Les entreprises qui dépendent de plusieurs fournisseurs via des processus manuels peuvent avoir du mal à maximiser la valeur des relations existantes dans un monde en constante évolution. Les changements dans le climat de l'entreprise, l'explosion des données et l'évolution des réglementations modifient tous le paysage de la gestion des fournisseurs. Les processus manuels ne pourront tout simplement pas suivre le rythme. Un système de gestion des fournisseurs peut transformer les processus, renforcer les relations et rendre la gestion des tiers plus transparente. Ci-dessous, nous décrivons le processus logiciel des systèmes de gestion des fournisseurs, certains des principaux avantages et les caractéristiques importantes à prendre en compte lors de la sélection des meilleures solutions possibles.
Que sont les systèmes de gestion des fournisseurs ?
Les systèmes de gestion des fournisseurs sont les processus qui garantissent que les organisations tirent le meilleur parti de leurs dépenses de fournisseurs.
Les fournisseurs sont essentiels au succès d'une entreprise car ils fournissent les biens et services nécessaires pour répondre à la demande des consommateurs. Par conséquent, une gestion appropriée est nécessaire pour éviter les retards de la chaîne d'approvisionnement.
La gestion des fournisseurs implique également l'élaboration de stratégies et l'établissement de politiques et d'accords contractuels pour s'assurer que les deux parties comprennent les attentes et les objectifs de l'entreprise. De plus, ces normes établissent des mesures qui indiquent la performance d'un fournisseur et informent les organisations sur ce qu'elles peuvent faire pour améliorer l'efficacité de leur fournisseur.
Avantages des systèmes de gestion des fournisseurs
Il existe de nombreux avantages à disposer de systèmes de gestion des fournisseurs bien développés.
- Réduisez les risques : étant donné que les propriétaires d'entreprise doivent maintenir et évaluer régulièrement l'activité des fournisseurs, ils seront en mesure de détecter rapidement tout comportement suspect.
- Minimiser les coûts : en mettant en œuvre un système de gestion, les dirigeants peuvent favoriser des relations transparentes et productives avec leurs fournisseurs. En conséquence, les fournisseurs sont plus susceptibles d'offrir des remises et des économies.
- Augmenter l'efficacité : la gestion des fournisseurs améliore la communication, ce qui signifie que les deux parties ont une meilleure compréhension de l'entreprise avec laquelle elles travaillent. Cela améliorera le flux opérationnel et réduira les retards de la chaîne d'approvisionnement.
- Réduire la volatilité des prix : les fournisseurs proposent fréquemment des prix fixes en échange de certains critères, tels que des durées de contrat plus longues. Les entreprises peuvent en tirer parti en gérant les relations avec les fournisseurs et en minimisant les fluctuations de prix imprévisibles.
- Consolidation de la chaîne d'approvisionnement : une gestion efficace de la chaîne d'approvisionnement permet aux entreprises de réduire le nombre de fournisseurs avec lesquels elles travaillent, ce qui leur permet de rationaliser les commandes d'achat et la budgétisation.
5 caractéristiques importantes d'un système de gestion des fournisseurs fiable
Nous avons discuté des avantages de bons systèmes de gestion des fournisseurs et de la manière dont ils peuvent aider votre entreprise. Cependant, la sélection d'un système fiable parmi les options disponibles peut être difficile. Pour vous aider, nous avons compilé une liste des caractéristiques les plus importantes des systèmes de gestion des fournisseurs.
#1. Self-service et intégration automatisée
Tous les fournisseurs doivent être intégrés de manière transparente et automatique à l'aide des systèmes de gestion des fournisseurs. La standardisation et la visualisation de ce processus augmentent non seulement l'efficacité, mais offrent également une meilleure expérience aux tiers, en lançant la relation du bon pied.
Travailler avec des dossiers de fournisseurs complets et précis est également essentiel pour prendre des décisions commerciales judicieuses. Selon le nombre de fournisseurs, la collecte de ces informations peut être une tâche longue, complexe et gourmande en ressources.
#2. Convivialité et intégrations natives
Votre système de gestion des fournisseurs doit être simple d'utilisation pour vos équipes et ne doit pas nécessiter un haut niveau d'expertise pour sa mise en place. Les individus n'adopteront pas le système s'il est trop difficile à utiliser.
