Gestion des connaissances : processus, types, exemples et outils

Généralement, dans les organisations, le travail de développement englobe un réseau varié de personnes et aussi des équipes travaillant vers des objectifs communs. Les groupes les plus efficaces pour atteindre ces objectifs ont mis en place des systèmes avec lesquels ils communiquent constamment des connaissances vitales. Ainsi, ils obtiennent un accès rapide aux recherches les plus récentes et intègrent les leçons apprises dans de meilleurs programmes. De plus, la gestion des connaissances peut accroître la coordination et améliorer l'apprentissage significatif, la collaboration et également l'application. Ainsi, cet article sera un guide pour organiser le processus de gestion des connaissances, les différents types, et aussi quelques exemples de la façon dont cette gestion des connaissances fonctionne. Nous examinerons également certains outils que nous pouvons utiliser pour une gestion efficace des connaissances.

Qu'est-ce que la gestion des connaissances?

La gestion des connaissances (KM) est le processus de localisation, d'organisation, de stockage et de partage d'informations au sein d'une organisation. Lorsque les connaissances ne sont pas facilement disponibles au sein d'une organisation, cela peut être extrêmement coûteux pour une entreprise car elle perd un temps précieux à rechercher des informations pertinentes plutôt qu'à accomplir des tâches.

Un système de gestion des connaissances (KMS) exploite les connaissances mises en commun d'une organisation, ce qui se traduit par une efficacité opérationnelle accrue. L'utilisation d'une base de connaissances facilite ces systèmes. Ils sont généralement essentiels à une bonne gestion des connaissances car ils fournissent un emplacement centralisé pour stocker les informations et y accéder facilement.

Les entreprises qui mettent en œuvre une stratégie de gestion des connaissances obtiennent plus rapidement de meilleurs résultats commerciaux, car l'apprentissage organisationnel et la collaboration entre les membres de l'équipe permet une prise de décision plus rapide dans l'ensemble de l'entreprise. Il rationalise également d'autres processus organisationnels, tels que la formation et l'intégration, ce qui améliore la satisfaction et la rétention des employés. Nous avons différents types de gestion des connaissances.

Types de gestion des connaissances

Il existe trois types de gestion des connaissances, selon la définition : les connaissances tacites, implicites et explicites. Le codage de l'information est ce qui distingue ces types de gestion des connaissances.

Connaissances tacites est la connaissance qui s'acquiert par l'expérience et se saisit instinctivement. En conséquence, il est difficile à exprimer et à codifier, ce qui rend difficile la communication de ces informations à d'autres personnes. Le langage, la reconnaissance faciale et les capacités de leadership sont des exemples de connaissances tacites.

Alors que certains écrits assimilent connaissance implicite avec la connaissance tacite, plusieurs universitaires distinguent ce type, affirmant que le concept de connaissance de la stratégie est plus nuancé. Alors que les connaissances tacites sont difficiles à codifier, les connaissances implicites n'ont pas toujours ce problème. Au lieu de cela, la connaissance implicite n'a pas encore été documentée. Elle existe généralement dans les processus et ils y font souvent référence en tant que connaissance de « savoir-faire ».

Connaissance explicite: Les connaissances explicites se trouvent dans de nombreux types de documents tels que les manuels, les rapports et les directives, permettant aux organisations d'échanger rapidement des connaissances entre les équipes. Ce type de connaissances est probablement le plus connu, et les exemples incluent des actifs de connaissances tels que des bases de données, des livres blancs et des études de cas. Ce type de connaissances est essentiel pour conserver le capital intellectuel au sein d'une entreprise ainsi que pour réussir le transfert de connaissances vers le nouveau personnel.

Outils de gestion des connaissances

Les organisations peuvent profiter des avantages de la gestion des connaissances en utilisant une variété d'outils. Voici des exemples d'outils pour les systèmes de gestion des connaissances :

#1. Systèmes de gestion de documents

Ils servent de système de stockage centralisé pour les documents numériques tels que les fichiers PDF, les images et les fichiers de traitement de texte. Ces systèmes améliorent les processus du personnel en permettant de récupérer facilement des documents tels que les leçons apprises.

