Un e-mail de suivi peut vous aider à reprendre votre conversation si votre e-mail a déjà été ignoré. Mais il peut être difficile de savoir comment procéder avec un e-mail de suivi si vous n'en recevez pas. Il y a une raison pour laquelle vous suivez quelque chose, vous ne voulez donc pas avoir l'air insistant (les gens sont parfois occupés et nous oublions tous des choses). Ne vous inquiétez pas si vous avez du mal à trouver un rappel respectueux et professionnel pour réagir. Dans ce guide complet, nous expliquons en détail comment rédiger un e-mail de suivi après un entretien sans rien recevoir en retour et proposons également quelques exemples utiles.
E-mail de suivi
Un e-mail de suivi est celui que vous envoyez à une personne à qui vous avez déjà parlé par e-mail. Vous avez plusieurs raisons d'envisager d'envoyer un e-mail de suivi, notamment :
- Rappelez au destinataire un e-mail que vous avez déjà envoyé.
- Renseignez-vous sur quelque chose ou obtenez une réponse.
- Lorsque vous postulez à un emploi ou suite à la remise de votre CV, rappelez au destinataire une heure ou une date importante (pour un événement, par exemple).
- La fonction d'un e-mail de suivi est de servir de rappel ou d'invite pour un e-mail précédent que vous avez envoyé. Il est destiné à redynamiser une conversation et à susciter une réponse plutôt qu'à en amorcer une.
Les e-mails de suivi les plus efficaces sont condensés, succincts, formels et surtout directs. Ne perdez pas de mots ou de temps; dites aux experts : les chercheurs de l'équipe américaine ont examiné plus de 2 milliards d'e-mails et ont découvert que les utilisateurs analysent fréquemment les e-mails volumineux. Les chercheurs de l'étude ont déterminé les principales causes du non-respect des e-mails :
- La durée ou les efforts déployés pour répondre à l'e-mail
- Charge de travail et contexte de l'utilisateur, identification de l'expéditeur et nombre de destinataires dans un fil
- L'urgence du message électronique
Comment envoyer un e-mail de suivi
Portez une attention particulière au format de l'e-mail lorsque vous créez un e-mail de suivi, en particulier le début et la fin. Faites savoir au destinataire ce que vous voulez qu'il accomplisse, allez droit au but et faites en sorte que ce soit court et simple. Pour un bon e-mail de suivi, procédez comme suit :
#1. Décidez de l'objectif de votre e-mail de suivi et faites-le savoir à votre prospect
Si vous n'êtes pas sûr de ce que vous voulez dire dans votre e-mail, ne l'envoyez pas ! Planifiez à l'avance les objectifs que vous souhaitez atteindre avec chaque e-mail de suivi individuel. Quel que soit votre objectif, assurez-vous de le faire savoir dans le courriel et de bien le véhiculer. Essayez d'être aussi clair que possible; cela montrera aux clients potentiels que vous ne perdez pas leur temps, et ils comprendront pourquoi vous voulez leur attention, augmentant ainsi vos chances d'obtenir les informations ou la réaction dont vous avez besoin de leur part.
Par exemple,
- "First_Name", si vous êtes intéressé par ma suggestion, je serais heureux de vous montrer comment tirer le meilleur parti de notre produit. Visitez cette page pour planifier une démo gratuite.
- Récemment, "Nom de votre organisation" a publié "Nom du produit", et la façon dont vous voyez "comment cela les affectera" peut être grandement affectée.
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#2. Vérifiez que la ligne d'objet de votre premier e-mail est accrocheuse La ligne d'objet d'un e-mail de suivi
La ligne d'objet de votre e-mail doit avoir plus de poids que le corps du texte de l'e-mail. Après tout, la ligne d'objet est l'une des premières choses que votre prospect regarde.
Évitez d'utiliser des mots susceptibles de déclencher le filtre anti-spam, en envoyant vos e-mails dans le dossier spam ou poubelle. Lorsque vous rédigez des lignes d'objet, gardez ces trois lignes directrices à l'esprit :
- Partout où vous le pouvez, soyez unique !
- Soyez bref et direct.
- Ajoutez des questions intéressantes.
- Gardez la longueur de votre ligne d'objet optimisée à 9 mots et 60 caractères, en particulier pour les lecteurs mobiles.
- Effectuer des tests A / B
#3. Comment écrire une ligne d'introduction pour un e-mail de suivi à un client : Donnez le contexte du prospect.
Au cas où vous l'auriez oublié, les professionnels envoient et reçoivent en moyenne 121 e-mails par jour. Par conséquent, il est peu probable que les destinataires des e-mails vous reconnaissent, il est donc essentiel d'inclure une connexion personnelle, une identification distinctive ou un intérêt commun qui leur donnera un contexte et vous rendra plus facile à retenir.
