En tant que propriétaire d'entreprise, vous devez être familier avec les documents et procédures cruciaux qui vous relient à vos clients et fournisseurs. Les factures peuvent servir à diverses fins pour les activités internes et externes de votre entreprise. Continuez à lire pour en savoir plus sur le fonctionnement d’une facture pour les entreprises.
Qu'est-ce qu'une facture ?
Une facture est un document commercial horodaté, détaille et enregistre une transaction entre un acheteur et un vendeur. Si les biens ou services ont été acquis à crédit, la facture décrit normalement les conditions de la transaction et offre des informations sur les différents modes de paiement disponibles.
Des exemples de factures incluent un reçu papier, un acte de vente, une note de débit, une facture de vente ou un enregistrement électronique en ligne.
Les éléments de base d'une facture
Au recto de la facture, une facture doit déclarer qu’il s’agit d’une facture. Il possède généralement une identité unique appelée numéro de facture, utile à des fins de référence interne et externe. Dans la plupart des cas, une facture comprend les coordonnées du vendeur ou du prestataire de services en cas de problème de facturation.
#1. termes
Une facture comprend les conditions de paiement, ainsi que des informations sur les remises, les détails de paiement anticipé ou les frais financiers prélevés pour les paiements en retard. Il affiche également le coût unitaire d'un article, le nombre total d'unités achetées, le fret, la manutention, l'expédition et les taxes associées, ainsi que le montant total dû.
#2. Impression et timing
Les entreprises peuvent choisir d'envoyer un relevé mensuel de fin de mois comme facture pour toutes les transactions en cours. Dans ce cas, le relevé doit déclarer qu'aucune autre facture ne sera envoyée. Historiquement, les factures étaient documentées sur papier, avec de nombreuses copies réalisées afin que l'acheteur et le vendeur disposent d'un relevé de transaction.
Les factures générées par ordinateur sont désormais extrêmement répandues. Ils peuvent être imprimés sur demande ou distribués à chaque partie par courrier électronique. Les enregistrements électroniques facilitent également la recherche et le tri des transactions par numéro, date, produit ou client.
#3. Pro forma
Une facture pro forma est un projet d'acte de vente fourni aux acheteurs avant l'expédition ou la livraison des marchandises. Dans la plupart des cas, la facture décrira les articles acquis ainsi que d'autres informations cruciales telles que le poids d'expédition et les tarifs de transport. Les factures pro forma sont fréquemment utilisées dans les transactions internationales, notamment à des fins douanières lors des importations.
#4. Date de facturation
La date de facture est l'heure et la date auxquelles les articles ont été facturés et la transaction a été légalement documentée. Par conséquent, la date de facture contient des informations de paiement critiques car elle détermine la durée du crédit et la date d’échéance de la facture. Ceci est particulièrement important pour les entreprises qui accordent du crédit, comme le net 30, qui indique que le paiement est requis dans 30 jours.
De même, les organisations qui autorisent les clients à retourner des articles ont généralement un délai basé sur un nombre de jours spécifié à compter de la date d'achat, comme indiqué sur la facture.
#5. Facturation électronique
Depuis l’aube de l’ère informatique, les particuliers et les entreprises ont plus facilement recours à la facturation électronique plutôt qu’au papier. La facturation électronique, souvent appelée facturation électronique, est un type de facturation électronique qui génère, enregistre et surveille les documents liés aux transactions entre les parties. Ainsi, s’assurer que les exigences de leurs accords sont respectées.
Les factures et reçus, les bons de commande, les notes de débit et de crédit, les conditions et instructions de paiement et les bordereaux de versement sont des exemples de documents électroniques. Les factures numériques sont souvent envoyées par e-mail, via un site Web ou une application. Parmi les avantages figurent les suivants :
- Persistance et résilience aux dommages physiques
- La recherche et le tri de certains noms, mots-clés ou dates sont simplifiés.
