Come imprenditore, non hai bisogno che nessuno ti dica come ogni chiamata da un cliente è vitale per il successo di un'azienda. I clienti che possono parlare subito con una persona reale hanno maggiori probabilità di essere soddisfatti rispetto a quelli che devono utilizzare una segreteria telefonica e attendere una risposta. Per impedire ai consumatori di attendere in attesa, è una buona idea utilizzare servizi di risposta professionale. I servizi di risposta professionale aiutano la tua azienda a comunicare, sia che tu abbia bisogno di un receptionist a tempo pieno o semplicemente che tu abbia bisogno di una pausa dalle tue linee telefoniche. Nel caso in cui tu abbia discusso se utilizzare o meno servizi di risposta professionale per gestire le comunicazioni importanti della tua azienda, questo articolo dovrebbe chiarire le cose e aiutarti a prendere una decisione informata.
Panoramica
Il rischio di perdere potenziali clienti è elevato quando il telefono aziendale non riceve risposta. Anche se rispondi al telefono, ci sono buone probabilità che gli avvocati ti facciano perdere tempo. Pertanto, molte piccole imprese si sentono intrappolate tra i costi proibitivi di rispondere al telefono e i costi altrettanto proibitivi di non farlo. I servizi di risposta professionale possono aiutarti a evitare questa impasse. Invece di rispondere al telefono, lo faranno per te. I servizi di risposta professionali prenderanno le tue chiamate e ti trasmetteranno i messaggi. In genere hanno operatori addestrati a raccogliere tutte le informazioni pertinenti da ciascun chiamante. Come parte del loro lavoro come servizi di risposta professionale;
- Sono in grado di far fronte a procuratori fastidiosi.
- Sono attrezzati per inviare immediatamente comunicazioni urgenti.
- Fisseranno anche appuntamenti con i rappresentanti dell'assistenza clienti per tuo conto, se ne hai bisogno.
È più efficiente per i servizi di risposta professionale rispondere alle tue chiamate. Oltre a farti risparmiare tempo, puoi anche evitare il rischio di perdere potenziali nuovi consumatori. Quindi, quando si gestisce un'azienda, ha senso utilizzare solo i servizi di un servizio di risposta professionale.
Cosa sono i servizi di risposta professionale?
In breve, servizi di risposta professionale sono esperti responsabili della risposta alle chiamate e ad altri messaggi per più aziende. Molte aziende trovano utile avere un servizio di risposta che gestisca le chiamate in entrata e in uscita, ma i moderni servizi di risposta professionali gestiscono anche e-mail, risposta ai messaggi di testo e chiamate a freddo.
Tuttavia, se sei nel mercato per uno, allora dovresti essere consapevole che i servizi di risposta professionale sono conosciuti con una varietà di nomi a seconda delle loro offerte specifiche:
Contatti o Call Center
L'esistenza dei call center non è un segreto. Indipendentemente dal fatto che tu abbia sentimenti positivi o negativi su di loro, forniscono un servizio necessario per le aziende che si affidano a operatori esterni dal vivo per gestire i problemi di assistenza clienti e un volume di chiamate elevato. I call center svolgono una varietà di attività, non solo il telemarketing, a differenza di ciò che la maggior parte delle persone immagina quando sente il termine. Uno scopo comune di queste organizzazioni è quello di fungere da primo punto di contatto di un'azienda con la propria clientela o di fornire supporto tecnico a quest'ultima.
Servizio di risposta via Internet
La maggior parte dei servizi di risposta in linea non sono gli stessi di quelli convenzionali. Fondamentalmente offrono i loro servizi e supporto tramite e-mail, chat dal vivo e altri mezzi digitali. Anche il supporto per agenti dal vivo è raro tra i servizi di risposta Internet.
Receptionist virtuale
I servizi forniti da questa ditta sono equivalenti a quelli di un normale receptionist d'ufficio. Devono rispondere alle chiamate, trasferirle alla persona appropriata e fornire ai chiamanti tutte le informazioni pertinenti, come l'orario di ufficio e l'ubicazione.
Ufficio virtuale
L'agenzia di ufficio virtuale è come avere un receptionist virtuale, tranne per il fatto che ti fornisce anche una posizione reale e può ospitare riunioni a breve termine lì. Per le nuove imprese o per quelle con una forza lavoro mobile, questa potrebbe essere una scelta eccellente.
