Le besoin d'un logiciel de gestion des contrats augmente en raison de la complexité et de l'incertitude de l'environnement d'entreprise actuel. Les experts juridiques et autres professionnels peuvent développer, négocier, renouveler et recueillir des données sur les contrats commerciaux en cours grâce à l'utilisation de systèmes de gestion des contrats. Dans cet article, nous avons défini la gestion des contrats et compilé une liste des meilleurs systèmes de gestion des contrats d'entreprise pour votre petite entreprise.
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Gestion des contrats
La gestion des contrats est le processus de gestion des contrats par la formation, l'administration et l'analyse afin de maximiser les performances opérationnelles et financières d'une organisation tout en minimisant les risques financiers. Les organisations subissent une pression accrue pour réduire les dépenses et améliorer les performances de l'entreprise. La gestion des contrats est un aspect chronophage d'une entreprise, ce qui met en évidence la nécessité d'un système de gestion des contrats efficace et automatisé.
Que sont les systèmes de gestion des contrats ?
Le système de gestion des contrats est un moyen avancé de garder un œil sur tous vos contrats. Ce système utilise des logiciels, des données et des instructions pour faciliter et accélérer la gestion des accords juridiques et accroître l'efficacité de la procédure de passation des marchés.
À l'aide d'un logiciel de gestion des contrats, les entreprises peuvent rédiger leur contrat, l'accepter, le signer, le renouveler et, pendant ce temps, des données exploitables sont collectées. Il aide les avocats et autres travailleurs contractuels à remplacer la gestion manuelle des contrats physiques pour les entreprises afin de gérer rapidement de gros volumes de contrats sans employer plus de personnel.
Pourquoi la gestion des contrats est-elle si importante ?
80 % des ventes B2B sont régies par des contrats. Par conséquent, des processus contractuels mal gérés peuvent mettre les entreprises en grave danger juridique. L'IACCM a constaté que 92 % du temps consacré aux contrats est consacré au processus, ce qui est similaire à la façon dont les contrats manuels inefficaces font perdre beaucoup de temps.
La capacité d'une entreprise à conclure des affaires peut souffrir d'un manque de rapidité, et une mauvaise administration des contrats encourage les désaccords entre les équipes. Une mauvaise gestion du cycle de vie peut entraîner des délais non respectés et des frais de renouvellement élevés. L'un des principaux objectifs de la gestion des contrats est la mise en place d'un système de tenue de registres pour réduire ce risque.
Qui utilise le logiciel de gestion des contrats ?
Les équipes juridiques, commerciales, des ressources humaines, des achats et des finances sont les principaux consommateurs de solutions de gestion des contrats, bien que chaque entreprise ait ses propres besoins particuliers.
#1. Cabinets d'avocats
Le service juridique « possède » fréquemment le processus contractuel d'une entreprise. Les équipes juridiques internes utilisent un logiciel de gestion des contrats pour mettre à jour leurs modèles et produire régulièrement des documents. Cela permet à leurs collègues de toute l'organisation de faire de même.
#2. Groupes RH
Les départements des ressources humaines des grandes entreprises produisent généralement de nombreux contrats car ils embauchent fréquemment de nouveaux employés. Les RH utilisent généralement la technologie de gestion des contrats pour rédiger des contrats de travail qui ont été examinés par des avocats bien qu'ils ne soient pas des avocats. Certains produits interagissent avec les systèmes logiciels RH populaires Workday et Greenhouse.
#3. Équipes de vente
Parce qu'ils détestent tout ce qui les empêche de conclure des affaires, les ventes utilisent généralement un outil de gestion des contrats pour générer rapidement des contrats plutôt que d'avoir à engager un avocat pour le faire. Les utilisateurs de logiciels de vente choisissent fréquemment des options qui fonctionnent avec les logiciels d'utilisation quotidienne qu'ils utilisent, comme Salesforce.
