Adopter un type de communication d'entreprise efficace est l'un des moyens les plus simples d'augmenter les revenus et le moral. Malheureusement, ce n'est pas aussi simple qu'il y paraît.
En raison de la technologie d'aujourd'hui, la communication d'entreprise évolue. Bien que ce ne soit plus aussi formel qu'autrefois, le maintien d'un ton professionnel est toujours crucial pour projeter la bonne image de votre entreprise. Il s'agit également de favoriser une communication ouverte et productive au sein de l'organisation.
La forme de communication appropriée peut augmenter la productivité du personnel, rationaliser les processus et remonter le moral général d'une organisation. Cet article propose un cours intensif sur le développement d'une bonne communication verbale et non verbale dans votre entreprise afin de vous connecter avec les clients et de promouvoir des discussions internes plus productives. Nous examinerons également les différents types et méthodes de communication d'entreprise pour une communication efficace.
Qu'est-ce que la communication d'entreprise ?
Les communications d'entreprise font référence à l'échange d'informations entre les employés à l'intérieur et à l'extérieur d'une organisation.
Une communication d'entreprise efficace fait référence à la manière dont les employés et la direction se connectent les uns aux autres afin d'atteindre objectifs organisationnels et s'aligner davantage sur les valeurs fondamentales de l'entreprise. Ainsi, son objectif principal est d'améliorer les pratiques organisationnelles, de supprimer les silos, de tenir les gens informés et de réduire les erreurs.
Le succès et la croissance de chaque organisation dépendent d'une communication commerciale efficace. La communication d'entreprise, contrairement à la communication quotidienne, est généralement axée sur les objectifs.
Malgré cela, la recherche révèle que 60 % des professionnels de la communication interne ne suivent pas les communications internes.
Pour qu'une entreprise réussisse, toutes les règles de l'entreprise, valeurs fondamentales de l'entreprise, les réglementations et les politiques doivent être transmises aux employés à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation.
Types de communication d'entreprise
Les communications d'affaires sont classées en quatre types.
#1. Communication ascendante interne
La communication interne vers le haut se produit lorsqu'un subordonné communique avec la direction ou un individu plus haut dans la structure organisationnelle. Pour bien appréhender le fonctionnement de l'entreprise, tout dirigeant doit laisser remonter l'information.
Ainsi, les enquêtes, les commentaires, les formulaires et les rapports sont des types courants de communication interne vers le haut que les employés fournissent à leurs responsables ou chefs d'équipe.
Un rapport marketing, par exemple, peut inclure des informations telles que le trafic total sur le site Web, l'interaction sur les réseaux sociaux ou le nombre total de prospects créés.
#2. Communication interne descendante
La communication interne vers le bas se produit lorsqu'un supérieur communique avec un ou plusieurs subordonnés. Ce type de communication commerciale peut prendre la forme d'une lettre, d'un mémo ou d'une commande vocale.
Lorsqu'ils parlent avec les employés, les cadres doivent maintenir un ton professionnel et direct. Un mémo sur un nouveau processus d'exploitation de l'entreprise, comme les exigences de sécurité et les nouvelles réglementations, est un exemple de cette forme de communication.
#3. Communication latérale interne
La communication commerciale latérale interne se produit sur le lieu de travail entre les employés. Ainsi, les employés peuvent se connecter de nos jours de différentes manières, y compris les chats, les SMS, les e-mails et les solutions logicielles de communication des employés.
Ce type de communication peut se produire au sein ou entre les départements et est plus courant que les autres types de communication d'entreprise. De plus, une communication fréquente entre les employés est essentielle pour l'engagement et la productivité des employés.
#4. Communication externe
La communication commerciale externe fait référence à toute interaction avec des entités tierces telles que des clients, des prospects, des fournisseurs ou des partenaires.
Ce type de communication d'entreprise se produit moins fréquemment que tous les autres types de communications internes de l'entreprise.
Méthodes de communication d'entreprise
Lorsqu'il s'agit de communication d'entreprise, elle est soit vocale, soit écrite. De plus, la communication se fait en personne/face à face ou à distance. Aucun d'entre eux n'est meilleur ou pire pour votre organisation à lui seul ; tout dépend des circonstances.