Vous devez vous assurer d'éveiller leur mémoire avec votre phrase d'ouverture, éventuellement en attirant leur attention sur votre e-mail précédent. Ils sont plus enclins à répondre à quelqu'un à qui ils ont déjà parlé, même s'ils ne se souviennent pas de vous.
Vous pouvez utiliser les ouvre-mails répertoriés ci-dessous pour vous présenter et fournir à votre destinataire des informations générales :
- Salutations, Prénom> Vous aviez lu mon e-mail précédent, j'ai remarqué. J'avais simplement une question.
- Pour faire suite au mail que j'ai envoyé il y a quelques jours, je vous écris.
- Prénom, je voulais juste vous envoyer un suivi rapide pour voir ce que vous pensiez du sujet de l'e-mail.
- Pourriez-vous consulter mon précédent e-mail, s'il vous plaît ?
- Bien que je sois conscient que vous êtes probablement occupé en ce moment, j'ai pensé que cela pourrait vous être utile.
- Je n'ai pas eu de vos nouvelles, "Prénom", mais je suis convaincu que "le sujet de l'e-mail" fournira les résultats que vous recherchez.
#4. Augmentez votre valeur
Vous reconnaissez la valeur d'un contenu précieux parce que vous recevez des e-mails. De plus, vous déciderez probablement de ne pas répondre à un e-mail s'il n'apporte rien à votre vie. Vous pouvez ajouter de la valeur à votre prospect de la manière suivante :
- Partagez des recommandations ou des témoignages de clients (de préférence de quelqu'un dans le même domaine ou dans la même entreprise qu'eux).
- Solutions à certains problèmes
- Un article de blog
- Preuve sociale
- E-books
- Instructions ou vidéos
- Études de cas
- Webinaire
- Offres et réductions intéressantes
- Période d'essai plus longue sans frais.
Cela doit être pertinent pour eux et considéré comme un avantage par eux, quelle que soit la forme que vous choisissez pour ajouter de la valeur. Vos prospects doivent être motivés pour répondre afin que vous puissiez entamer une conversation avec eux.
#5. Inclure un appel à l'action.
Votre e-mail doit être exploitable ou simple à répondre. Comment faites-vous cela précisément ? Vous incluez un fort Call-To-Action (CTA). Vous ne devez en aucun cas ignorer vos CTA. Pour créer un CTA convaincant, utilisez ces conseils de base :
- Ne faites pas une « grande demande » trop tôt dans le cycle de suivi. Priorité au développement de la confiance. Avant que les clients potentiels n'acceptent un accord, donnez-leur une chance d'en savoir plus sur vous. Commencez par faire des demandes simples, comme demander une réunion rapide ou échanger des ressources.
- Ne laissez aucune possibilité d'incertitude; être aussi univoque que possible. Ne semblez pas ambigu et soyez précis sur les actions que vous souhaitez que votre prospect entreprenne après avoir lu ceci.
- Ne demandez pas trop et n'exagérez pas. Votre client potentiel ne souhaite pas être accablé. Au lieu de cela, rendez votre CTA (la demande) clair et simple afin que le prospect puisse évaluer ou répondre rapidement. Répondez simplement "oui" si vous souhaitez en savoir plus sur quelque chose, et je vous fournirai ensuite plus de détails.
#6. Automatisez votre séquence de suivi
Il sera difficile d'envoyer manuellement des e-mails de suivi. surtout si vous devez garder une trace de chacun individuellement pour déterminer sur quelle perspective vaut vraiment la peine de se concentrer. Utilisez plutôt un outil d'automatisation des e-mails froids, qui vous permet de concevoir des cycles de suivi automatisés avec différents paramètres.
E-mail de suivi après entretien
Si un entretien d'embauche se passe bien, vous voudrez une mise à jour sur le processus de recrutement. Cependant, l'envoi d'un e-mail de suivi post-entretien comporte plusieurs écueils.
Vous risquez de perdre votre emploi si vous semblez arrogant, négligent ou trop désinvolte. Comment rédiger un e-mail de suivi intrigant après un entretien
#1. Heure Votre e-mail de suivi.
La première étape pour suivre l'e-mail après l'entretien est de laisser la poussière retomber. Votre intervieweur peut parler à d'autres candidats, donc les appeler le jour même ne vous aidera pas. Envoyez ce suivi crucial après quelques jours.
