Lorsque vous commencez le processus de planification de projet, l'une des premières questions que vous devez vous poser est : « Qu'est-ce qui peut mal tourner ? »
Cela peut sembler pessimiste, mais les chefs de projet pragmatiques comprennent que ce type de réflexion est préventif. Des problèmes surgiront sûrement et vous aurez besoin d'un stratégie de gestion des risques en place pour savoir comment gérer les risques lors de la préparation du projet.
Mais comment affronter l'inconnu ? Dans cet article, nous parlerons des moyens d'avoir un aperçu des risques potentiels afin que vous puissiez les identifier et les suivre sur votre projet. Vous apprendrez comment créer un plan de gestion des risques du projet et comment faire l'évaluation.
Qu'est-ce que la gestion des risques projet (PRM) ?
La gestion des risques du projet est le processus par lequel les chefs de projet gèrent les risques potentiels qui peuvent avoir un impact sur un projet, à la fois favorablement et négativement. L'objectif est de réduire la gravité de ces dangers.
Qu'est-ce qu'un risque ?
Un risque est défini comme tout incident inattendu pouvant avoir un impact sur les personnes, la technologie, les ressources ou les processus (y compris les projets). Les risques, par opposition aux problèmes de routine, sont des situations qui peuvent survenir brusquement, et parfois de manière complètement inattendue.
Les chefs de projet ne connaissent pas toujours les risques auxquels le projet sera confronté quand ils se produiront et pourquoi. En raison du degré important d'incertitude, la gestion des risques du projet nécessite une approche sérieuse et approfondie.
En un mot, le processus de gestion des risques du projet détecte les risques, les analyse, puis répond à tout danger susceptible de se développer au cours du cycle de vie du projet.
Ceci est fait pour limiter autant que possible les implications du risque afin que les objectifs soient atteints à l'avenir.
Qui est en charge de la gestion des risques du projet ?
Bien que la gestion des risques du projet soit la même pour chaque projet, elle peut prendre différentes formes. Des types et des tailles de projets variés nécessitent une approche différente de la gestion des risques.
De nombreux projets à grande échelle consacrent beaucoup de temps et d'efforts à la gestion globale des risques et à la résolution de problèmes.
Une simple liste hiérarchisée des risques prioritaires élevés, moyens et faibles est suffisante pour les petits projets.
Évaluation de la gestion des risques du projet
Une bonne évaluation des risques dans la gestion de projet réduirait non seulement les chances qu'un événement négatif se produise, mais aiderait également à minimiser l'ampleur à laquelle il se produit. Un résultat négatif imprévu est le pire cauchemar d'un chef de projet ; de l'approvisionnement du projet à la mise en œuvre du projet, un million et une choses pourraient mal tourner. C'est là que l'évaluation de la gestion des risques du projet ou l'évaluation des risques entre en jeu.
Évaluation des risques
L'évaluation des risques est un concept de gestion des risques qui s'intéresse principalement à l'analyse des probabilités et de l'ampleur de dangers spécifiques. Pour déterminer l'importance du risque, le risque approximatif est comparé à des critères de risque prédéfinis.
Il prend en compte toutes les relations entre les composants qui sont à l'intérieur ou à l'extérieur de la portée de l'étude. Des actuaires ou des évaluateurs de risques sont toujours en charge de ce processus.
L'importance de l'évaluation de la gestion des risques du projet
Un projet bien exécuté dépend de la capacité à entreprendre une évaluation approfondie des risques avant le début du projet. Cela garantit que les membres de l'équipe de projet savent non seulement à quoi s'attendre, mais saisissent également l'ampleur d'un tel événement imprévu.
Il permet aux parties prenantes de créer un plan d'urgence qui peut les aider à mieux planifier, puis à accepter, déplacer ou éliminer les risques.
Une déclaration de sécurité est le résultat d'une évaluation des risques. La déclaration de sécurité garantit que :
- L'organisation fonctionne de manière éthique.
- En cas de procès, toutes les parties prenantes bénéficient d'une protection juridique.
- Il s'assure que l'organisation est financièrement préparée pour toute dépense qui pourrait survenir.
Étapes de l'évaluation de la gestion des risques du projet
#1. Tous les dangers potentiels sont identifiés par l'évaluateur des risques.