#2. Systèmes de gestion de contenu (CMS)

Ce sont des logiciels qui gèrent le matériel Web et permettent aux utilisateurs finaux de mettre à jour et de publier du contenu. Les CMS sont souvent confondus avec les systèmes de gestion de documents, mais les CMS peuvent également prendre en charge d'autres types de médias, notamment l'audio et la vidéo.

#3. intranet

Il s'agit de réseaux privés qui fonctionnent entièrement au sein d'une organisation et permettent le partage d'habilitations, d'outils et de processus entre les parties prenantes internes. Bien qu'ils puissent prendre du temps et être coûteux à exploiter, ils fournissent une variété de fonctions de travail collaboratif, telles que les répertoires internes et la recherche, qui facilitent la coopération.

#4. Wikis

En raison de leur facilité d'utilisation, ils peuvent être un outil de gestion des connaissances populaire. Ils simplifient la publication et la modification des informations, mais cette commodité peut entraîner des inquiétudes quant à la désinformation, car les travailleurs peuvent les mettre à jour avec des informations fausses ou obsolètes.

#5. Entrepôts de données

Ceux-ci consolident les données de plusieurs sources dans un stockage de données unique, centralisé et cohérent pour faciliter l'analyse des données, l'exploration de données, l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique. Les données sont extraites de ces référentiels afin que les entreprises puissent obtenir des informations, permettant au personnel de prendre des décisions basées sur les données.

Exemples et meilleures pratiques pour la gestion des connaissances

La gestion des connaissances sera différente selon les exigences de l'entreprise. Voici quelques-uns des types d'exemples de gestion des connaissances les plus répandus :

#1. Tutorat et formation, communautés de pratique, questions-réponses et lieu d'expertise

Tous ces exemples de gestion impliquent le transfert de connaissances directement du détenteur des connaissances.

Cela pourrait être accompli grâce à un tutorat en personne, à des séminaires de formation à l'échelle de l'entreprise, à des discussions sur Internet et à des discussions de groupe, ou à une combinaison de ces approches et d'autres.

Pour que le placement d'expertise soit une partie réussie d'un système de gestion des connaissances, une matrice consultable qui permet la documentation des compétences doit être créée.

Avantages:

1. Les questions peuvent obtenir des réponses immédiatement.
2. Si le matériel n'est pas clair, des clarifications peuvent être apportées.
3. Des séances de remue-méninges peuvent être facilitées, en utilisant la puissance combinée de l'expertise et des connaissances du groupe.
4. L'apprentissage en personne est plus susceptible d'être rappelé clairement.

Inconvénients:

1. Cela peut prendre du temps et détourner l'attention des tâches que le détenteur des connaissances tente d'accomplir.
2. La création et la maintenance d'un système de localisation d'expertise peuvent prendre du temps.
3. Il peut être difficile de documenter et de sauvegarder pour une utilisation future.
4. Si le détenteur du savoir quitte l'entreprise, vous risquez de perdre le savoir.

#2. Documentation, instructions, directives, FAQ et tutoriels

Ces échanges écrits sont excellents pour conserver et partager les connaissances. Ainsi, cet exemple de gestion des connaissances basé sur du texte nécessite l'utilisation d'un système pour stocker, catégoriser et parcourir les sujets. Par conséquent, dans de nombreuses circonstances, les métadonnées peuvent être d'une aide considérable.

Avantages:

1. Peut être facilement archivé et conservé
2. Il est simple de partager des informations en ligne.
3. Il est simple de regrouper l'expertise de nombreuses personnes en un seul paquet.
4. Lorsque les solutions sont soigneusement arrangées, elles peuvent être atteintes rapidement.

Inconvénients:

1. Il faut plus de temps pour créer
2. Si la connaissance n'a pas une bonne structure, elle sera difficile à trouver.
3. Les connaissances doivent être tenues à jour.

