Hai sgranocchiato le cifre. Hai sviluppato il tuo business case per un nuovo progetto o investimento tecnologico. Inoltre, hai tutto ciò di cui hai bisogno per realizzarlo. Ma ti manca ancora un passaggio cruciale: l'approvazione e l'adesione degli stakeholder. Ogni organizzazione include le parti interessate per garantire che il messaggio sia accurato, il lavoro sia completato in tempo e anche le nuove iniziative siano allineate con gli obiettivi aziendali concordati. Sebbene le loro intenzioni siano nobili, le parti interessate sono spesso percepite come un ostacolo alla crescita. Ecco perché è fondamentale comprendere il processo di analisi degli stakeholder e garantire che i tuoi obiettivi siano supportati. Quindi, in questo post, vedremo come identificare e ottenere il supporto degli stakeholder chiave all'interno della tua organizzazione utilizzando un modello di analisi degli stakeholder e il suo scopo.
Chi è uno Stakeholder?
Un numero crescente di individui influenzati dalle tue azioni e anche dalle tue decisioni è indice di una carriera in via di sviluppo. Inoltre, le persone saranno influenzate dal tuo lavoro man mano che la tua popolarità, responsabilità o influenza cresce. Queste persone possono apparire a diversi livelli: alcuni forse i tuoi amici o colleghi, alcuni potrebbero anche essere i tuoi superiori e altri ancora potrebbero essere tuoi subordinati. Inoltre, amici e familiari potrebbero essere influenzati dalle tue decisioni di lavoro, godendo di vittorie e piangendo perdite insieme a te.
Quindi, per mantenere una traiettoria ascendente coerente, è prudente considerare i tipi di relazioni che influenzano la vita lavorativa e le iniziative, poiché gran parte del successo professionale dipende da un'efficace gestione delle relazioni. Uno stakeholder è chiunque sia influenzato dal risultato del tuo lavoro.
Che cos'è l'analisi degli stakeholder?
L'approvazione e l'adesione delle parti interessate riguardano tanto la comunicazione, l'istruzione e anche la visibilità quanto l'allineamento della strategia. Le parti interessate devono essere in grado di comprendere dove un nuovo progetto o investimento si inserisce nel quadro aziendale più ampio in modo rapido e semplice.
Un'analisi degli stakeholder ti consente di tracciare e anche sviluppare la giusta quantità di contatto con i tuoi stakeholder in base al loro livello di influenza e interesse per il tuo progetto. Un'analisi approfondita delle parti interessate ti preparerà per l'advocacy di cui hai bisogno o ti preparerà per il respingimento che ti aspetti.
Modello di analisi delle parti interessate
Un modello di analisi degli stakeholder, spesso noto come a rete di interesse energetico, può assisterti in quattro modi importanti:
# 1. Ottenere informazioni critiche:
Non hai idea di cosa non sai. Le parti interessate chiave possono spesso fornire informazioni utili che possono aiutare a mantenere il tuo progetto in carreggiata e di successo.
#2. Ottenere risorse aggiuntive:
Se il tuo stakeholder comprende appieno cosa ci vorrà per far decollare il tuo progetto, potrebbe essere in grado di aiutarti a proteggere le persone, gli strumenti e le risorse di cui hai bisogno per avere successo.
#3. Costruire la fiducia:
Coinvolgendo continuamente e incorporando anche le parti interessate nel tuo processo, stai creando fiducia, che potrebbe spingerle a sostenere progetti futuri.
#4. Pianificazione in anticipo:
L'input coerente delle principali parti interessate ti consente di anticipare feedback e requisiti sulle iniziative future, consentendoti di ottenere l'adesione più rapidamente.
Qual è lo scopo dell'analisi degli stakeholder
Se l'analisi degli stakeholder non ha importanza, nessun project manager vi presterà attenzione. Qual è lo scopo dell'analisi degli stakeholder e perché i manager lo ritengono importante.