Servizio di risposta automatica
Il sistema di risposta vocale è il fondamento del servizio automatizzato piuttosto che gli agenti umani. Nonostante non sia un servizio di risposta vecchio stile, questa azienda offre ai chiamanti un modo per lasciare messaggi o seguire una serie di istruzioni vocali per raggiungere il dipartimento appropriato. Se hai mai chiamato il servizio clienti e ti è stata data la possibilità di premere 1 o 2, hai sicuramente familiarità con questo tipo di servizio.
Esistono ancora servizi di risposta?
Assolutamente! Più persone utilizzano i servizi di risposta che mai. Il fatto che i servizi di risposta esistano ancora può sorprendere coloro che si sono chiesti se siano ancora necessari nell'era della crescente IA e del progresso tecnologico.
Qual è la differenza tra un call center e un servizio di risposta?
Parlando di servizi di segreteria telefonica professionale, un'azienda può contrattare con un servizio di risposta di terze parti per ricevere e inoltrare le sue chiamate e i suoi messaggi per suo conto. Un call center d'altra parte svolge la stessa funzione, ma con la capacità aggiuntiva di utilizzare script complicati per gestire richieste, ordini telefonici, qualifica dei lead e corrispondenza elettronica.
Cosa fanno i servizi di risposta?
Fondamentalmente, rispondono alle telefonate per conto di un'altra organizzazione. Se la tua azienda ha bisogno di un addetto alla reception o semplicemente di una pausa dalle chiamate sul campo, il servizio di risposta professionale può aiutarti. Gli operatori dal vivo sono disponibili XNUMX ore su XNUMX, consentendoti di aumentare l'accessibilità della tua attività e prolungare l'orario di apertura al pubblico del tuo ufficio.
I tuoi consumatori avranno sempre accesso a persone reali, disponibili a rispondere immediatamente alle loro domande. Aiutano anche a migliorare l'usabilità del tuo sito e ad attirare più visitatori offrendo chat dal vivo.
Qual è la differenza tra un servizio di segreteria telefonica e una segreteria telefonica?
Un rappresentante del servizio di risposta può senza dubbio concludere un affare; una segreteria telefonica non può. Oltre a ricevere chiamate in entrata, gli operatori possono anche effettuare chiamate in uscita: un servizio di risposta può anche aiutarti se hai problemi a richiamare potenziali clienti.
Le segreterie telefoniche sono obsolete?
Nell'era della segreteria telefonica e di altri servizi di messaggistica, le segreterie telefoniche sono ora in gran parte obsolete. Sia il prezzo di acquisto iniziale che il costo continuo di manutenzione di una segreteria telefonica possono aumentare rapidamente. La segreteria telefonica è un modo più rapido ed economico per entrare in contatto con gli altri e può essere utilizzata praticamente con qualsiasi telefono.
La segreteria telefonica ti consente di controllare i messaggi da qualsiasi telefono e nessun altro li sentirà. Rispetto alle segreterie telefoniche, la segreteria telefonica è più sicura perché i messaggi vengono cancellati in modo permanente dopo essere stati ascoltati. Anche la tua privacy è in gioco perché le segreterie telefoniche sono semplici da hackerare.
Posso usare la segreteria telefonica invece della segreteria telefonica?
Se non si desidera utilizzare la segreteria telefonica ma si desidera utilizzare una segreteria telefonica, assicurarsi di impostarla in modo che risponda alle chiamate dopo meno di 4 squilli.
Fondamentalmente, entrambi svolgono le stesse funzioni. Quando non c'è nessuno disponibile per rispondere a una chiamata, i chiamanti possono lasciare messaggi su una segreteria telefonica o un messaggio vocale.
Sfortunatamente, la maggior parte delle segreterie telefoniche non è in grado di registrare un messaggio da un chiamante se la linea è occupata o se il chiamante è disconnesso dalla linea.
D'altra parte, la maggior parte dei sistemi di posta vocale devia la chiamata al server di posta vocale. Ciò consentirà al chiamante di lasciare un messaggio anche se il destinatario non è in grado di prenderlo in quel momento.
