L'orientation des employés est l'une des façons de favoriser une relation saine entre vos nouveaux employés et ceux déjà existants, ainsi que leur nouvel environnement. Il donne à vos employés un aperçu de ce à quoi s'attendre et de ce qui est attendu d'eux dans l'organisation. Nous vous montrerons comment vous pouvez mener à bien une orientation des employés avec une liste de contrôle pour vous guider. Voyons d'abord un aperçu général de ce à quoi ressemble l'orientation d'un nouvel employé.
Qu'est-ce que l'orientation des nouveaux employés ?
L'orientation des nouveaux employés consiste à familiariser les nouveaux employés avec leur nouvel environnement. Il offre aux employés les informations organisationnelles fondamentales dont ils ont besoin pour se sentir préparés pour leur nouvelle équipe, leur nouveau service et leur nouveau travail au sein de l'entreprise. Une orientation efficace des employés informe les employés des normes et des attentes de l'entreprise, gère tous les documents et répond à toutes les questions ou préoccupations qu'ils pourraient avoir avant de commencer leur nouvel emploi.
L'objectif de l'orientation des nouveaux employés est d'accueillir les nouveaux employés dans l'organisation, d'expliquer les informations essentielles sur la politique et la culture et de les familiariser avec leur nouveau lieu de travail.
Un plan et une procédure prédéterminés pour l'orientation des employés aideront à soulager le stress des gestionnaires et des professionnels de la formation, leur permettant de rester productifs dans leurs tâches quotidiennes tout en faisant démarrer un nouvel employé.
Pourquoi l'orientation des nouveaux employés est-elle importante ?
L'orientation est importante puisqu'elle marque le début de la relation employé-employeur. Le premier jour de travail est crucial car les futurs employés veulent confirmer leur décision d'accepter votre offre d'emploi.
Tant les nouveaux employés que leurs nouveaux patrons et collègues bénéficient d'une transition en douceur vers un nouveau rôle. Un nouvel employé peut commencer à être productif rapidement si les attentes et les obligations lui sont clairement communiquées. Une orientation approfondie et engageante, dans le cadre d'un processus d'intégration efficace, peut également aider à réduire l'attrition des nouveaux employés en raison d'attentes mal interprétées ou non satisfaites. Une politique claire d'orientation des employés garantira également que tous les nouveaux membres de l'équipe reçoivent la même formation et les mêmes informations.
Combien de temps l'orientation des nouveaux employés devrait-elle durer ?
Le temps approprié à consacrer à l'orientation des employés varie selon l'organisation. Avant que les nouveaux employés puissent participer pleinement à leurs tâches, différents secteurs nécessitent différents niveaux de formation et d'information. Cependant, la référence générale communément acceptée pour l'orientation des nouveaux employés est de trois heures ou pas plus d'une journée de travail complète.
Comment créer un nouveau programme d'orientation des employés
Pour créer un nouveau programme d'orientation des employés, suivez ces étapes :
#1. Déterminez votre horaire d'orientation.
Déterminer le calendrier des activités et des procédures lors de la planification de l'orientation. Le temps requis peut varier selon la taille de votre organisation et le nombre de personnes participant à chaque programme d'orientation. Pour certaines entreprises, quelques heures d'orientation suffisent. Si vous guidez un plus grand groupe de nouvelles recrues ou si vous couvrez plus de terrain, vous voudrez peut-être prolonger votre orientation à quelques jours.
#2. Mettre à disposition du matériel d'orientation et d'accès approprié
Selon l'endroit où vous faites votre orientation, vous devrez peut-être fournir à vos nouvelles recrues un accès au bâtiment, comme une carte-clé ou un code d'accès. Fournir des informations telles qu'une carte, les directions vers les bâtiments et où se garer peut aider les nouveaux membres de l'équipe à se sentir plus à l'aise pendant l'orientation. Des documents, y compris des informations sur ce que l'orientation implique et le calendrier, pourraient aider les nouveaux membres du personnel à se préparer pour la journée.
#3. Faites le tour des installations et des bureaux.
Vous pouvez commencer votre orientation par une visite des bâtiments et des autres sites auxquels les employés peuvent avoir besoin d'accéder. Par exemple, vous pouvez commencer par une visite générale du bureau, qui comprendrait différents départements, la cafétéria ou les salles à manger, les salles de pause, les espaces extérieurs et le hall. Décrivez les portes d'entrée et de sortie idéales, ainsi que les issues de secours et les procédures. Vous pouvez également fournir des informations sur l'endroit où se garer ainsi que l'emplacement des escaliers et des ascenseurs.
