L'efficacité organisationnelle évalue dans quelle mesure les organisations atteignent leurs objectifs. Une organisation efficace fonctionne de manière fluide et efficace. Dans cet article, nous discuterons des composants nécessaires pour construire une organisation efficace. Que vous soyez un manager ou un leader, continuez à lire pour découvrir comment rendre votre entreprise (encore) plus performante.
Nous commencerons par définir l'efficacité organisationnelle, puis discuterons de sept théories de l'efficacité organisationnelle, comment l'efficacité organisationnelle peut être mesurée et comment les RH peuvent contribuer à l'efficacité organisationnelle.
Quelle est la définition de l'efficacité organisationnelle ?
L'efficacité organisationnelle se rapporte à la façon dont une entreprise atteint ses objectifs. La mesure de l'efficacité organisationnelle implique divers éléments, notamment :
- Productivité des employés
- Un leadership efficace
- Culture d'entreprise
- Efficacité dans les processus commerciaux
Les employés, les dirigeants et les processus doivent tous travailler ensemble pour atteindre l'efficacité organisationnelle. Chaque aspect de l'entreprise fonctionne comme une machine bien huilée ; si une section souffre, tout le système souffre. Les organisations à but non lucratif sont également couvertes par ce système.
Les dirigeants à but non lucratif accordent la priorité à l'offre de services de haute qualité au coût le plus bas possible.
L'efficacité organisationnelle dans le secteur à but non lucratif nécessite la cohésion des ressources, la cohésion du personnel et l'efficacité opérationnelle. Une approche globale est essentielle dans les contextes gouvernementaux pour allouer correctement les ressources et développer un système de prestation de services publics efficace.
Efficacité organisationnelle vs efficacité organisationnelle
Bien que l'efficacité organisationnelle et l'efficience organisationnelle concernent toutes deux la capacité d'un groupe à atteindre son objectif, elles adoptent des approches sensiblement différentes. Lorsqu'une entreprise utilise le moins de ressources, de temps et d'argent pour atteindre son objectif, on dit qu'elle est efficace.
L'efficacité organisationnelle, en revanche, n'est pas axée sur le temps et se concentre plutôt sur la réalisation d'un objectif en faisant les bonnes choses. Les entreprises évaluent ces deux de différentes manières. Afin de déterminer l'efficacité organisationnelle, ils peuvent utiliser un ensemble de mesures. En ce qui concerne l'efficacité organisationnelle, ils sont plus enclins à examiner des facteurs financiers tels que les dépenses pour juger du succès.
Quelle est l'importance de l'efficacité organisationnelle ?
Développer une organisation réussie nécessite d'atteindre l'efficacité organisationnelle. L'amélioration de la capacité de votre entreprise à atteindre ses objectifs est cruciale pour créer de la valeur pour les actionnaires. Cela suggère que votre entreprise prospérera à long terme.
Le maintien d'un avantage concurrentiel, d'autre part, nécessite l'évaluation continue de l'efficacité organisationnelle et n'est pas quelque chose que vous atteignez puis oubliez. Les entreprises doivent constamment évaluer l'efficacité de leurs opérations, performance des employéset Styles de leadership.
Face à une perturbation, l'efficacité organisationnelle peut faire ou défaire la situation. Votre organisation peut aborder les obstacles de front tout en se concentrant sur une expansion continue. Votre entreprise deviendra plus résiliente si elle s'engage à l'efficacité organisationnelle. Ce processus englobe tous les niveaux de l'organisation, de la haute direction aux employés.
Mais comment construire une organisation plus efficace ?
5 façons d'augmenter l'efficacité organisationnelle
Vous devez aborder l'efficacité organisationnelle de manière holistique pour obtenir un avantage concurrentiel. Il est difficile d'encourager la collaboration à l'échelle de l'entreprise. Les employés, la direction, les processus et la culture doivent tous collaborer.
Considérez chacune de ces régions comme des piliers qui soutiennent un édifice plus vaste. Tout point faible met en danger la stabilité globale de l'organisation.
Comment assurer la solidité et la cohésion de l'entreprise ? Nous avons compilé cinq idées utiles pour accroître l'efficacité organisationnelle.
#1. Établir des priorités pour les personnes, les processus et les ressources.
Les employés sont motivés et productifs ? Ou se désengagent-ils constamment des tâches ? Plusieurs facteurs influencent la performance, notamment la qualité de la formation des employés, l'environnement de travail, les outils et une gestion réussie.
