Quelle que soit votre position dans l'équipe, l'amélioration de vos compétences en gestion de projet peut avoir un impact direct sur la capacité de l'équipe à accomplir une mission. Alors, quelles sont les compétences d'un chef de projet ? Quel poids supportent-ils vraiment ? Et comment pouvez-vous perfectionner ces compétences et vous positionner pour réussir ? Dans cette ressource complète, nous répondons à ces questions concernant les compétences en gestion de projet - et bien d'autres.
Que sont les compétences en gestion de projet ?
Les compétences en gestion de projet sont les attributs et les caractéristiques qui vous permettent de mener à bien des projets gagnants du début à la fin. Cela comprend la planification de projet, l'évaluation des risques et des opportunités, la création de budget, la communication avec les parties prenantes, la résolution de problèmes, etc.
Bien sûr, les compétences requises pour réaliser des projets sont particulièrement importantes pour les personnes qui souhaitent débuter ou faire progresser leur carrière en tant que chefs de projet.
Mais ces caractéristiques ont un attrait beaucoup plus large. Tout le monde, quel que soit le titre de gestion de projet, est responsable de la coordination et de la direction d'un projet à un moment donné. Lorsqu'ils le feront, ils s'appuieront sur leurs compétences en gestion de projet pour mener à bien la tâche.
Compétences générales en gestion de projet
Les compétences non techniques, ou « compétences non techniques », sont celles qui peuvent vous aider à améliorer la qualité de votre travail sans outil spécifique ni prérequis technique. Elles sont souvent appelées « compétences interpersonnelles » ou « compétences interpersonnelles », car elles vous aident fréquemment à travailler avec les autres et à établir des relations avec eux sur votre lieu de travail. Les dix soft skills suivantes sont cruciales pour la gestion de projet :
#dix. Collaboration
Le partenariat est le fondement de toutes les compétences en gestion de projet. La collaboration dans la gestion de projet vous permet d'effectuer des tâches plus rapidement et plus efficacement. Lorsque vous pouvez coopérer entre les équipes, vous obtenez des informations vitales sur votre projet que vous ne trouverez peut-être pas au sein de votre propre équipe. Les projets sont intrinsèquement plus innovants et bien développés lorsque davantage d'esprits sont impliqués dans l'effort.
Entraînez-vous à discuter pour améliorer vos compétences en matière de coopération. Utilisez des compétences d'écoute active pour rester intéressé et attentif lorsque les autres vous parlent. Cela peut sembler simple, mais comprendre comment communiquer ouvertement, réduire les obstacles et co-créer sont des compétences essentielles pour un lieu de travail collaboratif.
#2. Travail en équipe
Chaque membre de votre équipe a quelque chose à apporter, et travailler ensemble est plus efficace que de travailler seul. La collaboration garantit que chacun est accueilli, valorisé et encouragé à contribuer.
Comment pouvez-vous être un meilleur membre de l'équipe si vous visez à améliorer vos compétences de collaboration ? Plongez plus profondément dans les brainstormings d'équipe, les discussions 1: 1 et demandez des commentaires à votre équipe. Soyez à l'affût de quelqu'un qui n'a pas parlé depuis un moment et encouragez-le lorsqu'un autre membre de l'équipe a une nouvelle suggestion.
#3. la communication
Lorsque vous travaillez avec un groupe d'individus, les problèmes de communication sont fréquents. Savoir communiquer efficacement et les éviter rendra le projet plus fluide et plus agréable.
Entraînez-vous à être ouvert et honnête avec vos collègues pour améliorer vos compétences en communication. Cela nécessite un haut niveau de confiance entre vous et les membres de votre équipe. Pour favoriser cette confiance, encouragez les membres de votre équipe à partager leurs idées, même si vous n'êtes pas d'accord avec eux.
#4. Gestion du temps
La gestion du temps et les compétences organisationnelles vont de pair. Au fur et à mesure que vous améliorez l'organisation de vos tâches, vous aurez une meilleure compréhension de ce qui vous attend et de la durée de vos prochaines tâches.