#4. Groupes des finances
Les équipes financières souhaitent généralement accéder aux contrats pour diverses raisons. Ils doivent évaluer les contrats et les factures et fournir des prévisions de revenus précises pour leur entreprise. Cette transparence est rendue possible grâce à un logiciel de gestion des contrats.
Meilleurs meilleurs systèmes de gestion de contrats
Pour identifier les meilleures solutions de gestion des contrats, y compris la personnalisation et l'automatisation, nous avons évalué plus de trente fournisseurs à l'aide d'un ensemble de critères.
#1. DocuSign
DocuSign a démarré en tant qu'entreprise de signature électronique en 2003, et les entreprises l'utilisent fréquemment car il est convivial pour toutes les parties. Bien que des solutions de bout en bout soient disponibles pour les flux de travail impliquant de nombreux contrats, selon notre étude, les plans de signature électronique de DocuSign sont optimaux pour les petites organisations. Vous pouvez utiliser ce programme basé sur un navigateur en ligne ou l'application mobile de DocuSign pour Android et iOS pour emporter vos contrats avec vous partout où vous allez. Les modèles réutilisables, les rappels aux destinataires, la collecte des paiements, les alertes de commentaires en temps réel et les référentiels de contenu ne sont que quelques-unes des fonctionnalités offertes par les programmes de signature électronique et CLM.
#2. Concorde
Concord a été fondée en 2014 et sa mise en page simple aide les entreprises à suivre les modifications et la conformité tout au long de la durée de vie. Il peut être mis en place rapidement et tous les plans incluent une assistance complète à l'intégration. Avec une procédure d'approbation personnalisée, des rapports, des analyses et des groupes d'utilisateurs, ils offrent également une tonne de flexibilité. Il a des connexions à Salesforce, DocuSign et Dropbox. L'entreprise utilise des centres de données sécurisés et un cryptage qui répond aux normes de l'industrie bancaire. De plus, vous bénéficiez de directives de version strictes qui créent un nouveau journal chaque fois qu'un champ est ajouté ou modifié et vous offrent une piste d'audit fiable. L'édition en direct, Redline, les commentaires, le chat, le stockage de modèles et les champs intelligents de remplissage automatique sont quelques-unes des principales fonctionnalités CLM.
#dix. PandaDoc
Avec son logiciel convivial, PandaDoc, créé en 2011, vous permet de gérer toute la durée de vie de vos contrats. Cela offre des thèmes personnalisés avec un simple éditeur glisser-déposer pour les médias enrichis. De plus, vous pouvez créer des flux de travail, des procédures et des règles uniques. Les clients apprécient les 15 connecteurs de gestion de la relation client (CRM), y compris ceux avec HubSpot, Pipedrive et Microsoft Dynamics.
Des plans mensuels ou annuels sont disponibles pour le logiciel PandaDoc CLM, et vous pouvez économiser jusqu'à 34 % en payant annuellement. PandaDoc fournit des solutions spécialisées si vous avez besoin d'un programme conforme à la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). Ses outils puissants, tels que la bibliothèque de contenu et de contrats, la duplication de contrats, la signature électronique, les notifications en temps réel, ainsi que le traitement des paiements, aident les entreprises de manière non négligeable.
#4. Travaux contractuels
Depuis 2012, ContractWorks fournit un logiciel facile à installer et facile à utiliser. Grâce à son balisage intelligent automatique des documents alimenté par l'IA, ContractWorks est l'option parfaite pour vos besoins d'automatisation. Les utilisateurs apprécient sa facilité d'utilisation, en particulier la fonction de téléchargement par glisser-déposer et le moteur de recherche textuel OCR qui ressemble à Google. De nombreuses fonctionnalités populaires sont incluses, telles que les plans de contrat intelligents automatiques, le référentiel de contrats, les notifications d'étape, la tenue de registres automatique, etc.
