Negli affari, dovrai affrontare una forte concorrenza non solo nelle vendite, ma anche in efficacia, produttività ed efficienza. È qui che entra in gioco l'automazione delle attività aziendali. Se non automatizzate, c'è un'enorme possibilità che i vostri concorrenti lo stiano già facendo, spingendovi fuori dal mercato. Fortunatamente, l'automazione è ora ampiamente disponibile per la maggior parte dei settori e delle funzioni aziendali, compreso il settore dei servizi sul campo.
Le aziende di tutte le dimensioni possono creare attività automatizzate per migliorare l'efficienza, la produttività e, soprattutto, la redditività. Tuttavia, l'automazione delle attività può andare storta se non viene affrontata nel modo giusto. Fortunatamente, questo articolo condivide suggerimenti su come ottenere correttamente l'automazione delle attività e creare un'attività più efficiente e redditizia.
# 1. Inizia organizzando le tue attività quotidiane
Quando si automatizzano le attività nella propria attività di assistenza sul campo, ad esempio, è necessario identificare ed elencare le attività che si svolgono quotidianamente. Quando crei questo elenco, includi alcuni dettagli delle attività. Inoltre, sarebbe utile anche indicare quanto tempo impiega in media ogni attività e la frequenza dell'attività. La frequenza può essere oraria, giornaliera, settimanale, mensile e così via. Assicurarsi che ogni dipartimento esegua questo esercizio.
Successivamente, identifica le aree in cui l'automazione può entrare in gioco e gli strumenti di cui potresti aver bisogno per svolgere le attività in modo efficiente. Verifica quali attività hai svolto e quelle no. Pensa a quale sarebbe una soluzione ideale e al risultato che desideri.
Una volta che ogni funzione aziendale e l'attività sono state identificate e presentate le soluzioni ideali, organizza un incontro con il tuo team e dai suggerimenti per possibili soluzioni.
#2. Ricerca ed esplora strumenti di automazione
Ora che hai determinato le aree e le attività che necessitano di automazione, ora puoi iniziare a ricercare gli strumenti adatti. Identifica ciò che puoi utilizzare in base alle tue esigenze. Strumenti specializzati come Jobber's software idraulico sono progettati specificamente per aiutare con questo processo per le aziende basate sui servizi sul campo. Puoi trovare app progettate per supportare ogni tipo di settore, quindi dedica il tuo tempo a trovare quella giusta. La nuova tecnologia intelligente non solo può semplificare l'automazione delle attività in questo modo, ma anche aiutarti con la pianificazione, la creazione e il monitoraggio di preventivi e preventivi e la gestione delle relazioni con i clienti, solo per citarne alcuni.
Se disponi già di altri strumenti e software, assicurati che gli strumenti che hai scelto possano integrarsi facilmente tra loro. Vuoi ottenere una soluzione che si adatti alla tua infrastruttura esistente e si integri perfettamente senza rendere inutili i tuoi software e strumenti legacy. A meno che il tuo obiettivo non sia quello di rivedere l'intera tecnologia aziendale e riqualificare il tuo personale, la tua tecnologia di automazione deve integrarsi con altre applicazioni e strumenti.
Inoltre, non è possibile automatizzare efficacemente i flussi di lavoro quando i sistemi non comunicano tra loro. Se la dashboard del tuo preventivo non si collega al software di contabilità, non potrai tracciare e seguire efficacemente i preventivi. Sebbene questo processo possa richiedere del tempo, è necessario. Vuoi assicurarti che la soluzione che trovi sia la più adatta alla tua attività.
#3. Imposta i tuoi obiettivi di automazione
Non sarebbe saggio spendere soldi per strumenti di automazione, investire tempo nell'apprendimento e creare un nuovo sistema che non porterà benefici alla tua attività. Ecco perché è essenziale stabilire obiettivi specifici per aiutarti a misurare i progressi, identificare le lacune e perfezionare il processo. L'automazione delle attività può avere molti obiettivi. Il tuo potrebbe essere quello di migliorare la produttività e liberare tempo per il tuo team per svolgere altre attività.
Ad esempio, puoi automatizzare la creazione e il monitoraggio dei preventivi. Questo ti aiuterà a migliorare la produttività, ma, soprattutto, libererai tempo che il tuo team può dedicare ad altre attività. Devi anche sapere cosa fare con il tempo liberato che aggiunge valore al business. Creare obiettivi specifici e utilizzarli per misurare il successo dell'automazione dei processi. Dopo aver definito gli obiettivi, sarai in grado di valutare l'impatto dell'automazione.