Si vos équipes utilisent déjà des plates-formes spécifiques, le bon système de gestion des fournisseurs peut atténuer l'anxiété liée au changement en s'intégrant nativement à la pile technologique existante. Envisagez des solutions de gestion des fournisseurs pouvant être intégrées à des plates-formes telles que Salesforce et NetSuite.
#3. Flux de renseignements sur les risques
Votre système de gestion des fournisseurs doit vous aider à identifier et à atténuer les risques inhérents à la collaboration avec un nouveau fournisseur. Les risques existants dans votre base de fournisseurs doivent être constamment surveillés et atténués à mesure que des problèmes surviennent. Cependant, avec les systèmes de gestion des fournisseurs, il est possible de faire plus pour réduire la quantité de risques qui entrent dans votre entreprise en premier lieu.
#4. Puissantes capacités de création de rapports
Vous devriez toujours être en mesure de voir un instantané précis du statut de votre fournisseur. Un système de gestion des fournisseurs fournira à votre entreprise des capacités de reporting qui vous permettront d'explorer votre base de fournisseurs par catégorie, type et même taille de fournisseur.
#5. Outils de collaboration
Les systèmes de gestion des fournisseurs sont un processus complexe qui ne doit pas être confié à une seule unité commerciale. Sélectionnez un système de gestion des fournisseurs qui s'applique à l'ensemble de l'organisation. Cela devrait permettre à vos équipes juridiques, d'approvisionnement et de vente de collaborer efficacement et de communiquer facilement avec les fournisseurs eux-mêmes.
Outils de gestion des fournisseurs
Avant d'aborder chacun de ces outils, définissons ce que sont les outils de gestion des fournisseurs et ce qu'ils peuvent faire pour vous et votre entreprise. Les outils de gestion des fournisseurs comprennent une variété de logiciels qui aident les organisations à gérer leur base de fournisseurs et à interagir efficacement avec eux.
Les fonctions clés des outils de gestion des fournisseurs sont les suivantes :
- Identification et enregistrement du fournisseur
- Gestion des informations de contact des fournisseurs, y compris les adresses, les e-mails et les numéros de téléphone
- Les commandes passées auprès de chaque fournisseur sont suivies.
- Création et gestion des bons de commande
- Gestion des factures et des entrées de marchandises.
- Remise de rapports détaillés sur la performance des fournisseurs.
Chacune de ces fonctions est essentielle à la capacité d'une organisation à gérer efficacement ses fournisseurs.
Avantages des outils de gestion des fournisseurs
L'utilisation d'outils de gestion des fournisseurs présente plusieurs avantages. Voici quelques-uns des principaux avantages :
#1. Automatisation des processus
De nos jours, l'automatisation est essentielle au succès. De nombreux processus impliqués dans la gestion de vos fournisseurs peuvent être automatisés avec les bons outils de gestion des fournisseurs. Vous économiserez du temps et de l'argent.
#2. Efficacité accrue
Lorsqu'une entreprise peut gérer efficacement ses fournisseurs, elle améliore son efficacité dans tous les domaines de l'approvisionnement. Les outils de gestion des fournisseurs aident les organisations à rationaliser leurs processus d'approvisionnement, facilitant ainsi l'obtention des biens et services dont ils ont besoin.
#3. Visibilité accrue
Avec de bons outils de gestion des fournisseurs, les organisations ont une meilleure visibilité sur leur base de fournisseurs. Cela leur permet de détecter rapidement les problèmes potentiels et de prendre des mesures correctives. Il permet également aux entreprises de mieux comprendre les capacités de leurs fournisseurs.
#4. Amélioration de la communication avec les fournisseurs
La communication avec les fournisseurs peut être difficile sans un outil clair de gestion des fournisseurs. Les entreprises, d'autre part, peuvent utiliser un tel outil pour communiquer plus efficacement avec leurs fournisseurs, ce qui se traduit par de meilleures relations avec les fournisseurs et de meilleurs résultats d'approvisionnement.
Processus de gestion des fournisseurs
Le processus de gestion des fournisseurs en 5 étapes est décrit ci-dessous :
#1. Établir un ensemble de buts et d'objectifs commerciaux.
Avant de commencer votre processus de systèmes de gestion des fournisseurs, vous devez d'abord identifier l'ensemble des buts et objectifs commerciaux pour lesquels les fournisseurs sont nécessaires. Il mettra en évidence les services tiers dont chaque département a besoin afin que vous puissiez mapper les fournisseurs pertinents à chaque besoin sans dupliquer les efforts et les ressources. Ces objectifs aideront également à évaluer la performance des fournisseurs par rapport aux objectifs qui leur ont été communiqués.