Pour identifier les dangers, l'évaluateur pourrait consulter une base de données de projets antérieurs similaires. Une séance de brainstorming est ensuite organisée pour rafraîchir la mémoire des membres de l'équipe sur les événements précédents tout en portant une attention particulière aux relations personnelles, à la dynamique d'équipe et en faisant abstraction de toute critique.
L'évaluateur tentera de découvrir la cause principale du risque en se concentrant sur les aspects qui sont cruciaux pour le succès du projet pendant que chacun réfléchit aux préoccupations qui pourraient entraîner l'échec de ces composants de succès. Des questions comme "Que peut-il arriver?" » « Où cela se produirait-il ? " "Comment cela pourrait-il arriver? » ainsi que « Comment cela se passerait-il ? » sont posées.
Il serait également utile de savoir si les dangers sont physiques, juridiques, stratégiques ou financiers.
#2. Classement des risques
L'évaluateur des risques catégorise tous les risques détectés en fonction de la probabilité et de l'impact à ce stade de l'évaluation des risques.
L'évaluateur considère la probabilité que le risque se produise et le classe comme faible, moyen ou élevé. En termes d'impact, considérez jusqu'où il peut se propager et qui ou quels endroits pourraient être affectés. Cela peut également être classé comme faible, moyen ou élevé.
#3. Évaluation du risque
L'actuaire ou l'évaluateur (selon la personne que vous choisissez) décide comment traiter les risques prioritaires tout en évaluant le risque. Un assureur peut être appelé à proposer une couverture des risques.
Dans certaines circonstances, des suggestions pour réduire ou éliminer le risque peuvent être faites; les activités qui l'entourent peuvent être modifiées et les risques de catégorie inférieure ou moyenne seront surveillés pour déterminer s'ils évoluent vers des risques de catégorie supérieure.
#4. Les analyses et les évaluations sont documentées et des recommandations appropriées sont données à l'équipe du projet.
Des contingences sont mises en place à ce stade de l'évaluation des risques du projet pour sécuriser le projet et tous les actifs. Ceci est accompli de deux manières :
- Prendre le risque
- Transfert du danger (à un assureur)
- Acceptation du danger
- réduire le risque
Aspects d'un plan de gestion des risques
Il y aura des risques dans tout projet de conception et de développement Web, projet de construction, ou la conception de produits. C'est tout simplement l'essence de la gestion de projet. Mais c'est aussi pourquoi il est toujours essentiel de planifier à l'avance en construisant une stratégie de gestion des risques du projet. Un plan de gestion des risques du projet se compose normalement de quelques aspects, qui sont détaillés ci-dessous.
#1. Reconnaître les dangers potentiels
L'identification des risques a lieu à la fois au niveau du projet et tout au long du projet. Alors que de nombreux dangers sont considérés comme des «risques connus», d'autres peuvent nécessiter une enquête supplémentaire.
Créez une liste de contrôle d'identification des risques adaptée à votre type de projet pour détecter les risques. Cela peut être accompli en interrogeant toutes les parties prenantes et les experts de l'industrie. De nombreux risques peuvent être classés comme techniques ou organisationnels, puis identifiés par des sous-catégories particulières telles que la technologie, les interfaces, les performances, la logistique, le budget, etc. Créer un risque dépôt que vous pouvez partager avec toutes les personnes que vous avez interrogées pour disposer d'un emplacement centralisé pour tous les dangers connus découverts au cours du processus d'identification.
#2. Créez un graphique qui compare l'impact à la probabilité.
Dans cette phase de gestion, vous passerez en revue l'impact qualitatif et quantitatif du risque, comme la probabilité que le risque se produise par rapport à l'impact sur votre projet, et vous l'exposerez dans une matrice ou une feuille de calcul.
Pour commencer, vous fournirez un score de probabilité pour la probabilité de danger allant de faible à élevé. Ensuite, vous classerez l'impact de votre risque de faible à moyen à élevé et attribuerez un score à chacun. Cela vous donnera une indication de la probabilité que le risque ait un impact sur le succès du projet, ainsi que de l'immédiateté de la réponse.
