk. I visitatori del tuo negozio o ufficio potrebbero interagire solo con l'addetto alla reception. Anche se si tratta di una posizione di livello base, un addetto alla reception che ha successo deve essere un amministratore forte oltre che un grande comunicatore, in grado di andare d'accordo con persone di ogni estrazione e professione.
Quando arrivano i visitatori, l'addetto alla reception dovrebbe salutarli gentilmente, prendendo di tanto in tanto i loro cappotti, offrendo rinfreschi e rispondendo a semplici domande sull'azienda, come i suoi orari di apertura. La reception della reception dovrebbe sforzarsi di essere sufficientemente informata da fornire una breve descrizione dei beni e dei servizi forniti dalla tua azienda.
#2. Ricezione e risposta alle chiamate
Un addetto alla reception è incaricato di rispondere a tutte le chiamate in arrivo e di salutare i visitatori di persona. A seconda delle dimensioni della tua attività, il tuo receptionist dovrebbe avere familiarità con il tuo sistema telefonico per svolgere questo compito. L'addetto alla reception filtra le chiamate come richiesto, indirizza le chiamate alla parte appropriata e riceve e inoltra i messaggi secondo necessità.
#3. Invio di posta in arrivo
In alcune aziende, l'addetto alla reception può supervisionare la distribuzione della posta sia in entrata che in uscita. L'addetto alla reception smista la posta in arrivo, rimuovendo la posta indesiderata e separando gli elementi con la massima priorità. La posta viene distribuita seguendo le policy aziendali.
Un addetto alla reception può consegnare ogni pezzo di posta a mano al destinatario previsto, oppure i pacchi possono essere inseriti nell'apposito slot di posta interno all'ufficio. All'arrivo dei pacchi, l'addetto alla reception firma inoltre per consegne notturne o prioritarie.
#4. Preparazione della posta in uscita
L'addetto alla reception prepara la posta del giorno affinché venga ritirata dall'ufficio postale o dal servizio di consegna notturno. L'addetto alla reception si mette in contatto con un servizio di messaggeria e dà loro tutte le istruzioni necessarie se una persona o un'azienda ha bisogno di documenti rapidamente.
#5. Compiti amministrativi e d'ufficio
Un addetto alla reception può anche svolgere diversi compiti d'ufficio, come comporre lettere, creare fogli di calcolo finanziari e fare presentazioni. Nelle aziende di piccole o medie dimensioni, l'addetto alla reception può anche essere responsabile della pianificazione delle riunioni dei membri del team senior e dell'organizzazione dei viaggi di lavoro. Ordinare forniture per ufficio, archiviare documenti, fare copie e inviare e ricevere fax sono altre attività che l'addetto alla reception potrebbe dover svolgere. L'individuo seduto davanti svolge saltuariamente mansioni di segreteria.
Competenze di un ricevimento alla reception
- Esperienza amministrativa
- Abilità bilingue
- Abilità comunicative
- Abilità nell'usare il computer
- Competenze informatiche
- Servizio clienti
- Inserimento dati
- Esperienza studio dentistico
- Revisione della documentazione
- Sistemi EMR
- Capacità organizzative
- Buone capacità di problem solving
- Attenzione al dettaglio
- Capacità di gestione del tempo
- Microsoft Office
- Google Docs
- Software di calendario
Come diventare un addetto alla reception
Anche se hai poca o nessuna esperienza precedente nel settore, puoi comunque trovare lavoro come receptionist procedendo come segue:
#1. Ottenere un diploma di scuola superiore
Molti datori di lavoro non assumono un receptionist a meno che non abbiano il diploma di scuola superiore. La tua esperienza al liceo può prepararti per i lavori di receptionist in vari modi, incluso migliorare la tua capacità di gestire il tuo tempo, rimanere organizzato e collaborare con gli altri. Se hai un diploma di scuola superiore, i potenziali datori di lavoro potrebbero considerarti capace, responsabile e organizzato, qualità che potrebbero renderti più qualificato per le posizioni di receptionist.
#2. Costruisci le tue capacità interpersonali
Ogni giorno mentre lavori come receptionist, dovrai comunicare con una vasta gamma di persone. Receptionist con forte capacità di comunicazione interpersonale sono spesso assunti dai datori di lavoro. Sarai più qualificato per una posizione di receptionist se hai buone capacità interpersonali perché ti imbatterai nei datori di lavoro come carismatico, professionale e ben parlato.
#3. Fai un curriculum forte
Il tuo curriculum è uno dei modi migliori per dimostrare ai datori di lavoro le tue qualifiche, abilità, onori e risultati. Inoltre, è più probabile che i curriculum ben scritti, organizzati e presentati in modo professionale trasmettano ai datori di lavoro l'idea che tu abbia una forte etica del lavoro.
#4. Migliora le tue capacità organizzative
La manutenzione dell'organizzazione dell'ufficio e della lobby è spesso responsabilità degli addetti alla reception. Lo sviluppo delle capacità organizzative è necessario per gestire gli appuntamenti, ricevere messaggi e smistare la posta. Evidenziando le tue capacità organizzative, come l'attenzione ai dettagli e la pianificazione, puoi farti sembrare più qualificato durante il colloquio e mostrare al responsabile delle assunzioni che possiedi le necessarie capacità di receptionist nonostante abbia poca o nessuna esperienza lavorativa.