#2. Identifier les critères de sélection pertinents pour la sélection des fournisseurs
Une fois que vous avez identifié les objectifs et les exigences qui nécessitent l'engagement des fournisseurs, vous devrez définir les critères de sélection pour sélectionner les fournisseurs qui offriront le meilleur rapport qualité-prix.
Bien que les critères de sélection varient en fonction du type d'organisation et des exigences de ses fournisseurs, les mesures standard incluent les prix, la qualité du travail passé, la reconnaissance industrielle, la réputation légale, etc.
#3. Choisir et évaluer les fournisseurs
L'étape suivante consiste à évaluer tous les fournisseurs pertinents à l'aide de vos critères de sélection identifiés. La majorité des entreprises jugent les fournisseurs en fonction des prix qu'ils proposent. Cependant, il est également essentiel de considérer les autres critères que vous avez identifiés.
Examinez les devis et les propositions fournis par les fournisseurs potentiels pour vous assurer que vous maximisez les opportunités de réduction des coûts. Examinez les termes et conditions pour voir dans quelle mesure les fournisseurs ont l'intention de répondre aux besoins de l'organisation. Simultanément, assurez-vous d'avoir effectué une analyse approfondie et holistique des forces et des faiblesses des fournisseurs, ainsi que des recherches sur la manière dont les menaces et les opportunités de l'environnement externe peuvent avoir un impact sur votre engagement avec les fournisseurs.
#4. Contractualiser et négocier avec le(s) fournisseur(s) choisi(s)
Maintenant que vous avez identifié les fournisseurs appropriés, vous devez lancer le processus de passation de marchés pour enfin les intégrer. Incluez toutes les parties prenantes concernées dans le processus de passation des marchés pour obtenir des informations précieuses sur la manière dont le contrat peut garantir une valeur maximale. Dans de nombreux cas, le processus de contractualisation est réalisé par l'équipe finance/approvisionnement en collaboration avec les cadres supérieurs des unités d'affaires, alors que les groupes qui travailleront quotidiennement avec les fournisseurs ne sont pas consultés.
#5. Évaluation de la performance des fournisseurs
Le processus de gestion des fournisseurs ne s'arrête pas une fois les fournisseurs sélectionnés. Après leur sélection et leur intégration, vous devez évaluer régulièrement leurs performances pour vous assurer qu'ils répondent aux objectifs et aux exigences fixés. Assurez-vous d'avoir établi des KPI pour mesurer les performances afin d'assurer une évaluation pratique. Cela révélera également des domaines d'amélioration pour maximiser la performance des fournisseurs. Il indique également l'efficacité de notre processus de gestion des fournisseurs et comment nous pouvons l'améliorer.
Meilleur logiciel de gestion des fournisseurs
Il existe différents types de logiciels de gestion des fournisseurs sur le marché, et il est essentiel de choisir celui qui convient le mieux à votre organisation. Voici une liste de certains des meilleurs logiciels ou outils de systèmes de gestion des fournisseurs utilisés par plusieurs entreprises en 2023.
#1. Verre de champ SAP
Le logiciel SAP Fieldglass est le premier de la gamme, un outil complet de gestion des fournisseurs avec des fonctionnalités uniques et une collaboration étroite. Elle nécessite une informatisation avancée. SAP Fieldglass permet aux entreprises de gérer leur réseau de fournisseurs dans tous les aspects, y compris la gestion des contrats, le suivi des performances et la conformité. Sa disposition pour l'embauche de nouveaux fournisseurs comprend le Digital Partner Network, qui aide les entreprises à embaucher des fournisseurs dotés de compétences spécialisées.
De plus, les fonctionnalités d'intégration de SAP Fieldglass sont considérées comme l'une de ses caractéristiques distinctives les plus impressionnantes. Il permet un cadre d'API ouvert, permettant un flux de travail fluide sur diverses applications cloud telles qu'Oracle, Salesforce, Kronos et Microsoft Dynamics, entre autres. Cependant, malgré ses nombreux avantages, SAP Fieldglass est cher et ne convient pas à toutes les entreprises.