Servizi di risposta professionali: le migliori opzioni per il 2022
I migliori servizi di risposta hanno addetti alle chiamate professionali, receptionist e persone che prendono appuntamenti e ordini. L'opzione migliore sarà conveniente per la tua azienda e facile da usare con gli altri sistemi. Migliorano il sistema di gestione delle chiamate e rendono anche più facile parlare con i clienti aggiungendo elementi come script personalizzati, operatori che parlano più di una lingua e instradamento flessibile delle chiamate.
Se sei nel mercato alla ricerca dei migliori servizi di risposta professionale, ecco alcune opzioni che puoi considerare;
# 1. Rubino
Una forma sempre più comune di servizio di risposta in tempo reale, Ruby (o Ruby Receptionist) fornisce receptionist virtuali XNUMX ore su XNUMX e chat online integrata. Ha la maggior parte delle caratteristiche e delle opzioni di qualsiasi servizio di risposta disponibile oggi. Ciò include la possibilità di pianificare appuntamenti, chiamare direttamente in base alle esigenze e persino raccogliere automaticamente i lead, rendendolo il numero in cima a questo elenco.
La piattaforma fornisce un'app mobile completamente funzionale che consente di ricevere notifiche istantanee per chiamate e messaggi in arrivo. Al momento, Ruby è compatibile con numerose app aziendali popolari come Grasshopper, Clio, Nextiva, MyCase e Rocket Matter. L'assistente automatico di Ruby ha sia la funzione di chiamata sussurrata che quella di barge per offrire un servizio clienti di qualità superiore.
I receptionist virtuali e la chat dal vivo possono essere utilizzati insieme in un unico pacchetto in caso di necessità. L'unico aspetto negativo è che Ruby offre solo servizi di risposta e chat dal vivo. Quindi, puoi dare un'occhiata a Davinci Virtual se hai bisogno di un servizio di risposta in tempo reale che ti assista con le normali attività d'ufficio. Passando a uno dei piani Premium di Davinci, avrai accesso ad assistenti virtuali con le competenze necessarie per gestire un numero qualsiasi di compiti amministrativi oltre lo scopo di un assistente standard.
Caratteristiche principali
- Applicazione mobile Ruby
- Catturare i lead in modo meccanico
PROS
- Non vengono addebitati né la configurazione iniziale né la gestione delle chiamate fuori orario.
- Si collega a piattaforme VoIP commerciali
- Opzioni intuitive di gestione delle chiamate come inoltro e trasferimenti in tempo reale
CONS
- Puoi parlare solo con un receptionist bilingue durante l'orario di lavoro.
- Rispetto agli altri fornitori di servizi, è l'opzione più costosa.
- Prezzi al minuto notevolmente più alti
#2. Comunicazioni MAP
Quando si tratta di prezzi al minuto su richiesta, MAP Communications è l'unico servizio di receptionist dal vivo in questo elenco. Per utilizzare il piano Standard paghi solo i minuti effettivamente utilizzati (oltre a un basso canone mensile di abbonamento). A tutte le ore del giorno e della notte, sette giorni su sette, senza costi aggiuntivi, sostanzialmente offrono servizi di receptionist. L'accesso a un portale client, la personalizzazione degli script, la consegna di testo ed e-mail e la scelta di un numero locale o gratuito sono funzionalità standard in tutti i livelli di servizio.
MAP Communications ha le tariffe di abbonamento mensili più economiche, ma fattura a intervalli di 60 secondi. Nel caso in cui una chiamata duri 110 secondi, ma venga fatturata come 120, ti verranno addebitati 120. Il suo piano base ha un prezzo ragionevole di $ 43 al mese, più il costo dei minuti effettivamente utilizzati, rendendolo una buona opzione per le startup e operazioni individuali.
MAP Communications è un'opzione economica, ma manca di un'app mobile. Invece, puoi tenere traccia delle chiamate in arrivo della tua azienda tramite un'interfaccia online del client. Dai un'occhiata a Ruby se desideri informazioni in tempo reale sulle telefonate della tua azienda, indipendentemente da dove ti trovi. Ruby offre un'app mobile completa, con funzionalità come la messa in attesa delle chiamate premendo un pulsante e numeri aziendali dedicati ospitati da Ruby.
