Lorsque vous n'êtes pas au travail, les messages d'absence du bureau sont automatiquement transmis à vos collègues, clients et clients. Ils informent les gens de votre absence et quand ils pourraient s'attendre à une réponse à leur e-mail. Ici, dans ce blog, nous avons toutes les informations sur cet e-mail ou message d'absence du bureau. À la fin du blog, vous pourrez rédiger votre e-mail d'absence du bureau ou utiliser notre échantillon ou exemple gratuit, pour envoyer vous-même l'e-mail d'absence du bureau avant de partir en vacances ou configurer un e-mail de répondeur automatique . Vous apprendrez également à configurer votre messagerie d'absence avec Outlook ou Gmail.
Qu'est-ce qu'un e-mail d'absence du bureau ?
Un message d'absence du bureau (ou message OOO) est une réponse automatique par e-mail qui informe les employés que vous serez absent du bureau pendant une période prolongée. Ces notifications aident à garantir que l'entreprise fonctionne correctement pendant votre absence.
Lorsque vous activez un message d'absence du bureau, toute personne qui vous envoie un e-mail recevra immédiatement votre réponse automatique. Ils sauront combien de temps vous serez absent et qui ils peuvent contacter entre-temps de cette façon. Si vous travaillez dans un poste où vos collègues exigent des réponses rapides, laisser des messages d'absence du bureau chaque fois que vous quittez votre bureau, même si ce n'est que pour une courte réunion ou un rendez-vous, peut être bénéfique.
Si votre travail a des délais d'exécution plus longs, vous n'avez pas besoin de laisser des messages d'absence du bureau lorsque vous avez un rendez-vous rapide, mais vous devriez en laisser un chaque fois que vous êtes en vacances, en congé de maladie ou tout autre type d'absence prolongée.
Quand utilisez-vous un message d'absence du bureau ?
Les collègues, les clients et les abonnés s'attendent souvent à des réponses et des solutions rapides à leurs préoccupations, en particulier de la part des services à la clientèle, du marketing et des communications. Les communications d'absence du bureau informent les clients de votre incapacité à répondre immédiatement de manière polie, succincte et professionnelle. Si vous vous absentez un jour, une semaine ou plusieurs mois, vous pouvez laisser un message OOO. Vous pouvez configurer un message d'absence du bureau si vous prévoyez :
- Prendre des vacances
- Assister à une conférence, un atelier ou un rassemblement professionnel
- Prendre un congé de maternité, de maladie ou sabbatique
- Prendre un jour de vacances
- Assister à un rendez-vous chez le médecin
Ce qu'il faut inclure dans un message électronique d'absence du bureau
- Les notifications d'absence du bureau peuvent contenir des informations critiques telles que :
- Pourquoi es-tu parti ?
- Combien de temps serez-vous absent ?
- Le jour où vous avez l'intention de revenir
- Qui appeler en cas d'urgence ou pour une assistance rapide
En fonction de vos tâches et des informations dont vous pensez que vos contacts auront besoin pendant votre absence, vous pouvez ajouter des détails supplémentaires. La plupart des applications de messagerie professionnelles permettent de configurer deux messages OOO en même temps, un pour les collègues internes et un pour les contacts professionnels externes.
Ce qu'il faut éviter dans un message d'absence du bureau
Les messages d'absence du bureau doivent être professionnels et crédibles. Vous devriez éviter ce qui suit :
- Donner trop d'informations. Les réponses automatisées doivent être brèves et précises. Supprimez toute information superflue de l'e-mail.
- Vous avez déclaré que vous réagiriez dès votre retour. Lorsque vous retournez au bureau, cela peut prendre un certain temps pour rattraper les e-mails, les appels téléphoniques et les projets. Il est préférable de ne pas prévoir de pouvoir répondre immédiatement à un message manqué lorsque vous reviendrez.
- Utilisation non autorisée de l'aide d'un collègue. C'est une bonne idée d'inclure les coordonnées d'un collègue au cas où quelque chose d'urgent surviendrait pendant votre absence. Cependant, avant d'inclure les informations de votre collègue, assurez-vous d'avoir son consentement.