- capacité d'audit accrue
- La capacité d’imprimer ou de reproduire à la demande
- Capacités de collecte de données et de business intelligence
- Consommation réduite de papier
La facturation électronique englobe une variété de technologies et de choix d'entrée et est utilisée comme un mot fourre-tout pour décrire tout moyen de présentation électronique d'une facture à un client pour paiement. Pour encourager l'acceptation et l'efficacité, plusieurs normes de facturation électronique, telles que EDIFACT et UBL, ont été établies dans le monde.
Qu’est-ce que l’affacturage de factures ?
L'affacturage par facturation implique qu'une entreprise vende un nombre quelconque de factures impayées à un factor pour un prix inférieur au montant dû. En échange, la majorité du montant de la facture (jusqu'à 90 %) est reçue en quelques jours ouvrables, plutôt que de devoir attendre le délai de 30, 60 ou 90 jours mentionné sur la facture. Dans la plupart des accords d'affacturage, le factor se charge de l'encaissement de la facture.
Lorsque l’entreprise d’affacturage reçoit le paiement intégral de la facture, elle paie le solde dû au vendeur tout en conservant un pourcentage du montant total de la facture comme revenu.
Quel est le processus d’affacturage des factures ?
Une transaction commerciale normale implique qu'une société réalise une vente, crée une facture et l'envoie au client. L'acheteur paie l'achat et l'entreprise reçoit son argent trente, soixante ou quatre-vingt-dix jours après la livraison du produit ou du service, comme spécifié sur la facture.
Mais que se passe-t-il si l’entreprise se retrouve dans une situation où elle ne peut pas attendre pour diverses raisons ? L’entreprise peut vendre la facture à un tiers qui achète les factures impayées à prix réduit grâce à l’affacturage de factures. Le factor négocie le montant qu’il est prêt à payer et convient des modalités de paiement. Souvent, une partie du paiement est effectuée d’avance, le reste étant payé une fois le facteur encaissé.
Gardez à l’esprit que toutes les factures ne conviennent pas à l’affacturage. La plupart des facteurs n’achèteront pas les factures déjà en souffrance. De plus, nombreux sont ceux qui n’achèteront pas de factures dont les délais de paiement dépassent 90 jours.
Quelle est l’importance de l’affacturage ?
L'affacturage soulage les problèmes de trésorerie pendant une période calme, en particulier pour les entreprises aux ressources limitées et les consommateurs qui paient lentement. Presque tous les propriétaires de petites entreprises ont éprouvé l’anxiété de ne pas savoir s’ils seront en mesure de payer leurs salaires ou de couvrir une autre obligation commerciale clé. Un manque de liquidités peut également empêcher une entreprise de payer ses propres fournisseurs à temps ou de capitaliser sur une opportunité, comme s'associer à un nouveau grand magasin à temps pour les vacances ou se développer à l'échelle mondiale. Les entreprises à court de liquidités n’ont d’autre choix que de prendre des décisions à court terme qui peuvent anéantir ou limiter leur potentiel à long terme.
Les avantages de l’affacturage de factures
Une entreprise peut recourir à l’affacturage de factures pour plusieurs raisons. Voici cinq des plus cruciaux :
#1. L'argent est reçu rapidement.
Les entreprises qui travaillent avec des facteurs tiers reçoivent généralement une part importante de la valeur de la facture en quelques jours ouvrables – parfois dans les 24 heures. Ce flux de trésorerie constant peut donner aux petites entreprises, en particulier, une tranquillité d’esprit quant à leur capacité à répondre à leurs besoins à court terme.
#2. Suppression d’une distraction potentielle.
Les clients qui paient lentement – et, bien sûr, ceux qui ont des factures en souffrance – peuvent constituer un fardeau majeur, en particulier pour les petites entreprises. Si le propriétaire doit donner suite à une facture en retard, cela représente du temps qui pourrait être consacré à d’autres clients ou à des activités à plus forte valeur ajoutée. Si un service des comptes clients gère les recouvrements, le temps passé à rechercher un retard de paiement peut avoir une influence négative sur le moral.
#3. Les approbations sont accordées plus rapidement que pour les prêts bancaires.
