Quando si tratta di migliorare le operazioni aziendali, il miglioramento dei processi (PI) è uno strumento essenziale. Aiuta a garantire che le attività vengano completate in modo efficiente e che la soddisfazione e il valore del cliente siano ai massimi livelli. Ma cos'è esattamente il miglioramento dei processi, quali sono i diversi tipi di approcci e cosa dovresti considerare quando lo implementi? Questo articolo esplorerà la definizione, i tipi e la metodologia del miglioramento continuo dei processi e ti fornirà le considerazioni chiave che dovresti prendere quando migliori i tuoi processi.
Cos'è il miglioramento dei processi?
Il miglioramento dei processi è la pratica di analizzare i processi esistenti all'interno di un'organizzazione e apportare modifiche progettate per migliorare le prestazioni, l'efficienza o l'affidabilità di tali processi. Implica lo studio e la definizione di strategie su come cambiare il processo in meglio. Ciò potrebbe includere la riprogettazione di un processo per aumentare l'efficienza, migliorare la qualità dell'output di un processo o apportare qualsiasi altra modifica progettata per migliorare il processo.
Il miglioramento dei processi può assumere diversi nomi, tra cui miglioramento dei processi aziendali (BPI), gestione dei processi aziendali (BPM), reingegnerizzazione dei processi aziendali e processo di miglioramento continuo (CIP), solo per citarne alcuni. Inoltre, indipendentemente dal nome, tutti mirano a eliminare gli errori, ridurre gli sprechi, aumentare la produzione e migliorare l'efficienza.
I vantaggi del miglioramento dei processi
L'implementazione di una metodologia di miglioramento dei processi come parte del sistema di gestione generale fornisce un modo per identificare e affrontare le difficoltà nei processi.
L'esperienza del cliente, la produzione interna o altri obiettivi aziendali potrebbero risentirne a causa di queste difficoltà. Il tempo del tuo team e il denaro della tua azienda possono essere entrambi sprecati da processi non funzionanti o inefficaci. Puoi assicurarti di cercare sempre problemi e risolverli mettendo in atto una tecnica PI.
Inoltre, reingegnerizzazione dei processi, gestione dei processi aziendali e processi di miglioramento continuo sono solo alcuni dei nomi che possono essere utilizzati da PI.
Quali sono i tipi di miglioramenti del processo?
Le aziende utilizzano approcci PI per migliorare i flussi di lavoro interni, che migliorano il servizio clienti e la qualità del prodotto, accorciano i cicli di fatturazione e accelerano i tempi di consegna. I progetti PI sono suddivisi nelle seguenti tipologie in base ai loro obiettivi:
#1. Taglio dei costi
La riorganizzazione dei processi aziendali chiave è un modo per semplificare un processo. Inoltre, aiuta a identificare le ridondanze di processo che portano a un aumento delle spese. Attraverso la ristrutturazione, le attività non necessarie vengono rimosse, consentendo il miglior utilizzo delle risorse disponibili.
#2. Migliorare la comunicazione
Stabilire un flusso di comunicazione chiaro durante tutto il processo è un altro obiettivo dei miglioramenti del processo. L'automazione dei processi riduce il numero di scambi di e-mail e punti di contatto di interazione tra dipendenti e reparti, a differenza dei processi gestiti manualmente che richiedono molti cicli di comunicazione e-mail. Un software specializzato che consente al personale di vedere e scambiare informazioni importanti può semplificare la comunicazione. Questo programma può migliorare in modo significativo l'allineamento e la trasparenza interdipartimentali.
#3. La visualizzazione del processo
Utilizzando la mappatura dei processi, puoi visualizzare come funzionano le cose. I modelli di processo possono migliorare considerevolmente gli audit, identificare i colli di bottiglia non appena si presentano e facilitare le modifiche.
Miglioramento dei processi aziendali
Il miglioramento dei processi aziendali (BPI) è uno sforzo continuo per ottimizzare e migliorare le prestazioni dei processi aziendali, identificare e implementare opportunità e rendere il processo più facile da mantenere e gestire. BPI si concentra sui processi aziendali e mira a rendere i processi più efficaci ed efficienti. Tuttavia, esempi comuni di PI includono la semplificazione delle procedure e delle operazioni di produzione, l'introduzione di strategie di inventario just-in-time e l'eliminazione delle pratiche burocratiche. I metodi di miglioramento dei processi aziendali variano da organizzazione a organizzazione, ma in genere includono benchmarking, miglioramento continuo dei processi, gestione del cambiamento, gestione della qualità totale e lean PI.
Quali sono i cinque elementi chiave del miglioramento dei processi?