Les employés et les dirigeants sont rendus inefficaces en l'absence de processus efficaces. Des opérations rapides, légères et rentables sont nécessaires. Les employés comptent sur l'efficacité opérationnelle pour accomplir leurs tâches. Pour être efficaces, les employés, la direction et les processus doivent tous être synchronisés. Selon Gartner, lorsque « les objectifs des employés sont liés à la fois aux exigences de l'organisation et des employés, les performances des employés peuvent augmenter jusqu'à 22 % ».
#2. Aligner la stratégie et les objectifs
Pour atteindre l'efficacité organisationnelle, de nombreuses entreprises entreprennent des réformes à grande échelle. Cependant, de nombreuses organisations ne parviennent pas à s'améliorer au rythme souhaité en raison d'un échec à faire correspondre la stratégie aux objectifs.
Vous pouvez modifier la chaîne de valeur de votre organisation pour l'aligner sur vos objectifs une fois que vous l'avez comprise. Différentes techniques de restructuration dépendent de modèles commerciaux spécifiques, mais la clé est de rester flexible.
Pourriez-vous, par exemple, améliorer l'expérience client grâce à l'automatisation ? Les clients férus de technologie privilégient fréquemment les outils d'automatisation en ligne comme mode de connexion privilégié avec une entreprise. Un changement de cette ampleur nécessiterait une stratégie de mise en œuvre, une expérience de gestion du changement et un soutien de la direction.
Équilibrer tous ces aspects mobiles peut être difficile, et les organisations échouent souvent à atteindre leurs objectifs fermes tout au long du processus. L'alignement de la stratégie et des objectifs permet à votre organisation d'apporter les changements appropriés à la structure organisationnelle.
#3. Aligner la structure de l'entreprise avec la stratégie
Vous pouvez commencer à intégrer la structure de l'entreprise à la stratégie après avoir hiérarchisé les objectifs. La structure d'une organisation a un impact significatif sur sa performance. L'organisation, par exemple, est-elle une hiérarchie descendante autoritaire ? Est-ce démocratique, avec des équipes et des individus autonomes ?
Il est essentiel de devenir une organisation efficace en déterminant la structure et la conception optimales pour votre modèle. Le leadership, la gestion, la culture et d'autres facteurs influencent tous la façon dont les fonctions fonctionnent ensemble. Par exemple, si les employés n'adoptent pas de nouveaux systèmes de travail, les processus seront arrêtés.
Pour engager tous les niveaux de l'entreprise en même temps, votre entreprise a besoin d'un modèle de structure efficace. Une approche globale est la meilleure méthode pour s'assurer que les inefficacités organisationnelles ne ralentissent pas l'entreprise.
#4. Évaluer les résultats
Comment saurez-vous si vos efforts sont fructueux ? L'évaluation de l'efficacité organisationnelle est plus compliquée que le simple examen des revenus. L'analyse des données peut être utile pour déterminer l'efficacité, mais il est également nécessaire d'inclure la composante humaine de la croissance organisationnelle.
Si vous souhaitez estimer avec précision l'efficacité organisationnelle, vous devez vous poser les questions suivantes :
- Quels sont les objectifs de votre entreprise ?
- Ces objectifs sont-ils clairement communiqués aux employés ?
- À quelle fréquence évaluerez-vous les progrès ?
La transparence est la stratégie la plus efficace pour impliquer les gens dans vos efforts pour atteindre l'efficacité organisationnelle. Définissez les tâches et les responsabilités de chacun et partagez l'avancement de votre approche à intervalles réguliers pour garder tout le monde motivé à continuer d'avancer.
#5. Améliorer constamment
L'efficacité organisationnelle est un processus continu. Si vous souhaitez que votre organisation s'engage dans le processus, vous devez bénéficier d'un support de haut niveau. Le soutien de la direction s'étend à l'ensemble de l'organisation, encourageant chacun à soutenir les projets de changement et les changements.
La meilleure approche pour s'assurer que votre organisation continue de progresser consiste pour les cadres à prendre un engagement clair et continu. N'oubliez pas d'analyser régulièrement vos progrès et de toujours rechercher des opportunités de développement.
Quels facteurs influencent l'efficacité organisationnelle ?
Les entreprises peuvent utiliser des mesures ou des processus d'examen pour évaluer leur efficacité organisationnelle. Les tableaux de bord sont fréquemment utilisés par les entreprises pour suivre régulièrement leurs performances. La façon dont une entreprise évalue son efficacité est déterminée par son plan stratégique et l'objectif qu'elle tente d'atteindre.
