Le «travail à domicile» (WFH) est une expression récurrente depuis 2020 et a entraîné des changements importants sur le lieu de travail. Le travail à distance a le potentiel d'aider les entreprises à accroître le bonheur et la productivité des employés, c'est pourquoi de plus en plus d'entreprises envisagent désormais d'embaucher plus d'employés pour travailler à domicile. En effet, le vivier de talents n'a jamais été aussi grand.
La FMH a ouvert ses portes aux employés du monde entier, faisant externalisation sortante en grande demande. Les entreprises reconnaissent les avantages d'embaucher un ensemble diversifié d'employés, y compris des niveaux plus élevés et des itérations plus intéressantes de la collaboration en milieu de travail.
Néanmoins, le travail à distance a également apporté des changements auxquels les responsables BPO doivent faire face de front. Ils ont besoin de communiquer avec leurs agents tout en les motivant à des kilomètres de distance.
Comment les managers peuvent motiver les employés
Les niveaux de productivité à la maison et au bureau peuvent varier d'une personne à l'autre. Certaines personnes sont plus productives dans le confort de leur foyer que d'être coincées au bureau, tandis que d'autres fonctionnent dans l'autre sens. De la part des managers, la productivité du travail à distance peut être une préoccupation car ils ne peuvent pas surveiller les employés autant qu'ils le peuvent au bureau.
Cependant, offrir le choix entre le travail à distance et le travail de bureau peut augmenter les niveaux de productivité. Par exemple, une étude a trouvé un 13% augmentation des performances des employés lorsqu'ils étaient autorisés à travailler à distance. WFY peut également convenir aux employés qui n'ont pas besoin de collaboration et de socialisation dans le cadre de leur travail.
Malgré ces chiffres, les gestionnaires continuent faire face à un défi sur la façon de motiver leurs agents. Voici des conseils sur la façon d'augmenter l'engagement et la productivité des employés.
#1. Utilisez un suivi des tâches.
Les distractions ne sont pas seulement présentes à la maison. Vous devez également tenir compte des distractions et de l'encombrement numériques, car ceux-ci ont tendance à être des problèmes majeurs avec le travail à distance. Il peut y avoir trop de fichiers sur trop de plates-formes, ou les tâches s'accumulent si rapidement qu'il est difficile de les suivre.
L'utilisation d'un outil de suivi des tâches est bénéfique tant pour les managers que pour les employés. Les employés peuvent gérer ses tâches, les catégoriser ou même créer des listes de tâches. De l'autre côté, les managers peuvent voir sur quoi travaillent leurs employés et si certaines tâches sont terminées ou non.
Plus important encore, les trackers de tâches organisent tout. Ils regroupent toutes les tâches, informations et fichiers sur une seule plate-forme pour un accès et un suivi faciles. Des plates-formes telles que Trello et Notion fournissent des fonctionnalités permettant de catégoriser facilement les éléments. Un tableau Kanban, par exemple, permet à l'utilisateur de faire glisser ses tâches de "En cours" ou "Terminé", et ces catégories peuvent être personnalisées en fonction des processus métier de l'entreprise.
#2. Choisir le bon outil de communication
La communication est un défi majeur pour les équipes travaillant à domicile, mais ce n'est rien que la technologie ne puisse résoudre. Aujourd'hui, vous pouvez télécharger gratuitement plusieurs outils de communication. Ils ont des fonctionnalités qui vous aident à organiser la communication avec différents départements. Mais vous devez toujours choisir celui qui vous convient le mieux, et voici les facteurs à prendre en compte lorsque vous recherchez un outil.
- Communication asynchrone ou synchrone Avez-vous besoin d'une messagerie instantanée ? Y a-t-il de la place pour un retard? Ou peut-être que les deux fonctionnent aussi. La communication asynchrone s'applique lorsqu'il y a un retard dans l'échange, et l'option la plus courante pour cela est le courrier électronique. D'autre part, la communication synchrone concerne davantage la messagerie instantanée. Ici, vous pouvez choisir entre Slack, Discord, Microsoft Teams, les plateformes de visioconférence, etc.
- Confidentialité et sécurité. La confidentialité des communications professionnelles est très importante pour protéger les fichiers confidentiels ou les conversations sensibles avec des collègues. Recherchez des fonctionnalités telles que des messages cryptés, des groupes exclusifs ou des options pour désactiver l'enregistrement.
- La taille de votre équipe. Certains outils n'autorisent qu'un nombre spécifique de personnes dans une chaîne, sauf si vous payez pour un abonnement premium. De plus, certains outils de communication deviennent désordonnés lorsque trop de personnes les utilisent, tandis que d'autres semblent un peu trop lorsque les utilisateurs sont trop peu nombreux.
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#3. Ajustez votre programme d'entraînement.
La formation en télétravail et la formation en entreprise sont à mille lieues l'une de l'autre. Avec WFH, les managers sont confrontés à un tout nouvel ensemble de problèmes qui nécessitent des solutions entièrement différentes. Par conséquent, les gestionnaires doivent ajuster leur programme de formation pour inclure les compétences dont les employés ont besoin pour le télétravail.
Des compétences telles que la gestion du temps, la résistance à la distraction et l'étiquette de communication sont utiles pendant le télétravail. En raison des distractions présentes à la maison, les employés doivent apprendre à se concentrer et à fixer des limites au travail. Les e-mails et les chats montent également en flèche lorsque vous travaillez à domicile, il est donc important d'apprendre à rédiger un e-mail, par exemple.
Les managers doivent également être attentifs aux modes de formation qu'ils adopteront. Ils peuvent former leurs agents via un appel vidéo ou un chat s'ils souhaitent une correspondance en temps réel. Une autre option serait de fournir du matériel didactique, de sorte que l'agent aura une référence avec une supervision minimale du gestionnaire.
#4. Planifiez des vérifications régulières
Outre l'exigence quotidienne de pointer au travail et de signaler les tâches terminées, les employés doivent avoir des séances de vérification avec leurs supérieurs. Ces vérifications ne concernent pas simplement le travail, mais elles peuvent également être essentielles au maintien de la socialisation sur le lieu de travail.
Le travail à distance a tendance à isoler les employés les uns des autres. De ce fait, leur santé mentale peut être affectée en raison d'un manque de soutien social. Les employés peuvent également être confrontés à des distractions à la maison, brouillant la frontière entre le confort et le travail.
Lorsque la santé mentale d'un employé n'est pas optimale, sa productivité peut également en souffrir. Par conséquent, les responsables doivent planifier des visites régulières avec les membres de leur équipe pour encourager la conversation et l'engagement. Les managers, avec les RH, doivent collaborer sur enregistrement structurants.
Lors d'une session de vérification, il est important d'être précis avec les objectifs de l'appel. Il serait préférable de tenir des appels vidéo, mais gardez également à l'esprit que certains employés peuvent être plus à l'aise via des canaux non vocaux.
Un manager est un joueur d'équipe, mais aussi un entraîneur
Les managers assument différents rôles au sein de l'équipe, mais leur objectif principal est de mener leurs agents vers le succès. De cette façon, les agents peuvent surmonter les distractions à la maison, les problèmes de communication ou les préoccupations personnelles qui empêchent les agents d'apporter leur A-game au travail. En fin de compte, un bon manager coache l'équipe et les motive à devenir de meilleures versions d'eux-mêmes.
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