#2. Portier
Ce VMS convient aux grandes entreprises qui ont besoin d'un accès étendu et d'un stockage illimité. Avec plus de 200 contrats, le système cloud de Gatekeeper offre une gestion transparente du cycle de vie des fournisseurs. En outre, il fournit des demandes de fournisseurs, des fonctionnalités eSign et des fonctionnalités d'automatisation d'intégration pour les approbations de contrat. Ce VMS utilise un moteur de flux de travail Kanban, permettant à une entreprise de rationaliser la saisie de données et la gestion des SLA tout en créant automatiquement des enregistrements.
Il fournit également des options de personnalisation pour la création et la gestion des flux de travail, éliminant ainsi le besoin de processus manuels. Parce que ce VMS est entièrement basé sur le cloud, il prend en charge plus de 220 applications différentes. Cependant, le prix est un peu élevé car il propose des fonctionnalités sur mesure pour les grandes entreprises.
#3. Genuité
Avec ses nombreuses fonctionnalités uniques et ses prix bas, Genuity est considéré comme le mieux adapté aux entreprises informatiques et aide les professionnels de l'informatique à gérer sans effort les relations avec les fournisseurs. Il propose des outils personnalisés et spécifiques ainsi que des outils informatiques avec une interface simple. De nombreuses plates-formes, notamment AWS, Salesforce, Quickbooks, G Suite et Azure, s'intègrent facilement à Genuity. Il facilite également la découverte de nouveaux fournisseurs SaaS et la gestion efficace des fournisseurs existants. Cependant, Genuity l'a limité aux seules sociétés informatiques et financières, ce qui rend difficile pour les sociétés non informatiques d'intégrer ce VMS pour la gestion des fournisseurs.
#4. Précoro
De nombreuses petites et grandes entreprises bénéficient de Precoro, un logiciel de gestion des fournisseurs. Ce VMS convient à toutes les industries et fait partie des options logicielles les plus rentables du marché. Il dispose d'un portail en ligne pour stocker les informations de contact des fournisseurs ainsi que pour générer des rapports de performance et des demandes d'achat à l'aide d'outils d'approvisionnement spéciaux tels que la gestion idéale du budget et le suivi des demandes d'achat.
De plus, Precoro prend en charge deux types d'intégration : fichier plat et automatique, tous deux pris en charge sur diverses plates-formes telles que Xero, NetSuite, Quickbooks Online, etc. Precoro, malgré ses fonctionnalités, ne prend pas en charge le paiement direct des fournisseurs et ne dispose pas d'une fonctionnalité de gestion de la conformité.
#5. Cflux
Cflow de Cavintek est le dernier SMS de cette liste. Il s'agit d'un puissant outil d'automatisation des flux de travail dans le cloud doté de fonctionnalités importantes qui permettent à une entreprise de rationaliser sa fonction d'approvisionnement et d'améliorer les performances d'approvisionnement. Certains des principaux avantages de l'utilisation de Cflow incluent un suivi efficace des KPI ; l'élimination des redondances de processus ; amélioration de la gestion de la conformité ; amélioration de la gestion des relations avec les fournisseurs ; des fonctions de visibilité améliorées pour gérer les processus d'approvisionnement ; suivis automatisés ; approbations de factures ; rappels ; et les notifications de commandes d'approvisionnement ; et la possibilité de créer des rapports personnalisés, permettant à une entreprise d'obtenir des informations plus approfondies sur les performances.
Comprendre l'importance des outils et des techniques des systèmes de gestion des fournisseurs est essentiel pour chaque organisation et constitue la première étape dans la sélection du meilleur SGS pour votre entreprise. L'utilisation du bon outil de gestion des fournisseurs permet de gagner du temps, d'améliorer l'efficacité organisationnelle, d'augmenter la visibilité, d'améliorer le processus d'approvisionnement et de protéger une entreprise contre les risques potentiels. Enfin, un bon logiciel de gestion des fournisseurs augmente la productivité globale de l'entreprise.
Qu'est-ce que la gestion des fournisseurs SAP ?
SAP Ariba Supplier Management est un portefeuille de solutions de bout en bout à la pointe de l'industrie qui vous permet de gérer les informations, le cycle de vie, les performances et les risques des fournisseurs à partir d'un seul emplacement.
A quoi sert le logiciel SRM ?