La communication écrite est excellente pour conserver une trace écrite des décisions et des activités prises, ainsi que pour élaborer des stratégies et des plans. Les rencontres verbales permettent la production instantanée d'idées et un flux de pensées plus ouvert.
Certaines entreprises ont un seul emplacement. Certains ont des bureaux dans des fuseaux horaires différents. Pendant ce temps, d'autres sont complètement éloignés et manquent également d'un lieu physique (Buffer et Zapier sont d'excellents exemples d'entreprises indépendantes de l'emplacement). Voici les approches de communication d'entreprise qui s'appliquent à l'un ou à l'ensemble des scénarios énumérés ci-dessus :
#1. Communication basée sur Internet
Cela inclut les canaux de communication d'entreprise courants tels que les e-mails et les applications de messagerie instantanée (telles que Slack, Hangouts ou même Nextiva Chat).
Les avantages des e-mails et des messages incluent la capacité de mener des conversations privées dans un environnement de travail mouvementé, ainsi que de partager un message avec un grand groupe de personnes (de quelques à des centaines) en même temps.
#2. Conférences téléphoniques
Les téléphones ont réduit la barrière géographique à la tenue de réunions efficaces et rapides. Il permet un échange d'idées plus efficace grâce à la communication non verbale (ton de la voix) par opposition à la communication textuelle. Les systèmes téléphoniques cloud ont le potentiel d'améliorer l'intégration et la coopération globale de l'équipe.
#3. Téléconférence vidéo
D'excellentes solutions de visioconférence permettent aux personnes situées dans des régions éloignées de tenir des réunions aussi proches que possible des réunions en personne. Ils font également passer les réunions téléphoniques au niveau supérieur.
#4. Rencontres en personne
Les discussions en personne peuvent aider une entreprise à faire avancer les idées rapidement. Selon les recherches, les réunions en personne produisent plus d'idées que les réunions virtuelles.
Un ordre du jour de réunion bien planifié, en revanche, est crucial pour des réunions productives. 46 % des employés quittent rarement ou jamais une réunion en sachant quoi faire ensuite.
#5. Documents et rapports officiels
La documentation des activités qui ont une influence sur d'autres personnes et services est un élément essentiel d'un système de communication d'entreprise bien huilé.
Ainsi, la capacité de se référer à un document écrit à tout moment diminue la possibilité de confusion ou de litige et ajoute de la clarté à la communication.
#6. Des publications
Les réunions avec des groupes plus importants sont fréquemment menées à travers des présentations complétées par des rapports et des diapositives PowerPoint.
Ils sont donc excellents pour présenter de nouvelles idées d'une manière qui permet le questionnement et les explications.
#7. Forums de discussion et FAQ
Un emplacement interne où les employés peuvent se référer aux questions fréquemment posées sur divers sujets du service et en poser de nouvelles qui les aideront à être plus productifs et également à jour sur un sujet.
#8. Questionnaires
Les sondages internes et auprès des clients sont d'excellents moyens d'obtenir des commentaires et des évaluations sur des sujets cruciaux. Les enquêtes fournissent un cycle sain de changements soutenus par les commentaires et ouvrent également un canal de contact à tous les niveaux d'une entreprise.
#9. Activités de service à la clientèle
Cela peut englober tout type d'action de service client. L'assistance par chat en direct, les systèmes de gestion de la relation client (CRM), le processus d'intégration des clients, les commentaires des clients et d'autres services en sont des exemples.
Donc, votre prochaine question logique est probablement :
De quelles méthodes de communication professionnelle efficaces mon entreprise a-t-elle besoin ?
La réponse est principalement déterminée par la taille et aussi les désirs de votre entreprise. Il n'y a pas de réponse unique. Une chose est certaine : vous vous préparerez au succès si vous utilisez simplement les stratégies de communication d'entreprise efficaces dont vous avez besoin et que vous avez l'intention d'utiliser.
A titre d'exemple:
Vous voulez un forum, donc vous et votre équipe passez des semaines à le rechercher et à le configurer.