Une autre technique pour évaluer l'efficacité organisationnelle consiste à examiner les indicateurs avancés d'une entreprise, tels que le nombre de rendez-vous prévus ou le nombre de lettres de référence émises, pour prévoir les performances futures. Ils peuvent également définir des KPI pour déterminer s'ils ont terminé ou non l'activité requise.
Modèles et approches de l'efficacité organisationnelle
Le Centre canadien pour la science et l'éducation a examiné quatre théories distinctes de l'efficacité organisationnelle. Cette étude, qui portait sur l'efficacité organisationnelle dans l'enseignement supérieur, comportait les éléments suivants :
- L'approche par objectif implique de définir l'efficacité en termes d'objectifs organisationnels tels que le profit, l'innovation et la qualité du profit.
- L'approche des ressources système décrit l'efficacité en termes de capacité d'une organisation à rassembler les ressources nécessaires.
- La méthode Process – Cette méthode se concentre sur l'efficience et l'efficacité des processus d'une organisation.
- L'approche stratégique de la circonscription – Ce paradigme définit l'efficacité en termes d'intérêts des parties prenantes.
Ces méthodes ne font qu'effleurer la surface.
La production, le dévouement, le leadership et les relations interpersonnelles sont tous importants.
Le Dr P. Venkataiah de l'Université d'Osmania a développé ce modèle, qui se concentre sur des composants organisationnels critiques tels que :
- Production. Le mouvement de la production organisationnelle.
- Engagement. Le degré d'engagement des employés envers l'organisation.
- Direction. Pouvoir et influence personnels.
Le conflit entre les individus. Mauvaises communications entre patrons et subordonnés.
L'idée générale est claire. L'efficacité organisationnelle est influencée par l'efficience, l'harmonie et l'efficacité dans divers domaines. Les organisations qui sont plus efficaces sont plus rentables, résilientes et compétitives.
Systèmes adaptatifs, prise de décision, apprentissage et efficacité de groupe
L'efficacité de ce modèle dépend de quatre conditions importantes.
- La prise de décision. Comment les gens prennent des décisions, la qualité de ces décisions et comment améliorer la prise de décision en utilisant plus d'options.
- Apprendre et changer. Comment les gens s'adaptent-ils aux nouvelles informations et aux nouveaux modes de fonctionnement ?
- L'efficacité d'un groupe. Comment les gens collaborent en groupe et comment ils capitalisent sur de nouvelles idées et découvertes.
- Des systèmes qui s'auto-organisent et s'adaptent. Au fil du temps, comment les systèmes et les processus évoluent, s'auto-organisent et améliorent l'organisation.
Étapes pour le leadership dans l'efficacité organisationnelle
L'efficacité organisationnelle dépend du leadership, selon The Leadership Circle.
Il dépend spécifiquement de six systèmes :
- Leadership: Les dirigeants doivent avoir la capacité de traduire la vision en stratégie, méthodes et objectifs.
- La communication: La communication doit être ciblée, cohérente et axée sur les résultats.
- Responsabilité: Le maintien de la responsabilité et de la discipline nécessite la mise en œuvre de systèmes avec des conséquences réelles et des récompenses réalistes.
- Livraison: Entre autres choses, les opérations doivent rester alignées sur la stratégie, s'améliorer en permanence et développer les capacités futures.
- Productivité des employés : Cela devrait également être une approche rigoureuse et systématique pour attirer, développer et retenir le personnel de haut niveau.
- Mesure: Pour garder le cap, une entreprise doit utiliser des mesures, des examens et des modifications de manière méthodique.
Utiliser des systèmes de responsabilisation en matière de performance pour impliquer les employés
D'autres soulignent l'importance des personnes, tandis que le Cercle du leadership met l'accent sur le bon leadership comme axe autour duquel tourne l'efficacité organisationnelle.
La motivation des employés est fréquemment citée comme un facteur important dans la performance organisationnelle efficace. La motivation est essentielle dans le travail.
La motivation des employés influence plusieurs autres mesures importantes des employés, notamment :
- Efficacité des employés
- Passion pour leur travail
- Les niveaux de sortie
- volonté d'apprendre et capacité d'apprendre
- Survie et rétention
- Fidélité à l'organisation
C'est l'une des raisons pour lesquelles les dirigeants d'entreprise accordent tant d'importance à la motivation des employés.