# 1. Risoluzione di conflitti o disaccordi
Uno degli scopi dell'analisi degli stakeholder è la sua capacità di mettere tutti sulla stessa pagina. Ad esempio, può identificare le parti chiave che non sono pienamente a sostegno di un progetto prima che avanzi. Identifica anche le parti che si tengono in disparte perché mancano di chiarezza e poi portano tutti avanti. Così facendo, pone fine a un conflitto che potrebbe eventualmente sorgere in futuro.
#2. Identifica gli influencer chiave che accelerano il progetto
Uno degli scopi dell'analisi degli stakeholder è la sua capacità di identificare anche gli influencer chiave all'interno dell'organizzazione. Questi influencer sono persone che guideranno il progetto al suo completamento attraverso la ricchezza della loro saggezza. Queste sono anche persone che forniranno un supporto rilevante per il tuo progetto.
#3.Fornisce una chiara comprensione di obiettivi e strategie
Questo è un altro scopo dell'analisi degli stakeholder. Aiuta a trovare i giocatori della squadra giusta che daranno il massimo per il raggiungimento dei tuoi obiettivi. Identificare in anticipo le persone giuste, capire l'obiettivo, nonché le strategie orientate al raggiungimento dell'obiettivo, è il primo segno distintivo del successo del tuo progetto.
Fasi dell'analisi delle parti interessate
Questi sono i tre passaggi coinvolti nell'analisi degli stakeholder.
Passaggio 1: determina chi sono i tuoi stakeholder.
Pensa a chi sono i tuoi stakeholder. Per fare ciò, fai un elenco di tutti coloro che sono toccati dal tuo lavoro o ha un interesse acquisito nel suo successo o fallimento. Alcuni di questi collegamenti potrebbero essere con investitori, consulenti, compagni di squadra o persino parenti.
Passaggio 2: determina l'importanza dei tuoi stakeholder.
Quindi, dai la priorità ai tuoi stakeholder in base al loro livello di influenza e interesse. La Stakeholder Power Interest Grid è la tecnica più efficace per l'analisi visiva degli stakeholder.
La posizione della griglia che assegni a uno stakeholder indica le azioni che devi intraprendere con lui:
- Persone con molta influenza e molti interessi: coinvolgere pienamente queste persone e fare ogni tentativo per soddisfarle.
- Persone con molta influenza ma non molto interesse: Mantieni felici queste parti interessate, ma non così tanto da annoiarsi del tuo messaggio.
- Individui a basso potere ed estremamente interessati: Informare e consultare anche queste persone per garantire che non si verifichino problemi seri. In una capacità di supporto, le persone in questo gruppo possono spesso essere molto utili con le complessità del tuo progetto.
- Persone con basso potere e scarso interesse: Ancora una volta, tienili d'occhio, ma non infastidirli con una comunicazione eccessiva.
Passaggio 3: scopri i tuoi principali stakeholder.
Ora che hai identificato e assegnato la priorità ai tuoi stakeholder, devi sapere come si sentono riguardo al tuo progetto. Ecco alcune belle domande da porre:
- Hanno una partecipazione nel risultato del tuo lavoro, finanziariamente o emotivamente? È favorevole o sfavorevole?
- Qual è il più grande fattore motivante per loro?
- Quali delle informazioni del tuo progetto sono rilevanti per loro e come dovrebbero essere loro comunicate tali informazioni?
- Quali sono i loro pensieri attuali sul tuo lavoro? Questa opinione è fondata su informazioni affidabili?
- Chi ha un impatto sulle loro decisioni e questi decisori sono anche stakeholder?
- Cosa puoi fare per ottenere il loro sostegno se è improbabile che sostengano il tuo progetto?
- Cosa puoi fare per gestire la loro resistenza se non riesci a guadagnare il loro sostegno?
Dopo aver assegnato la priorità ai tuoi stakeholder e preso in considerazione i loro atteggiamenti nei confronti del tuo progetto, dovresti pensare a sviluppare un project management piano di comunicazione. Una matrice di comunicazione informerà tutte le persone coinvolte con quale frequenza devono includere le parti interessate.