#4. Prévoyez du temps pour remplir la paperasse.
Remplir les documents nécessaires fait partie du processus d'intégration des nouveaux employés. La planification d'un moment pendant l'orientation peut garantir que toutes les nouvelles recrues comprennent la paperasse et sont en mesure de la remplir avant de commencer leur poste. Il peut également être avantageux pour les nouvelles recrues de remplir leurs papiers en présence d'un spécialiste des ressources humaines afin que s'ils ne comprennent pas quelque chose ou aient besoin d'aide, ils puissent vous le demander.
#5. Impliquer le personnel actuel dans l'orientation.
Il est avantageux d'inclure les employés actuels dans le processus d'orientation. Cela pourrait impliquer que les chefs d'équipe ou les gestionnaires dirigent des aspects spécifiques de l'orientation pour démontrer leurs capacités de leadership et commencer à créer une relation avec le nouveau membre de l'équipe. Cela peut également impliquer de présenter les employés actuels aux nouveaux membres du personnel en participant à des activités. Vous pouvez également encourager quelques employés du personnel à contacter les nouvelles recrues pour les accueillir dans l'organisation et répondre aux demandes spécifiques aux employés.
#6. Coordonner les activités de consolidation d'équipe et d'orientation
Si vous planifiez vos activités de consolidation d'équipe à l'avance, vous aurez plus de temps pour rassembler les fournitures et organiser chaque exercice. Envisagez de jumeler les nouveaux membres de l'équipe pour les présenter à tout le monde si vous dirigez une grande orientation. Envisagez de donner des amorces de conversation ou de créer des jeux qui encouragent les nouvelles recrues à collaborer et à concourir pour des prix.
#sept. Fournir une formation sur les programmes et les appareils
Aider chaque membre de l'équipe à installer et à utiliser sa technologie peut rendre sa première journée de travail plus efficace. Par exemple, vous pouvez leur apprendre à utiliser leur ordinateur ou un programme en milieu de travail. En leur donnant leurs identifiants de connexion et des informations sur la façon dont votre entreprise maintient son cybersécurité les aidera à protéger leurs données et à suivre la politique technologique de l'entreprise.
#8. Planifiez vos actions après l'orientation.
Élaborez un plan de ce qu'il faut faire une fois qu'un nouvel employé a terminé son orientation. Vous pouvez ajouter une réunion avec le nouveau membre de l'équipe planifiée par un superviseur ou un expert en ressources humaines dans ce plan. Les taux de rétention peuvent être augmentés en s'assurant qu'ils sont à l'aise et qu'ils réussissent dans leur travail. Après l'orientation, vous pouvez planifier des séances de suivi deux semaines, un mois et deux mois plus tard. Différents intervalles peuvent être plus appropriés selon l'entreprise et l'industrie.
Pour mieux comprendre les sentiments du nouveau membre de l'équipe, les chefs d'équipe ou les spécialistes des ressources humaines peuvent poser les questions suivantes lors de ces rencontres :
- Pensez-vous que vous avez été suffisamment préparé pour votre nouveau rôle ?
- Vous pensez avoir une bonne compréhension de l'entreprise ?
- Que pensez-vous de votre rôle dans cette organisation ?
- Y a-t-il des questions auxquelles il n'a pas encore été répondu?
- Votre communication avec vos managers a-t-elle été fructueuse ?
- Quels futurs plans avez-vous pour le développement des employés ?
- La formation liée à l'emploi que vous avez reçue a-t-elle été bénéfique ?
- La formation était-elle suffisamment informative ?
- Pensez-vous que votre formation en valait la peine ?
Se préparer à une orientation réussie pour les nouveaux employés
Vous pouvez utiliser les suggestions suivantes pour construire une orientation de recrue récente efficace et réussie :
Créer un environnement accueillant : Vous pouvez créer un environnement agréable en accueillant les nouveaux employés dès leur entrée dans les locaux et en leur donnant des indications. Les petits cadeaux ou les paquets de bienvenue sont également d'excellents moyens de créer un environnement accueillant.
Donnez des informations détaillées : lorsque les nouveaux membres de l'équipe ne comprennent pas ce qui se passe ou où aller, cela peut prêter à confusion, alors assurez-vous de leur fournir autant d'informations que possible. Envisagez d'envoyer un e-mail avant l'orientation pour vous renseigner sur toute question que les nouveaux membres du personnel pourraient avoir afin de mieux saisir les informations dont ils ont besoin.
Ajoutez des pauses café et repas : vous pouvez inclure des pauses pour les boissons, le café et les collations, en fonction de la durée de votre séance d'orientation. Cela peut aider à garder les nouveaux employés motivés et donner des occasions de dialogue spontané.