#2. Tonalité vocale
Gardez votre suivi professionnel et poli, peu importe l'entrevue. L'autodérision n'est plus appropriée maintenant. Clarifiez l'intention de votre message. Si vous recherchez une mise à jour sur le recrutement, ne perdez pas de temps avec de petites discussions.
Contenu de l'e-mail de suivi
L'envoi d'e-mails de suivi demande de la discipline. Suivez ce guide pour un message court et professionnel avec le meilleur taux de réponse.
#1. Objet
Passer des heures sur une ligne d'objet accrocheuse n'est pas nécessaire. Répondre au dernier e-mail de l'intervieweur ou du responsable des ressources humaines est le meilleur moyen d'ouvrir immédiatement votre message.
Si ce n'est pas possible, indiquez simplement votre nom, la date et l'heure de l'entretien.
Utilisez ce modèle :
John Smith : mardi, entrevue de 4 h
#2. introduction
Si vous avez échangé plusieurs e-mails et parlé en face à face avec la personne que vous contactez, vous pouvez commencer votre e-mail de suivi par son prénom. Sinon, utilisez M./Mme. Jones.
#3. Le corps du texte
Restez simple. Avant d'ouvrir votre e-mail, l'intervieweur saura que vous les mettez à jour sur les progrès. Poliment direct :
- Remerciez-les pour l'entretien.
- Précisez le titre du poste et la date de l'entretien lors du suivi de votre entretien.
- Rappelez-vous votre intérêt et demandez quelle est la prochaine étape.
- Demandez une mise à jour du statut, en indiquant que toute information serait appréciée.
- Se déconnecter
Invitez votre interlocuteur à poser des questions après avoir fait valoir votre point de vue dans votre e-mail de suivi. Terminez par « j'ai hâte d'avoir de vos nouvelles », « merci » et votre nom complet.
#4. Dernières vérifications
Avant de l'envoyer, relisez votre e-mail de suivi. Espacez, ponctuez et relisez. La vérification orthographique devrait aider.
Combien de temps devriez-vous attendre après une entrevue pour faire un suivi ?
En règle générale, il est conseillé de donner aux enquêteurs au moins cinq jours ouvrables pour vous contacter. Cela implique que si vous passez un entretien un jeudi, vous devez attendre le jeudi suivant pour les contacter. Si l'organisation d'embauche répond, cela pourrait indiquer que vous devez attendre une semaine ou plus.
Comment demandez-vous poliment le résultat d'un entretien ?
Cher [nom du responsable du recrutement], j'espère que tout va bien. Je vérifiais simplement s'il y avait eu des mises à jour concernant le calendrier ou le statut du poste avec le [titre du poste] pour lequel j'ai passé l'entretien le [date de l'entretien]. Je suis toujours très curieux et j'ai hâte d'avoir de vos nouvelles.
Bien cordialement,
Votre Nom
Comment donner poliment suite à une offre d'emploi ?
Étapes pour suivre poliment une offre d'emploi ignorée
- Commencez par étendre un bonjour courtois. Il peut être utile de commencer par un salut cordial au lecteur car vous répondez dans un contexte professionnel.
- Merci de m'avoir donné l'occasion de parler avec vous.
- Renseignez-vous sur un horaire ou déclinez doucement l'offre.
- Confirmez vos prochaines actions.
- Veuillez redire "merci" s'il vous plaît.
Comment demandez-vous si vous êtes toujours considéré pour un emploi ?
Cher [nom du responsable du recrutement],
J'espère que tout va bien. J'ai reçu une offre d'une autre organisation, alors je voulais savoir comment se portait le poste [titre du poste]. Je suis toujours très intéressé à rejoindre l'équipe de [nom de l'entreprise] et je voulais en savoir plus sur l'état de ma candidature et le calendrier avant de faire un choix. Si vous avez un moment, faites le moi savoir.
Merci !
Votre Nom
Que faire si aucune réponse après l'entretien ?
Si vous ne recevez pas de réponse, vous pouvez envoyer un e-mail pour un deuxième entretien. Pour poursuivre la conversation, recherchez des critiques constructives. De cette manière, si vous n'obtenez pas le poste, vous en saurez peut-être plus sur les raisons. La chose la plus cruciale à garder à l'esprit est de toujours être respectueux et proactif plutôt que le contraire.
Comment faire un suivi après un entretien sans réponse ?
Voici comment envoyer un e-mail de suivi pour savoir comment les choses se sont passées après votre entretien :
- Vérifiez que vous êtes autorisé à vous connecter.
- Créez une ligne d'objet appropriée.
- Respectez l'étiquette appropriée des e-mails.
- Commençons par quelques informations de fond.
- Poser une requête.
- Montrez votre curiosité.
- Relisez-en un à nouveau.
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