#3. Forums, intranets et environnements collaboratifs

Ces outils en ligne encouragent la discussion et rassemblent un large éventail de détenteurs de connaissances. Les discussions, les sous-forums et les groupes peuvent être classés par sujet, niveau d'expérience ou tout autre critère.

Avantages:

1. La collaboration alimente l'innovation.
2. De nombreux experts, où qu'ils se trouvent dans le monde, peuvent être réunis en un seul endroit.
3. Faciliter le contact avec les télétravailleurs favorise le travail d'équipe et le partage des connaissances.

Inconvénients:

1. Cela peut être un cadre chaotique et bruyant.
2. Les connaissances ne sont pas activement évaluées lorsqu'elles sont introduites dans les discussions.
3. Il faut du temps pour passer au crible plusieurs messages et fils de discussion pour des réponses pertinentes.
4. Les messages et les discussions ne peuvent pas être archivés.

#4. Environnements d'apprentissage et de développement

La création d'un lieu de travail où ils valorisent l'apprentissage motivera les employés à poursuivre leurs études. De plus, les inciter à utiliser vos systèmes de gestion des connaissances se traduira par des personnes hautement qualifiées prêtes à assumer des responsabilités de direction dans votre entreprise.

Les employés doivent être en mesure d'utiliser une technologie d'apprentissage et de développement structurée et accessible pour que cela se produise.

Avantages:

1. Cela motive le personnel à évoluer à son propre rythme.
2. En outre, des parcours de formation peuvent être tracés.
3. Enfin, on peut trouver des sujets plus facilement grâce à la structure.

Inconvénients:

1. Il faut beaucoup de temps et d'efforts pour construire et entretenir.
2. Le contenu doit être développé et également maintenu sur une base régulière.

#5. Études de cas

Ces enquêtes approfondies dans des disciplines spécifiques fournissent des guides complets sur un sujet.

Examiner les actions entreprises, les résultats de ces activités, ainsi que les leçons apprises peuvent être extrêmement bénéfiques, permettant aux leçons apprises d'être complètement documentées et archivées.

Avantages:

1. Il permet une documentation complète et aussi l'archivage des leçons apprises.
2. De plus, il est facilement partageable
3. Il est également efficace pour communiquer des informations difficiles

Inconvénients:

1. Il faut beaucoup de temps et de talent pour faire quelque chose.
2. Il peut être trop spécifique pour appliquer les connaissances à grande échelle.

#6. Webinaires

Ces conférences en ligne peuvent être très utiles pour diffuser des idées parmi les équipes, les succursales ou l'ensemble de l'entreprise.

Avantages:

1. Peut être enregistré et réutilisé
2. C'est simple pour tous les employés qui souhaitent y assister.

Inconvénients:

1. Prenez le temps et les efforts nécessaires pour planifier, écrire et également livrer.
2. Il faut s'organiser.

Processus de gestion des connaissances

Une entreprise peut utiliser ces processus de gestion des connaissances en quatre étapes pour organiser la gestion des connaissances. Ce sont la découverte, l'obtention, le traitement et le partage/les avantages

#1. Découverte

Comment les connaissances seront-elles découvertes au sein de l'organisation ?

Il existe de nombreuses sources de connaissances dans chaque entreprise.

Cette étape du processus identifie les sources de connaissances, ainsi que l'endroit où les connaissances critiques sont stockées, ce qui peut être tiré de ces connaissances et si des connaissances peuvent ou non être perdues au cours du processus.

Une solide compréhension du flux de connaissances de l'organisation facilite le processus de découverte.

#2. Obtenir

Comment les connaissances existantes et nouvelles seront-elles stockées ?

Chaque entreprise comprend une grande quantité de connaissances, qui doivent être soigneusement conservées et également structurées. Ici, les connaissances sont plus facilement récupérées et la structure organisationnelle est augmentée en construisant un système cartographié puis catégorisé.

Cela peut inclure la numérisation de documents, l'utilisation de métadonnées et l'indexation.

#3. Traiter

Comment ces connaissances pourraient-elles être synthétisées et intégrées au mieux ?