Pourtant, il peut être difficile de se concentrer et de prioriser vos tâches. Pour améliorer vos compétences en gestion du temps et éliminer la procrastination, essayez de hiérarchiser les tâches. Lorsque vous savez quels emplois sont les plus importants, vous pouvez les aborder en premier pour vous assurer que rien n'est laissé de côté ou ne passe à travers les lacunes.
#5. Direction
Même si vous ne vous considérez pas comme un leader ou que vous ne jouez pas un rôle dans la gestion d'équipe, votre équipe de projet se tourne vers vous pour obtenir leadership, conseils et soutien lorsque vous gérez un projet.
Développez vos compétences en leadership en abordant les situations avec empathie et compréhension. Pour développer la coopération et la collaboration, les bons leaders rassemblent tout le monde et font en sorte qu'ils se sentent soutenus.
# 6. Organisation
Pour de nombreux chefs de projet, l'organisation est la compétence non technique la plus effrayante. Vous pensez peut-être que l'organisation est quelque chose que vous "avez" ou "n'avez pas", mais, comme toutes les autres compétences en gestion de projet abordées dans cet article, vous pouvez améliorer vos compétences d'organisation et devenir votre propre Marie Kondo.
La meilleure méthode pour devenir un meilleur organisateur est d'établir (et de conserver) une source unique de vérité pour votre travail et celui de votre équipe. Nous sommes souvent désorientés parce que nos tâches sont décousues : l'employé moyen déplace entre 10 outils chaque jour. Au lieu de partager votre temps entre dix outils, envisagez d'utiliser un outil d'organisation numérique pour servir de source unique de vérité à votre équipe.
#7. Résolution de problème
Les compétences en résolution de problèmes sont des capacités collaboratives et itératives qui vous permettent d'aborder et, finalement, de résoudre un défi. Développer des compétences en résolution de problèmes ne signifie pas toujours avoir la « bonne » réponse à chaque problème ; plutôt, les personnes ayant de solides compétences en résolution de problèmes s'exercent à aborder les défis sous un angle nouveau et à travailler méthodiquement vers une solution.
Utilisez des cadres décisionnels basés sur les données ou des analyses de routine pour mieux résoudre les problèmes. Utilisez ces connaissances pour résoudre le problème de la baisse des ventes. Dans cette situation, vous pouvez créer un nouveau plan marketing en collaboration avec l'équipe commerciale.
#8. Esprit critique
La pensée critique, comme la résolution de problèmes, n'a pas de "solution". Vous ne pouvez pas « gagner » en matière de pensée critique, mais vous pouvez vous entraîner à aborder les situations de manière logique plutôt qu'émotionnelle. Les excellents penseurs critiques s'exercent à évaluer le matériel devant eux et à tirer leurs propres conclusions sur la base des preuves, un peu comme le fait Sherlock Holmes lorsqu'il résout un mystère.
Prenez du recul et demandez-vous : « Comment suis-je arrivé à cette conclusion ? exercer son esprit critique. Y a-t-il une autre possibilité ? Est-ce que quelque chose d'autre que des faits influence ma décision ? Les décisions émotionnelles ne sont pas toujours mauvaises ; en fait, certaines des meilleures décisions sont celles qui nous passionnent. Mais la pensée critique peut vous aider à vous assurer que vous abordez une situation sous l'angle approprié.
#9. Adaptabilité
Certains aspects de votre plan de projet changeront parfois, qu'il s'agisse de ce projet ou du suivant. Peut-être que votre délai ou vos priorités changent et que vous devez ajuster votre flux de travail en conséquence. Les chefs de projet exceptionnels peuvent pivoter et s'adapter aux situations changeantes pour garder leur équipe de projet sur la bonne voie.
Comprendre quand et comment changer de vitesse est la clé pour devenir plus polyvalent. Pour ce faire, vous devez d'abord vous comprendre. Cultiver d'autres compétences non techniques, telles que la conscience de soi et la pleine conscience, peut vous aider à être plus en contact avec et à réguler vos émotions, qui sont souvent en mouvement pendant les périodes de changement.
