Come puoi convincere tutti i membri del tuo team a percepire qualcosa allo stesso modo quando hanno una tale varietà di personalità e punti di vista diversi? Inoltre, come si ottiene che tutto il personale svolga costantemente un'attività o un processo allo stesso modo? Le mappe dei processi aziendali sono un framework progettato per realizzare proprio questo: tracciare graficamente un processo in modo che tutti possano capirlo e seguirlo allo stesso modo. In questo tutorial trattiamo i problemi di mappatura dei processi aziendali di base e avanzati, inclusi software, cronologia, certificazione, metodologia, esempi e vantaggi.
Cos'è la mappatura dei processi aziendali?
Una rappresentazione visiva dei processi di lavoro è chiamata mappatura dei processi aziendali. Le mappe dei processi, che possono essere rappresentate come diagrammi di flusso o da simboli BPMN (Business Process Modeling and Notation), illustrano le relazioni tra le fasi necessarie per completare un prodotto o un servizio.
Le mappe dei processi aziendali riguardano le operazioni aziendali, lo scopo, gli standard per il successo, i ruoli e i doveri e quando e dove avranno luogo processi distinti. Sono un componente della gestione dei processi aziendali (BPM). La mappatura dei processi aziendali incoraggia la trasparenza per tutte le parti interessate, in particolare quelle interessate alla conformità, nonché per coloro che lavorano all'interno dell'organizzazione.
La modellazione dei processi aziendali e la mappatura dei processi aziendali sono spesso confuse. Quando gli esperti modellano i processi aziendali, si preoccupano maggiormente di come vengono eseguite le procedure e di chi (o quale dipartimento) le esegue.
Storia della mappatura dei processi aziendali
L'American Society of Mechanical Engineers (ASME) ha aperto la strada alla mappatura dei processi aziendali nel 1921. Le mappe dei processi aziendali sono state poi adottate da ingegneri e impianti di produzione e si sono sviluppate nei programmi software che utilizziamo oggi.
Primi passi nella ricerca dell'unico modo migliore per svolgere il lavoro", Frank e Lillian Gilbreth hanno introdotto il diagramma dei processi di flusso in una presentazione intitolata "Grafici dei processi nel 1921. La Purdue University dispone di un archivio di questi materiali se sei interessato a saperne di più. Per garantire la coerenza in questo tipo di grafico, l'ASME ha creato un sistema di simboli nel 1947.
Perché hai bisogno della mappatura dei processi aziendali?
Una componente cruciale della gestione di un'azienda di successo è la mappatura dei processi aziendali. I dipendenti sono lasciati a speculare ed errare riguardo alle migliori pratiche nella tua organizzazione senza una rappresentazione visiva di come operano i processi prevedibili lì. Ogni dipartimento e persona è lasciato a sviluppare la propria sequenza e assegnazione se un processo aziendale non è completamente definito attraverso la mappatura. Quando i titolari del lavoro non sono specificati, ciò causa confusione, tumulto e biasimo.
Software di mappatura dei processi aziendali
Sai, poiché le cose sono cambiate, anche la necessità di creare mappe di processo è cambiata. Esistono applicazioni e software che semplificheranno notevolmente il processo. Esamineremo gli strumenti e il software disponibili nelle righe seguenti.
Un'applicazione basata su cloud o online chiamata software di mappatura dei processi aziendali consente agli utenti di rappresentare graficamente i passaggi necessari per eseguire un determinato processo aziendale attraverso diagrammi e grafici. Sulla mappa vengono visualizzati un diagramma di flusso delle procedure operative standard, le descrizioni delle attività e tutte le attività correlate al processo, come input/output.
Perché un software di mappatura dei processi aziendali è così importante?
L'obiettivo principale di qualsiasi software di mappatura dei processi aziendali è rendere gli individui, le organizzazioni o le aziende più efficaci nel modo in cui svolgono le loro attività quotidiane. Queste straordinarie tecnologie consentono al management di monitorare efficacemente i flussi di lavoro al fine di acquisire una conoscenza approfondita dell'intera organizzazione e delle sue varie operazioni.
Gli strumenti di mappatura dei processi aiutano anche a scomporre la complessità o la complicazione dei processi aziendali e migliorano la comprensione dei flussi di processo. Gli utenti sono in grado di specificare le fasi per il miglioramento del processo grazie a questo.
Poiché è necessario comprendere i processi prima di poter intraprendere qualsiasi azione per migliorarli, il software di mappatura dei processi aziendali può quindi essere uno strumento estremamente utile per la tua azienda. Questi strumenti di mappatura dei processi sono creati per aiutarti a comprendere l'essenza di qualsiasi processo, che è ciò a cui sono destinati.
Ecco un elenco di alcuni dei migliori software di mappatura dei processi aziendali, scelti per il loro enorme volume di recensioni favorevoli e per gli alti livelli di soddisfazione del cliente.