Il miglioramento dei processi, noto anche come gestione dei processi aziendali e miglioramento dei processi aziendali, comporta l'identificazione, l'analisi e il miglioramento dei flussi di lavoro.
Ridurre al minimo gli errori, ridurre gli sprechi, migliorare la produttività e semplificare i processi interni ed esterni all'azienda sono gli obiettivi chiave di PI.
#1. Mappatura dei processi:
Ciò comporta la creazione di una rappresentazione visiva delle operazioni e dei processi di un'entità. È un metodo per raccogliere e documentare compiti, attività e responsabilità correlati per migliorare le prestazioni. La mappatura dei processi può rivelare possibili opportunità di miglioramento rivelando standardizzazione e colli di bottiglia. Può anche identificare possibili ridondanze e inefficienze.
#2. Analizzare:
Ciò comporta la valutazione del processo in corso per identificare aree di miglioramento, inefficienze o potenziali opportunità. Ciò potrebbe essere fatto utilizzando misure basate sui dati o qualitative come fonti di informazione. Prima di dedicare del tempo alla riprogettazione o al miglioramento di un processo, è importante sapere come funziona.
#3. Riprogettazione:
È qui che si apportano modifiche o riforme al processo esistente per creare maggiore efficienza o eliminare eventuali problemi identificati. Non si tratta solo di apportare piccoli aggiustamenti, ma comporta invece la modifica dei componenti principali del processo per apportare miglioramenti su larga scala.
#4. Tenere sotto controllo:
Ciò comporta il monitoraggio dei risultati delle modifiche apportate al processo al fine di valutare il successo della nuova progettazione del processo. Questo viene fatto raccogliendo feedback o dati per vedere misurazioni come durata, costo ed efficacia.
#5. Ottimizzare:
Questa è la fase finale del ciclo di miglioramento del processo. Ciò comporta l'utilizzo dei dati raccolti e del feedback dal monitoraggio per apportare ulteriori modifiche e aggiustamenti. In altre parole, ciò può essere fatto per migliorare ulteriormente l'efficienza e l'efficacia del processo, nonché per garantire che i miglioramenti apportati al processo durino nel tempo.
Tecniche di miglioramento dei processi
Le tecniche di miglioramento dei processi sono le strategie o la metodologia che un'organizzazione utilizza per identificare i problemi in un processo, determinare come risolverli e valutare se i miglioramenti hanno avuto successo o meno. Ogni metodo soddisfa un requisito distinto. La cultura dell'azienda, la propensione per le strategie PI o la mappatura dei flussi di lavoro dei processi possono essere le principali priorità di un'organizzazione.
Anche se mirano tutti allo stesso risultato, ogni metodo di miglioramento del processo è il migliore per un'esigenza diversa. Altri si concentrano sul mettere la cultura della tua azienda nella posizione corretta per PI, mentre altri framework enfatizzano strategie lean-for-PI. Le aziende possono visualizzare i flussi di lavoro dei processi con l'uso di una metodologia per il miglioramento dei processi.
#1. Kaizen:
Kaizen incoraggia il miglioramento continuo con particolare attenzione agli approcci agili e tende al miglioramento dei processi. Al fine di creare un ambiente di lavoro in cui gli errori non vengano puniti ma invece evitati, Kaizen si concentra sul miglioramento della qualità, della produttività e dell'efficienza attraverso piccoli cambiamenti nelle operazioni quotidiane o nella cultura organizzativa.
#2. 5S:
I cinque passaggi chiave del modello 5S sono ordinare, raddrizzare, lucidare, standardizzare e sostenere. È un componente di Kaizen e Lean per PI. L'approccio 5S può standardizzare il miglioramento del processo e aiutarlo a diventare più coerente.
#3. PDCA:
Pianificare, fare, controllare e agire, o PDCA, è anche un componente della metodologia Kaizen per il miglioramento dei processi. Quando le organizzazioni identificano i processi che necessitano di miglioramento, li rende più efficaci. Inoltre, per risolvere un problema, devi prima identificarlo (pianificare), sviluppare e applicare una soluzione (fare), valutare l'efficacia della soluzione utilizzando i dati (controllare), registrare i risultati (agire) e, se il piano è successo, eseguilo.
# 4. Sei Sigma
Con l'aiuto dell'apprezzata metodologia Six Sigma per il miglioramento dei processi, i dipendenti vengono promossi tramite gradi contrassegnati da cinture di karate. Inizi con una cintura verde e avanzi a una cintura nera attraverso l'apprendimento. Per suddividere PI in passaggi discreti, Six Sigma prevede due approcci. DMAIC (definire, misurare, analizzare, migliorare e controllare) e DMADV (definire, misurare, analizzare, progettare e verificare) sono alcuni di questi passaggi.