#10. Résolution de conflit
Des conflits se développeront inévitablement au cours des tâches que vous supervisez. Une partie prenante peut souhaiter modifier la portée du projet. Ou peut-être avez-vous manqué votre budget ou votre calendrier. La résolution des conflits implique de traiter les deux côtés d'un différend afin que chacun se sente entendu et soutenu. S'il y a des parties concernées, écoutez-les et essayez de trouver une solution qui fonctionne pour tout le monde. Même si ce n'est pas possible, aborder la conversation avec patience et empathie peut aider à désamorcer une situation potentiellement difficile et conduire à un meilleur résultat.
Compétences techniques en gestion de projet
Les compétences techniques sont des capacités mesurables, par opposition aux compétences générales. Alors que les compétences non techniques énumérées ci-dessus s'appliquent à de nombreuses fonctions professionnelles, ces sept compétences techniques en gestion de projet sont exclusives à la gestion de projet. Les développer vous aidera à devenir un chef de projet plus complet et plus efficace.
#11. Planification de projet
Un plan de projet (également connu sous le nom de charte de projet) est essentiellement un plan des principaux éléments nécessaires à la réussite de votre projet. Un plan de projet typique comprendra les sept éléments suivants :
- Objectifs et cibles du projet
- Indicateurs de réussite
- Les parties prenantes et leurs rôles
- Budget et portée
- Jalons, livrables et dépendances du projet
- Horaire et emploi du temps
- Stratégie de communication
Dans la feuille de route ou le brief de votre projet, certains de ces détails, tels que vos objectifs ou vos jalons, peuvent déjà être spécifiés. Néanmoins, votre plan de projet est l'endroit où tous ces aspects du projet se rejoignent pour former une image unifiée de votre travail prévu.
#12. Définir le projet
La taille, les objectifs et les contraintes (c'est-à-dire les dates et les ressources) de votre projet constituent la portée du projet. La portée de votre projet précisera ce que vous pouvez faire dans un délai et un budget donnés. Définir et définir la portée de votre projet est essentiel pour éviter la dérive de la portée, qui se produit lorsque les livrables de votre projet dépassent la portée de votre projet.
Entraînez-vous à définir la portée du projet tôt et souvent pour améliorer vos compétences en matière de portée du projet. Une fois que vous avez établi la portée de votre projet, discutez-en avec les parties prenantes et revoyez-la souvent pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde concernant les objectifs et les contraintes du projet. Vous pouvez l'utiliser comme guide pour vous aider à décider quand refuser de nouvelles demandes.
#13. La création du brief projet
Votre résumé de projet définit les objectifs généraux de votre projet et la manière dont vous comptez les atteindre. Cela pourrait servir d'étoile polaire utile pour guider les séances de planification.
La chose la plus importante à retenir à propos de votre dossier de projet est qu'il s'agit d'un document en direct. Vous pouvez adapter et mettre à jour votre dossier de projet au fur et à mesure que vous créez votre stratégie de projet et recueillez les commentaires des parties prenantes. En général, votre briefing de projet doit inclure un lien vers la feuille de route de votre projet, si vous en avez préparé une, une liste des parties prenantes de votre projet et leurs tâches (également appelée tableau RACI), toute autre documentation ou fichier pertinent, et tout autre document important. niveau d'information dont votre équipe peut avoir besoin.
#14. Organisation d'une réunion de lancement de projet
Une réunion de lancement est une occasion de s'aligner avec les parties prenantes de votre projet. C'est l'occasion pour vous de clarifier les objectifs et la portée de votre projet, ainsi que de fournir tous les documents que vous avez déjà créés, tels que votre plan de projet, votre résumé de projet ou des documents supplémentaires, tels qu'une nomenclature pour une campagne marketing ou une création. brief pour une équipe de conception.
Prévoyez de distribuer les documents que vous avez compilés aux parties prenantes du projet afin d'avoir une réunion de démarrage réussie. Enfin, organisez un brainstorming ou une session de questions-réponses pour vous mettre d'accord sur toutes les variables supplémentaires, telles que l'argent, les ressources ou les livrables finaux.
