Si vous travaillez dans la gestion ou en tant que superviseur, vous devrez peut-être rédiger des évaluations des employés sur le rendement au travail. Une évaluation peut être exigée à la suite d'une période d'essai ou pour un examen annuel d'un employé. Lors de l'évaluation, il est essentiel de fournir des critiques perspicaces et constructives pour s'assurer que les membres de votre équipe restent motivés et continuent à développer des capacités vitales.
Cet article définit une évaluation d'employé, explique comment rédiger une évaluation d'employé réussie et fournit des exemples.
Que sont les évaluations des employés ?
Une évaluation des employés est une technique utilisée par les gestionnaires et les services des ressources humaines pour évaluer la performance d'un employé au cours d'une période de temps spécifique. Des détails tels que la productivité, l'attitude, la rapidité d'exécution et la capacité de l'employé à atteindre ses objectifs sont fréquemment inclus dans les évaluations. Lorsqu'elles sont utilisées de manière appropriée pour coacher et récompenser les gens, les évaluations des employés peuvent avoir un impact positif sur tous les éléments de l'entreprise. Une évaluation des employés est un examen et une appréciation du rendement au travail d'un travailleur. La plupart des entreprises ont mis en place un système d'évaluation des employés où les employés sont examinés régulièrement (souvent une fois par an).
Ces évaluations sont souvent effectuées à la fin de l'exercice ou à l'anniversaire de service de l'employé. Dans ce cas, si vous étiez employé en février, votre évaluation aura lieu en février ; si vous avez été embauché en décembre, votre évaluation aura lieu en décembre.
De nombreuses entreprises attachent des augmentations annuelles aux évaluations des employés.
Si votre entreprise le fait et base ses évaluations sur les anniversaires de service, vous constaterez peut-être que les employés embauchés vers la fin de l'année gagnent des augmentations disproportionnées par rapport à leurs homologues. Cela se produit lorsque les gestionnaires dépensent une trop grande partie de leur budget au début de l'année ou conservent tout jusqu'à la fin de l'année, lorsqu'ils doivent utiliser ou perdre l'argent.
Quels sont les avantages des évaluations des employés ?
Les évaluations des employés, lorsqu'elles sont effectuées correctement, peuvent offrir des avantages significatifs aux entreprises et aux employés, notamment :
- Améliorer la communication entre les managers et les employés
- Améliorer la rétention et la satisfaction des employés
- Augmenter la rentabilité et la performance
- Identifier les plus performants et les candidats à l'avancement
- Aider le personnel qui a besoin d'une formation supplémentaire
- Améliorer la culture d'entreprise
À quelle fréquence les évaluations des employés sont-elles effectuées ?
Les évaluations des employés ont été qualifiées d'examens annuels puisque la plupart des organisations les effectuaient une fois par an. Cependant, il est difficile pour les employés et les managers de se souvenir de tout ce qui s'est passé au cours d'une année, et des études suggèrent que les évaluations annuelles ont peu d'effet sur la performance.
Une alternative aux évaluations annuelles a démontré son efficacité ces dernières années. De plus en plus d'entreprises donnent aux employés des commentaires plus fréquents, et les recherches montrent que cela favorise de meilleurs résultats. Les évaluations des employés peuvent être effectuées trimestriellement, mensuellement ou même hebdomadairement, selon les besoins et les circonstances. Certaines entreprises vont même plus loin, substituant des contrôles fréquents et des réunions individuelles aux évaluations des employés.
Comment se déroulent les évaluations des employés ?
Les évaluations annuelles des employés ont traditionnellement été organisées sous forme de sessions formelles entre un employé individuel et son patron dans un espace de travail ou un bureau privé. Changer le temps stratégiquement améliore à la fois le processus et les résultats.
Les entreprises qui passent à des évaluations plus régulières pourront plus facilement atteindre leurs objectifs de gestion de la performance avec des sessions informelles plus courtes qui reflètent les développements récents plutôt que de tenter de reconstruire une année complète. Cela aide les gestionnaires à résoudre les problèmes mineurs avant qu'ils ne deviennent des problèmes majeurs et leur permet de reconnaître et de récompenser immédiatement les réalisations récentes des employés.
Que doit-il se passer avant et pendant les évaluations des employés ?
Les responsables doivent suivre régulièrement les performances de chaque employé afin de se préparer à une évaluation des employés. De cette façon, le gestionnaire sera en mesure de fournir des exemples précis des forces et des réussites de l'employé, ainsi que des préoccupations, lors de l'évaluation.