Stakeholder incontrati più di frequente
Di seguito viene fornito un elenco di stakeholder comuni incontrati nell'analisi degli stakeholder, insieme ad alcuni esempi di buone tattiche di comunicazione con loro.
# 1. Il tuo diretto supervisore/gestore
Alta autorità, alto interesse
La produttività delle persone che guidano determina la reputazione del tuo capo. Il tuo manager potrebbe anche avere l'autorità di approvare o rifiutare i tuoi progetti. Ciò implica che dovresti gestire da vicino questa relazione, comunicando frequentemente e sollecitando e agendo in base al feedback.
Alto potere, interesse moderato
Azionisti e investitori spesso possiedono diverse entità, diluendo il loro interesse unico nel tuo progetto/impresa. Di conseguenza, per sfruttare il loro coinvolgimento nel tuo lavoro, dovresti parlare con loro frequentemente, consultarli e includerli, con l'obiettivo di aumentare il loro interesse nel tempo. Questo dipende sicuramente dal tipo di lavoro di investimento disponibile, nonché dal fatto che il tuo progetto sia l'unico investimento o parte di un portafoglio di investimenti.
#3. Governo
Alto potere, ma molto probabilmente basso interesse
Il governo è responsabile delle leggi e dei regolamenti che potrebbero mettere fuori uso la tua azienda o il tuo progetto. Ad esempio, gli ispettori del codice sanitario per i ristoranti, i revisori dei conti dell'IRS per le aziende generali e così via. Poiché le istituzioni governative controllano tutto e tutti, è improbabile che siano interessate alla tua attività o progetto specifico. Di conseguenza, il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di mantenerli soddisfatti interagendo con loro su base frequente, discutendo con loro e coinvolgendoli per evitare che rappresentino un rischio per il tuo progetto.
#4. Alti dirigenti
Basso interesse, alto potere
I dirigenti senior della tua azienda prendono le decisioni più importanti, dando loro molto potere ma non molto tempo per concentrarsi sui risultati del tuo progetto. Ciò significa che il tuo piano dovrebbe essere quello di mantenerli soddisfatti parlando con loro tutte le volte che è necessario, consultandoli e richiedendo feedback, con l'obiettivo di aumentare il loro interesse per te e il tuo lavoro.
#5. I tuoi colleghi
Forza media, interesse medio
I colleghi hanno vari gradi di influenza, ma la maggior parte del loro potere deriva dalla loro capacità di garantire più risorse per i tuoi progetti, come il sostegno di altri colleghi e dei tuoi superiori. Cioè, vuoi mantenere i clienti soddisfatti e informati. Informali della tua iniziativa e sii disposto a convertire il loro entusiasmo in una posizione di supporto, in quanto ciò ti aiuterà anche nella tua analisi degli stakeholder.
In che modo l'analisi degli stakeholder può essere adattata per l'uso in diversi contesti e settori?
A seconda delle specificità della situazione, l'analisi degli stakeholder può essere adattata per l'uso in una varietà di campi e contesti. Potrebbero esserci differenze significative tra le persone coinvolte in un progetto di sviluppo software e in un progetto di costruzione, nonché tra le esigenze e le aspettative delle parti interessate in un'organizzazione sanitaria e quelle delle parti interessate in un'azienda di servizi finanziari. È più probabile che i risultati siano applicabili e utili se l'analisi è adattata al contesto specifico.
Quali sono le migliori pratiche per condurre l'analisi degli stakeholder?
Coinvolgere le parti interessate nel processo, rivedere e aggiornare regolarmente l'analisi, adottare un approccio strutturato per identificare e classificare le parti interessate e comunicare in modo chiaro e conciso per coinvolgere le parti interessate e gestire le aspettative sono tutti esempi di buone pratiche quando si conduce l'analisi delle parti interessate.
In che modo l'analisi degli stakeholder può essere utilizzata per misurare l'impatto di un progetto o di un'organizzazione sugli stakeholder?
