La pandémie de COVID-19 a changé la façon dont les lieux de travail fonctionnent. Avec une augmentation de la tendance au travail à distance et plus de travailleurs optant pour le travail à domicile que jamais, certaines des plus grandes entreprises sont passées au modèle permanent de travail à domicile.
Cependant, toutes les entreprises ne peuvent pas se le permettre, et il a été question de lieux de travail hybrides.
Selon un rapport de Harvard Business Review, plus de 90 % des employeurs envisagent de passer à un modèle de travail hybride pour leurs employés. Cependant, le même rapport affirme également que si les choses ne se passent pas favorablement, les entreprises pourraient changer de cap et demander aux employés de retourner au bureau à plein temps.
Cela signifie que le bureau conventionnel n'est pas près de disparaître et que nous sommes encore loin d'un écosystème de travail entièrement numérique.
L'un des dangers d'être de retour au bureau est la paperasserie physique que chaque entreprise doit gérer. Ces fichiers et documents de bureau physiques sont cruciaux pour un flux de travail efficace.
Cependant, trier des documents physiques n'est pas aussi simple que de taper "CTRL + F" ou d'utiliser l'option de recherche sur votre ordinateur. Il est donc primordial de trier efficacement ces documents pour une meilleure productivité au travail.
Voici quelques conseils et astuces simples qui vous aideront à maintenir un excellent système de gestion de fichiers au travail. Grâce à ces conseils, vous pourrez trouver le fichier dont vous avez besoin et quand vous en aurez besoin. Jetons un coup d'œil.
Utilisez un système de tri pratique
Il existe plusieurs systèmes de tri destinés à faciliter la gestion des dossiers pour les entreprises. La façon la plus simple de trier vos fichiers et documents est de vous assurer qu'ils sont au bon endroit et dans le bon ordre une fois que vous en avez terminé.
Généralement, les entreprises ont tendance à trier leurs documents et fichiers par ordre alphabétique, ce qui est la chose la plus simple à faire. C'est le même système suivi par les bibliothèques du monde entier pour trier leurs livres. Dans une telle méthode de tri, chaque type de fichier ou de dossier obtient son propre espace, que ce soit sur le bureau ou l'armoire.
Le tri ne concerne pas votre capacité à ranger les choses, mais à remettre les choses à leur place. Étiquetez simplement vos fichiers par ordre alphabétique et placez-les à leur place lorsque vous en avez terminé.
Utilisez le codage couleur pour un tri efficace
Il a été établi que les repères visuels sont les plus efficaces, et il en va de même pour le tri. L'une des meilleures méthodes de tri utilisées par la plupart des entreprises est le codage couleur de leurs fichiers et documents. Étiquetez vos fichiers avec des couleurs pour les signifier en fonction de la catégorie et de l'importance. Vous serez en mesure d'identifier beaucoup plus rapidement de cette façon.
Utilisez des chemises ou des classeurs de couleur pour trier vos documents. Les notes autocollantes colorées sont les meilleures pour coder en couleur des pages individuelles ou des sections d'un fichier. Vous pouvez choisir n'importe quelle couleur pour marquer un document ou une catégorie de fichier. Utilisez des couleurs distinctes et audacieuses au lieu de différentes nuances de la même couleur pour faire ressortir vos documents ou fichiers.
Marquer les documents de manière appropriée
Si vous n'êtes pas à l'aise avec le codage couleur ou le tri pour une raison quelconque, vous pouvez utiliser d'autres repères visuels pour les trier. L'une des façons d'y parvenir est d'avoir des timbres pour diverses catégories, comme un timbre approuvé, tampon en attente, tampon terminé, etc.
Vous pouvez simplement tamponner chaque fichier dans le coin pour le classer et disposer d'un espace séparé pour chaque classification.
Il existe des entreprises sur le marché qui fabriquent des tampons personnalisés pour les entreprises avec n'importe quel design et matériau. Il existe même des tampons auto-encreurs et modulaires, qui ont du texte ou des alphabets remplaçables. Modifiez simplement le texte, tamponnez les documents et glissez-les dans leur dossier ou fichier respectif.
Séparer différents documents
C'est toujours une bonne idée d'avoir une étagère ou un espace séparé pour différents types de documents et de fichiers. Avec des espaces séparés comme celui-ci, vous n'êtes pas obligé de les coder par couleur ou de les trier de quelque manière que ce soit. Assurez-vous simplement de placer le fichier ou le dossier sur la bonne étagère après utilisation.
C'est une technique qui est utilisée depuis longtemps par les grandes entreprises, les banques et les établissements d'enseignement. Sans contrainte d'espace, c'est le meilleur moyen de trier et de gérer efficacement d'énormes quantités de fichiers et de documents. Avec un espace désigné pour des fichiers particuliers, il devient plus facile de savoir où chercher.
Enfin, assurez-vous de ne pas conserver les documents anciens et mis au rebut dans la même armoire ou étagère que les documents actuels. Ayez un espace dédié aux archives et déposez les anciens documents dans cet espace.
Ce sont quelques-unes des meilleures techniques de gestion de fichiers qui vous aideront à atteindre l'efficacité sur le lieu de travail.
Articles Relatifs
- Comment envoyer une lettre : lignes directrices, coûts et autres options d'envoi
- SYSTÈME DE GESTION DE DOCUMENTS : définition et 15 meilleures solutions logicielles
- Questions liées au Bitcoin avec des réponses intelligentes
- Un aperçu de l'historique des moteurs de recherche : un guide publicitairee
- 10 tendances de sécurité émergentes sur les lieux de travail