ContractWorks offre une variété d'options de personnalisation, y compris la marque et les rapports qui vous permettent de sélectionner le point de données à examiner. La planification, le partage, l'exportation et l'enregistrement de vos rapports sont très simples. Les plans Professionnel et Entreprise du programme fournissent une connexion Salesforce.
#5. Agiloft
Le fournisseur le plus ancien de la liste, Agiloft, a été créé en 1991. Cependant, il a continué à être mis à jour souvent, offrant un accès à des solutions sur mesure pour les entreprises de toutes tailles. Vous pouvez créer des flux de travail uniques, des procédures de routage, des rapports et même un tableau de bord personnalisé pour surveiller vos indicateurs de performance clés (KPI) et vos alertes grâce à ses configurations sans code. Agiloft se connecte à Google et Microsoft pour faciliter le téléchargement de documents à l'aide des applications professionnelles que vous utilisez déjà. Chaque entreprise bénéficie d'une formation en ligne gratuite, de la possibilité de rédiger des contrats, d'une bibliothèque de clauses et de contrats prêts à imprimer
Systèmes de gestion des contrats d'entreprise
Pour permettre une administration simple et complète, la gestion des contacts d'entreprise combine les tâches d'une entreprise dans un seul système CLM. La gestion des contacts d'entreprise rationalise le processus en remplaçant les systèmes automatisés par des techniques inefficaces de gestion des contrats humains. Une collection de contrats, de conditions et de modèles peut être organisée à des fins de normalisation et de récupération pratique si vous disposez d'un système informatisé d'administration des contrats. Voici des exemples de systèmes de gestion des contrats d'entreprise ;
#dix. PandaDoc
Le premier de notre liste de systèmes de gestion des contrats d'entreprise est PandaDoc. Grâce à l'élimination des composants à forte intensité de main-d'œuvre du flux de travail documentaire, PandaDoc a aidé plus de 30,000 XNUMX entreprises en croissance à réussir. Avec l'aide de PandaDoc, une plateforme complète d'automatisation des workflows de documents, les équipes à forte croissance peuvent créer, gérer et signer de nombreux types de documents numériques, notamment des devis, des contrats, etc.
#2. LienCarrés
Un autre excellent outil qui fait partie de nos systèmes de gestion des contrats d'entreprise est LinkSquares. LinkSquares fournit un véritable CLM de bout en bout avec des solutions de pré-signature, de signature électronique et de post-signature remarquablement intuitives, toutes créées pour les équipes juridiques d'aujourd'hui et optimisées par l'IA. Les fonctionnalités offertes par LinkSquares incluent un outil de signature électronique construit en natif, un OCR propriétaire, une recherche en texte intégral, des modèles de contrat et une rédaction en libre-service, des rapports et des notifications personnalisés, un contrôle de version, des intégrations solides et l'extraction automatique de plus de 100 contrats importants. dates, clauses et conditions.
#3. DocuSign CLM
Bien que la signature électronique ait changé la façon dont de nombreuses entreprises gèrent les contrats, les processus manuels, les feuilles de calcul et les e-mails sont fréquemment utilisés pour gérer le cycle de vie avant et après la signature, ce qui ralentit les opérations de l'entreprise, augmente les risques et agace les clients et les employés.
Les entreprises peuvent réduire la durée du cycle de vie des accords en utilisant DocuSign CLM (Contract Lifecycle Management), qui transforme les opérations manuelles analogiques en workflows numériques automatisés. Le résultat est un rythme d'activité plus rapide, une plus grande conformité et des employés plus productifs.
#4. DealHub.io
La plate-forme de revenus distinguée de DealHub offre le flux de travail de revenus le plus complet et le plus intégré pour votre entreprise. Les équipes de vente peuvent fermer de nouvelles entreprises et des abonnements et déplacer des prospects dans l'entonnoir de vente depuis n'importe quel endroit grâce à la plateforme sans code.