Raccogliere feedback dalle parti interessate, monitorare i cambiamenti delle esigenze e delle aspettative delle parti interessate nel tempo e tenere sotto controllo le loro opinioni sul progetto o sull'organizzazione sono tutti modi per condurre un'analisi delle parti interessate e valutare l'impatto del progetto o dell'organizzazione sulle persone coinvolte. Le informazioni acquisite da questa analisi possono essere utilizzate per perfezionare il coinvolgimento degli stakeholder e le tattiche di gestione.
In che modo l'analisi degli stakeholder può essere utilizzata per identificare e gestire le aspettative degli stakeholder?
Un metodo per identificare e gestire le aspettative delle parti interessate è attraverso un processo chiamato "analisi delle parti interessate", che comporta la raccolta di informazioni e la comunicazione con vari gruppi di parti interessate per conoscere le loro esigenze e aspettative individuali, nonché tenere sotto controllo come tali esigenze e aspettative può evolvere nel tempo. Come risultato di questa analisi, possiamo comprendere meglio i nostri stakeholder, fissare aspettative realistiche e lavorare per prevenire o risolvere eventuali conflitti che potrebbero sorgere.
Qual è il ruolo della Stakeholder Analysis nella gestione del rischio?
Identificando coloro che hanno un interesse acquisito nel progetto o nell'organizzazione e imparando quanto sono investiti nella mitigazione dei rischi, l'analisi delle parti interessate può contribuire alla gestione del rischio. Con questa conoscenza, possiamo comunicare meglio con le principali parti interessate in merito ai rischi e agli sforzi di gestione del rischio e progettare strategie di gestione del rischio che tengano conto delle loro esigenze e aspettative.
In che modo l'analisi degli stakeholder può essere integrata con altri strumenti e tecniche di project management?
I risultati di un'analisi delle parti interessate possono essere utilizzati per informare il processo decisionale e lo sviluppo della strategia in altre aree della gestione del progetto, come la gestione del rischio, la gestione del cambiamento e la pianificazione della comunicazione. Ad esempio, puoi utilizzare i risultati di un'analisi delle parti interessate per anticipare e prepararti ai cambiamenti nelle esigenze e nelle aspettative delle parti interessate o per elaborare piani strategici per comunicare con i principali gruppi di interesse che tengano conto degli interessi di tali gruppi.
Sommario
I progetti aziendali richiedono la partecipazione, la direzione e l'approvazione di un gruppo eterogeneo di persone provenienti da tutta l'organizzazione. Ognuno di questi stakeholder aziendali può costituire un ostacolo al successo del progetto se non comprende o non è d'accordo con gli obiettivi del progetto o il piano di esecuzione.
Tuttavia, se cerchi l'assistenza e il permesso di queste parti interessate all'inizio, puoi convertire molte di queste persone in sostenitori entusiasti dei tuoi progetti. Questo è il motivo per cui, prima di intraprendere qualsiasi iniziativa aziendale complicata, è prudente fare un'analisi degli stakeholder, identificare tutti i potenziali stakeholder e determinare il modo migliore per ottenere il loro supporto.
Domande frequenti sull'analisi degli stakeholder
Perché è importante un'analisi degli stakeholder?
L'analisi delle parti interessate identifica e rimuove diversi ostacoli alla comprensione dello sviluppo del progetto. Rimuove anche gli ostacoli all'efficace rilascio dei progetti raccogliendo informazioni sui sostenitori del progetto, sugli oppositori e sui loro livelli di importanza nel progetto.
Qual è lo scopo di una mappa degli stakeholder?
La mappatura degli stakeholder è la tecnica visiva per rappresentare tutti gli stakeholder di un prodotto, progetto o idea su un'unica mappa. Il vantaggio fondamentale di una mappa degli stakeholder è che fornisce una rappresentazione visiva di tutte le persone che possono avere un impatto sul tuo progetto e di come sono correlate.
Chi è lo stakeholder interno più importante?
Gli azionisti/proprietari sono gli stakeholder più importanti perché sono i proprietari dell'azienda. Se sono insoddisfatti, possono licenziare i direttori oi dirigenti dell'azienda o addirittura vendere l'azienda a qualcun altro.
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