Caratteristiche principali
- Script specifici
- Portale web del cliente
- Servizi di telefonia
PROS
- Tutti i pacchetti sono dotati di serie di una linea telefonica locale o gratuita.
- Ogni abbonamento include l'accesso a un sito Web dedicato rivolto al cliente.
- È possibile stabilire prezzi basati sul tempo e ti verrà addebitato solo il tempo effettivamente trascorso utilizzando il servizio.
CONS
- Non c'è un'app per smartphone di accompagnamento.
- Minuti che non fanno parte dell'assegnazione del piano Standard
#3. Abby Connettiti
Se gestisci una piccola impresa e desideri che un team dedicato gestisca le tue chiamate e i tuoi messaggi di chat, Abby Connect è una delle migliori opzioni. Se ti iscrivi a uno dei loro piani, avrai accesso a un gruppo da cinque a sette addetti alla reception, con la possibilità di aggiungere più team per orari di servizio più lunghi e supporto XNUMX ore su XNUMX. Questo fa sembrare che la tua azienda abbia uno staff di reception dedicato che è esperto nei dettagli del tuo settore.
Abby Connect ti consente di caricare musica di trasferimento personalizzata per rappresentare al meglio i valori della tua azienda rispetto a qualsiasi altro servizio. Ha anche la prova gratuita più lunga, a 14 giorni, durante i quali puoi provare gratuitamente il servizio, il tuo team assegnato e tutte le funzionalità a tua disposizione. Inoltre, per aiutarti a ottenere il massimo dal servizio, ti verrà assegnato un responsabile del successo personale.
Abby Connect non è l'opzione più economica, soprattutto se hai bisogno di supporto 100 ore su XNUMX da un servizio di risposta. MAP Communications costa $ XNUMX in meno al mese rispetto ad Abby Connect, ma manca di un'app mobile e non offre team dedicati. Poiché il piano normale non contiene minuti bonus, dovrai pagare un extra per ogni minuto che utilizzi.
Caratteristiche principali
- Applicazione mobile Abby Go
- Rifiuto della chiamata
- Trasferimento a caldo
PROS
- Gruppo specializzato guidato da un manager di successo dedicato per il tuo account.
- SLA garantisce un servizio di uptime del 99.99%.
- Puoi contattare il tuo account manager per impostare la registrazione delle chiamate.
CONS
- Viene applicato un supplemento per l'assistenza XNUMX ore su XNUMX.
- L'app mobile consente solo di inviare messaggi di testo e nessun'altra forma di comunicazione
- Non è disponibile alcuna opzione di inoltro di chiamata
#4. Davinci virtuale
I due livelli di servizio di Davinci, Business e Premium, ti consentono di scegliere i servizi che funzionano meglio per la tua azienda. Nel caso dei pacchetti Premium, l'addetto alla reception funge anche da assistente amministrativo, aiutando con cose come la pianificazione e l'organizzazione del viaggio. Per le attività amministrative, Davinci addebita $ 50/ora, fatturati con incrementi di 15 minuti.
I piani per le aziende includono funzionalità standard come la gestione della segreteria telefonica, l'inoltro di chiamata e un numero di telefono dedicato. Inoltre, Davinci ha una funzione speciale che permette di ospitare teleconferenze con un massimo di 99 persone.
Sfortunatamente, le linee telefoniche di Davinci sono aperte solo nei giorni feriali tra le 8:8 e le 24:XNUMX. Ora ci vuole più tempo per attivare un account. VoiceNation è l'opzione migliore se hai bisogno di una soluzione XNUMX ore su XNUMX che includa i fine settimana e i giorni festivi e la creazione rapida di un account.
Caratteristiche principali
- App per dispositivi mobili Davinci
- Assistente virtuale
- Instradamento sofisticato delle chiamate
PROS
- Chiamate internazionali gratuite e illimitate
- Addebiti al secondo
- App mobile affidabile
CONS
- Non fornisce supporto telefonico XNUMX ore su XNUMX.
- L'installazione costa $ 95 e non è disponibile una prova gratuita.
- L'attivazione potrebbe richiedere fino a due giorni lavorativi.
