L'intégration des employés est aussi importante que le processus de recrutement lui-même. Vous avez les bonnes personnes pour le poste, oui, mais vous devez faire un effort pour les retenir. Vous ne savez pas comment vous y prendre ? Nous avons inclus une liste de contrôle dans cet article pour vous aider à comprendre ce qu'implique l'ensemble du processus d'intégration des employés et comment s'y prendre. Nous avons également inclus une liste des meilleurs logiciels d'intégration des employés pour aider à rendre le processus transparent.
Qu'est-ce que l'intégration des employés ?
L'intégration des employés est définie différemment par chaque organisation. Bien que le processus soit presque le même, le délai et les tâches impliquées distinguent chaque programme d'intégration.
Alors que certains responsables des ressources humaines semblent considérer le processus d'intégration des employés comme rien de plus que de la paperasse pour les nouveaux employés, les membres de l'équipe plus avertis et motivés ont une vision différente de ce qu'implique l'intégration des employés. Dans le cadre de l'intégration des employés, ils prennent en compte toute la période allant du moment où une offre est publiée jusqu'au moment où un employé devient un contributeur productif de l'entreprise.
L'intégration englobe tous les processus qui se produisent à partir du moment où vous faites une offre et le moment où la personne commence vraiment à produire dans un rôle, y compris le programme d'orientation, le plan de formation, la mise en place de critères de performance et l'établissement d'une boucle de rétroaction.
Le processus d'intégration des employés
L'intégration des employés est la transformation systématique et intentionnelle des prospects potentiels en travailleurs hautement performants.
Les entreprises fournissent aux nouveaux employés les informations, les relations et les ressources dont ils ont besoin pour se sentir suffisamment à l'aise et en confiance pour exécuter un excellent travail en organisant soigneusement les étapes d'intégration.
Le processus commence lors du recrutement lorsque les prospects envisagent de travailler pour votre organisation. Elle s'accélère lorsqu'un candidat accepte une offre et devient salarié pour la première fois. Il culmine dans les premiers jours et semaines cruciaux de l'employé au travail lorsqu'il noue (espérons-le) des liens solides avec ses nouveaux collègues.
Plus important encore, l'expérience d'intégration d'un employé se répercute tout au long de son mandat au sein de votre organisation, donnant potentiellement le ton pour l'ensemble de sa carrière.
Un service client médiocre peut entraîner des départs anticipés et un taux de roulement élevé des employés. Une rencontre positive peut ouvrir la voie à une satisfaction à long terme.
Quel est le but de l'intégration ?
L'intégration des employés est la première interaction qu'un employé a avec l'entreprise après le long processus d'entretien.
Si la rencontre ne répond pas aux attentes, votre employé peut regretter d'avoir accepté l'offre d'emploi.
Un processus d'intégration défectueux peut modifier leurs perspectives, leur donner des idées préconçues sur l'entreprise et éventuellement les forcer à démissionner plus tôt.
Un solide processus d'intégration des employés est nécessaire pour aider vos nouvelles recrues à s'installer, à connaître l'organisation, à clarifier leurs objectifs de travail et à forger des relations positives avec les autres employés.
Une expérience d'intégration remarquable permet non seulement aux travailleurs de se sentir les bienvenus, mais les aide également à s'intégrer plus rapidement dans la famille organisationnelle existante.
Ainsi, l'optimisation du processus d'intégration des employés impressionne non seulement les nouveaux employés, mais minimise également la charge de travail de l'équipe RH.
Étapes du processus d'intégration des employés
#1. Rendre l'offre publique
Le processus d'intégration des employés commence immédiatement après la phase de recrutement. Lorsqu'un employé est embauché, un responsable des ressources humaines envoie un joli e-mail de bienvenue qui comprend quelques documents importants tels que la lettre d'offre, des liens vers des formulaires d'intégration numériques et des documents de politique. Le maintien de la transparence dans l'approche familiarise l'employé avec la culture de l'organisation et lui permet de savoir à quoi s'attendre.
#2. Acceptation d'une offre
Lorsqu'un employé accepte une offre, les meilleures entreprises prévoient un appel rapide pour passer en revue les documents, les avantages et les politiques, ainsi que pour définir les attentes. Garder les nouvelles recrues engagées confirmera leur décision d'accepter l'offre et formera des liens émotionnels solides avec l'organisation. C'est le moment de commencer à planifier le programme d'orientation du personnel.