#5. Analisi causa-effetto
L'analisi causa-effetto è un'altra tecnica Six Sigma. Implica l'utilizzo di un approccio di diagrammi per affrontare i problemi la prima volta identificando il problema, individuando gli ostacoli e determinando perché il processo non funziona.
#6. Analisi SIPOC
L'analisi SIPOC, un formato di diagramma che appartiene alla metodologia Six Sigma, avviene durante la fase di "misura" DMAIC o DMADV. Prima di iniziare, SIPOC assiste le organizzazioni nella definizione e nella creazione di progetti di miglioramento dei processi, nonché nell'identificazione dei bisogni e dei componenti essenziali.
#7. Value Stream Mapping, o VSM
Il valore di un prodotto, processo o servizio per l'organizzazione può essere determinato con l'uso di VSM, che consente alle organizzazioni di rappresentare graficamente le impressioni dei clienti sui processi aziendali. Simile ad altre metodologie di miglioramento dei processi, pone una forte enfasi sulla riduzione degli sprechi, sulla duplicazione e sull'essere il più snelli possibile.
#8. TQM, o gestione della qualità totale
TQM aiuta le organizzazioni a implementare PI continuo in tutta l'organizzazione con un focus sulla promozione del successo a lungo termine attraverso la soddisfazione del cliente. Incoraggiando una cultura in cui le persone non hanno paura di commettere errori e sono motivate da un obiettivo aziendale comune, questa metodologia dà potere ai dipendenti.
#9. Kanban:
Kanban è una tecnica per visualizzare i flussi di processo che unisce le divisioni aziendali, la leadership e il personale nel perseguimento di PI. Lean for Process Improvement è una metodologia aggiuntiva per PI che è inclusa e incoraggiata.
#10. Mappatura delle procedure
La mappatura dei processi è un altro tipo di visualizzazione del flusso di lavoro che aiuta le aziende a creare una strategia per il miglioramento dei processi. È anche noto come diagramma di flusso funzionale, modello di processo e diagramma di flusso del processo. Alla fine, la costruzione di un diagramma di flusso è ciò che fornisce dettagli importanti sul flusso di lavoro di un processo dall'inizio alla fine.
#11. Miglioramento continuo del processo (CPI)
Il miglioramento continuo del processo è uno sforzo continuo, come in un processo di produzione, per valutare e migliorare continuamente le operazioni e le procedure al fine di ottimizzare la produzione e l'efficienza. Inoltre, è un modo altamente efficace per apportare miglioramenti incrementali nel tempo, dall'eliminazione di attività dispendiose al perfezionamento dell'output. Il CPI può aiutare a identificare ed eliminare la variabilità all'interno di un processo di produzione, aumentare la soddisfazione del cliente e portare a efficienze di costo.
I cinque passaggi utilizzati nella maggior parte dei programmi di miglioramento continuo sono:
- Definire il processo: identificare potenziali aree di miglioramento.
- Misurare le prestazioni del processo: raccogliendo dati e analizzando le tendenze.
- Analizza il processo: cerca opportunità per migliorare.
- Implementare soluzioni: applicare tecniche di miglioramento continuo.
- Monitorare e modificare: rivedere i risultati e regolare il processo secondo necessità.
Usa questi cinque passaggi in un ciclo per assicurarti di migliorare sempre. Con un programma ben implementato, le organizzazioni possono disporre di un potente strumento per ottenere miglioramenti tangibili e significativi nel tempo.
Quali sono esempi di miglioramenti del processo?
Rendere i processi più efficaci è l'obiettivo primario di PI. Ecco alcuni casi:
Esempi di miglioramento del processo
Per ridurre gli sprechi: Questa categoria include tutti i miglioramenti di processo che si concentrano sulla riduzione dello spreco di sforzi, tempo, risorse ed energia. Un falegname può mettere i chiodi appropriati nella cintura per risparmiare tempo a cercarli.
Per eliminare i passaggi: rimozione di passaggi ripetitivi o ridondanti dal processo Un esempio potrebbe essere l'eliminazione di tre domande da una domanda di mutuo che non hanno alcuna relazione reale con variazioni di rischio o conformità.
Per la pianificazione: comporta l'aggiunta o l'eliminazione di passaggi da un processo. Ad esempio, un team di vendita può decidere di eliminare la necessità che i team di vendita creino piani per ciascun account poiché il loro lavoro è di scarsa qualità e non migliora le vendite.
