Dans le but de rationaliser et d'automatiser le processus de la source au règlement, les entreprises investissent dans des solutions de gestion des achats. Les logiciels de gestion des achats jouent un rôle important dans la maîtrise des coûts en générant des économies grâce à des accords d'achat négociés avec les fournisseurs. Vous trouverez donc dans cet article toutes les réponses dont vous avez besoin sur la gestion des achats.
Qu'est-ce que la gestion des achats
La gestion des achats est la gestion de toutes les procédures impliquées dans l'achat des produits, services et matériaux nécessaires à des opérations commerciales efficaces qui relèvent de la compétence des achats. Les termes « approvisionnement », « achat » et « approvisionnement » peuvent être utilisés de manière interchangeable selon l'entreprise et l'industrie pour désigner la fonction d'approvisionnement en fournitures et de gestion du processus, l'approvisionnement étant considéré comme plus stratégique et l'achat et l'approvisionnement étant utilisés pour se référer à la fonction opérationnelle réelle.
Fonctionnalités essentielles d'un système de gestion des achats basé sur le cloud
Les entreprises ont besoin de technologies agiles pour les aider à améliorer leurs procédures d'achat dans un marché qui devient de plus en plus complexe et dynamique. Les groupes d'approvisionnement stratégiques adoptent de plus en plus des suites logicielles intégrées basées sur le cloud qui incluent la gestion des fournisseurs, l'approvisionnement, la gestion des contrats, la gestion proactive des risques et les capacités transactionnelles d'approvisionnement au paiement.
Les entreprises peuvent prendre des décisions éclairées et gérer de manière proactive les tâches en cours tout au long du cycle source-règlement en utilisant une solution d'approvisionnement complète. Voici une liste des composants d'une solution intégrée de gestion des achats basée sur le cloud :
#1. Gestion des achats
Avant d'entamer les pourparlers, l'approvisionnement stratégique identifie et qualifie d'abord les fournisseurs potentiels. Cela implique la collecte, l'analyse et le suivi des données des fournisseurs pour s'assurer que les fournisseurs respectent les réglementations de l'entreprise. À l'aide de profils en libre-service et de questionnaires internes et externes, vous pouvez collecter des données cruciales sur la qualification des fournisseurs avec un logiciel de gestion des achats. Choisissez les meilleurs fournisseurs en évaluant les qualifications des fournisseurs, les considérations de risque et la conformité aux politiques.
Fonctionnalités clés dans solutions d'approvisionnement incluent une gestion robuste des dépenses couvrant la budgétisation, le suivi des dépenses et l’optimisation des coûts. Les capacités avancées d’approvisionnement facilitent l’identification, la négociation et la gestion des contrats efficaces des fournisseurs. Des outils fournisseurs efficaces gèrent les bases de données, suivent les performances et favorisent la collaboration. L'intégration transparente avec les systèmes ERP, de comptabilité, d'inventaire et de commerce électronique garantit un flux de données fluide.
Les analyses fournissent des informations sur les processus, les performances des fournisseurs et les dépenses. Les fonctionnalités de conformité et de gestion des risques garantissent le respect de la réglementation et atténuent les risques liés aux fournisseurs. L'accessibilité mobile permet un accès en déplacement, tandis que les outils de collaboration permettent la soumission d'offres et le suivi des commandes. L'évolutivité, la flexibilité, les interfaces conviviales et le support complet favorisent l'adoption et la mise en œuvre réussie.
#2. Approvisionnement
La définition manuelle des spécifications et la collecte et l'analyse des devis des fournisseurs peuvent prendre du temps et être sujettes à des erreurs. Cela pourrait même retarder des achats importants.
Pour obtenir des résultats nets, la création de documents plus intelligents, les engagements de négociation et la sélection des fournisseurs utilisent les meilleures pratiques de négociation. Il est simple de combiner les efforts et de produire des documents de refus plus efficaces grâce à la collaboration sociale intégrée. Grâce à l'utilisation d'outils d'analyse d'attribution, vous pouvez évaluer rapidement les offres des fournisseurs en fonction de critères spécifiés, tels que le prix, la qualité et la valeur, ce qui vous permet de faire le choix d'attribution optimal en fonction de vos besoins commerciaux particuliers.