#4. Mantieni la tua visione intera
Sebbene sia essenziale concentrarsi su ciò che la tecnologia e l'automazione dei processi aziendali possono fare, non dimenticare di concentrarti sul business. Quando l'attenzione è troppo sulla tecnologia e non sul business, il fallimento è imminente. L'automazione non è solo un problema tecnologico. Prima di impegnarti in qualsiasi piattaforma tecnologica, considera l'azienda nel suo insieme, inclusi i tuoi clienti e dipendenti.
Mentre cerchi di migliorare il flusso di lavoro, assicurati di migliorare il servizio clienti e di essere d'accordo anche con il tuo team. L'automazione di qualsiasi parte della tua attività deve servire a obiettivi sia a breve che a lungo termine. In qualità di imprenditore, detieni la chiave per mantenere viva la visione aziendale. Non permettere alla tecnologia e all'automazione di dissuaderti da ciò che ti sei prefissato di ottenere. Assicurati che tutto si adatti perfettamente alla tua visione aziendale.
#5. Inizia in piccolo e costruisci da lì
Avere a che fare con molte nuove automazioni, alcune delle quali possono essere complesse, può essere impegnativo. Ma i morsi più piccoli sono facili da masticare e migliorano la digestione. Con questo concetto, il modo migliore per automatizzare la tua attività è iniziare in piccolo e costruirci sopra con il tempo. Inizia con un'attività, tieni traccia dei risultati, perfezionala e assicurati che funzioni come previsto prima di passare a quella successiva.
Inoltre, con un'automazione alla volta, avrai una curva di apprendimento più graduale, rendendo più facile e veloce l'adattamento per il tuo team. Tenendo presente la tua visione, suddividi il processo di automazione in consegne gestibili. All'inizio, tutti vogliono vedere e sperimentare le piccole vittorie, il che aiuta a creare fiducia e accettazione dell'automazione.
Inoltre, è più facile affrontare tutte le sfide che potrebbero sorgere lungo il percorso. Ci sono cose che potresti non essere in grado di prevedere e che puoi affrontare solo quando vengono. Mantenere le pietre miliari gestibili fa parte della corretta automazione della tua azienda.
#6. Valuta e prova i tuoi strumenti
Non puoi fermarti dopo che l'automazione è attiva e funzionante. Devi valutare e testare il sistema per assicurarti che stia facendo ciò che avevi previsto. Assicurati che le aree che hai automatizzato stiano effettivamente aggiungendo valore alla tua attività, facendo risparmiare tempo al tuo team e rendendolo efficiente e produttivo.
Assicurati che tutto funzioni correttamente fin dall'inizio e che l'automazione non abbia comportato altri problemi di flusso di lavoro e arretrati.
L'automazione è adatta alla tua azienda?
L’automazione è un approccio rapido per aumentare l’efficienza e la produttività in qualsiasi settore. Le tecnologie di automazione migliorano le prestazioni sia delle aziende che dei dipendenti, quindi non sono più una tecnologia “bello da avere”.
Quali sono i migliori processi aziendali da automatizzare?
Servizio clienti, finanze, vendite, marketing, gestione della catena di fornitura, risorse umane, gestione dell'inventario, gestione degli ordini, gestione dei documenti e analisi sono le prime dieci operazioni aziendali da automatizzare.
L'automazione è adatta alla tua azienda?
L’automazione è un approccio rapido per aumentare l’efficienza e la produttività in qualsiasi settore. Le tecnologie di automazione migliorano le prestazioni sia delle aziende che dei dipendenti, quindi non sono più una tecnologia “bello da avere”.
In che modo le persone automatizzano le attività?
È possibile creare attività individuali, assegnarle ai membri del team e monitorarle utilizzando strumenti come Hive o ClickUp. Puoi anche utilizzare regole automatizzate per trasferire lavori tra fasi o schede in base a criteri predefiniti.
Conclusione
L'automazione della tua attività può aiutarti a rimanere competitivo e migliorare l'efficienza e la produttività. Tuttavia, questo è possibile solo se lo fai bene. Farlo nel modo giusto significa conoscere i tuoi compiti e cosa vuoi ottenere dall'automazione. Assicurati di avere gli strumenti di automazione giusti, tieni presente la tua visione, inizia in piccolo e non dimenticare di tenere traccia dei tuoi progressi.
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