Les responsables doivent également surveiller régulièrement la performance de chaque employé en utilisant des mesures acceptables et être prêts à communiquer les résultats lors des évaluations des employés.
Les bonnes métriques à utiliser sont déterminées par la nature de la tâche. Par exemple, les camionneurs peuvent être évalués en fonction de leurs enregistrements de livraison à temps, mais la gestion de l'hôtel peut être évaluée en fonction de leurs taux d'occupation. Les responsables doivent faire preuve de prudence lorsqu'ils sélectionnent des paramètres liés aux objectifs de l'entreprise, et chaque employé doit savoir à l'avance sur quoi il sera noté afin de pouvoir aligner ses priorités et ses comportements en conséquence.
C'est aussi une bonne idée de demander à l'employé de remplir un formulaire d'auto-évaluation avant la réunion afin que le gestionnaire et l'employé puissent le parcourir et voir s'ils sont d'accord.
Le responsable et l'employé doivent collaborer sur les objectifs de l'employé lors de l'évaluation de l'employé afin de favoriser l'amélioration des performances et le développement de carrière. Ils doivent élaborer une stratégie et un calendrier pour les réunions de suivi, ainsi que fournir les ressources ou la formation appropriées, respecter les jalons et évaluer le succès.
Pour terminer le processus d'évaluation des employés, le responsable doit remplir un formulaire d'évaluation des employés pour saisir ce qui a été discuté et les objectifs convenus. Ce formulaire devient un dossier permanent de l'entreprise pour l'employé et peut aider à orienter et à soutenir les décisions futures concernant le salaire, la promotion ou le licenciement.
Les évaluations des employés ne doivent pas nécessairement prendre du temps ou être difficiles. Un logiciel de gestion des performances peut rationaliser le processus et éliminer le besoin de papier.
Quelle est la meilleure façon de rédiger des évaluations de performance des employés ?
Pour construire des évaluations efficaces des performances des employés, suivez ces étapes :
#1. Examinez la description de poste de l'employé.
Obtenez une copie à jour de la description de poste de chaque employé et passez en revue les exigences. Vous avez peut-être changé vos attentes après avoir travaillé en étroite collaboration avec les membres de l'équipe en fonction des performances et des compétences normales de chacun. La relecture de la description de poste de chaque membre de l'équipe vous aidera à cadrer votre examen en fonction de leurs tâches initiales prévues.
Tenez compte du succès avec lequel les membres de votre équipe s'acquittent de leurs obligations et répondent aux exigences du rôle lorsque vous lisez les descriptions de poste. Prenez note de ce que chaque membre de l'équipe réussit bien, où il pourrait s'améliorer et quand il dépasse les attentes. Utilisez ces notes pour vous aider à structurer vos commentaires d'évaluation.
#2. Identifier les opportunités d'amélioration
Recherchez les évaluations de l'année dernière si vous avez travaillé avec un membre de l'équipe pendant plus d'un cycle d'évaluation. Relisez-les attentivement pour vous rafraîchir la mémoire sur la façon dont les membres de votre équipe ont fait dans le passé. Faites une liste des préoccupations qui devaient être traitées ainsi que des domaines où vous avez recommandé des améliorations.
Considérez comment les membres de votre équipe ont grandi au cours de l'année. Soyez aussi descriptif que possible sur les domaines où ils se sont améliorés. Incluez des informations sur les nouveaux talents, les cours de formation ou les certifications des membres de votre équipe dans leurs évaluations d'employés. Pour créer une évaluation complète et détaillée qui englobe tout le développement, essayez de vous souvenir de toute l'année de travail.
#3. Comparez et contrastez vos forces et vos faiblesses.
Ensuite, faites une liste des forces et des faiblesses de chaque membre de l'équipe en fonction des évaluations précédentes et des descriptions de poste. Pour diriger cette section des notes d'évaluation des employés, envisagez d'utiliser un cadre SWOT (force, faiblesse, opportunité et menace).
Considérez d'abord vos points forts, qui comprennent de bonnes caractéristiques, des réalisations importantes et des domaines d'expertise. Ensuite, dressez une liste des défauts des membres de l'équipe, y compris les raisons qui les empêchent d'atteindre leurs objectifs. Troisièmement, évaluez les possibilités pour votre équipe de prospérer dans la performance. Enfin, décrivez les menaces qui pourraient compromettre leurs performances.