#3. Administration des contrats
Une administration efficace des contrats d'approvisionnement est essentielle. La gestion manuelle du processus peut prendre du temps. Mais avec un système de gestion des achats contemporain, la rédaction assistée qui utilise des bibliothèques de clauses pré-approuvées, des modèles standardisés et une collaboration sociale intégrée peut rationaliser la création de contrats.
La mise en œuvre de mécanismes robustes de suivi et de surveillance des contrats est cruciale pour rester au courant des étapes, des délais et des livrables clés. L'utilisation d'alertes et de rappels automatisés peut aider à résoudre de manière proactive tout problème potentiel par rapport aux conditions convenues. De plus, effectuer des examens et des audits périodiques des contrats pour identifier les domaines à améliorer et respecter les normes juridiques et réglementaires en matière de gestion de la conformité.
#4. Réquisition
Lorsque l'achat n'est pas correctement géré pendant le cycle de l'approvisionnement au paiement, les économies négociées sont rapidement perdues. Grâce à des politiques commerciales, des contrôles et des approbations, un logiciel moderne de gestion des achats garantit que les économies convenues sont mises en œuvre.
Les employés peuvent parcourir et acheter des biens et des services rapidement et facilement grâce à une expérience conviviale. Peu ou pas de formation est nécessaire. Garantir que les prix et les conditions négociés sont automatiquement appliqués via les catalogues de fournisseurs et les flux de travail d'approbation personnalisables conçus pour limiter les dépenses et réduire les dépenses est rendu possible par des capacités de recherche robustes, des formulaires intelligents, des listes de courses et des expériences d'achat personnalisées.
#5. Achat
En automatisant les processus courants d'approvisionnement au paiement, tels que la rédaction des bons de commande, vous disposez de plus de temps pour rechercher d'autres opportunités de réduction des coûts. Vous pouvez accélérer la procédure tout en appliquant les prix négociés et en garantissant la conformité aux politiques à l'aide d'une solution de gestion des achats basée sur le cloud. Créez automatiquement des bons de commande à partir des demandes d'achat acceptées. Fournissez à vos équipes d'approvisionnement des informations sur les exceptions, le statut et les actions nécessaires. Utilisez les fonctionnalités sociales intégrées pour interagir avec vos fournisseurs.
#6. Recettes à faire
Le traitement manuel des factures des fournisseurs prend beaucoup de temps et est sujet aux erreurs. L'utilisation d'un système de gestion des achats intégré vous permet d'économiser de l'argent sur la main-d'œuvre et de bénéficier de réductions de paiement anticipé. Cela comprend un système efficace de gestion des paiements qui permet aux fournisseurs de transmettre les factures par voie électronique et qui facilite un traitement plus rapide grâce à l'utilisation de la numérisation optique, de l'apprentissage automatique et de la correspondance automatisée des bons de commande.
Quelles étapes composent le processus de gestion des achats
Ces phases essentielles sont souvent incluses dans le processus de base «procure-to-pay», qui est la procédure d'achat globale suivie par une entreprise lors d'un achat:
#1. Planification et spécification
Établissez les exigences du produit ou du service, établissez les spécifications du produit, puis planifiez (ou prévoyez) quand et comment le produit sera commandé ou réorganisé en fonction des faits et des prévisions actuels.
#2. Trouver et choisir des fournisseurs
Choisissez un fournisseur pour satisfaire vos besoins en produits, soit à partir d'une liste de fournisseurs approuvés ou de fournisseurs recommandés avec lesquels vous travaillez déjà, soit en recherchant de nouveaux fournisseurs et en lançant une RFx ou une demande d'informations, une proposition ou un devis.