Les prêts bancaires ou les lignes de crédit sont tout à fait une possibilité pour obtenir des liquidités. Leur obtention peut cependant prendre beaucoup de temps. Et, dans le cas de nombreuses petites entreprises, ces montants peuvent être plafonnés à des montants qui limitent le potentiel de croissance de l'entreprise. La procédure d'approbation pour l'affacturage de factures est nettement plus rapide. Et en raison de la nature du contrat, les facteurs fournissent souvent plus de liquidités que les banques.
#4. Les antécédents de crédit personnels d’un fondateur sont moins examinés.
Les prêts bancaires sont souvent basés en partie sur la cote de crédit du fondateur. Cela peut être difficile pour de nombreux propriétaires de petites entreprises, surtout si le financement de l'entreprise nécessite un recours intensif aux cartes de crédit. Heureusement, un facteur de facturation concerne davantage la solvabilité du consommateur qui a passé une commande que celle de l'entreprise dont il achète les factures.
#5. Aider les entreprises à traiter avec de nouveaux consommateurs et comptes clés.
Certains clients très importants et par ailleurs fiables ont des délais de paiement trop longs pour les petites entreprises. Le problème du retard de paiement peut entraver leur capacité à exécuter une commande importante, susceptible de changer leur vie, comme celle du gouvernement ou d'une entreprise Fortune 500. L’affacturage des factures pourrait les aider à honorer ces nouvelles commandes.
Les inconvénients de l’affacturage des factures
L'affacturage présente divers inconvénients qu'une entreprise doit prendre en compte avant de vendre une facture à un tiers. Voici quelques inconvénients :
#1. Cela nécessite un investissement de temps important.
Les sociétés d'affacturage proposent parfois un affacturage « spot », ou sélectif, ce qui signifie qu'elles proposent leurs services pour une seule facture. Cependant, la plupart des prestataires d’affacturage ne s’engagent qu’avec des organisations disposées à rembourser la majorité ou la totalité de leurs factures. Parfois, un minimum contractuel est établi et des frais sont perçus si les factures ne respectent pas ce minimum.
#2. Cela peut coûter cher.
Les coûts d'un facteur, comme les prêts bancaires, sont en partie déterminés par le risque perçu ; cependant, dans le cas de l'affacturage, l'évaluation du crédit relève des clients d'une entreprise et non de l'entreprise elle-même. Même dans des circonstances où le risque de non-paiement est négligeable, les coûts d'un facteur sont généralement supérieurs de plusieurs points de pourcentage au taux d'intérêt d'un prêt bancaire.
#3. Le risque de paiement n'est pas déplacé.
Travailler avec un factor signifie recevoir de l'argent plus tôt, mais cela ne protège pas une entreprise contre un consommateur qui ne paie pas. Si une facture n'est pas payée, à moins qu'un accord de « non-recours » soit en vigueur, l'entreprise vendeuse doit normalement restituer les liquidités avancées par le factor. Cependant, l’inclusion de cette clause augmente le coût de l’accord.
#4. Certaines interactions et impressions des clients sont soumises à moins de contrôle.
Dans la plupart des accords d'affacturage, le factor est chargé de garantir le paiement de la facture. Cela fait partie de l’intérêt de l’affacturage : un travail de moins à penser pour une entreprise qui vend une facture. Cependant, cela implique également que l’entreprise perd le contrôle sur la façon dont les demandes de recouvrement sont traitées. Un facteur trop agressif, axé sur ses propres besoins à court terme, peut avoir un impact négatif sur la perception qu'a le client de l'entreprise auprès de laquelle il a acheté. La présence d’un facteur peut également amener les clients à croire que l’entreprise ne dispose pas des ressources nécessaires pour exercer ses activités.
Ces inconvénients sont gérables. Une entreprise, par exemple, peut choisir l'affacturage secret, dans lequel le factor se présente comme faisant partie du service de financement de l'entreprise. Alternativement, elle peut choisir de gérer ses propres activités de recouvrement des factures, même après que la propriété de la facture a été transférée à un factor. C'est ce qu'on appelle l'affacturage « CHOCC », qui signifie « le client gère son propre contrôle du crédit ». Cependant, ces méthodologies comportent leur propre ensemble de dangers.