Rassemblez des données pour sauvegarder vos déclarations au fur et à mesure que vous effectuez cette analyse SWOT. Vous aurez besoin de chiffres de présence pour afficher les registres de présence, ainsi que de chiffres de vente pour montrer la capacité des employés à contribuer à l'organisation. Étant donné que votre évaluation affectera la capacité des membres de votre équipe à évoluer dans leur profession, vous voudrez vous assurer que vos évaluations sont aussi précises que possible.
#4. Des objectifs réalisables doivent être suggérés.
Les évaluations des employés peuvent non seulement affecter les augmentations annuelles et les perspectives de promotion, mais elles peuvent également aider les membres de votre équipe à planifier l'année à venir. Réfléchissez à la manière dont vous pourriez encourager les membres de votre équipe à améliorer leurs performances et à développer leur carrière lorsque vous rédigez des évaluations d'employés.
Tenez compte des descriptions de poste des membres de votre équipe, des performances antérieures et du plan stratégique de votre entreprise pour définir les objectifs de l'année à venir. Définissez des objectifs concrets pour chaque employé, votre équipe dans son ensemble et votre organisation dans son ensemble.
Se fixer des objectifs SMART peut être bénéfique. Fixer des objectifs concrets, quantifiables, réalisables, pertinents et limités dans le temps aidera votre équipe à progresser et à exceller.
#5. Donnez des commentaires constructifs.
Les membres de votre équipe auront presque certainement des forces et des faiblesses. Tout au long de vos avis, essayez de fournir des remarques favorables. Si vous décrivez un domaine ou une capacité que les membres de votre équipe ne maîtrisent pas encore, suggérez une stratégie pour les aider à grandir. Vous fournirez aux membres de votre équipe des conseils pratiques tout en produisant des évaluations objectives de leurs performances si vous fournissez des commentaires constructifs.
#6. Bienvenue aux commentaires des employés.
Accordez suffisamment de temps aux membres de votre équipe pour répondre à leurs avis et donner leur avis sur vos commentaires, évaluations et objectifs. Plus vous les impliquez activement tout au long de l'évaluation, plus ils se sentiront investis dans la définition d'objectifs ambitieux et dans la réalisation de progrès vers des cibles critiques.
Exemple d'évaluations du rendement des employés
Pour encadrer vos commentaires et orienter vos propos, considérez l'exemple d'évaluation d'employé suivant :
Évaluation des performances de Roy Joshua
Entraîneur : Stanley Mimie
Date: Décembre 14, 2022
Entreprise : Alabama Media
Objectifs
- Vous prenez vos objectifs de performance au sérieux et mettez en place des plans clairs pour les atteindre.
- Vous savez comment atteindre vos objectifs et vous demandez les ressources nécessaires pour y parvenir.
Communication
- Vous présentez des points de manière réfléchie lors des réunions d'équipe et vous excellez dans l'application des commentaires des discussions en personne.
- Vous fournissez toujours des instructions écrites claires et réagissez immédiatement aux e-mails.
Formations
- Vous apprenez rapidement de nouvelles compétences et techniques.
- Vous vous adaptez efficacement aux nouvelles situations.
Moral au travail
- Vous avez une solide éthique de travail et surpassez fréquemment les niveaux de production prévus.
- Vous avez surmonté des obstacles importants cette année, démontrant votre ténacité et votre dévouement.
Leadership
- Vous gérez efficacement les projets et les équipes, en veillant à ce que les tâches soient terminées dans les délais et dans les limites du budget.
- Vous êtes un modèle fantastique pour votre équipe, démontrant votre solide éthique de travail et votre capacité à fonctionner en équipe au quotidien.
Travail d'équipe
- Vous êtes toujours prêt à soutenir les membres de l'équipe qui ont besoin d'aide pour surmonter un problème ou résoudre un problème.
- Vous excellez dans la distribution des responsabilités aux autres, mais vous refusez parfois de laisser les autres membres de l'équipe vous confier des projets.
Innovation
- Vous avez une grande compréhension des approches établies, mais vous n'avez pas peur d'expérimenter.
- Vous avez un fort sens de la curiosité, ce qui vous permet de penser de manière créative.
Recommandation:
Roy a été un excellent membre de l'équipe tout au long de la dernière année. Il motive constamment ses coéquipiers et travaille dur pour s'assurer que nous respectons les délais. Roy essaie parfois de gérer trop de projets de leadership. En février, je lui recommande de suivre la formation sur le travail d'équipe d'Alabama Media. Roy mérite une augmentation de 5% en fonction de sa performance, à mon avis.
Quelle est l'importance des évaluations de performance des employés ?