Tramite ristrutturazione: Modificare la gerarchia o la struttura dell'organizzazione per migliorare l'efficienza dei processi Ad esempio, si consideri una banca con un reparto IT fluido in cui gli sviluppatori che creano il codice sono costantemente incaricati di mantenerlo in uso.
Per analisi delle cause alla radice: In questa tecnica, viene ricercata la causa principale del problema. Ad esempio, un prodotto software che è inefficace e aggiunge stress a ogni incontro con il cliente è responsabile del cattivo servizio clienti, non dei lavoratori o della formazione.
Dando priorità: Ad esempio, in una linea di produzione in cui ogni lavoratore è consapevole che la sicurezza è importante, la linea si fermerebbe se ci fosse un problema di sicurezza percepito.
Tirando i processi: Questo approccio consente alla domanda di attingere all'offerta per ridurre gli sprechi. Ad esempio, un produttore di veicoli non inizierà a lavorare sulla tua automobile finché non effettui un ordine.
Che cos'è il flusso di lavoro rispetto al miglioramento dei processi?
Il flusso di lavoro è la serie di passaggi che realizzano un progetto, mentre il miglioramento del processo è l'attenta analisi di tali passaggi e della loro efficienza al fine di rendere i processi più efficienti ed efficaci. Il miglioramento dei processi è visto come un approccio olistico al miglioramento dei flussi di lavoro con l'obiettivo di fornire un servizio clienti migliore, risultati di qualità superiore e tempi di consegna più rapidi. Tuttavia, il flusso di lavoro si concentra sull'organizzazione del flusso di documenti e attività all'interno di un singolo processo. Di solito viene fornito con un diagramma che mostra ogni passaggio e la direzione in cui va. Al contrario, il miglioramento dei processi si concentra su una visione ampia dei flussi di lavoro, alla ricerca di opportunità per automatizzare o semplificare i processi in modo che diventino più efficienti e convenienti.
Qual è la chiave per il miglioramento dei processi?
La chiave per il miglioramento del processo è comprendere il processo attuale e quindi identificare le aree di miglioramento. Ciò comporta l'analisi dei dati, l'ottenimento di feedback dalle parti interessate e la mappatura del processo per determinare il modo più efficiente per migliorarlo. In definitiva, la chiave è garantire che qualsiasi modifica sia efficace, efficiente e soddisfi le esigenze dei clienti.
Qual è lo scopo del miglioramento dei processi?
Il miglioramento del processo è un termine utilizzato per descrivere le attività e le strategie utilizzate per rendere una macchina, un sistema o un processo più efficiente, conveniente e affidabile. Il suo scopo principale è ridurre gli sprechi, massimizzare la produttività e migliorare la soddisfazione del cliente. Per raggiungere questo obiettivo, è necessario migliorare la pianificazione, riorganizzare, automatizzare e utilizzare le migliori pratiche. Queste attività possono aiutare un'azienda a risparmiare tempo e denaro, ridurre i rischi e aumentare la fedeltà dei clienti.
Come si inizia con il miglioramento del processo?
Un modo per iniziare il tuo percorso verso il miglioramento del processo è stabilire alcune linee guida in anticipo. Ciò include determinare cosa migliorerai, come migliorerai e come misurerai i tuoi successi (o anche eventuali fallimenti) e l'analisi dei tuoi risultati come risultato dei cambiamenti che imprimi lementato.
Quali sono i passaggi per il miglioramento del processo?
I passaggi fondamentali per il miglioramento del processo consistono nell'identificare l'opportunità, analizzare la sfida e implementare i miglioramenti. Le fasi specifiche del processo dipendono dalla metodologia di miglioramento del processo. Una metodologia popolare è PDCA, i cui passaggi sono suddivisi in Plаn, Do, Check e Act.
Vedere anche MAPPATURA DEI PROCESSI AZIENDALI: una guida definitiva
Conclusione
Il miglioramento dei processi è un processo continuo che richiede alle organizzazioni di valutare regolarmente le proprie operazioni e identificare le aree di miglioramento. Le organizzazioni dovrebbero garantire che le loro strategie di miglioramento dei processi siano continue e sistematiche al fine di garantire il raggiungimento degli obiettivi di queste attività.
Domande frequenti sul miglioramento dei processi
Qual è l'unica metodologia per il miglioramento dei processi?
Con l'aiuto dei benvoluti Metodologia Six Sigma per il miglioramento dei processi, i dipendenti vengono promossi tramite gradi contrassegnati da cinture di karate.
Cos'è il miglioramento continuo dei processi?
Il miglioramento continuo del processo è uno sforzo continuo, come in un processo di produzione, per valutare e migliorare continuamente le operazioni e le procedure al fine di ottimizzare la produzione e l'efficienza.
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