#15. Création d'un calendrier pour votre projet
La séquence et la durée des activités dans le cycle de vie de votre projet sont définies par le calendrier de votre projet. Comprendre le calendrier de votre projet aide votre équipe à suivre la réussite du projet et à livrer les actifs appropriés à temps.
Clarifiez les dates de début et de fin de votre projet, ainsi que les jalons critiques, afin de créer un excellent calendrier de projet. Définissez des dépendances entre les activités et spécifiez les dates de début et de fin de chaque élément de travail au fur et à mesure que vous créez des tâches et des livrables individuels.
#16. La gestion des tâches
Une fois que votre projet est en cours, la gestion des tâches concerne la manière dont vous et votre équipe gérez votre temps avec succès. Les meilleurs chefs de projet ont une visibilité en temps réel sur ce sur quoi leur équipe travaille, ce qui leur permet de hiérarchiser et d'exécuter efficacement les projets.
Mais, vous n'avez pas besoin de savoir tout ce qui se passe dans votre projet ; utilisez plutôt un logiciel de gestion des tâches. Le logiciel de gestion des tâches est plus qu'une simple liste de tâches ; c'est une méthode pour avoir une vue d'ensemble de tout ce qui se passe dans votre projet. Vous pouvez permettre à votre équipe de fonctionner de manière plus productive, efficace et efficiente grâce à une excellente gestion des tâches.
Compétences techniques en gestion de projet
Vérifiez les compétences générales. J'ai compris, compétences techniques. Les compétences techniques sont la seule chose qu'il vous reste à perfectionner !
Votre compréhension des outils et logiciels particuliers utilisés dans la gestion de projet est appelée vos compétences techniques. Ces outils ne sont pas difficiles à maîtriser. Comme indiqué précédemment, la gestion de projet moderne est conçue pour être polyvalente et simple à utiliser. Ces huit compétences font partie des tâches de gestion de projet avec lesquelles vous devez vous familiariser afin de savoir quand et comment les utiliser.
#17. Compétences en logiciels de gestion de projet
Les logiciels de gestion de projet ont parcouru un long chemin par rapport aux technologies héritées qui étaient difficiles à utiliser et nécessitaient la mise en œuvre d'un spécialiste en gestion de projet. Pourtant, comme pour tout outil, même le plus simple, le logiciel que vous choisirez demandera du temps pour être compris et parfaitement maîtrisé. Assurez-vous que l'outil que vous choisissez dispose d'un guide écrit et de vidéos pédagogiques pour vous expliquer comment l'utiliser.
#18. Les diagrammes de Gantt
Les diagrammes de Gantt sont une technique pour visualiser votre projet sous forme de diagramme à barres horizontales, chaque barre représentant un travail et la longueur de chaque barre représentant le temps que prendra cette tâche.
- Jalons du projet
- Dépendances
- Avancement du projet en temps réel
- Dates de début et de fin
La technologie de diagramme de Gantt conventionnelle peut être difficile à utiliser et limitée dans sa portée, c'est pourquoi, chez Asana, nous avons combiné le meilleur de la technologie de diagramme de Gantt pour créer Timeline, un outil de type diagramme de Gantt qui montre comment toutes les pièces s'emboîtent.
#19. Tableaux Kanban
Les tableaux Kanban sont une autre forme courante de gestion de projet visuelle. Chaque colonne d'un tableau Kanban symbolise une étape de travail, telle que Nouveau, En cours ou Terminé. Les tâches individuelles sont représentées par des cartes qui parcourent les colonnes jusqu'à ce qu'elles soient terminées.
Les tableaux Kanban sont un outil de gestion de projet visuel courant pour les équipes de gestion de projet allégées, en particulier les équipes de développement de produits, d'ingénierie et de logiciels. Il s'agit d'une approche Agile conçue pour être adaptable et flexible afin de répondre aux besoins de développement en temps réel.
#20. Gestion agile
La gestion de projet agile est un style de gestion de projet allégé particulièrement populaire parmi les équipes de développement de produits, d'ingénierie et de logiciels. Il s'agit d'une stratégie d'amélioration continue et d'évolution progressive qui comprend de nombreuses approches Lean telles que la gestion de portefeuille Lean, Scrum et Kanban.