Au bout d'un moment, vous vous rendez compte que personne ne l'utilise car leur équipe ou leurs documents leur fournissent des réponses plus rapidement. Les solutions inutiles vous ont coûté du temps et de l'argent.
Ou vous investissez dans un équipement de visioconférence de haute qualité alors que tout ce dont vous avez vraiment besoin est un système téléphonique d'entreprise fiable pour gérer vos réunions à distance.
La communication basée sur le Web sera utilisée par toutes les entreprises. Toutes les autres manières, en revanche, seront déterminées par les conditions uniques de chaque organisation. Prenez le temps d'analyser l'importance de chacun pour votre propre scénario.
Lire aussi: Plan de continuité des activités : pourquoi est-ce important ?
Pourquoi une communication commerciale efficace est-elle importante ?
Voici les principales raisons pour lesquelles les communications d'entreprise sont essentielles au succès de toute entreprise :
#1. Il augmente l'engagement des employés.
Selon les recherches de Ragan sur l'engagement des employés, le principal composant de communication interne qui est statistiquement corrélé à la façon dont les gens sont engagés dans la communication de leadership. Les équipes de communication interne jouent un rôle important dans le soutien, l'encadrement et le rappel aux dirigeants de la nécessité de la communication.
#2. Réduit la surcharge des e-mails
Le courrier électronique est utilisé dans les entreprises à diverses fins, notamment les demandes d'informations, les communications et les commentaires des employés, les rapports d'état, les affectations de tâches, les communications avec les clients et les fournisseurs, les invitations à des réunions, la distribution de documents, les avis des RH sur diverses activités d'équipe, les avantages et les anniversaires. vœux.
Selon Radicati, le travailleur moyen d'une entreprise consacre 25 % de sa journée de travail à des tâches liées aux e-mails.
Cependant, seul un petit pourcentage des e-mails qui arrivent dans notre boîte de réception nécessitent notre attention immédiate. Nous séparons les e-mails importants en fonction de l'expéditeur ou du sujet. De plus, de nombreux e-mails que nous recevons ne nous concernent absolument pas.
#3. Augmente la productivité des employés
Quatre employés sur cinq pensent qu'une communication interne efficace améliore leur performance au travail.
En raison de la surcharge d'informations, les employés perdent souvent du temps à rechercher le contenu dont ils ont besoin pour effectuer leur travail.
De plus, l'employé moyen passe 2.5 heures par jour à rechercher des informations. Par conséquent, cela se traduit par une semaine entière de temps perdu chaque mois pour découvrir quelque chose qui devrait être à portée de main des employés.
#4. Améliore la communication intra-départementale
Il est extrêmement difficile de maintenir des communications interministérielles efficaces au sein des entreprises sans une stratégie de communication appropriée.
Les employés doivent pouvoir communiquer et collaborer facilement afin d'être plus productifs.
Par exemple, votre service de recherche doit communiquer avec votre équipe marketing et votre bureau d'affaires doit communiquer avec le service informatique.
#5. Améliore la communication avec les employés distants
Les équipes à distance sont la voie de l'avenir. Selon le Global Mobile Workforce Forecast Update, plus de 40 % de la population active mondiale sera mobile d'ici 2023. De plus, dans les pays riches comme les États-Unis, les chiffres pourraient à terme dépasser 75 %.
Cela nécessite une nouvelle approche de la communication, du leadership et de la gestion. Les équipes distantes sont confrontées à des problèmes de communication tels que la coordination entre les fuseaux horaires, les silos d'informations et le dépassement des obstacles linguistiques et culturels. De plus, la distance rend difficile pour les membres de l'équipe de se sentir comme faisant partie d'une équipe.
#6. Réduit le roulement du personnel
Le roulement du personnel est considérablement plus faible dans les entreprises où les employés sont plus engagés et satisfaits. Les employeurs doivent veiller à ce que leurs employés soient informés de ce qui est important pour leur emploi afin d'attirer et de retenir les milléniaux et les jeunes générations sur le lieu de travail.