I migliori programmi software per la mappatura dei processi aziendali:
#1. Promapp
Promapp è un'applicazione di mappatura dei processi di facile utilizzo che promuove il miglioramento dei processi semplificando notevolmente il processo di mappatura dei processi. Questa fantastica piattaforma online semplifica per gli utenti lo sviluppo, la modifica e la condivisione dei processi HR. Rende possibile la gestione del rischio, il controllo della qualità e la continuità aziendale.
#2. Draw.io
I diagrammi di flusso dei processi e altri tipi di diagrammi possono essere realizzati utilizzando la semplice applicazione di mappatura dei processi Draw.io. Può anche produrre visualizzazioni elaborate come il diagramma SIPOC.
#3. Smart Draw
Gli utenti di SmartDraw possono produrre facilmente diagrammi e grafici con un aspetto professionale. Grazie al suo design incredibilmente intuitivo, è facile da usare e offre un'ampia gamma di funzioni e funzionalità.
# 4. Microsoft Excel
Microsoft Excel è un nome familiare a quasi tutti. È senza dubbio uno dei fogli di calcolo più utilizzati e apprezzati oggi in uso. Tuttavia, non molte persone sono a conoscenza del fatto che Excel, il programma incluso nella suite Microsoft Office, include una serie di funzionalità che è possibile utilizzare per creare mappe di processo.
#5. Processo CWA e Suite QM
Questo software di mappatura dei processi può essere utilizzato per la gestione del flusso di lavoro, la gestione della qualità e la gestione dei processi aziendali. Questa tecnologia innovativa può essere utilizzata per la modellazione diretta, l'ottimizzazione e la diffusione di documenti e processi.
#6. Grafico Lucido
Questo strumento è stato sviluppato appositamente per aiutare a generare mappe dei processi aziendali. Per questo motivo, ha un sacco di strumenti e funzionalità che semplificano la mappatura dei processi. A titolo illustrativo, LucidChart include un sacco di modelli che chiunque può utilizzare per costruire qualsiasi tipo di mappa dei processi, inclusi SIPOC, BPMN2, flusso di valore e altri.
#7. MicrosoftVisio
Microsoft ha un programma specifico chiamato Visio che viene utilizzato per creare mappe dei processi aziendali. Tuttavia, gli utenti apprezzeranno anche le numerose caratteristiche e funzionalità aggiuntive fornite con questa utile applicazione. Il miglior software di mappatura dei processi aziendali disponibile oggi, Microsoft Visio, è anche uno degli strumenti più costosi in questo elenco.
Esempi di mappatura dei processi aziendali
Lo scopo principale delle mappe di processo è spiegare come opera un processo. È possibile migliorare la comprensione di determinate funzioni aziendali da parte dei dipendenti selezionando e implementando la mappa dei processi appropriata. Diamo un'occhiata ad alcuni simboli popolari utilizzati nella mappatura dei processi aziendali prima di entrare nei nostri esempi.
#1. Attività/Processo:
Un passaggio o un'azione all'interno di un processo è rappresentato da un'attività o un processo. Spesso è rappresentato da un rettangolo.
# 2. Flusso
Di solito, la forma del flusso è una linea con una freccia a un'estremità. Un flusso mostra allo spettatore l'ordine in cui si svolgono le fasi di un processo.
#3. Evento
Un processo inizia, si modifica o termina a causa di un evento. Errori, messaggi, cancellazioni e collegamenti sono alcuni esempi di occorrenze che vorresti rendere visibili. A seconda del tipo di evento, gli eventi sono simboleggiati da un cerchio che include simboli aggiuntivi.
#4. Decisione
La forma di decisione a forma di diamante indica che è necessaria una decisione affinché il processo proceda. Potrebbe essere una semplice scelta sì o no, oppure potrebbe essere una decisione più complicata con una gamma di opzioni, come una dichiarazione di caso in un programma per computer.
Gli esempi di mappatura dei processi aziendali contengono spesso le forme precedenti.
Esempi di mappatura dei processi
#1. Servizio reception
Per ridurre i costi e fornire un servizio efficace, diverse aziende hanno automatizzato una parte delle loro procedure di service desk. Le richieste devono essere prioritarie e indirizzate alle persone giuste in base ai flussi di lavoro.
#2. Reclutamento
Tradizionalmente, il reclutamento è stato uno sforzo per le risorse umane che richiede tempo e faticoso. I reclutatori utilizzano sempre più l'automazione dei processi robotici (RPA) e altri strumenti di automazione per esaminare le domande dei candidati e classificarle in base alle loro credenziali.