#3. Contractualisation et négociation
Établissez les attentes et exprimez clairement les exigences aux fournisseurs avant de vous engager dans des négociations directes pour obtenir un accord sur le meilleur prix et les meilleures conditions pour les marchandises. Une fois que toutes les conditions ont été convenues, remplissez et signez l'accord avec le fournisseur.
Projet de gestion des achats
Pour que les projets dans une gamme d'industries atteignent leurs objectifs avec succès, des matériaux et des ressources externes sont nécessaires. Le projet de gestion des achats, qui implique la sélection, la coordination et l'entretien de ces produits et services, est crucial pour l'exécution efficace du projet. Vous pouvez atteindre les objectifs de votre projet avec plus de succès si vous connaissez les procédures, les avantages et les utilisations de la gestion des achats de projet.
Qu'est-ce qu'un projet de gestion des achats ?
Un projet de gestion des achats est le développement et le maintien de liens avec des ressources externes nécessaires à la réalisation d'un projet. Un responsable des achats de projet interagit avec les fournisseurs pour acheter, louer ou louer les biens et services nécessaires pour atteindre les objectifs du projet. Le plus souvent, les fournisseurs sont choisis après avoir soumis des offres pour collaborer avec des entreprises à la recherche de leurs biens ou services.
La gestion des achats de produits implique quatre procédures cruciales :
#1. Achats et planification
Une série de procédures appelées planification des achats aide les organisations à identifier les ressources dont elles auront besoin pour mener à bien un projet et la taille de leur budget. Lors de l'élaboration de plans d'achat, les responsables de l'approvisionnement de projet tiennent souvent compte des facteurs suivants :
- Les matériaux et ressources nécessaires au projet,
- Ceux qu'ils ont déjà et ceux qu'il faut se procurer
- Les exigences contractuelles pour les achats à l'extérieur
- Les exigences de date de livraison
- Les échéances des grandes étapes du projet
- Les mentions légales
- Les normes de sécurité de l'industrie pour les matériaux et les ressources
#2. Exécuter un achat
Les responsables de l'approvisionnement du projet évaluent les offres des fournisseurs et choisissent les partenariats en fonction des besoins de leur projet après la préparation de l'approvisionnement. Au cours de cette étape du processus d'approvisionnement, des pourparlers avec les fournisseurs ont fréquemment lieu et toutes les parties signent les contrats qui ont été conclus. À ce stade, les responsables des achats du projet peuvent également effectuer des paiements pour des biens et des services.
#3. Gestion des achats
Une fois les contrats en vigueur, la gestion et le contrôle des achats sont essentiels pour préserver les relations avec les fournisseurs et garantir que les services et les biens fonctionnent comme prévu pendant toute la durée du projet. Le contrôle des achats implique souvent les activités suivantes :
- Évaluation des rapports d'état internes de routine
- Examiner les accords des entrepreneurs
- Examiner les rapports d'avancement et de performance des fournisseurs
- Réalisation d'inspections et d'audits
- Évaluer les ordres de travail Émettre un paiement supplémentaire si nécessaire
#4. Terminer l'approvisionnement
Toutes les procédures pertinentes pour mettre fin à un partenariat ou à un contrat sont incluses dans la clôture de l'approvisionnement. Il s'agit souvent d'évaluer les travaux ou services livrés, de renégocier toute modification des conditions du contrat initial et de vérifier les paiements effectués et reçus. À la fin de l'achat, les organisations peuvent également soumettre une décharge officielle de responsabilité. Cette entente atteste du respect par le vendeur des dispositions de l'entente originale et le décharge de toute autre obligation liée au projet.
Avantages de la gestion des achats de projet
Les projets de toutes tailles et de tous degrés de complexité peuvent bénéficier de l'ajout de la gestion des achats pour un certain nombre de raisons, notamment :
#1. Meilleure qualité
La gestion des achats de projet permet aux entreprises de négocier des accords de service approfondis qui répondent au mieux à leurs besoins. Cela peut augmenter la probabilité que les produits et services soient de haut calibre. Un degré plus élevé d'assurance qualité peut encourager le financement et les investissements futurs en donnant aux parties prenantes plus d'assurance quant à la performance d'un projet.