D'un autre côté, trop d'informations non pertinentes provoquent souvent du stress, du désengagement et de l'insatisfaction, ce qui réduit la rétention du personnel.
L'un des principaux objectifs des entreprises qui s'engagent dans des communications internes est de promouvoir les meilleures pratiques en matière de partage d'informations.
Ainsi, les employeurs doivent faciliter le partage d'informations au sein de leur entreprise dans un monde où les employés évoluent continuellement et apprennent de nouvelles choses.
Échange de connaissances et connaissances organisationnelles souffrent en l'absence d'un plan de communication d'entreprise interne bien défini.
Lire aussi: Gestion des connaissances : processus, types, exemples et outils
#8. Renforce la défense des intérêts des employés
Les employeurs qui comprennent comment communiquer avec succès avec leurs employés réussissent beaucoup mieux à convertir leur personnel en ambassadeurs de la marque.
L'ambassadeur de la marque n'est pas aussi difficile à obtenir que de nombreuses entreprises l'imaginent. En fait, des employés satisfaits seraient impatients de participer à des programmes d'ambassadeurs de la marque.
#9. Augmente la fidélisation et la satisfaction des clients
Une meilleure communication d'entreprise conduit à des niveaux plus élevés de satisfaction des clients. Lorsqu'il y a une rupture de communication au sein d'une entreprise, les choses se passent en termes de service client et de satisfaction.
Premièrement, le personnel occupant des postes en contact avec les clients ne disposera pas des informations nécessaires. Deuxièmement, les clients remarqueront le moral bas des employés et auront une expérience négative en conséquence.
Selon une étude, l'attitude des employés a un impact considérable sur la satisfaction des clients, ce qui entraîne une augmentation des revenus.
Qu'est-ce que la communication d'entreprise interculturelle ?
La communication d'entreprise interculturelle fait référence à l'échange d'informations, d'idées, d'opinions et de messages entre des individus ou des groupes d'origines culturelles différentes.
Qu'est-ce que la communication interculturelle en entreprise ?
La communication d'entreprise interculturelle fait référence à l'échange d'informations, d'idées, d'opinions et de messages entre des individus ou des groupes de cultures différentes.
Quels sont les enjeux de la communication interculturelle en entreprise ?
Les défis de la communication commerciale interculturelle comprennent les barrières linguistiques, les différences culturelles, la mauvaise communication et le manque de compréhension.
Quelle est la différence entre la communication interne et externe de l'entreprise ?
La communication d'entreprise interne fait référence à la communication au sein d'une organisation, tandis que la communication d'entreprise externe fait référence à la communication entre une organisation et des parties prenantes externes.
Quelle est l'importance de l'écoute active dans la communication d'entreprise ?
L'écoute active est importante dans la communication d'entreprise car elle favorise la compréhension, réduit les malentendus et aide à établir des relations.
FAQ sur la communication d'entreprise
Comment une entreprise peut-elle mieux communiquer ?
Communication d'entreprise efficace : 8 étapes pour une meilleure…
- Éliminer les hypothèses. …
- Trouvez un bon endroit et un bon moment pour que toutes les personnes impliquées puissent parler. …
- Pour être entendu, écoutez d'abord. …
- Poser des questions. …
- Exprimer ses émotions est important, mais soyez toujours respectueux.
Quels sont les 4 types de communication?
Chaque personne a un style de communication unique, une manière d'interagir et d'échanger des informations avec les autres. Il existe quatre styles de communication de base : passif, agressif, passif-agressif et assertif. Il est important de comprendre chaque style de communication et pourquoi les individus les utilisent.
La communication d'entreprise a toujours un contenu spécialisé, un public spécifique, un objectif spécifique, un moment spécifique et un lieu spécifique. La prochaine caractéristique importante de la communication d'entreprise est la clarté. Le philosophe chinois Confucius a fait remarquer à juste titre : « Dans le langage, la clarté est tout.
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- Pour être entendu, écoutez d'abord. …
- Poser des questions. …
- Exprimer ses émotions est important, mais soyez toujours respectueux. …
- Faites attention aux messages non verbaux.
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