Lo studio e l'implementazione dei sistemi informativi utilizzati dalle aziende per l'accesso, la gestione e l'analisi dei dati è noto come sistemi informativi di gestione (MIS). Per essere efficiente, il MIS deve comprendere e delineare meticolosamente le operazioni aziendali. I dati devono essere precisi e tempestivi e la tecnologia e il software devono essere in grado di archiviarli e manipolarli.
Le persone che progettano, implementano e utilizzano un MIS ne determinano la validità. Ecco tutto quello che devi sapere su un sistema informativo gestionale.
Che cos'è un sistema informativo di gestione (MIS)?
Un MIS è un sistema che fornisce ai manager le informazioni di cui hanno bisogno per fare scelte operative per le loro organizzazioni. Il MIS raccoglie ed elabora dati da più fonti per fornire informazioni su misura per le esigenze dei manager e della loro forza lavoro.
Le aziende utilizzano una varietà di sistemi, ma condividono tutti lo stesso obiettivo: fornire ai manager i dati di cui hanno bisogno per prendere decisioni migliori. L'accesso a informazioni accurate e tempestive è importante per il successo nel frenetico clima aziendale di oggi. I manager possono utilizzare MIS per tenere traccia dei parametri prestazionali, analizzare le tendenze e prendere decisioni informate sull'allocazione delle risorse.
L'importanza dei sistemi informativi gestionali nelle imprese
I MIS forniscono alle aziende dati affidabili e solide capacità analitiche per rilevare rapidamente problemi e opportunità e prendere decisioni appropriate. Un sistema informativo gestionale dovrebbe svolgere le seguenti funzioni:
- Fornirti le informazioni necessarie per prendere decisioni valide.
- Può fornirti un vantaggio competitivo fornendo informazioni rapide e precise
- Può aiutarvi ad aumentare l'efficienza operativa e la produttività
- Tiene traccia delle attività e delle preferenze dei consumatori.
- Ti consente di creare campagne di marketing personalizzate e migliorare il servizio clienti.
Informatica vs. Sistemi Informativi Gestionali
Sebbene vi sia una significativa sovrapposizione tra MIS e informatica, i due campi variano fondamentalmente in un aspetto chiave: la prospettiva. Lo studio di come le persone utilizzano la tecnologia per gestire le informazioni è noto come sistemi informativi di gestione (MIS). Copre l'hardware e il software necessari per archiviare, elaborare e recuperare i dati. Lo studio del funzionamento dei computer è noto come informatica. Comprende la progettazione e l'implementazione del sistema informatico.
Vantaggi di avere una carriera nel sistema informativo gestionale
Ecco alcuni dei potenziali vantaggi di questo percorso professionale:
#1. Domanda di persone qualificate
Con l’Internet delle cose (IoT), i metodi della scienza dei dati, l’intelligenza artificiale e altre tecnologie nuove e in via di sviluppo, si prevede che il mercato degli specialisti dei sistemi informativi gestionali (MIS) aumenterà.
#2. Soddisfazione lavorativa
Molti esperti MIS sono soddisfatti del proprio lavoro. Le ragioni di tale attrattiva includono il lavoro impegnativo, il potenziale per essere creativi e l’opportunità di avere un impatto sostanziale su un’organizzazione.
#3. L’opportunità di essere creativi e innovativi
In qualità di professionista MIS, molto probabilmente avrai l'opportunità di essere creativo e innovativo. Puoi creare modi innovativi per utilizzare la tecnologia dell'informazione per aumentare l'efficienza e le prestazioni della tua organizzazione.
#4. Impatto
Il personale MIS ha l'opportunità di avere un grande impatto sulle proprie organizzazioni. I tuoi sforzi possono contribuire a migliorare il servizio clienti, aumentare le vendite e ridurre i costi.