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Aider les employés à fixer des objectifs : Pendant l'orientation, vous pouvez utiliser le temps pour aider les nouveaux membres de l'équipe à fixer des objectifs de performance et de productivité. Cela peut les aider à définir un calendrier et à suivre leurs progrès par rapport à leurs objectifs initiaux.
Facilitez les présentations à distance : Si vous avez une équipe à distance, essayez d'encourager vos employés à se présenter aux nouvelles recrues. Vous pouvez y parvenir en demandant à chaque employé de contacter les nouvelles recrues par e-mail ou via un espace de travail en ligne.
Créez une liste de contrôle pour l'orientation des employés : une liste de contrôle qui couvre chaque élément que vous souhaitez effectuer peut vous aider à planifier et à suivre vos objectifs d'orientation des employés. Envisagez d'en donner une copie au nouvel employé et d'en garder une pour vous afin de suivre son évolution.
Demander des commentaires sur l'orientation : vous pouvez obtenir des commentaires sur l'orientation en administrant un sondage ou en planifiant une réunion avec les nouveaux employés. Les nouveaux membres de l'équipe peuvent suggérer des façons d'améliorer le processus.
Qu'est-ce qu'une liste de contrôle d'orientation des employés ?
Une liste de contrôle d'orientation des employés décrit un processus d'orientation organisé pour s'assurer que chaque nouvel employé reçoit une introduction appropriée à l'organisation, rencontre les bonnes personnes et dispose des outils nécessaires pour devenir rapidement un employé productif. Voici une liste de contrôle pour vous aider à démarrer l'orientation d'un nouvel employé :
#1. Expliquer la mission, les valeurs et les politiques de l'entreprise
Si votre organisation tient à fournir un service client exceptionnel ou est passionnée par le travail d'équipe, le programme d'orientation peut garantir que ce message est communiqué à toutes les nouvelles recrues de manière cohérente.
- Culture
- Valeurs
- Mission / Vision
- Politiques internes
#2. Avant le premier jour de travail du nouvel employé
- Quand et où dois-je arriver ?
- Où dois-je me garer?
- A qui dois-je déclarer ?
- Informez les autres employés qu'un nouvel employé commence.
- Les postes de travail, fournitures de bureau et autres équipements sont prêts.
- Des accès informatiques et téléphoniques sont mis en place ou prévus.
#3. Orientation par département et emploi
- Décrivez vos heures de travail/postes.
- Jours de paie
- Soin et tenue vestimentaire
- Temps libre pour les vacances
- Congé de maladie
- Pauses
- Décrivez les procédures de formation et les attentes.
- Décrivez l'évaluation des performances.
- Manuel de l'employé
#4. Salutations à vos nouveaux employés
- Salutations
- Présentez la nouvelle recrue à tout le personnel essentiel.
- Présentez le nouvel employé à toutes les personnes avec lesquelles il travaillera tout au long d'un quart de travail.
- Montrez la « vue d'ensemble » ou comment chaque poste est lié aux autres dans l'équipe.
- Montrez comment l'équipe interagit avec les autres départements ou divisions de l'entreprise.
- Si possible, l'employé doit rencontrer le propriétaire, le PDG ou un autre cadre supérieur.
- Partagez la vision, l'objectif, les valeurs et l'histoire de votre entreprise.
- Attribuez un « copain » à votre nouvelle recrue qui pourra ensuite répondre à de simples questions de procédure.
#5. Les essentiels
- Indiquez l'emplacement des toilettes.
- Indiquez l'emplacement de la salle à manger.
- Faire une brève visite des installations.
- Montrez à votre nouvelle recrue qu'elle devait garder des objets personnels.
- Indiquez l'emplacement de la salle de pause ou l'endroit où prendre des pauses.
#6. Expliquer les politiques et les normes de l'entreprise
- Politique sur le tabagisme
- Discipline
- Vol
- Utilisation d'Internet et du téléphone pendant les heures d'ouverture
- Absentéisme
- Milieu de travail sans intimidation ni harcèlement
- Améliorations et formation sur le tas
- Pratique pendant la journée
- Utilisation personnelle des matériaux et de l'équipement
- Offres d'emploi et promotions
- La négociation collective
- Procédures de réclamation, à la fois informelles et formelles
- Formation
#sept. Procédures de sécurité, de sûreté et d'urgence sur le lieu de travail
- Comment sécuriser
- Comment demander de l'aide
- Comment gérer un employé ou un client dangereux
- Techniques de sécurité incendie
- Précautions de sécurité personnelle
- Déclaration d'accident
- Poste de secours/ressources
- Plan de santé et de sécurité pour COVID-19
- Protocoles, politiques et procédures de santé et de sécurité liés à la COVID-19
- Équipement de sécurité personnelle
#8. Finir tous les papiers
- Encouragez les candidats potentiels à s'inscrire aux régimes d'avantages sociaux de l'entreprise.