#3. Temps d'attente
Le simple fait qu'un employé ait accepté l'offre ne garantit pas qu'il se présentera à la date de début. Pendant le temps d'attente, l'employé peut également être réceptif à d'éventuelles propositions d'autres employeurs. Par conséquent, il est essentiel d'établir une relation positive avec l'employé. Faites savoir à l'employé combien vous l'appréciez. Lors de l'élaboration du processus d'intégration de vos employés, envisagez d'inclure une période d'attente.
#4. La date d'inscription
La plupart des nouveaux employés éprouvent des émotions contradictoires le premier jour. En même temps, ils sont inquiets, ravis, excités et nerveux. Par conséquent, la principale responsabilité des responsables RH est de faire en sorte que les nouveaux employés se sentent les bienvenus et à l'aise. Inculquer un sentiment d'appartenance aux nouvelles recrues augmentera leur engagement et leur concentration sur leur travail.
Une liste de contrôle utile pour l'intégration des employés réduira le stress du personnel des RH. Voici quelques choses à faire avant le grand jour :
- Préparer le calendrier d'orientation.
- Attribuer des ressources informatiques (poste de travail, accès à la messagerie, etc.)
- Achetez tout le matériel de bureau nécessaire (meubles, clés, carte d'accès, etc.)
- Créer un compte salaire.
- Désignez un mentor ou une personne de référence pour aider l'employé à s'installer.
#5. Collaboration avec les autres départements
Il est essentiel de collaborer avec les principales parties prenantes (collègues et gestionnaires) et de les informer de la date de début de la nouvelle embauche. Le personnel des RH peut demander l'aide de collègues pour décorer la cabine du nouvel employé, organiser des réunions d'accueil individuelles et planifier une séance d'orientation.
#6. Enseignement et orientation
Les séminaires d'orientation offrent aux nouveaux employés un aperçu de la culture de l'organisation ainsi qu'une compréhension des objectifs de l'entreprise. Cette phase fournit aux nouvelles recrues des connaissances pertinentes sur les équipes de l'organisation, les opérations des équipes et les politiques de l'entreprise. Fixer des buts et des objectifs basés sur les rôles pour les 30/60/90 prochains jours est un bon moment pour montrer aux nouvelles recrues ce sur quoi elles doivent se concentrer.
Étant donné qu'une grande majorité d'employés ont besoin d'une formation essentielle pour démarrer, la plupart des entreprises organisent le programme de formation pour mettre rapidement leur personnel à niveau. Une évaluation des compétences aidera les entreprises à déterminer les connaissances et les capacités du nouvel employé et à élaborer un plan de formation personnalisé, spécifique à son rôle et adapté à ses compétences.
#sept. Les trois premiers mois
L'objectif principal de cette période est d'évaluer et de s'assurer que les attentes de l'organisation et de l'employé coïncident. Cette étape devrait être remplie de discussions actives sur le succès du nouvel employé et les efforts continus pour devenir une partie intégrante de l'entreprise.
Liste de vérification pour l'intégration des employés
Voici une liste de contrôle d'intégration des employés des actions à faire que les professionnels des RH et les gestionnaires doivent accomplir afin de garder les nouveaux employés pendant longtemps :
- Examinez l'expérience de l'employé pour voir si elle répond à ses attentes.
- Examinez leur performance et formulez des critiques
- Vérifiez si l'employé a des soucis ou des problèmes.
- Discutez de l'avancement professionnel et de la stratégie.
- Obtenez des commentaires sur l'intégration et des suggestions.
- Déterminez s'ils ont besoin d'une formation supplémentaire.
Logiciel d'intégration des employés
Le logiciel d'intégration des employés le plus efficace comprend
- Trainual : pour créer une bibliothèque de manuels en ligne
- Arbrisseau : Pour faciliter le processus d'intégration
- Enboarder : pour rationaliser votre processus d'intégration pour l'assistance
- Coassemble : pour développer une expérience d'intégration plus convaincante
- Innform : Connu pour offrir des expériences d'intégration hybrides agréables.
Qu'est-ce qui fait un bon logiciel d'intégration des employés ?
Il existe de nombreux outils et applications disponibles qui incluent une fonction d'intégration des employés. Il est standard dans la plupart des plateformes RH, même s'il manque souvent de profondeur et d'intérêt. Voici quelques-unes des fonctionnalités qu'un bon logiciel d'intégration des employés devrait avoir :
- Simple à utiliser. Que vous intégriez un ou des centaines de nouveaux employés, le logiciel d'intégration doit être convivial. Cela devrait aider à rationaliser et à simplifier votre processus plutôt que d'introduire des procédures compliquées, une navigation inconfortable ou des processus difficiles.