Comment rédiger un bon e-mail d'absence du bureau ?
Un message d'absence décent doit inclure les trois éléments énumérés ci-dessous :
#1. La date exacte à laquelle vous reviendrez
Ces informations sont nécessaires pour que vos collègues sachent quand attendre une réponse de votre part.
#2. La raison générale pour laquelle vous n'êtes pas au bureau
Vous pouvez spécifier si vous prendrez des vacances, un congé sabbatique ou un congé personnel.
#3. Qui contacter en votre absence
Si vous n'êtes pas en mesure d'assumer des responsabilités liées au travail pendant votre absence, c'est une bonne idée de préciser qui vous remplacera au cas où quelqu'un aurait besoin d'une aide rapide. Indiquez le nom complet, le titre du poste et les coordonnées de votre collègue.
Si vous opérez dans une zone où des situations critiques peuvent survenir et dont vous souhaitez être informé, vous pouvez fournir un autre moyen pour que d'autres puissent vous joindre en cas d'urgence. Par exemple, si vous avez l'intention de répondre aux appels mais pas aux e-mails pendant votre absence, ajoutez votre numéro de téléphone portable.
Ne vous sentez pas obligé de divulguer ces informations à moins que votre domaine de travail n'en ait besoin ; après tout, votre temps de vacances est votre temps de vacances !
Meilleur exemple et exemple d'e-mail d'absence du bureau
Nous avons produit quelques exemples d'e-mails très simples pour les réponses automatiques que vous pouvez utiliser à tout moment en fonction de votre scénario individuel, de votre position au sein de l'organisation et des personnes qui vous envoient fréquemment des e-mails. Choisissez celui qui vous convient le mieux et personnalisez-le à votre guise. N'oubliez pas d'inclure une touche personnelle dans tout e-mail d'absence du bureau que vous envoyez. Il vous aidera à développer de meilleures relations de travail et à communiquer avec vos clients, fournisseurs et partenaires commerciaux.
Exemple 1 : Courriel de vacances en cas d'absence du bureau envoyé à des collègues
Bonjour,
Je serai en congé annuel du [date] au [date]. [Je serai disponible pour les urgences à [adresse e-mail] ou [numéro de téléphone]/ Je ne serai pas disponible pendant cette période].
Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez contacter mon collègue [nom complet] à [email]/[numéro de téléphone].
Merci pour ton e-mail. Je vous recontacterai à mon retour.
Très cordialement,
[Votre nom]
Exemple 2 : e-mail d'absence du bureau envoyé à des personnes extérieures à votre organisation
Bonjour,
Merci pour ton e-mail. Je serai absent du bureau du [date] au [date]. Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez contacter mon collègue [nom complet] à [email]/[numéro de téléphone].
Je vous recontacterai à mon retour.
Très cordialement,
[Votre signature]
Exemple 3 : Exemple général d'e-mail d'absence du bureau
Cher expéditeur,
Je ne suis pas au bureau en ce moment et je ne consulte pas mes e-mails. Je ne reviendrai pas avant le [date]. S'il s'agit d'une question urgente, veuillez contacter [nom complet] à [email]/[numéro de téléphone] pour [raisons de catégorie] et [nom complet] à [email]/[numéro de téléphone] pour [raisons de catégorie]. Sinon, je répondrai à votre e-mail dès que possible après mon retour.
Très cordialement,
[Votre signature]
Exemple 4 : Absent(e) du bureau avec un e-mail de réponse différée
Bonjour,
Merci pour ton e-mail. Je serai absent du bureau du [date] au [date]. Je vérifierai mes e-mails dès que possible et j'essaierai de répondre rapidement à votre message.
Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez contacter mon collègue [nom complet] à [email]/[numéro de téléphone].
Très cordialement,
[Votre signature]Exemple 5 : e-mail d'absence du bureau pour les jours fériés
Bonjour,
Merci pour ton e-mail. En raison de [jour férié / jour férié / jour férié / jour férié], notre bureau sera fermé du [date] au [date]. Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez me contacter à [email]/[numéro de téléphone].