#5. Sforzati di presentarti in modo professionale
Una delle qualifiche chiave per molte posizioni di receptionist è la capacità di comportarsi in modo professionale quando si interagisce con gli altri nel front office. Inoltre, molti datori di lavoro cercano candidati con forti capacità di comunicazione che possano trasmettere un'immagine pubblica favorevole e accessibile per il marchio dell'azienda. Poiché le capacità interpersonali sono così cruciali in questo tipo di lavoro, potrebbe essere possibile per un responsabile delle assunzioni valutare il tuo potenziale di successo come receptionist in modo più accurato se riesci a mostrare queste qualità durante il colloquio.
#6. Esercita le tue abilità di parlare al telefono
Dal momento che parlare al telefono è spesso uno dei compiti principali di un addetto alla reception, affinare la tua voce al telefono può farti sembrare più articolato, professionale e carismatico. Chiedi consigli su come migliorare le tue capacità di parlare al telefono e mettere in pratica la tua pratica con i tuoi cari o amici.
Descrizione del lavoro di accoglienza alla reception
Abbiamo bisogno di una reception alla reception socievole per gestire tutti i compiti amministrativi e di receptionist al banco all'ingresso principale. Poiché sei il "volto" dell'azienda, sarai quello che vedranno tutti i clienti. Sei tu che determinerai come si sentono.
Il candidato ideale sarà estremamente perspicace e disciplinato oltre ad avere una personalità piacevole e rilassata. Dovresti essere in grado di affrontare i reclami e fornire informazioni veritiere. Un approccio orientato al cliente è essenziale. L'obiettivo è far sentire i visitatori e gli ospiti benvenuti e apprezzati mentre si trovano nella nostra proprietà.
Responsabilità:
- Accogliere i visitatori e trattarli con grande cortesia.
- Assicurati che la reception sia organizzata, ben tenuta e completamente fornita di tutte le forniture necessarie, come penne, moduli e carta.
- Rispondi immediatamente a tutte le chiamate dei clienti e alle domande.
- Trasferire le chiamate al reparto appropriato e registrare i messaggi.
- Accetta ogni lettera e pacco, quindi consegnalo al dipartimento appropriato.
- Tieni traccia, organizza e inoltra le email.
- È necessario ordinare e gestire attrezzature e forniture per ufficio.
- Mantieni aggiornati documenti e file.
- Tieni d'occhio il budget dell'ufficio.
Requisiti:
- Un diploma di scuola superiore o altro titolo comparabile.
- 2 anni o più in un ruolo simile con esperienza documentata.
- Ottima conoscenza delle procedure contabili standard e della gestione dell'ufficio.
- Ottima capacità di comunicazione
- Molto bravo nel multitasking e nell'organizzazione.
- Ottima familiarità con i programmi MS Office
L'addetto alla reception è duro?
Gli addetti alla reception devono essere socievoli, ben organizzati e capaci di svolgere più attività. Hanno bisogno di capacità comunicative. Un buon receptionist presta molta attenzione ai dettagli ed è abile nel gestire più progetti contemporaneamente. Non tutti dovrebbero lavorare alla reception. Se hai le competenze necessarie, svolgere questo lavoro di livello base non sarà difficile per te. Devi essere molto paziente, cortese e in grado di indirizzare i visitatori e la posta all'ufficio appropriato. Occasionalmente potresti trovarlo monotono quando nessuno chiama o entra nella stanza; in altre occasioni, il tuo tavolo potrebbe essere coperto da pile di fogli e le persone potrebbero essere in attesa di parlare con te.
Quali sono i doveri di un receptionist?
A seconda dell'attività, un rappresentante della reception può avere una varietà di compiti. Tutta la posta e i pacchi in entrata e in uscita devono essere ricevuti e consegnati da loro. Sono inoltre incaricati di rispondere alle chiamate, organizzare riunioni, coordinare le attività dell'ufficio e accogliere i visitatori.
Cosa rende un buon rappresentante della reception?
Poiché hanno a che fare con clienti, colleghi e fornitori ogni giorno, i rappresentanti della reception devono essere ottimi comunicatori. Inoltre, possiedono forti capacità interpersonali che consentono loro di lavorare insieme e di offrire e ricevere critiche in modo costruttivo. Avranno successo nella posizione se hanno competenze trasversali come cordialità e simpatia.
Quante ore lavora una reception?
La maggior parte dei dipendenti della reception è disponibile durante le ore feriali dalle 8:5 alle 7:3. In genere, i turni di receptionist durano otto ore. Tre turni sono tipicamente utilizzati per coprire la reception: il turno mattutino, che dura dalle 3:11 alle 11:7 circa; il turno pomeridiano, che inizia alle XNUMX e termina alle XNUMX; e il turno notturno, noto anche come turno notturno di controllo, che inizia alle XNUMX:XNUMX e termina alle XNUMX:XNUMX.
Cosa non dovrebbe fare un receptionist?
- Alza la voce sui clienti
- Ogni volta che qualcuno entra nella stanza, evita di alzare lo sguardo e di porgere un saluto.
- Non far aspettare troppo a lungo le persone sulle sedie
- Dai più importanza al telefono che alla persona che hai di fronte
- Mettere i chiamanti in attesa a tempo indeterminato
- Maleducazione al telefono
- Perdita di riservatezza
Conclusione
Il tuo diploma di scuola superiore o GED sarà necessario per lavorare come receptionist alla reception; una laurea potrebbe non essere sempre necessaria. Molti datori di lavoro potrebbero preferirlo se hai una precedente esperienza di lavoro come rappresentante del servizio clienti, receptionist o in un altro ruolo amministrativo. Inoltre, i datori di lavoro potrebbero avere qualifiche specifiche per il ruolo in termini di competenze. Puoi aumentare le tue possibilità di ottenere un lavoro ottenendo la certificazione in un particolare campo per apprendere queste abilità.
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Riferimenti