- Workflows et processus automatisés. En automatisant une partie (ou la totalité) des processus d'intégration de vos employés, vous gagnez du temps et vous vous assurez que tout le monde bénéficie de la même expérience de haute qualité. J'ai recherché des systèmes d'intégration qui peuvent vous aider à créer un système ou une routine que vous pouvez réutiliser.
- Options de personnalisation Les processus sont merveilleux, mais vous devez également rechercher des méthodes pour rendre l'expérience unique. Ces applications fournissent de merveilleuses méthodes pour créer un impact grâce à la personnalisation, du téléchargement de photos à la personnalisation de votre tableau de bord.
- Options de libre-service Vos nouvelles recrues doivent pouvoir trouver et télécharger des documents rapidement et facilement, sans tracas. J'ai donné la priorité aux applications avec des fonctionnalités en libre-service pour les aider à en savoir plus sur votre organisation et à travers le processus d'intégration sans effort.
- La culture et la participation sont les points forts. Passer par le processus d'intégration numérique peut être isolant. J'ai recherché des applications avec des fonctionnalités qui vous permettent de donner vie à certaines de vos cultures d'entreprise grâce à des présentations, des quiz et des mises à jour pendant mes tests.
Certaines de ces applications font appel à l'un des critères susmentionnés plus que d'autres. Il existe des applications vives, passionnantes et attrayantes, et d'autres qui vous aident à perfectionner vos routines d'intégration afin qu'elles soient agréables à utiliser.
Après avoir vu ces fonctionnalités, examinons en profondeur les options logicielles que nous avons mentionnées précédemment :
#1. Trainuel
Trainual comprend un manuel de formation sur la façon de créer votre manuel d'entreprise. C'est une bonne approche pour avoir une idée de ce que l'application peut faire et pour vous guider tout au long du processus de création de vos propres playbooks. Cette approche utile peut être trouvée dans tout le logiciel, avec des info-bulles pour chaque partie fournissant un aperçu rapide de son objectif. Ceci est vraiment utile si vous débutez dans la configuration d'un logiciel d'intégration des employés comme moi.
Trainual adopte l'approche du cours d'apprentissage en ligne pour le type d'expérience d'intégration à laquelle vos utilisateurs peuvent s'attendre. Vous créez essentiellement des mini-cours (ou playbooks) sur le sujet de votre choix, comme l'histoire, la culture, l'équipe et le travail de votre entreprise. Vous pouvez faire de même pour les règles et les processus afin de créer votre propre bibliothèque de ressources interne. Ces playbooks résident dans des domaines et peuvent être épinglés en tant que favoris sur les tableaux de bord de vos utilisateurs.
#2. Jeune arbre
Il est simple de gérer l'intégration d'une seule nouvelle recrue sans stratégie solide, mais qu'en est-il des centaines ? Sapling simplifie l'intégration des membres de l'équipe à grande échelle, même sur de nombreux sites, départements et rôles.
L'approche de Sapling en matière d'intégration est basée sur les flux de travail, les processus et les activités. Créez un processus, ajoutez des tâches et attribuez-les à quelqu'un : la nouvelle recrue, son responsable ou un collègue. Pour vous aider à structurer votre flux de travail, attribuez des dates d'échéance, des descriptions et des sous-tâches à chaque tâche. Ce que j'apprécie dans l'approche de workflow de Sapling, c'est que vous pouvez définir des dates relatives à des jalons ou à d'autres dates, de sorte que vous pouvez organiser un e-mail de bienvenue pour votre nouvelle recrue cinq jours avant son début. Cela facilite la répétition et l'automatisation des workflows.
#3. Embarquer
Les applications d'intégration sont souvent conçues pour fournir du contenu aux nouvelles recrues, tandis qu'Enboarder se concentre sur la création de procédures qui profitent à tous tout au long de cette période de transition.
Enboarder y parvient grâce à l'utilisation d'un nouveau générateur de flux de travail hautement visuel. Plutôt que d'ajouter une tâche dans une fenêtre, vous créez un parcours qui contient plusieurs tâches, activités et affectations. Vous pouvez déléguer des tâches et des responsabilités à de nouveaux travailleurs et gestionnaires, ainsi qu'un poste de compagnon intégré que vous pouvez attribuer.
#4. Coassembler
L'apprentissage en ligne peut être fastidieux et difficile à réaliser. Coassemble n'en fait pas partie. Ce logiciel de formation et d'intégration des employés donne un nouveau souffle à la création et à la distribution de programmes d'intégration aux membres de votre équipe.
La capacité de créer des cours en ligne qui servent de programme d'intégration est au cœur de Coassemble. C'est similaire à un playbook en ligne, mais avec des aspects beaucoup plus interactifs. Des questionnaires contextuels, des roues, des organigrammes, des cartes mémoire, des chronologies et d'autres fonctionnalités sont disponibles.