L'objectif d'une évaluation des employés est de quantifier la performance au travail. De nombreuses évaluations fournissent des estimations quantitatives essentielles à un lieu de travail axé sur la production. D'autres évaluations des employés fournissent aux gestionnaires des informations sur la nature du travail de leurs employés. L'importance de l'évaluation d'un employé est qu'elle aide à déterminer si l'éventail des capacités d'un employé est bien coordonné avec les activités de l'employé.
#1. Faiblesses et forces des employés
Les associations devraient constamment évaluer les forces et les faiblesses de leurs employés. En conséquence, les gestionnaires sont mieux préparés à faire correspondre les capacités des employés aux responsabilités professionnelles. Les évaluations des employés évaluent les forces et les faiblesses des employés individuels ainsi que les dons collectifs des employés par bureau ou groupe.
Par exemple, une évaluation des employés peut révéler si vos employés ont de fortes capacités dans les applications de programmation PC pour l'utilisation des fonds, mais des lacunes dans les applications utilisées pour introduire des données financières dans le groupe de médias interactifs. L'importance des évaluations des employés dans l'évaluation des capacités des ouvriers est particulièrement importante dans les formulaires d'organisation de la main-d'œuvre.
#2. Préparation et Croissance
Les évaluations des employés sont importantes pour diverses raisons, notamment la préparation et l'avancement des employés. L'évaluation des forces et des faiblesses des employés est la première étape pour déterminer le type de formation dont les gens ont besoin. La préparation sous-tend souvent l'acquisition de nouvelles compétences par les employés ; le développement aide à développer l'inclination des employés et les performances actuelles.
Une évaluation des employés détermine le type de préparation dont les employés ont besoin pour mener à bien leurs missions d'activité après avoir pris connaissance de leurs forces et de leurs faiblesses. Une évaluation donne également un aperçu des initiatives de progression qui profitent à la fois à l'employé et au gestionnaire. Un modèle serait des ateliers de développement professionnel pour les directeurs de fonds afin de renforcer leurs compétences en relations commerciales.
#3. Objectifs et normes d'exécution
Les évaluations comprennent des principes d'exécution, qui sont les niveaux auxquels les employés doivent réaliser leurs engagements d'activité afin de répondre aux attentes de leur patron. Une introduction trimestrielle au groupe administratif officiel pourrait être véhiculée via une norme d'exposition. Un employé qui omet de fournir des rapports financiers pratiques aux dirigeants de l'organisation plusieurs fois par an ne répond pas aux attentes de l'organisation. Sans une évaluation pour fournir des instructions d'exécution, l'entreprise est irresponsable en fournissant à ses employés les outils dont ils ont besoin pour faire leur travail.
#4. Reconnaissance et récompense
Les systèmes de rémunération de nombreuses organisations incluent une estimation de l'exécution par le biais d'évaluations des employés. Les évaluations des employés à la suite de l'observation et de la mesure de leurs performances par les superviseurs peuvent affecter directement la mesure du salaire ou de l'augmentation de salaire de l'employé. Les évaluations des employés offrent aux directeurs et aux superviseurs l'occasion d'évaluer le travail stimulant, le dévouement et la responsabilité des employés. En plus des récompenses monétaires, les évaluations sont utilisées pour identifier les employés exceptionnellement qualifiés à qui l'entreprise pourrait déléguer des responsabilités et des tâches supplémentaires, ou même les promouvoir à un poste d'influence.
Conseils pour les évaluations du rendement des employés
L'une des tâches les plus cruciales d'un gestionnaire est de savoir comment mener des séances d'évaluation des employés. En tant que chef d'équipe, il est essentiel que vous mainteniez une communication ouverte et responsable avec tous les membres de l'équipe et que vous collaboriez avec eux pour atteindre les objectifs personnels et organisationnels.
Les évaluations de performance des employés sont l'un des meilleurs lieux pour ce type de discussion ouverte et honnête, tant que vous suivez certaines directives et meilleures pratiques.
#1. Prenez des notes copieuses.
Prendre des notes entre et pendant les évaluations de performance des employés vous aidera à garder une trace des informations cruciales dont vous aurez besoin pour gérer efficacement votre employé, ainsi qu'à vous assurer que vos discussions sont structurées et exploitables.
#2. Donnez des commentaires honnêtes et précis.
Des commentaires réguliers vous permettent de guider et de coacher votre employé vers le succès. Pour ce faire, vous devez fournir des informations claires sur ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et ce qui doit être amélioré. Assurez-vous de fournir des actions suivantes claires et donnez à votre équipe les moyens de s'améliorer.