#3. Approvvigionamento
I flussi di lavoro del processo di approvvigionamento potrebbero essere complessi. Le richieste e le approvazioni manuali possono causare lunghi ritardi e mancanza di trasparenza. Una richiesta inviata al reparto acquisti avvia un flusso di lavoro di approvvigionamento. Il personale addetto all'approvvigionamento cercherà quindi potenziali fornitori, riceverà offerte e ne sceglierà uno.
#4. Onboarding del cliente
Un'esperienza di onboarding positiva è essenziale per fidelizzare i clienti. A causa dell'aumento dei punti di contatto con i clienti, i processi di onboarding sono diventati più complicati. Ciò è particolarmente vero in settori come quello bancario che sono fortemente regolamentati.
Certificazione di mappatura dei processi aziendali
L'apprendimento di nuove competenze potrebbe essere facilitato dall'acquisizione di una certificazione di mappatura dei processi aziendali. Queste capacità possono aiutarti a rafforzare il tuo curriculum e assicurarti un impiego di livello superiore. I project manager possono espandere la propria esperienza e produttività mentre imparano a migliorare le pratiche aziendali.
Ecco un elenco di diverse certificazioni disponibili se la mappatura dei processi aziendali è qualcosa che ti interessa:
#1. Certificazione ITIL
Non ci sono prerequisiti per l'Information Library Foundations Certification (ITIL), solo un punteggio di superamento dell'esame. Presenta anche esami pratici e non ha data di scadenza. Inoltre, offre esempi di situazioni reali per aiutarti a comprendere come le abilità insegnate da questa certificazione possono essere utilizzate sul posto di lavoro.
#2. CM
La certificazione Certified Management Accountant è fornita dall'Associazione dei contabili e dei professionisti finanziari in affari. Dopo la scuola superiore, richiede più di due anni di studio o tirocinio, più di due anni di esperienza lavorativa e il superamento di un esame orale o scritto. Dopo un anno, questa certificazione perde validità.
#3. Gestione del cambiamento organizzativo: certificazione per professionisti APMG CM
Gestione del cambiamento organizzativo: la certificazione per professionisti APMG CM è disponibile tramite Learning Tree. Per ottenere questa certificazione, che è valida a vita, è necessario solo il superamento dell'esame orale o scritto. Nel corso puoi acquisire conoscenze utili che puoi utilizzare nell'organizzazione delle operazioni aziendali implementando la gestione del cambiamento.
#4. Certificato di servizi aziendali globali (CertGBS)
Il Certificate in Global Business Services è una certificazione offerta dall'ACCA. Questa certificazione richiede semplicemente che tu finisca i corsi. Inoltre, questa certificazione è perpetua.
#5. CITP
Un professionista della tecnologia dell'informazione può ottenere una certificazione dall'American Institute of CPAs (AIPA). Dopo la scuola superiore, richiede più di due anni di studio o tirocinio, più di due anni di esperienza lavorativa e il superamento di un esame orale o scritto. Il periodo di certificazione triennale è scaduto.
Metodologia di mappatura dei processi aziendali
La metodologia di mappatura dei processi aziendali si presenta in una varietà di forme. Un lungo elenco potrebbe includere, ciascuno con la propria forza speciale: diagrammi di Gantt, diagrammi UML, notazione di modellazione dei processi aziendali, diagrammi di flusso, diagrammi di flusso di dati, diagrammi di attività di ruolo, definizione integrata per la modellazione di funzioni, reti di Petri, metodi orientati agli oggetti, tecnica del flusso di lavoro e modelli di simulazione.
La metodologia di mappatura dei processi aziendali include quanto segue:
#1. Metodi del flusso di lavoro
I flussi di lavoro sono raccolte di attività eseguite da individui all'interno di un'organizzazione o da programmi software. Tali procedure vanno oltre la semplice modellazione. Supportano anche l'analisi e il miglioramento dei processi. La raccolta delle informazioni, la modellazione dei processi aziendali, la modellazione del flusso di lavoro, l'implementazione, la verifica e l'esecuzione sono alcune delle fasi di un flusso di lavoro.
#2. Notazione di modellazione dei processi aziendali (BPMN)
Il metodo preferito dai professionisti del processo è il BPMN. È un linguaggio standardizzato eccellente per le circostanze in cui è necessario approfondire i processi per affrontare errori ed eccezioni. Anche se è abbastanza comune, l'utilizzo di questa strategia se non sei un analista aziendale potrebbe ritorcersi contro.
#3. Diagrammi di flusso di dati
I diagrammi del flusso di dati, noti anche come approccio di Yourdon, mostrano come le informazioni si spostano da una posizione all'altra. Mostrano come il processo interagisce con il mondo esterno e le connessioni a vari archivi di dati.
#4. Diagrammi UML (Unified Model Language).
I diagrammi UML sono ideali per mappare lo sviluppo del software. L'UML divide i diagrammi in due categorie: diagrammi comportamentali e diagrammi strutturali. UML non è appropriato per la progettazione di flussi di lavoro di processo poiché è considerato uno strumento di mappatura specializzato per settori particolari.