Cette étape implique un examen approfondi des connaissances acquises dans les deux processus précédents. Par conséquent, l'organisation doit organiser et analyser les connaissances pour déterminer la meilleure façon de les intégrer dans la structure de l'organisation.

C'est à ce stade qu'une organisation doit favoriser et promouvoir une culture de partage des connaissances tout en développant les employés pour qu'ils soient des innovateurs.

#4. Profitez et partagez

Comment les employés de l'entreprise peuvent-ils accéder au mieux à ces connaissances ?

L'objectif de la gestion des connaissances est de faciliter l'accès des employés aux connaissances au sein de l'entreprise. La première étape consiste à créer un système fonctionnel, mais les individus doivent comprendre comment utiliser ce système. En outre, la mise en œuvre de programmes de formation peut aider à la compréhension des systèmes de gestion des connaissances.

Ainsi, après avoir utilisé le système, l'organisation gagne en productivité, en prise de décision et en personnel plus innovant.

Comment encouragez-vous les employés à contribuer à un système de gestion des connaissances ?

Encourager les employés à contribuer à un système de gestion des connaissances peut se faire en reconnaissant et en récompensant les contributeurs, en rendant le processus de contribution facile et accessible, et en l'intégrant à leur routine de travail quotidienne.

Comment vous assurez-vous que les informations d'un système de gestion des connaissances restent à jour ?

S'assurer que les informations d'un système de gestion des connaissances restent à jour peut être fait en examinant et en mettant à jour régulièrement les informations et en encourageant les employés à fournir des commentaires et à faire des mises à jour.

Quel est le rôle de la culture dans la gestion des connaissances ?

La culture joue un rôle essentiel dans la gestion des connaissances en influençant la façon dont l'information est partagée et utilisée au sein d'une organisation.

Comment conciliez-vous la nécessité de centraliser les informations avec la nécessité d'une prise de décision décentralisée ?

Il est possible d'équilibrer le besoin de centralisation des informations avec le besoin de prise de décision décentralisée en mettant en œuvre un système de gestion des connaissances flexible qui permet à la fois le stockage centralisé des informations et l'accès décentralisé.

Quels sont les défis liés au maintien d'un système de gestion des connaissances ?

Certains défis liés à la maintenance d'un système de gestion des connaissances incluent la garantie de l'exactitude des informations, l'encouragement de l'adoption par les utilisateurs et la mise à jour des nouvelles technologies.

Comment favoriser une culture d'apprentissage continu au sein d'une organisation?

La promotion d'une culture d'apprentissage continu au sein d'une organisation peut se faire en offrant des possibilités de formation et de perfectionnement aux employés, en encourageant les employés à partager leurs connaissances et en reconnaissant et en récompensant les personnes qui s'engagent dans l'apprentissage continu.

Conclusion

L'un des défis les plus difficiles dans le déploiement d'un système de gestion des connaissances est de persuader les gens de l'accepter. Ainsi, ils peuvent craindre que la mise en place d'un nouveau système leur prenne trop de temps, ou que le partage de leurs connaissances diminue la valeur qu'ils apportent et mette en péril leurs emplois. Ou ils peuvent simplement hésiter à intégrer un autre nouvel outil ou processus dans leurs opérations.

Par conséquent, il est essentiel d'avoir une stratégie non seulement pour stocker et partager les connaissances au sein de l'organisation, mais aussi pour encourager les collègues à faire de même. Pour réussir, vous devez viser à favoriser une culture de travail qui valorise le partage des connaissances. Cela ne fait pas de mal non plus d'avoir un processus de système de gestion des connaissances simple à utiliser et qui s'intègre aux flux de travail existants de vos employés.

De plus, l'objectif d'un outil de gestion des connaissances ne doit pas seulement être de créer des résultats commerciaux favorables. Il devrait également avoir un bon impact sur votre personnel. Lorsque votre personnel saisit les avantages, vos chances de mettre en œuvre efficacement un processus de gestion des connaissances augmentent considérablement.

FAQ sur la gestion des connaissances

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