Tipi di sistema informativo di gestione
#1. Gestione dei processi
Alcuni sistemi informativi gestionali supervisionano i molteplici processi che realizzano prodotti nelle aziende che dispongono di linee di produzione. Un sistema di controllo del processo tiene d'occhio processi come la produzione dell'acciaio, la lavorazione del petrolio e la costruzione di veicoli. Il sistema di controllo del processo raccoglie continuamente dati durante tutto il processo di creazione del prodotto al fine di generare report basati sulle prestazioni del sistema. Se una fase del processo è più lenta o più veloce del normale, il sistema di controllo del processo può mostrare la differenza. Poiché le aziende manifatturiere ospitano diversi processi contemporaneamente, il software di controllo dei processi è fondamentale per la regolamentazione dei prodotti e delle prestazioni.
#2. Sistema di reporting direzionale
Il sistema di reporting gestionale genera report per le operazioni aziendali. Ne sono esempi i rapporti finanziari, operativi, sulle presenze, sugli incidenti e sull'efficienza. Anche se un sistema di reporting gestionale non gestisce tutte le operazioni all'interno di un sistema, aiuta nella gestione dei report scelti da altri sistemi al fine di semplificare le informazioni per il personale gestionale. Più sistemi, ad esempio, esaminano le linee, le presenze e i rapporti sugli errori di una società di produzione. Un sistema di reporting gestionale raccoglie tutti i report provenienti dai tre sistemi e li converte in informazioni che il management può rivedere.
I manager possono supervisionare le attività di un'azienda utilizzando sistemi di reporting gestionale anziché raccogliere dati da ciascun dipartimento. Alcune aziende possono persino predisporre un sistema separato dal sistema di reporting gestionale che genera un report unico e completo che i manager possono esaminare. I manager possono analizzare la produzione finanziaria dell'azienda, l'efficienza operativa e le capacità di raggiungimento degli obiettivi utilizzando strumenti di reporting gestionale.
#3. Gestione delle scorte
Il controllo dell'inventario aiuta i manager a tenere traccia dello stato attuale dell'inventario di un reparto o di un'azienda. Ciò consente ai manager di comprendere l'impatto di qualsiasi potenziale deterioramento, furto o vendita di inventario attraverso un unico report. Ciò può aiutare i responsabili degli acquisti a determinare quando ricaricare specifici articoli al dettaglio. Il controllo dell'inventario può anche aiutare a tenere traccia dei movimenti dell'inventario all'interno del magazzino e a comunicare alla direzione se tutte le cose arrivano in sicurezza nei siti.
Se i clienti restituiscono articoli per qualsiasi motivo, un sistema di controllo dell'inventario può aiutare a dimostrare la frequenza con cui si verificano questi resi. Un sistema informativo gestionale per il controllo dell'inventario è vitale per l'efficienza e il progresso continuo poiché un'azienda che produce beni per la vendita diretta deve inventariare per aiutare a mantenere l'attività.
#4. Sistemi di vendita e marketing
I manager possono utilizzare i sistemi di vendita e marketing per tenere traccia dell'efficienza delle vendite e della pubblicità di un'azienda. I sistemi di marketing possono generare dati che aiutano i manager a migliorare la qualità del prodotto attraverso recensioni e feedback dei clienti. Possono anche aiutare i manager a comprendere meglio le reti di distribuzione fornendo analisi che mostrano quali generano risposte ai clienti. I responsabili marketing possono utilizzare i report dei sistemi di vendita per comprendere meglio le vendite previste e confrontarle con i guadagni attuali. Ciò può aiutare nella comprensione dei modelli e nello sviluppo di rimedi per miglioramenti futuri.
Gli strumenti di vendita e marketing possono anche aiutare i manager a monitorare le prestazioni delle campagne pubblicitarie in negozio e la posizione delle campagne nel calendario di rotazione. Questi sistemi possono monitorare le disparità di prezzo all'interno di un sistema di prodotto, nonché gli sconti e le attività pubblicitarie che le aziende pubblicitarie stanno attualmente facendo per prodotti specifici. Ciò può aiutare i manager a monitorare le vendite di un prodotto e a indirizzare ulteriori sconti o promozioni.