Le logiciel de gestion des relations avec les fournisseurs (SRM) est une solution qui aide les entreprises à rationaliser la sélection et l'intégration des fournisseurs, le suivi et l'évaluation des performances des fournisseurs, la gestion des documents des fournisseurs et d'autres processus critiques liés aux fournisseurs.
Quelles sont les bonnes pratiques de gestion des fournisseurs ?
Voici des exemples de bonnes pratiques pour une gestion réussie des fournisseurs :
- Elaboration des besoins métiers
- Création d'une base de données fournisseurs
- Segmentation des fournisseurs
- Accroître les connaissances de l'équipe.
- Définir les responsabilités de chaque membre de l'équipe SRM.
- Mise en place d'un système de gestion des fournisseurs.
Qui est responsable de la gestion des fournisseurs ?
Responsable fournisseur – Propriétaire du processus
Le directeur des fournisseurs est chargé de s'assurer que tous les fournisseurs offrent un bon rapport qualité-prix. Il s'assure que les contrats des fournisseurs répondent aux besoins de l'entreprise et que tous les fournisseurs respectent leurs obligations contractuelles.
Quelle est l'importance de la gestion des fournisseurs ?
Il est essentiel de bien gérer les fournisseurs limiter les risques financiers, commerciaux et de réputation. Selon Gartner, il s'agit d'un processus qui "permet aux organisations de contrôler les coûts, de favoriser l'excellence du service et d'atténuer les risques pour obtenir une valeur accrue de leurs fournisseurs tout au long du cycle de vie de la transaction".
Qu'est-ce que la gestion de la qualité des fournisseurs ?
La qualité du fournisseur fait référence à la capacité d'un fournisseur à fournir des biens ou des services qui répondent aux besoins des clients. La gestion de la qualité des fournisseurs est définie comme un système de gestion proactive et collaborative de la qualité des fournisseurs.
Conclusion
Les systèmes de gestion des fournisseurs peuvent être extrêmement bénéfiques pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. L'adoption de ces outils peut aider les organisations à améliorer leur efficacité, à réduire les erreurs humaines et à éliminer les processus manuels qui font perdre du temps et de l'argent.
Il existe une pléthore d'outils disponibles, mais nous avons découvert que SAP Fieldglass est le meilleur logiciel de gestion des fournisseurs dans l'ensemble en raison de ses fonctionnalités robustes, de ses capacités d'automatisation avancées, de ses intégrations, de sa facilité d'utilisation et de sa reconnaissance par l'industrie. Il s'agit d'une solution tout-en-un qui peut gérer tous vos besoins de gestion des fournisseurs de manière transparente, avec une courbe d'apprentissage courte et un excellent support tout au long du processus.
FAQ sur les systèmes de gestion des fournisseurs
Quels sont les types de systèmes de gestion des fournisseurs ?
Types de système de gestion des fournisseurs
- Approvisionnement. Aide à la gestion des processus de diligence raisonnable lors de la sélection des fournisseurs et de l'achat de services.
- Intégration du fournisseur. Prend en charge l'inscription, l'enregistrement et la gestion de l'accès et des autorisations pour les nouveaux fournisseurs au sein du système.
- Gestion du risque fournisseur.
- Gestion de la relation.
Quelle est l'importance du système de gestion des fournisseurs ?
Un bon processus de gestion des fournisseurs vous permet non seulement de tirer le meilleur parti de vos besoins commerciaux, mais vous donne également un avantage concurrentiel. Il vous permet d'économiser de l'argent en améliorant la qualité de vos biens et services, ce qui affecte votre résultat net.
A quoi sert le logiciel SRM ?
Le logiciel de gestion des relations avec les fournisseurs (SRM) est une solution qui aide les entreprises à rationaliser la sélection et l'intégration des fournisseurs, le suivi et l'évaluation des performances des fournisseurs, la gestion des documents des fournisseurs et d'autres processus critiques liés aux fournisseurs.
Bibliographie
Articles Relatifs
- Système de gestion des achats : types et liste des principales options logicielles
- Gestion de l'approvisionnement du projet : guide détaillé des processus d'approvisionnement
- POUVOIR DE NÉGOCIATION DES FOURNISSEURS : Qu'est-ce que c'est et comment ça marche
- PROCESSUS DE COMPTES FOURNISSEURS : Comment gérer efficacement le processus
- SUPPLY CHAIN FINANCE : Définition, Management, Différence et Entreprises