Je vous recontacterai à mon retour.
Très cordialement,
[Votre signature]Exemple 6 : message d'absence du bureau pour un événement d'entreprise
Bonjour,
Merci pour ton e-mail. Je serai absent du bureau pour assister au [nom de l'événement de l'entreprise] qui aura lieu à [ajouter un lieu] du [date] au [date]. Je vérifierai régulièrement mes e-mails, mais si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez contacter mon collègue [nom complet] au [email]/[numéro de téléphone].
Si vous êtes également à [location] ces jours-ci, j'aimerais vous connecter ! Appelez-moi à mon [numéro de téléphone] et je vous donnerai les détails.
Très cordialement,
[Votre signature]5 conseils pour rédiger un e-mail d'absence du bureau
Alors, comment créer un e-mail d'absence efficace ? Voici cinq idées pour rendre votre e-mail à la fois efficace et aimable.
#1. Gardez-le court et doux
Les meilleures communications hors du bureau sont brèves et précises. Déconnectez-vous après avoir fourni les informations pertinentes en quelques phrases succinctes. Inutile d'ennuyer vos collègues en fournissant trop de détails sur votre absence.
#2. Modifier votre message
Vous ne voulez jamais envoyer un e-mail professionnel avec une erreur grammaticale. Le calibre de votre écriture peut influencer la façon dont vos collègues et clients vous perçoivent.
#3. Ne faites pas de promesses que vous ne pouvez pas tenir
Faire des promesses que vous ne pourrez pas tenir est une erreur courante lors de l'envoi d'e-mails d'absence du bureau. Ne promettez pas, par exemple, de répondre à l'e-mail d'absence dès votre retour. Vous aurez probablement beaucoup de travail à faire à votre retour, vous ne pouvez donc pas promettre un délai d'exécution rapide.
#4. Gardez un ton professionnel
Lorsque l'on s'apprête à partir en vacances, il est tentant d'adopter un ton informel ou amical. Cependant, gardez à l'esprit qu'un message d'absence du bureau reste un e-mail professionnel.
#5. Considérez tous les canaux de communication
Il est préférable de rédiger et d'activer un message d'absence du bureau sur toutes les plateformes clés par lesquelles vous communiquez avec vos associés.
Comment configurer votre réponse automatique en cas d'absence du bureau
Votre e-mail d'absence du bureau devrait maintenant être prêt, et voici comment configurer votre répondeur automatique d'absence du bureau sur diverses plates-formes de messagerie, y compris Microsoft Outlook.
#1. Comment définir des réponses d'absence du bureau sur Gmail
Suivez ces instructions pour configurer votre réponse automatique Gmail si vous utilisez Google Workspace. Cliquez sur Options > Afficher toutes les options dans le coin supérieur droit de Gmail. Faites défiler jusqu'à Répondeur de vacances.
- "Répondeur de vacances activé" doit être sélectionné.
- Remplissez les blancs avec les dates, la ligne d'objet et votre message d'absence de base.
- Cliquez sur les cases respectives pour envoyer une réponse automatique à vos contacts et aux personnes de votre organisation.
- Cliquez sur le bouton «Enregistrer les modifications».
Votre répondeur automatique d'absence du bureau a été configuré. Lorsque vous activez votre répondeur de vacances, vous verrez une barre supérieure avec la possibilité de mettre fin à l'e-mail de vacances comme celui-ci. Pour désactiver le répondeur de vacances, cliquez sur le bouton "Terminer maintenant".
#2. Comment définir des réponses par e-mail d'absence du bureau sur Outlook
Si vous utilisez Microsoft Outlook pour vos e-mails, voici les étapes pour configurer votre réponse automatique en cas d'absence du bureau.