#5. Accélo
Dans le monde entier, des fournisseurs de services réputés utilisent et admirent Accelo pour gérer efficacement le travail des clients. Du prospect au paiement, la plate-forme cloud de bout en bout contrôle tous les aspects de la prestation de travail aux clients, y compris les ventes, les projets, les tickets, les acomptes, les feuilles de temps, les ressources, etc., où que vous soyez.
Accelo augmente la productivité en rationalisant les flux de travail et en améliorant la visibilité dans l'ensemble de l'organisation et des équipes. Les dirigeants peuvent ainsi mieux gérer l'entreprise et les experts peuvent se concentrer sur les tâches les plus importantes. En utilisant une automatisation robuste, les responsables peuvent simplement terminer les projets dans les délais et dans les limites du budget qui leur est alloué. Les cadres ont la confiance dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées grâce aux analyses sécurisées et à jour d'Accelo, garantissant la croissance et le succès de l'entreprise.
#6. Travaux contractuels
Le dernier sur notre liste de systèmes de gestion des contrats d'entreprise est ContractWorks. ContractWorks simplifie l'exécution, le stockage et le suivi des accords d'entreprise. Avec sa mise en œuvre rapide, son interface utilisateur simple et son prix bas à partir de 600 $/mois pour un nombre illimité d'utilisateurs, ContractWorks rend le logiciel de gestion des contrats accessible aux entreprises et aux équipes de toutes tailles. Vous bénéficierez d'une équipe de spécialistes de l'assistance dédiée pour aider votre entreprise à tirer le meilleur parti de votre portefeuille de contrats, en plus des outils dont vous avez besoin pour gérer vos contrats.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des contrats ?
La création et le suivi des contrats, des accords de niveau de service (SLA) et des contrats-cadres d'achat sont tous gérés par un système de gestion des contrats, ou CMS, également connu sous le nom de gestion du cycle de vie des contrôles.
Quels sont les types de gestion des contrats ?
Il existe trois principaux types de contrats : Contrat à prix fixe (FP) Contrat temps et matériel (T&M) Contrat à frais remboursables (CR)
Quels sont les avantages d'un système de gestion des contrats ?
Voici les principaux avantages des systèmes de gestion des contrats ;
- Accélération de la revue et de l'exécution des contrats.
- Réduire les risques commerciaux et améliorer la conformité
- Une source unique de vérité, élargissant la visibilité des contrats.
- De meilleurs renouvellements peuvent être négociés en moins de temps.
- Gestion de documents avec valeur.
- Meilleures pratiques pour la confidentialité et la protection des contrats.
Quels sont les quatre composants de la gestion des contrats ?
Voici les quatre composantes qui composent la gestion des contrats ;
- Mise en place de l'équipe de gestion et de gouvernance des contrats.
- Planification, configuration et exécution de l'administration des contrats.
- Gestion des relations.
- gestion des performances.
Quelles sont les étapes de la gestion des contrats ?
Voici sept étapes pour gérer efficacement les contrats.
- La phase de planification
- Phase précontractuelle.
- La phase de passation
- Phase de contractualisation.
- Phase préliminaire de renouvellement.
- Période post-contractuelle.
Quels sont les types de gestion des contrats ?
- Contrat à prix fixe (PF)
- Contrat temps et matériel (T&M)
- Contrat à frais remboursables (CR)
Quels sont les avantages de la gestion des contrats
- Améliorer la productivité
- Coopération
- Gain de temps
- Augmente la visibilité des contrats.
- Réduit les coûts.
- Réduit les risques commerciaux et réglementaires
Conclusion
Plutôt que de perdre du temps à essayer de faire les choses vous-même en utilisant des méthodes traditionnelles, vous pouvez automatiser le processus et faire avancer les choses en un temps record. Puisqu'il est plus facile d'élaborer, de renouveler ou de négocier un contrat à l'aide de systèmes de gestion des contrats, c'est une bien meilleure option que d'essayer de faire les choses vous-même.
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Référence