#3. Réduisez au minimum les comparaisons entre les employés.
Personne n'est pareil, alors ne les traitez pas comme tels dans les évaluations des employés. Au lieu de cela, suivez le développement individuel de vos employés par rapport aux objectifs mutuellement convenus. Évitez d'évaluer les gens en fonction de leur personnalité, car peu importe s'ils atteignent leurs objectifs et s'ils s'intègrent bien dans leur culture.
#4. Créer un rapport fort
Les conversations ouvertes n'ont lieu que lorsque les deux parties sont à l'aise d'être honnêtes l'une envers l'autre. Cela est dû à une relation étroite entre l'employé et la direction. Considérez les évaluations comme des dialogues amicaux et encouragez un dialogue ouvert. La tenue de vérifications régulières et hebdomadaires aidera au développement de ce rapport honnête, ce qui se traduira par une rétroaction bilatérale plus honnête et bénéfique. N'oubliez pas qu'une évaluation d'employé ne doit pas être une conversation à sens unique.
#5. Renseignez-vous sur les détails.
Et soyez certain que ces requêtes ont un but précis. Les évaluations des employés doivent servir de récapitulatif du trimestre ou de l'année précédente, d'une conversation à double sens sur le développement personnel et d'équipe, et de moyen pour les managers d'apprendre comment ils peuvent également s'améliorer. Faites une liste de questions pour aider à orienter la conversation dans la direction appropriée afin d'atteindre chacun de ces objectifs.
Avec ce dernier conseil à l'esprit, examinons quelques exemples de questions d'évaluation des performances que vous pouvez utiliser lors de vos propres réunions.
Questions pour les évaluations des employés
Comme indiqué précédemment, les types de questions que vous posez lors d'une évaluation du rendement d'un employé doivent être délibérés. En d'autres termes, vos requêtes doivent être axées sur un élément d'action spécifique pour vous et le membre de l'équipe. Vos demandes de renseignements pourraient, par exemple, porter sur le rendement des employés, le perfectionnement professionnel ou votre propre gestion.
Évaluation du rendement : préoccupations personnelles
Les questions sur l'évaluation du rendement des employés pourraient inclure :
- Que considérez-vous comme votre plus grande réalisation au travail cette année ?
- Comment évaluez-vous votre performance globale cette année/ce trimestre ?
- Pensez-vous avoir atteint vos objectifs SMART pour cette période d'examen ? Si non, pourquoi pas ?
- Quelles sont certaines des difficultés que vous avez rencontrées et comment puis-je vous aider ?
- Quels sont vos objectifs pour l'entreprise cette année ?
L'objectif ici est d'encourager votre employé à évaluer ses propres performances et à définir un plan d'action. Chacune de ces questions est destinée à engager une conversation et doit être complétée par vos propres idées et réflexions.
Évaluation des performances : problèmes de développement
En plus de la question sur les performances, votre conversation sur le développement pourrait inclure :
- De quelle assistance, formation ou ressources avez-vous besoin pour atteindre vos objectifs ?
- Quels sont vos objectifs de carrière à long terme ? Comment puis-je vous aider à les atteindre ?
- Quels nouveaux talents ou informations aimeriez-vous acquérir cette année ?
- Quel rôle souhaitez-vous occuper ensuite dans l'entreprise ?
- Où pensez-vous avoir une marge de progression ?
Cette section de l'évaluation des employés consiste à tracer une voie pour votre employé et à démontrer que vous et votre entreprise êtes de son côté.
Évaluation du rendement : préoccupations de la direction
Enfin, vous devriez prendre le temps d'entendre les commentaires. Posez les questions suivantes à vos employés :
- Cette procédure de révision vous est-elle bénéfique ? Quelle méthode de rétroaction préférez-vous ?
- Comment puis-je mieux te gérer ?
- Avez-vous tout ce qu'il vous faut pour terminer votre travail?
- En quoi la direction a-t-elle aidé ou entravé votre performance ?
Conclusion
Le but de ce cours est d'apprendre à être un meilleur gestionnaire et à repérer toute bureaucratie ou microgestion qui pourrait entraver la performance de vos employés. Les évaluations des employés sont cruciales pour garder les employés et la direction sur la même longueur d'onde et travailler ensemble vers un seul objectif. Cela implique une communication ouverte et bidirectionnelle qui profite aux compétences et aux procédures des deux parties
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Bibliographie