Engagement des collaborateurs
Comment augmenter la productivité du personnel ? L'expérience employé doit être privilégiée.
Quelle que soit votre approche, l'amélioration de ces domaines peut aider à renforcer l'efficacité organisationnelle.
- La cycle de vie d'un employé. Chaque rencontre d'un employé avec une marque est couverte par le cycle de vie de l'employé. Ce cycle commence par le contact préalable au recrutement et se poursuit à travers diverses étapes d'interaction, telles que les enquêtes d'intégration et de post-sortie.
- La satisfaction des employés. Le cycle de vie des employés est inclus dans l'expérience des employés. Cependant, cela peut également englober l'atmosphère de bureau, les programmes de développement professionnel, les interactions interpersonnelles et toute autre facette de l'expérience d'un travailleur au sein de l'organisation, selon la personne à qui vous demandez.
- Évolution de carrière et de compétences. Les ressources humaines ont élargi leurs responsabilités pour inclure la gestion du changement, l'expérience des employés, la formation et le développement de carrière. Ce changement de responsabilités l'a également transformé en une fonction à valeur ajoutée, plutôt qu'une simple activité administrative ou de gestion.
- Conduite des employés. Les interactions individuelles et d'équipe sont influencées par le comportement des employés. Les attentes en matière de comportement doivent être claires et axées sur les objectifs. Un comportement approprié sur le lieu de travail stimule le moral de l'équipe, ce qui se traduit par des organisations plus efficaces, plus performantes et plus productives.
Comment évaluer l'efficacité d'une organisation
Le suivi des progrès est essentiel pour obtenir des résultats à long terme. Cependant, déterminer si votre technique fonctionne peut être difficile si vous ne savez pas où chercher. Comment pouvez-vous mesurer l'efficacité organisationnelle en plus de comparer le bénéfice net aux enregistrements de bénéfices souhaités ?
Le bonheur des clients est l'une des premières choses à considérer. Une entreprise efficace fournit à ses clients des services de haute qualité. Les processus internes ont un impact direct sur la qualité du service rendu par une entreprise. Si vous voulez découvrir l'efficacité de votre entreprise, demandez à vos clients.
Une autre approche pour suivre les progrès est la participation de la main-d'œuvre. Les employés participent-ils à de nouveaux flux de travail ? Sont-ils satisfaits des logiciels les plus récents ? Lorsque les gens fonctionnent bien, les processus internes fonctionnent plus facilement.
Vous pouvez estimer l'efficacité de votre structure organisationnelle en analysant le bonheur et la performance des employés. Le bonheur des employés et des clients est une mesure de performance cruciale qui peut vous aider à accroître l'efficacité de votre organisation.
La gestion du changement favorise l'efficacité organisationnelle
Comme nous l'avons vu dans cet article, l'efficacité organisationnelle consiste à atteindre les objectifs de l'entreprise. Votre organisation devra peut-être changer pour atteindre ses objectifs. C'est là que la gestion du changement entre en jeu.
La gestion du changement implique une communication et une collaboration stratégiques avec les employés pour accroître la motivation. L'engagement des employés est accru par les gestionnaires du changement en maintenant l'élan et en réduisant la résistance au changement. Ils encouragent et forment les employés à accepter le changement.
La gestion du changement doit commencer au sommet. Selon l'analyse de McKinsey sur les perspectives des DSI et la conduite d'un changement agile, "les chances de succès de la transformation augmentent d'au moins 30 % lorsque l'équipe dirigeante a une compréhension approfondie de ce qu'est l'agilité et de la manière dont elle crée de la valeur".
Gardez à l'esprit que votre approche de gestion du changement doit être construite autour de la structure organisationnelle. Que penseront vos collaborateurs d'une initiative de transformation ? Cela déterminera votre approche ainsi que l'outil et le style de gestion idéaux pour votre entreprise.
Résumé
Comprendre les causes de l'efficacité organisationnelle vous aidera à faire un meilleur travail et à faire progresser l'organisation de diverses manières, que vous occupiez un poste de direction ou une capacité opérationnelle. L'efficacité, par exemple, implique la sécurisation de ressources et de capacités précieuses, l'optimisation des processus, la satisfaction des parties prenantes et la garantie que l'organisation atteint ses objectifs. Chacune de ces vues peut être utilisée pour évaluer et améliorer l'efficacité de l'organisation, résultant en une machine bien huilée qui profite à ses employés, parties prenantes, actionnaires et à la communauté plus large dans laquelle elle opère.
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Bibliographie
