Hai sentito parlare di affaticamento della posta elettronica?
È uno dei sottoprodotti del lavoro da casa. La mancanza di interazioni faccia a faccia ha fatto sì che tutti inviassero invece numerose e-mail e messaggi. Di conseguenza, oltre un terzo dei dipendenti afferma di poter lasciare il lavoro a causa del sovraccarico.
Le e-mail sono una parte inevitabile della tua vita lavorativa quotidiana. È ora di prestare attenzione a come li scriviamo.
Puoi contribuire a ridurre l'affaticamento della posta elettronica e migliorare i tassi di risposta. Dai un'occhiata a questi comuni errori di posta elettronica di lavoro e scopri come evitarli.
Controlla anche PROTEZIONE E-MAIL: Perché è importante
# 1. Cattive righe dell'oggetto
Scrivere le righe dell'oggetto dell'e-mail è una lotta per la maggior parte. A volte, è un ripensamento: scriviamo tutto ciò che sembra appropriato prima di premere il pulsante di invio.
Questo errore comune può bollarti come non professionale. Le tue e-mail potrebbero invece andare nella cartella spam, a maggior ragione se includi parole chiave.
Scrivi righe di oggetto migliori facendolo prima del resto del tuo messaggio. Sii breve, ma includi i dettagli vitali, come la scadenza o una domanda. Sii chiaro sull'intento della tua email.
#2. Segni di priorità
Contrassegni tutte le tue email come urgenti? Sappiamo che desideri una risposta rapida. Evita questo errore comune. È probabile che tu possa aspettare la maggior parte del tempo.
Quando ogni email è urgente, niente lo è. Presto i tuoi colleghi sapranno di ignorare tutti i tuoi messaggi, anche quando questa volta hai bisogno di una risposta immediata.
#3. Copiare il CEO o tutti
Potresti pensare che includere i livelli più alti nella tua e-mail farà sì che il destinatario ti dia la priorità, ma tutto ciò che fa è infastidire tutti. Il tuo capo o l'amministratore delegato non ha bisogno di sapere ogni piccola cosa.
Un altro errore di posta elettronica di lavoro è premere il pulsante Rispondi a tutti. Non includere nessun altro quando solo un individuo ha bisogno di sapere.
Per evitare questi errori, controlla i campi "a", "cc" e "bcc". Evita il pulsante "Rispondi a tutti" quando rispondi alle e-mail, a meno che non sia quello che devi fare.
#4. Saluti e chiusure mancanti
Quando scriviamo e-mail di lavoro, spesso perdiamo il saluto e le parole di chiusura nella fretta di rispondere. Tuttavia, questa è una cortesia comune che devi sempre praticare. Forniscono un senso di professionalità e formalità.
#5. Non doppio controllo
Ti sei ricordato di allegare il documento? Lo stai inviando alla persona giusta?
Anche di fretta, prenditi il tempo per ricontrollare questi dettagli. Controlla la grammatica, l'ortografia e praticamente tutto il resto.
#6. Uso di grammatica e tono impropri
Un'impostazione frenetica ci rende più inclini a errori grammaticali nelle e-mail. Uno o due sono scusabili, ma commettere costantemente errori ti fa sembrare poco professionale. Chiunque legga le tue email perderà fiducia in te.
Oltre a ricontrollare, puoi utilizzare un'estensione che controlla la tua posta elettronica per te. Un esempio è Grammarly, che aiuta con l'ortografia, la grammatica, la punteggiatura e altro ancora. Puoi essere sicuro che stai inviando un risposta e-mail professionale ogni volta.
Evita subito questi errori di posta elettronica di lavoro comuni
Sei colpevole di uno o più di questi errori di posta elettronica di lavoro? Probabilmente hai già danneggiato la tua reputazione o i tuoi rapporti di lavoro in una certa misura. Tuttavia, non è troppo tardi per annullarlo.
Diventare più bravi a scrivere e-mail ti aiuta a sembrare professionale e affidabile.
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