#2. Risque réduit
En spécifiant les prix, les procédures et la qualité du service, le processus de création et de négociation des contrats de service peut aider les organisations à mieux comprendre leurs options de fournisseur. Cela peut aider à réduire la possibilité que les clauses du contrat soient rompues, ce qui pourrait entraîner des retards ou nuire à la réussite d'un projet.
#3. Coûts gérés
Des conditions d'approvisionnement soigneusement négociées sont un formidable moyen de réduire les coûts et de gérer les dépenses. Les organisations peuvent bénéficier de la gestion des achats si elles veulent mieux comprendre les dépenses impliquées dans la réalisation d'un projet et choisir des biens et des services auprès de fournisseurs qui peuvent répondre à leurs demandes sans dépasser leur budget.
Les fonctions du projet de gestion des achats
Les chefs de projet sont responsables d'une variété de tâches tout au long de l'approvisionnement du projet. Les responsables des achats de projet effectuent souvent les cinq tâches suivantes, bien qu'elles puissent différer en fonction du projet et de ses objectifs :
#1. Lancement du projet
Lors du lancement du projet, un responsable de l'approvisionnement du projet peut lancer le processus d'approvisionnement. Pour parler des objectifs et des délais du projet, ils communiquent fréquemment avec la direction, les cadres et les membres de l'équipe. Discuter du budget, des ressources internes et des attentes élevées peut également en faire partie.
#2. Coordination des participants
Les projets impliquent souvent un certain nombre de parties prenantes, notamment des consultants, des cadres, des experts en responsabilité, des équipes de projet et des propriétaires d'entreprise. Pour s'assurer que toutes les parties impliquées dans le projet sont sur la même longueur d'onde concernant ses buts et objectifs, le responsable de l'approvisionnement du projet doit coordonner divers groupes et individus. Ils doivent y parvenir en identifiant toutes les parties prenantes importantes et en les impliquant au besoin tout au long du projet.
#3. Coordination des fournisseurs
Souvent, plusieurs fournisseurs travailleront sur le même projet. Les responsables des achats de projet doivent gérer efficacement le travail de plusieurs entrepreneurs. Un chef de projet peut planifier des réunions de groupe ou des démonstrations pour les fournisseurs à ce moment et, au besoin, aider les entrepreneurs à communiquer entre eux.
#4. Stratégie d'achat
Un plan d'approvisionnement est crucial pour coordonner les attentes et mettre en place des flux de travail. Les chefs de projet établissent fréquemment des listes et des documents au cours de la phase de planification des achats qui incluent les matériaux et les ressources nécessaires, les calendriers et les jalons, et les moyens probables d'entrer en contact avec les fournisseurs. En outre, ils peuvent utiliser des sites de réseautage Internet, des petites annonces et leurs réseaux professionnels pour commercialiser leur demande d'entrepreneurs.
Plan de gestion des achats
Les documents appelés plans de gestion des achats précisent les besoins du calendrier d'un projet et décrivent les actions nécessaires pour conclure le contrat final.
La stratégie décrit les méthodes par lesquelles l'organisation acheteuse obtiendra les produits et services dont elle a besoin, notamment :
- Décrivez ce qui doit être acheté
- Calcul du prix des achats
- Établir un calendrier de réapprovisionnement
Utilisez un logiciel d’approvisionnement pour rationaliser l’approvisionnement, la sélection des fournisseurs et la gestion des contrats. Établissez des objectifs d’approvisionnement clairs, évaluez les capacités des fournisseurs et négociez des conditions favorables. Mettez en œuvre des mécanismes de suivi robustes pour surveiller les livraisons, la qualité et les coûts. Examinez régulièrement les mesures de performance et ajustez les stratégies si nécessaire pour une amélioration continue. Intégrez l’analyse des données pour une prise de décision éclairée et une atténuation des risques.
Quelle est l'importance d'un plan de gestion des achats
Un processus appelé gestion des achats aide les entreprises à effectuer des achats de biens et de services rentables et rapides.