#5. Sistemi di gestione delle risorse umane
I sistemi di risorse umane consentono ai responsabili delle risorse umane di supervisionare il flusso di informazioni in tutta l'organizzazione. Il sistema aziendale comprende dispositivi elettronici come computer aziendali, telefoni e altre macchine. Gli amministratori delle risorse umane possono utilizzare un sistema di gestione delle informazioni sulle risorse umane per monitorare le attività di supervisori, dipendenti e persino appaltatori per aiutare nell'amministrazione quotidiana. Dopo l'assunzione, il personale delle risorse umane monitora l'attività per verificare che tutti i lavoratori aderiscano agli standard aziendali.
Anche le buste paga, i benefici per i dipendenti e le pensioni possono essere monitorati da un sistema di risorse umane. Potrebbe aiutare nella gestione dei requisiti di comunicazione come notifiche di conformità legale, formazione, riunioni guidate dalle risorse umane e revisioni delle politiche. Anche le presenze al lavoro, le schede attività e le ferie o i congedi per malattia dei dipendenti sono elementi tracciabili. I manager possono anche utilizzare questa tecnologia per facilitare il reclutamento automatizzato scansionando i potenziali curriculum per i dettagli essenziali e informando il team se soddisfano criteri particolari.
#6. Sistemi di gestione contabile e finanziaria
I sistemi contabili e finanziari aiutano i manager a tenere traccia degli investimenti o delle risorse di un'azienda. I manager possono utilizzare questi sistemi per svolgere attività quali buste paga, conformità alle leggi federali, tasse locali, fondi pensione e azioni di adesione alle leggi statali. I revisori possono utilizzare queste tecnologie per generare rapporti di audit e rapporti annuali per la direzione. Un sistema finanziario e contabile può anche assistere le aziende nella gestione delle transazioni quotidiane come depositi bancari, trasferimenti, entrate e rendimenti.
I manager possono comprendere meglio l’attività finanziaria e pianificare un afflusso o un prelievo di fondi quando il sistema amministra queste operazioni finanziarie. Tutti i rendiconti e i resoconti di profitti e perdite vengono generati dal sistema anche come bilanci. I sistemi contabili possono essere utili per monitorare la salute finanziaria di un'azienda perché i bilanci rivelano la posizione finanziaria dell'azienda. Un manager può utilizzare questi record per incoraggiare il profitto e la crescita del dipartimento, nonché metodi finanziari innovativi.
#7. Sistema di Supporto Decisionale
I sistemi di supporto alle decisioni raccolgono informazioni da fonti sia interne che esterne per assistere i manager nelle scelte aziendali. I dati provenienti da altri reparti, come dati finanziari, dati di inventario o margini di vendita correnti durante un trimestre, sono esempi di fonti interne. Le fonti di dati esterne includono tendenze del settore, tassi di interesse o costi con altre società o fornitori. Un sistema di supporto alle decisioni può aiutare un manager a prendere decisioni su come costruire la crescita, stabilire quote di lavoro annuali o sviluppare nuove politiche.
#8. Sistemi esperti
I sistemi esperti sono algoritmi che aiutano i nuovi dipendenti a lavorare e progettare concetti in una determinata area. I professionisti in un campo possono creare sistemi esperti per assistere i nuovi dipendenti, appaltatori o altri manager. Potrebbero persino applicare l’intelligenza artificiale per aiutare vari dipendenti in base alle loro attività precedenti. Ad esempio, se un sistema esperto per impostare l'e-mail di un nuovo dipendente rileva inattività per un lungo periodo di tempo, l'intelligenza artificiale del sistema può indicare un pulsante di aiuto o un altro suggerimento di assistenza.
#9. Sistemi informativi esecutivi
I sistemi informativi esecutivi riportano immediatamente i dati aziendali ai dirigenti. Può compilare record di elaborazione, dati finanziari e riepiloghi delle azioni correttive in un report di facile lettura. Questi sistemi informativi esecutivi possono presentare i dati in una varietà di formati, come riepiloghi, grafici, diagrammi e fogli di calcolo. I dipendenti che ricevono questi report possono utilizzarli per studi comparativi dipartimentali per trovare nuovi modi per aumentare l'efficienza aziendale.