- Sélectionnez Fichier > Réponses automatiques
- Sélectionnez "Envoyer des réponses automatiques"
- Cliquez sur "Envoyer uniquement pendant cette plage horaire" pour modifier la date et la plage horaire
- Tapez votre message de réponse automatique et cliquez sur OK. Cela activera la réponse automatique pour les personnes qui vous envoient des e-mails depuis l'intérieur de l'organisation
- Pour ceux qui ne font pas partie de l'organisation, cliquez sur l'onglet "En dehors de mon organisation" et saisissez le même message ou une autre réponse automatique
- cliquez sur OK
Vous êtes prêt pour votre temps libre sur votre répondeur d'e-mail d'absence du bureau sur Outlook.
#3. Comment définir des messages d'absence du bureau sur Slack
De nos jours, les plateformes de messagerie instantanée comme Slack et Teams sont plus populaires que les e-mails. Envisagez également de publier votre avis d'absence sur ces plateformes. Pour changer votre statut Slack en absent du bureau, suivez ces étapes :
- Dans le coin supérieur droit de votre fenêtre Slack, cliquez sur votre photo de profil.
- Cliquez sur le bouton "Mettre à jour votre statut".
- Dans la fenêtre contextuelle résultante, entrez votre statut d'absence unique, puis spécifiez l'heure. Vous pouvez même inclure des émoticônes dans votre statut.
Que dites-vous dans un e-mail d'absence du bureau ?
« Merci pour votre e-mail », pouvez-vous dire. Pour [raison], je suis maintenant absent du bureau jusqu'au [date de retour]. A mon retour, je répondrai avec plaisir à votre message. En attendant, veuillez contacter [nom du collègue + titre du poste] à [e-mail, téléphone, etc.] si vous avez besoin d'aide. »
Qu'est-ce qu'un bel exemple d'absence du bureau ?
Voici un exemple d'e-mail d'absence du bureau : Je serai absent du bureau du (jour/mois) au (jour/mois), avec un accès limité aux e-mails. Veuillez contacter [Nom] à [email] ou [téléphone] si vous avez des questions urgentes. Je répondrai à votre email dès que possible. Mais tu es capable de plus.
Quels sont les exemples de messages d'absence du bureau ?
Voici des exemples de messages d'absence :
- "J'apprécie votre e-mail. Je serai absent du bureau du 8 au 12 août….
- "Je serai absent du 25 juillet au 29 juillet." Vous pouvez joindre ma collègue, Marilyn Morales, à [email and phone number] pour les problèmes urgents.
- "J'apprécie votre e-mail. Je suis maintenant absent du bureau et je ne surveille pas mes e-mails.
Qu'est-ce qu'un bon message de réponse automatique ?
Voici quelques exemples de réponses automatiques par e-mail d'absence du bureau : Bonjour, merci d'avoir contacté _. Nous avons bien reçu votre message et vous répondrons dans les plus brefs délais. Bonjour, Nous apprécions votre intérêt à collaborer avec nous. Pour prendre rendez-vous, rendez-vous sur [lien vers la page de prise de rendez-vous].
Qu'est-ce qu'une bonne réponse automatique par e-mail ?
Voici un exemple d'e-mail de réponse automatique :
Bonjour [first_name], merci beaucoup d'avoir pris contact ! Cette réponse automatique est simplement pour vous informer… Nous avons bien reçu votre email et vous répondrons dans les plus brefs délais avec une réponse (humaine).
Qu'est-ce qu'un message d'absence du bureau sain ?
Voici un exemple d'e-mail d'absence :
Je suis temporairement absent du bureau [en vacances, à une conférence ou pour une autre raison] et je ne pourrai pas répondre avant le [date]. Si vous souhaitez une assistance d'urgence, veuillez contacter [nom du contact] au [coordonnées]. Ils se feront un plaisir de vous aider pendant mon absence.
Conclusion
Tout le monde désire être nécessaire. Lorsque vous savez que vous ne pourrez pas consulter votre boîte de réception, établissez une réponse automatisée en cas d'absence du bureau. Utilisez les exemples que nous avons fournis et faites-le bien ; c'est une excellente approche pour augmenter la fidélité et les ventes du commerce électronique sans être trop insistant. Créez un message humoristique ou perspicace pour vous aider à vous démarquer de la foule !
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Bibliographie