La direction des activités d'approvisionnement de l'organisation est établie par un plan de gestion des achats efficace, qui garantit également qu'elles sont conformes à la stratégie commerciale globale de l'entreprise. La mise en place d'un plan de gestion des achats présente plusieurs avantages. La capacité d'économiser de l'argent pour les entreprises est sans doute l'avantage le plus important. Les organisations peuvent éviter de faire des folies sur des choses inutiles ou de payer plus que nécessaire pour les articles dont elles ont besoin en ayant une bonne stratégie d'approvisionnement.
Composantes d'un plan de gestion des achats
#1. Énoncé des travaux
Le document qui décrit le produit ou le service qui doit être acheté, ainsi que les objectifs et les spécifications de ce produit ou service, est connu sous le nom d'énoncé des travaux.
#2. Base de référence pour les achats
Le calendrier, les coûts et les critères de performance convenus pour l'approvisionnement sont décrits en détail dans la référence d'approvisionnement.
#3. Critères de sélection des sources
Afin d'examiner les éventuels fournisseurs préqualifiés et de choisir le meilleur pour le calendrier du projet, les critères de sélection des sources sont les éléments de gestion des fournisseurs qui seront appliqués.
Salaire de gestion des achats
Le salaire moyen d'un responsable des achats aux États-Unis est de 123,400 110,100 USD ; cependant, l'échelle salariale normale se situe entre 139,300 XNUMX $ et XNUMX XNUMX $. Les échelles salariales peuvent varier considérablement en fonction de divers aspects cruciaux, notamment la scolarité, les diplômes, les talents supplémentaires et la durée pendant laquelle vous avez travaillé dans un domaine donné. Salary.com vous aide à déterminer votre objectif de rémunération précis en fournissant plus de données de rémunération en ligne et en temps réel que tout autre site Web.
Qu'est-ce que la gestion des achats ?
La méthode par laquelle une entreprise exécute, approuve, surveille et maximise ses dépenses en biens et services est connue sous le nom de gestion des achats. L'objectif principal d'une équipe d'approvisionnement est de réduire les coûts d'achat globaux et d'accélérer l'acquisition des fournitures et des services dont une entreprise a besoin pour générer des produits.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des achats ?
Un autre nom pour la gestion des achats est le processus source-to-settlement. Cela comprend la gestion des connexions continues avec les fournisseurs pour l'entreprise ainsi que l'évaluation, le choix et la rédaction d'accords contractuels formels.
Quel est l'objectif principal de la gestion des achats ?
Pour que les projets et les procédures avancent avec succès, la gestion des achats s'assure que tous les biens et services sont correctement achetés. Lorsqu'ils sont optimisés pour économiser de l'argent, du temps et des ressources, les achats peuvent être utilisés comme un avantage concurrentiel plutôt que comme un simple besoin de l'entreprise.
Quelles sont les sept étapes de la gestion des achats ?
- Reconnaître les besoins
- Demande d'achat
- Examen de la demande
- Processus de sollicitation
- Évaluation et contrat
- La gestion des commandes
- Approbations et contestations de factures
Quels sont les quatre rôles principaux de la gestion des achats ?
L'approvisionnement, la négociation, la gestion des contrats et la gestion des relations avec les fournisseurs sont les quatre principales fonctions de l'approvisionnement. Pour réussir, ces initiatives nécessitent une solide compréhension des objectifs organisationnels, des tendances du marché et des capacités des fournisseurs.
Conclusion
Le Chief Procurement Officer (CPO) et d'autres postes de direction dans le domaine des achats sont devenus plus courants en raison de l'impact de la gestion des achats sur les résultats, de l'adoption de nouvelles méthodes et de son potentiel stratégique. Selon LinkedIn Economic Graph Research, le poste a un taux de croissance de 15 % (en tant que part de toutes les embauches de C-suite l'année dernière) et est actuellement classé 11 sur la liste des postes de C-suite à la croissance la plus rapide.
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Bibliographie