Pour rendre la matrice plus facile à comprendre pour tous les membres de l'équipe et les parties prenantes, fournissez un score de risque global en multipliant votre score de niveau d'effet par votre score de probabilité de risque.
#3. Créer un plan de réponse aux risques
La planification de votre réponse au risque consiste normalement en trois concepts de base : supprimer votre risque et minimiser à la fois l'impact du risque sur le projet et l'occurrence du risque. Cela a généralement un coût, que ce soit en termes de temps ou d'argent. Par conséquent, vous devez disposer de votre temps, de votre argent et de votre portée correctement avant d'élaborer votre plan de gestion des risques.
#4. Attribuez un risque à un propriétaire.
En outre, vous devez affecter un propriétaire de risque à chaque risque. Alors que le chef de projet est normalement la valeur par défaut, vous devez être précis. Lors de la création de votre matrice, incluez le propriétaire de chaque risque afin que personne ne sache qui sera responsable de la mise en œuvre de la réaction si le risque se produit, et les propriétaires peuvent prendre des mesures rapides.
Notez la réponse spécifique et faites-la autoriser par toutes les parties prenantes avant de la mettre en œuvre. De cette façon, vous aurez un enregistrement du problème et de sa résolution à revoir une fois le projet terminé.
#5. Reconnaître vos déclencheurs
Cela peut se produire avec ou sans risque affectant déjà votre projet, et cela est particulièrement courant pendant les étapes du projet comme moyen d'examiner l'avancement du projet. Si c'est le cas, pensez à reclasser les dangers existants.
Même si certains déclencheurs n'ont pas été satisfaits, il est conseillé d'élaborer un plan de secours au fur et à mesure de l'avancement du projet – peut-être que les critères d'un risque donné n'existeront plus lorsqu'un certain point du projet aura été atteint.
#6. Créer un plan de secours
Considérez votre matrice d'impact et de probabilité des risques comme un document en constante évolution. La classification de vos risques peut changer à tout moment au cours de votre projet, vous devez donc élaborer un plan d'urgence dans le cadre de votre processus.
Découvrir de nouveaux risques tout au long des étapes du projet et réévaluer les risques existants pour voir si les conditions de ces risques ont été remplies sont des exemples de planification d'urgence. Toute reclassification des risques nécessite un petit ajustement de votre plan de sauvegarde.
#7. Déterminez votre seuil de risque
Mesurer votre seuil de risque implique de déterminer quels risques sont trop élevés et de discuter avec vos parties prenantes pour déterminer s'il vaut la peine de poursuivre le projet, en termes de temps, d'argent ou de portée.
Considérez vos risques qui ont un score « très élevé » ou plus que quelques notes « élevées », et engagez-vous avec votre équipe de direction et les parties prenantes pour évaluer si le projet lui-même risque d'échouer. Les risques nécessitant une consultation supplémentaire ont franchi le seuil de risque.
Meilleures pratiques pour maintenir à jour votre plan de gestion des risques de projet
Les plans de gestion des risques du projet n'échouent que de plusieurs manières : progressivement en raison d'un manque d'argent, par des erreurs de modélisation ou en ignorant de manière flagrante vos risques.
Votre plan de gestion des risques évolue pendant la durée du projet, du début à la fin. Par conséquent, les meilleures pratiques consistent à se concentrer sur la phase de suivi du plan de gestion des risques. Continuez à évaluer et à réévaluer vos risques et leurs scores respectifs, et traitez les risques à chaque étape du projet.
FAQ sur la gestion des risques de projet
Quels sont les risques positifs dans la gestion de projet ?
Un risque positif est une condition, un événement, un événement ou une situation qui a le potentiel de bénéficier à un projet ou à une organisation.
Qu'est-ce qu'un projet à haut risque ?
Les projets à haut risque sont ceux qui sont très visibles, ont une large influence à la fois à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise et représentent des défis majeurs pour la capacité de l'équipe de projet à livrer.
Quels sont les risques positifs et négatifs dans la gestion de projet ?
Le risque positif, en général, est quelque chose auquel vous devriez toujours être ouvert, et même encourager, car il a des répercussions précieuses sur votre projet. Le risque négatif, en revanche, est l'inverse, et le pire scénario pour un tel risque est l'échec du projet.
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