#5. Informer
Alors que de nombreuses entreprises se tournent vers le travail à distance, vous souhaiterez peut-être inclure des réunions en personne ou des sessions de formation dans votre processus d'intégration. C'est quelque chose dont Innform tient compte de manière magistrale, tout en ajoutant une sensation de plaisir et de gamification à l'expérience.
Comment choisir le meilleur logiciel d'intégration des employés ?
Chaque excellent logiciel d'intégration des employés doit être simple à utiliser, rapide à automatiser et vous fournir davantage de votre ressource la plus précieuse : le temps. En dehors de cela, nous avons tous des exigences distinctes. Certains départements RH souhaitent ajouter plus de culture et d'engagement à l'expérience, tandis que d'autres ont besoin d'une puissante plateforme d'intégration pour les aider à intégrer les nouvelles recrues à l'échelle mondiale. Réfléchissez aux fonctionnalités les plus importantes pour vous, puis utilisez ce guide pour vous aider à trouver les meilleures solutions pour vous. Essayez quelques applications avant de choisir celle qui convient le mieux à votre équipe.
Qu'attendent les nouvelles recrues de l'intégration ?
Les nouveaux employés veulent savoir comment obtenir les ressources dont ils ont besoin pour réussir dans leur nouveau poste tout au long du processus d'intégration. Quel que soit leur niveau, les nouvelles recrues auront des questions sur le protocole et les pratiques. Votre organisation a sa propre culture.
Qui est responsable de la conduite du processus d'intégration des employés ?
Le processus d'intégration des employés est généralement dirigé par le superviseur immédiat ou le gestionnaire du nouvel employé, avec le soutien du service des ressources humaines.
Quels types d'informations sont généralement couverts lors du processus d'intégration ?
Au cours du processus d'intégration, les nouveaux employés reçoivent généralement des informations sur les politiques, les procédures, les avantages et les attentes de l'entreprise. Ils peuvent également recevoir une formation sur des tâches et des compétences spécifiques.
Existe-t-il des exigences légales pour l'intégration des employés ?
Il n'y a pas de lois fédérales imposant spécifiquement l'intégration des employés, mais certains États et municipalités peuvent avoir leurs propres lois et réglementations concernant l'intégration, en particulier en ce qui concerne la fourniture aux nouvelles recrues d'informations sur les droits et responsabilités en vertu des lois nationales et locales.
Comment la technologie peut-elle être utilisée pour soutenir le processus d'intégration des employés ?
La technologie peut être utilisée pour soutenir le processus d'intégration des employés de diverses manières, par exemple via des programmes de formation en ligne, des plateformes d'intégration numériques et des formulaires et documents électroniques.
Comment l'intégration des employés peut-elle être utilisée pour améliorer la rétention des employés ?
Une intégration efficace des employés peut aider à améliorer la rétention des employés en faisant en sorte que les nouveaux employés se sentent accueillis et valorisés, en leur fournissant les informations et les ressources dont ils ont besoin pour réussir dans leur nouveau rôle et en les aidant à devenir rapidement des membres productifs de l'équipe.
Un processus d'intégration des employés peut-il également être utilisé pour réintégrer les employés qui ont été absents de l'entreprise pendant un certain temps ?
Oui, les mêmes principes d'un processus d'intégration des employés peuvent être appliqués aux employés réintégrés qui reviennent dans l'entreprise après une période d'absence. Cela peut aider à s'assurer qu'ils sont rapidement informés de tout changement ou mise à jour survenu pendant leur absence et à les aider à se réintégrer dans l'équipe.
En conclusion
L'intégration des employés est très importante pour chaque entreprise, et avec un système d'intégration automatisé en place, les nouvelles recrues peuvent passer moins de temps à remplir des documents et plus de temps à apprendre les principes de l'entreprise, à explorer le lieu de travail et à se faire de nouveaux amis.
Foire aux Questions
Quels sont les 5 C de l'intégration ?
Les cinq C de l'intégration sont la conformité, la classification, la confiance, la connexion et la culture.
Qui est responsable de l'intégration ?
Le superviseur d'embauche est généralement responsable de l'intégration.
Quelle est la différence entre l'orientation et l'intégration ?
L'intégration fait référence à un ensemble d'événements qui enseignent aux nouveaux travailleurs ce qu'ils doivent savoir pour assumer les responsabilités de leurs nouveaux rôles. L'orientation, quant à elle, fait référence à l'accueil initial réservé par une entreprise à un nouvel embauché.
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Bibliographie