- Demandez au nouvel employé de remplir tous les formulaires de paie.
- Expliquez quand, comment et pour quoi ils sont rémunérés.
Si le nouvel employé est représenté par un syndicat, il y a généralement une composante de la formation dans laquelle le représentant syndical explique les exigences et les avantages de l'adhésion syndicale.
#9. Établir les attentes du poste et de l'entreprise
- Phase probatoire et période d'évaluation des performances
- Examinez la description de poste, en soulignant ce qui est prévu en termes de :
- Principaux rôles et devoirs
- Critère de performance
- HORAIRES
- Rassemblements du personnel
- Charge de travail
- Formation
Portez une attention particulière tout en communiquant votre concept de service client.
#dix. Commencer l'orientation des employés
Fournissez des instructions préliminaires le premier jour, qu'il s'agisse de l'utilisation de la caisse enregistreuse ou de la gestion des appels téléphoniques.
Expliquez que vous offrirez une formation continue dans les prochains jours, qu'il s'agisse d'un mentorat individuel ou d'une session de formation.
Qu'est-ce qui fait une orientation réussie?
Il est important que les employés se sentent à l'aise pour poser des questions et faire des suggestions pendant le processus d'orientation. Dans la plupart des cas, ce type de contribution aide l'entreprise à résoudre les problèmes rencontrés par le personnel. Avec ces informations en main, une entreprise peut apporter des changements structurels là où ils sont nécessaires.
Quelles sont les trois étapes de l'orientation ?
L'orientation des employés peut être classée en trois catégories, et elles comprennent :
- Pré-orientation.
- Orientation sur le chantier et.
- Orientation spécifique à l'emploi.
Qui est responsable de l'orientation des nouveaux employés?
Le responsable du recrutement est responsable de la coordination et de la réalisation de tous les aspects du processus d'intégration du nouvel employé. La participation et l'initiative du responsable du recrutement tout au long du processus d'installation du nouvel employé sont essentielles à la satisfaction de ce dernier dans son nouvel emploi.
Combien de temps doit durer une orientation ?
L'intégration est souvent confondue avec l'orientation des employés, mais les deux sont en fait assez distincts. Un programme d'orientation typique dure entre deux et cinq jours. C'est le processus d'intégration mentale, émotionnelle et légale d'un nouvel employé dans une organisation.
À quoi s'attendre lors de l'orientation?
L'orientation professionnelle consiste généralement en une présentation de l'entreprise, en rencontrant de nouveaux collègues et équipes, en apprenant les politiques et procédures de l'entreprise, etc. Le nouvel employé devra également signer divers documents d'emploi à ce moment, y compris ceux relatifs aux impôts et à la paie.
Comment démarrer une orientation ?
Pour commencer, veuillez vous présenter et décrire brièvement votre rôle en tant que l'un des principaux dirigeants de l'entreprise. Chaque animateur doit préparer un court discours à donner aux participants à l'orientation. Affichez un diagramme à l'avant de la salle qui décrit la structure de votre entreprise. Ajoutez des photos des membres de l'équipe à côté de leurs noms.
Commencez-vous votre travail juste après l'orientation ?
L'orientation peut avoir lieu avant même que vous ne commenciez à travailler, ou elle peut occuper les premières semaines de votre emploi. Avant de partir, assurez-vous d'avoir fait le nécessaire pour bien démarrer votre nouvel emploi.
En conclusion,
L'orientation des nouveaux employés aide vos nouveaux employés à se familiariser avec leur nouvel environnement. La liste de contrôle ci-dessus vous aidera à mener un bon programme d'orientation des employés.
Foire aux Questions
Quels sont les trois types d'orientation des employés?
Les trois types d'orientation des employés sont l'orientation traditionnelle, l'orientation interactive et la réorientation.
Quel est le but de l'orientation des nouveaux employés ?
L'objectif de l'orientation des nouveaux employés est de faire en sorte que le nouvel employé se sente le bienvenu, intégré dans l'entreprise et capable d'occuper le nouveau poste avec succès dès que possible.
Qu'est-ce qu'un bon programme d'orientation?
Un bon programme d'orientation est celui qui permet aux employés de poser des questions et de fournir des commentaires sur ce qu'ils pensent de leur travail.
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