Le chef de projet doit se coordonner avec les membres de l'équipe et rester flexible afin de diriger une équipe Agile. Cela peut impliquer de modifier le calendrier du projet, de collaborer avec des équipes travaillant sur un projet différent ou simplement de rester en contact grâce à une excellente communication.
#21. Gestion de la charge de travail
Si vous avez déjà géré un projet, vous savez à quel point il est difficile de déterminer qui travaille sur quoi, mais il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi. La gestion de la charge de travail vous permet d'évaluer la bande passante de votre équipe et de vous assurer qu'elle n'est pas surchargée ou sous-utilisée. C'est un processus interactif sans point de départ ni d'arrivée ; au lieu de cela, un chef de projet qualifié vérifiera en permanence la charge de travail de son équipe pour s'assurer que personne ne s'épuise.
Le logiciel de gestion de la charge de travail peut être utilisé en deux étapes. Pour commencer, déterminez la capacité, les compétences et la charge de travail actuelle de votre équipe. À partir de là, allouez des ressources en fonction de charges de travail particulières ou rééquilibrez les charges de travail selon les besoins.
#22. La gestion des coûts
La gestion des coûts dans la gestion de projet consiste à considérer comment chaque activité affecte votre budget à chaque étape du projet. Ceci est un aspect crucial de la gestion de projet et déterminera si votre projet est réussi ou non. Le respect du budget est aussi crucial que le respect des délais de votre projet, et la gestion des coûts peut vous aider à y parvenir.
Pour gérer efficacement les dépenses, des chefs de projet qualifiés identifient leurs coûts et leur budget au début du projet. Assurez-vous que toutes les parties prenantes du projet et les membres de l'équipe sont au courant du budget. Ensuite, pendant le projet, gardez à l'esprit les coûts et le budget.
#23. Gestion de projet de portefeuille
Grâce à la gestion de portefeuille de projets (PMM), vous pouvez obtenir une vue d'ensemble de l'activité de votre équipe sur de nombreux projets. Contrairement à la gestion de projet typique, le PMM implique de travailler sur de nombreux projets ou initiatives à grande échelle en même temps. Afin de relier la stratégie à l'exécution, les systèmes de gestion de portefeuille de projets offrent une vue globale en temps réel de l'ensemble de l'activité de votre équipe.
#24. La gestion du changement
Si vous avez déjà mis en œuvre un changement organisationnel important, vous avez très probablement utilisé la gestion du changement, même si vous n'en étiez pas conscient. La gestion du changement est la pratique consistant à mettre en œuvre des changements organisationnels, tels que de nouveaux processus ou outils, au fil du temps pour les rendre plus simples à adapter.
Comment puis-je améliorer mes compétences en gestion de projet ?
En évaluant toutes les compétences d'un chef de projet, vous en avez sans doute vu quelques-unes dans lesquelles vous savez déjà exceller. Mais vous en avez peut-être remarqué plusieurs autres que vous savez devoir apprendre ou améliorer.
Heureusement, vous pouvez développer les compétences dont vous avez besoin pour être un chef de projet performant. Comprendre quelles compétences vous possédez déjà et lesquelles doivent être améliorées est la première étape pour y parvenir.
Ce niveau de conscience de soi peut être difficile, vous pouvez donc mieux comprendre vos compétences existantes en :
- Passez en revue les rôles et projets précédents pour déterminer où vous avez excellé et où vous avez échoué. Cela peut vous aider à identifier certaines forces et limites.
- Demander des commentaires aux superviseurs précédents ou actuels ou aux membres de l'équipe. D'autres personnes peuvent parfois fournir des informations utiles sur ce que vous proposez à la table.
- Faites une évaluation formelle (CliftonStrengths de Gallup est une évaluation populaire) pour trouver vos plus grandes capacités.