#5. Voce Nazione
Quando si tratta di creare un account, VoiceNation è una delle opzioni più rapide e semplici disponibili. VoiceNation, a differenza di altri provider che impiegano due giorni o più per rendere operativo il tuo account, può essere configurato e personalizzato in meno di ventiquattro ore. Inoltre, ha tariffe più convenienti e non richiede alcun investimento iniziale per iniziare.
Indipendentemente dal piano che scegli, VoiceNation ti fornisce sempre agenti bilingui, script scritti appositamente per te e un'app mobile all'avanguardia. Fornisce un potente strumento di analisi e report per gestire le prestazioni e fare previsioni. Solo gli abbonamenti di livello Enterprise sono dotati di un account manager personale. Vale la pena dare un'occhiata a Abby Connect perché fornisce un team specializzato e un manager di successo per tutti i livelli di prezzo.
Funzioni chiave
- Sistema di tracciamento della risposta online
- Transazione in corso
- Numero verde che può essere inoltrato ad un altro numero
PROS
- Non richiede alcun investimento iniziale per iniziare
- Non ci saranno costi aggiuntivi sostenuti per le chiamate effettuate nei giorni festivi o al di fuori del normale orario lavorativo.
- Tutti i piani vengono forniti di serie con operatori bilingue.
CONS
- Le chiamate effettuate dall'app mobile costano 10 centesimi al minuto.
- Solo chi ha il pacchetto Enterprise ha accesso a un account manager dedicato.
- Non può essere utilizzato per programmare gli appuntamenti
Quanti messaggi contiene una segreteria telefonica?
La tua casella vocale ha una capacità fino a 30 messaggi in qualsiasi momento. A seconda del tipo di posta vocale, i nuovi messaggi vengono archiviati per un periodo compreso tra 14 e 30 giorni dalla ricezione. Nel caso in cui non li salvi durante quel periodo, i file verranno cancellati automaticamente. I messaggi salvati vengono conservati per un periodo di trenta giorni; a quel punto, se non li hai cancellati manualmente, il sistema lo farà automaticamente per te.
Cos'è una segreteria telefonica digitale?
Una segreteria telefonica digitale, o "segreteria telefonica digitale", è una macchina in grado di registrare e salvare i messaggi dei chiamanti ed è collegata a un telefono fisso tradizionale. Sia le aziende che le famiglie utilizzano sistemi di risposta digitale per effettuare chiamate in campo e ricevere messaggi.
Conclusione
Per conto di un'azienda, i servizi di risposta professionale ricevono chiamate, effettuano chiamate e diffondono informazioni ai propri clienti.
Queste aziende aiutano le piccole e medie imprese perché queste aziende spesso non hanno i fondi per assumere una forza lavoro interna per gestire i loro elevati volumi di chiamate.
Inoltre, molti professionisti, come medici, idraulici ed elettricisti, hanno impegni fuori dall'ufficio che impediscono loro di rispondere personalmente al telefono. Avere un servizio di risposta significa che possono ricevere chiamate ed evitare di perdere clienti a causa dei rivali.
Domande frequenti sui servizi di risposta professionale
Pensi che valga la pena pagare un servizio di risposta?
Innegabilmente. Puoi fidelizzare i consumatori, soddisfare le loro aspettative e offrire un servizio clienti con l'aiuto di servizi di risposta telefonica professionale. Inoltre, la modesta tariffa che paghi per il tuo servizio di segreteria telefonica produce un grande ritorno sull'investimento mese dopo mese e anno dopo anno.
Qual è il costo di un servizio di segreteria telefonica?
È fondamentale rendersi conto che diverse variabili influiscono sui costi di un servizio di risposta in questa situazione. A seconda del pacchetto di servizi scelto, potresti aspettarti di pagare tra $ 0.65 e $ 1.19 per chiamata. Ecco perché è così importante valutare il tuo potenziale traffico di chiamate prima di scegliere un pacchetto.
Perché è necessario un servizio di risposta?
Quando sei troppo occupato per parlare con potenziali clienti o rispondere a domande urgenti di quelle attuali, un servizio di risposta può farlo mentre ti concentri su ciò che stai facendo. Avere un servizio di risposta alle chiamate sul campo quando sei chiuso è anche un ottimo risparmio di tempo.
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