#5. Diagrammi SIPOC
Le mappe di processo di alto livello sono un altro nome per i diagrammi SIPOC. Trasmettono un processo visivamente senza andare troppo in profondità. Il processo è suddiviso nelle seguenti divisioni su un diagramma SIPOC: fornitori, input, processo, output e clienti.
Passaggi nella mappatura dei processi aziendali
Per iniziare a mappare il tuo processo aziendale, decidi quale processo deve essere mappato. Modificare il processo secondo necessità raccogliendo e analizzando i dati sulla procedura corrente. Tieni d'occhio i modi per migliorare il processo.
Esecuzione della mappatura dei processi aziendali
I processi che decidi di mappare nella mappatura dei processi aziendali influiranno sull'utilità delle tue mappe. Tenendo conto dell'impatto che avranno sui tuoi clienti e sulla tua intera strategia aziendale, puoi assicurarti che le tue mappe dei processi aziendali abbiano il massimo impatto potenziale.
Di seguito, abbiamo fornito tre tecniche per scegliere i migliori processi da mappare:
#1. Organizza le tue operazioni in base a come influenzano i tuoi clienti:
Questi sono processi fondamentali, utili e direttivi. I tuoi clienti sono direttamente interessati dalle procedure fondamentali, che riflettono lo scopo dell'attività. I processi utilizzati nella gestione aziendale sono indicati come processi abilitanti. I processi utilizzati nella pianificazione e nella gestione dell'attività sono indicati come processi di guida.
#2. Collega il tuo processo e i tuoi compiti alla tua strategia generale:
Trovare gli obiettivi strategici della tua organizzazione è il primo passo per farlo. Una volta terminato, puoi usarlo come base per creare un'architettura di processo per i tuoi processi attuali. In tal modo, stai decidendo quali processi sono più importanti per raggiungere la strategia della tua attività, come svilupparli in modo da mantenerli maggiormente in linea con essa e come impostare un programma di miglioramento per il futuro.
#3. Miglioramento forzato:
Si tratta più di reagire per necessità che di una strategia premeditata. Uno sforzo di miglioramento del processo potrebbe essere imposto, ad esempio, da un audit fallito o da una direttiva della direzione. I processi necessari in questa situazione sono identificati e mappati.
Quali sono i sei metodi principali per creare mappe dei processi aziendali?
Esistono sei modi principali per creare mappe di processo:
- Attraverso interviste ai dipendenti individuali o in piccoli gruppi.
- Attraverso laboratori di scoperta guidata.
- Esaminando la documentazione esistente.
- Analisi e progettazione aziendale.
- Osservando direttamente il lavoro.
- Importando mappe di processo già esistenti.
Quali sono i cinque passaggi di base per la creazione di una mappa dei processi?
Creazione di una mappa dei processi:
- Scegli un processo o un problema da mappare.
- Elenca le attività che hanno avuto luogo.
- I passaggi devono essere elencati per iscritto.
- Utilizzando i simboli della mappatura dei processi, crea un diagramma di flusso.
- Termina la mappa dei processi e distribuiscila.
- Esamina la mappa per identificare potenziali aree di miglioramento.
Qual è la differenza tra un flusso di lavoro e una mappa dei processi?
Un flusso di lavoro è costituito dai passaggi ricorrenti necessari per completare un'attività. Tutti i componenti necessari per completare un obiettivo organizzativo più significativo sono indicati come un processo. L'opinione comune è che i processi si riferiscano a risultati più completi, mentre i flussi di lavoro tengono conto dei minimi dettagli fino a obiettivi su piccola scala.
Quali sono i diversi tipi di mappe dei processi?
Esistono sei diversi tipi di mappe di processo:
- Diagramma di flusso di base.
- Mappa del flusso di valore.
- Mappa della catena del valore.
- Mappa interfunzionale.
- Mappa dettagliata del processo.
- SIPOC.
Quali sono i tre vantaggi della creazione di una mappa dei processi?
I vantaggi della mappatura dei processi:
- Per comprendere meglio un processo.
- Considera come un processo potrebbe essere migliorato.
- Mostra agli altri le fasi di un processo.
- Promuovi la comunicazione tra i partecipanti allo stesso processo.
Conclusione
La mappatura dei processi aziendali è diventata più di un semplice processo con una grafica accattivante. Ma se non fatto correttamente o seriamente, può portare a problemi e problemi che preferiresti non avere.
La mappatura dei processi è importante perché consente non solo di identificare, ma anche di riparare le cose rotte e colmare le lacune critiche. L'uso dell'attrezzatura e del software appropriati è il metodo migliore e più semplice per ottenere questo risultato.
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Riferimenti