#10. Sistema di processo delle transazioni
I dati vengono raccolti dai sistemi di processo delle transazioni durante l'attività transazionale quotidiana di un'organizzazione. Le buste paga e altre operazioni aziendali che coinvolgono i depositi possono essere automatizzate utilizzando sistemi di transazione. Possono anche tenere traccia di altre attività normali, come i prodotti in linea o le prenotazioni per determinate risorse. A differenza dei sistemi finanziari, i sistemi di transazione sono completamente automatizzati. I manager orchestrano sistemi di transazione per procedure coerenti, come il materiale che un dipartimento utilizza sempre o il denaro che viene trasferito tra i conti su base mensile.
#11. Sistemi di gestione delle informazioni scolastiche
I sistemi di gestione delle informazioni scolastiche aiutano le scuole e le università a gestire in modo efficiente le attività quotidiane. Molte procedure potenzialmente automatizzate, come presenze, buste paga e orari dei dipendenti, sono gestite da questi sistemi. Gli insegnanti e il personale amministrativo possono concentrarsi su altre attività produttive mentre il sistema di gestione svolge compiti automatizzati con i sistemi informativi scolastici. Sebbene i programmatori creino sistemi di gestione delle informazioni scolastiche per scopi accademici, hanno molte caratteristiche con i sistemi di gestione delle risorse finanziarie e umane.
#12. Database locali
I database locali sono sistemi informativi gestiti dalla comunità che servono la popolazione di una determinata area. Possono includere elenchi di società, offerte di servizi pubblici, sondaggi sociali e dati pubblici. I database locali possono essere i più personalizzati tra tutti i tipi di sistemi informativi gestionali, poiché manager, sindaci o membri del consiglio possono progettare un sistema per molti scopi. I manager possono progettare sistemi di database locali per assistere i dipendenti nella gestione delle informazioni del database come profili dei dipendenti, dati sulla formazione, rapporti sui processi e gestione generale del personale.
Che cos'è un sistema informativo per la gestione delle risorse umane?
HRIS è l'abbreviazione di Human Resources Information System. L'HRIS è un sistema che raccoglie e archivia informazioni sui dipendenti di un'organizzazione.
Nella maggior parte dei casi, un HRIS include le funzioni fondamentali richieste per la gestione end-to-end delle risorse umane (HRM). È un sistema per il reclutamento, la gestione delle prestazioni, l'apprendimento e lo sviluppo e altre funzioni.
L'HRIS può funzionare sull'infrastruttura tecnologica dell'azienda o, come è più tipico oggigiorno, sul cloud. Ciò significa che il software HR viene eseguito al di fuori delle mura aziendali, rendendo gli aggiornamenti notevolmente più semplici.
Caratteristiche HRIS
Esistono vari tipi di sistemi e software HRIS. Poiché un HRIS include tutte le funzionalità HR, tutte le funzionalità individuali sono incluse nel sistema. Tra queste funzionalità ci sono:
#1. Sistema di tracciamento dei candidati (ATS).
Questo programma si prende cura di tutte le esigenze di reclutamento dell'azienda. Tiene traccia delle informazioni e dei curriculum dei candidati, consentendo ai reclutatori di abbinare opportunità di lavoro a persone qualificate dal pool di candidature dell'azienda e aiuta nel processo di reclutamento.
#2. Libro paga
Il libro paga automatizza il processo di pagamento dei dipendenti. In questo sistema vengono spesso inseriti i dati contrattuali e le informazioni sui nuovi assunti, occasionalmente collegati ai dati sugli orari e sulle presenze, e gli ordini di pagamento vengono generati alla fine del mese.