Une fois que vous avez déterminé où vous devez vous améliorer, il existe de nombreuses stratégies pour faire progresser vos compétences :
# 1. En train de lire
De nombreux documents sont disponibles pour vous aider à élargir vos horizons et à améliorer vos compétences. Vous pouvez apprendre par vous-même en achetant un livre de gestion de projet. Des ressources supplémentaires, telles que notre blog, des livres électroniques et même ce guide de gestion de projet, vous aideront à établir une base solide.
#2. Prendre un cours
Il existe de nombreux cours de gestion de projet compétents offerts par des entreprises respectées qui peuvent vous aider à développer vos compétences. Le Project Management Institute propose huit diplômes distincts et des organisations professionnelles du monde entier proposent des certifications supplémentaires pour vous aider à renforcer vos compétences en gestion de projet.
#3. À la recherche d'un mentor
Connaissez-vous quelqu'un qui est expert dans un domaine qui vous manque? Contactez-les pour savoir s'ils sont disposés à fournir des conseils et des recommandations personnalisés. N'ayez pas peur de sortir des sentiers battus ici non plus. Vous n'avez pas nécessairement besoin de rechercher d'autres chefs de projet pour apprendre, car la gestion de projet fait appel à des compétences dans un large éventail de disciplines. Votre connaissance juridique peut être en mesure de fournir d'excellents conseils de négociation, mais votre voisin analyste de données peut être en mesure de vous aider à améliorer votre esprit critique ou vos compétences en matière de rapport.
#4. Se familiariser avec un outil de gestion de projet
Un énorme 77% des projets très performants utilisent un logiciel de gestion de projet, vous aurez donc besoin d'une certaine expérience avec un. Vous pouvez construire cela via l'expérience, et la plupart des logiciels de gestion de projet proposent des essais gratuits afin que vous puissiez explorer et apprendre.
Quelle que soit la stratégie que vous utilisez, gardez à l'esprit que l'acquisition d'un nouveau talent prend du temps. Soyez patient et persévérant, et vous améliorerez progressivement vos compétences et vos connaissances en gestion de projet.
Les compétences en gestion de projet sont-elles vraiment nécessaires au travail ?
La reponse courte est oui. Et les compétences requises pour un chef de projet sur le marché du travail sont essentielles non seulement si vous souhaitez un emploi avec un titre officiel de gestion de projet.
Quel que soit votre poste, il y a de fortes chances que vous soyez en charge d'un projet, qu'il s'agisse d'une initiative d'équipe ou d'un travail, ou d'une obligation sur votre propre liste de tâches. Pour planifier, exécuter et livrer votre travail, vous devez utiliser diverses compétences en gestion de projet.
Dans cet esprit, il va de soi que les compétences en gestion de projet sont très recherchées par les entreprises.
Compétences en gestion de projet à inclure dans votre CV
Lorsque vous préparez votre CV, mettez en valeur vos compétences en gestion de projet en mentionnant la portée du projet, la taille de votre équipe et les résultats positifs de votre travail. Par exemple, « J'ai dirigé une équipe de quatre développeurs pour reconcevoir une plateforme de paiement avec un budget de 2 millions de dollars afin de terminer le projet dans les délais. »
Vous pouvez mettre en valeur vos compétences en gestion de projet en les listant dans la section « compétences » de votre CV. Si vous n'avez jamais dirigé de projet auparavant, mettez en évidence vos expériences antérieures où vous avez participé à la planification ou à la mise en œuvre d'une nouvelle initiative.
Conclusion
Bien qu'il existe plusieurs voies pour devenir chef de projet, vous aurez besoin de quelques compétences en gestion de projet pour réussir. Ces compétences vont des compétences techniques telles que les logiciels de gestion de projet, la budgétisation et les approches de planification aux compétences non techniques telles que la communication, le travail d'équipe, l'adaptation et le leadership.
Les compétences dont vous avez besoin varient pour chaque chef de projet, mais il est essentiel de prendre le temps d'identifier les compétences qui sont les plus importantes pour vous. Une fois que vous savez quelles compétences vous devez améliorer, vous pouvez commencer à vous améliorer et à améliorer votre travail de chef de projet.
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Bibliographie