#3. Amministrazione dei benefici
Un'altra caratteristica dell'HRIS è la gestione dei benefici. I benefici per i dipendenti rappresentano una componente essenziale della remunerazione e sono controllati anche in questo sistema. Per quanto riguarda i benefit per i dipendenti, i sistemi più avanzati forniscono un paradigma self-service per i dipendenti. In questo caso, i dipendenti possono scegliere i vantaggi che desiderano. Uno potrebbe desiderare un congedo di paternità extra, mentre l'altro potrebbe desiderare un'auto aziendale più costosa. Un modello di mensa è un altro termine per questo approccio self-service ai benefici.
#4. Frequenza e tempo.
Questo modulo raccoglie i dati sugli orari e sulle presenze dei dipendenti. Questi sono particolarmente importanti per i lavoratori a turni che timbrano entrata e uscita. Un tempo i dipendenti annotavano le ore di lavoro su un pezzo di carta. Il manager inserirà quindi manualmente i dati in un sistema di monitoraggio del tempo. Gli ordini di pagamento sono stati preparati e distribuiti a tutti i dipendenti sulla base di queste informazioni. Al giorno d'oggi, i dipendenti effettuano spesso il check-in utilizzando le impronte digitali o una carta collegata a un HRIS. Ciò fornisce un orario di arrivo e partenza accurato. Eventuali problemi di ritardo vengono immediatamente identificati.
#5. Addestramento
Quando si tratta di gestione del personale, l’apprendimento e la crescita sono componenti cruciali. Questa sezione consente alle risorse umane di monitorare le qualifiche, le certificazioni e le competenze dei dipendenti, nonché una spiegazione dei corsi disponibili per i dipendenti aziendali. Se utilizzato in modo indipendente, questo modulo viene definito LMS o Learning Management System. Un LMS in genere incorpora corsi di e-learning e altri che i dipendenti devono completare.
#6. Gestione delle prestazioni
La gestione delle prestazioni è un aspetto importante della gestione delle persone. Il capo o i colleghi più immediati del dipendente generano valutazioni delle prestazioni una o più volte all'anno.
#7. Pianificazione della successione
Un'altra componente critica di un HRIS è lo sviluppo di una pipeline di talenti e la disponibilità di sostituti per ruoli importanti all'interno dell'organizzazione.
#8. Self-service per i dipendenti
Il self-service per i dipendenti è stato menzionato in precedenza. Le organizzazioni si concentrano sempre più nel dare ai dipendenti e ai supervisori diretti la possibilità di gestire i propri dati. La richiesta di ferie può essere effettuata dal dipendente stesso. Dopo l'approvazione, questi vengono immediatamente salvati nel sistema (e registrati per il monitoraggio delle buste paga e dei benefici).
#9. Analisi e reporting
Il reporting e l'analisi sono un modulo molto più raro nei sistemi HRIS. I sistemi moderni consentono la creazione automatizzata di report HR su una varietà di argomenti come il turnover dei dipendenti, le assenze, le prestazioni e altro ancora. L’analisi è il processo di analisi di queste informazioni per prendere decisioni migliori.
Qual è la funzione del MIS?
Un MIS si concentra sulle funzioni manageriali di pianificazione, controllo e monitoraggio, nonché sul processo decisionale. definire la sequenza delle attività. Sviluppare metodi per comunicare i piani ai dipendenti dell'organizzazione.
Qual è il ruolo e la struttura del MIS?
Elementi operativi, supporto decisionale, attività gestionale e funzioni organizzative costituiscono la struttura del MIS. Questi approcci possono essere combinati per formare un'unica struttura MIS con una struttura fisica e concettuale.
In conclusione,
Rendendo disponibili rapidamente le informazioni chiave, i database computerizzati aiutano i dipartimenti come vendite, controllo qualità e risorse umane a funzionare in modo più efficiente. Un sistema informativo gestionale aiuta a razionalizzare le informazioni nei database in modo che siano utili e accessibili ai dipendenti interessati. Comprendere come funzionano i dipartimenti di più aziende può essere aiutato imparando a conoscere più sistemi di database.
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Riferimenti