Qu'est-ce que le financement par facture?
Le financement des factures est une forme de comptabilité qui permet aux entreprises d'emprunter sur leurs comptes clients afin de gagner rapidement de l'argent. Une société utilise le financement par facture pour obtenir un prêt auprès d'une société de financement en utilisant une facture ou des factures comme garantie.
Financement de factures ou affacturage de factures : le financement de factures et l'affacturage de factures sont des méthodes permettant de générer des liquidités à partir de factures en souffrance. Le financement sur facture est similaire à un prêt garanti standard dans la mesure où il comporte des conditions de paiement spécifiées et des frais d'intérêt accumulés sur les soldes impayés, mais le prêt est garanti par une ou plusieurs factures. Les liquidités reçues par l’entreprise grâce à l’affacturage de factures ne se présentent pas sous la forme d’un prêt. Au contraire, une société d'affacturage, souvent appelée factor, « achète » la facture et est responsable de son recouvrement.
Quel est le processus de financement des factures ?
Dans un accord de financement sur facture, trois parties sont impliquées : l’entreprise qui émet la facture, le client qui reçoit la facture et le prestataire de services financiers. Pour tirer le meilleur parti de ce type de financement de créances, une entreprise doit négocier les conditions avec la société de financement et espérer que son client paie avant la date d’échéance de la facture – ou plus tôt.
Quelle est la structure du financement des factures ?
Les modalités de financement des factures sont similaires à certains égards aux prêts à court terme. Dans sa forme la plus élémentaire, le financement par facture serait basé sur une seule facture, souvent appelée compte client. Une société financière agissant en tant que prêteur avance des espèces à l’entreprise propriétaire de la facture en utilisant cette facture comme garantie. Lorsque l’entreprise est remboursée, elle restitue le montant initial du prêt à la société financière, ainsi que les intérêts calculés en fonction de la durée du prêt.
Les avantages et les inconvénients du financement par facture
Le financement des factures peut être extrêmement bénéfique pour les entreprises, leur permettant de continuer à fonctionner pendant les périodes de flux de trésorerie limités et de poursuivre des possibilités qui pourraient changer leur vie. Cela présente cependant certains inconvénients. Avant de choisir un financement sur facture, les équipes de direction doivent comprendre les deux côtés.
Avantages
Le financement sur facture offre trois avantages majeurs, particulièrement bénéfiques pour les nouvelles entreprises qui peuvent rencontrer des obstacles en raison de leur stade précoce de développement et de leurs ressources limitées.
#1. Argent rapide
Il n’est pas rare que des entreprises dans des secteurs particuliers affichent des ventes et des bénéfices élevés tout en luttant contre les flux de trésorerie. Le financement sur facture permet aux entreprises B2B de recevoir des avances de fonds sur les revenus reçus mais non encore encaissés, souvent dans les 24 heures. Dans ces cas-là, le financement sur facture peut apaiser les inquiétudes du propriétaire concernant la trésorerie et permettre aux équipes de direction de poursuivre des initiatives cruciales qu'elles devraient autrement abandonner.
#2. Très utile en cas d'urgence
Catastrophes naturelles entraînant des dommages aux stocks, une interruption impliquant un fournisseur majeur ou la faillite d'un client clé : des événements comme ceux-ci peuvent rapidement mettre les entreprises en mode survie. Si une entreprise est confrontée à l’un de ces dangers existentiels et n’a pas beaucoup d’argent en banque, la liquidité rapide offerte par le financement sur facture peut lui sauver la vie.
#3. Des processus d’approbation relativement légers
De nombreuses petites entreprises et entreprises en développement ne disposent pas des cotes de crédit requises pour acquérir des prêts bancaires et des marges de crédit. Ceci est moins important pour les organisations qui proposent du financement sur facture, car elles se soucient davantage de la solvabilité des clients de l'entreprise que de l'entreprise elle-même. Une entreprise cherchant une avance de fonds sur ses factures sera souvent confrontée à moins de paperasse et à moins de requêtes.
Inconvénients
En plus de ces avantages, les entreprises doivent reconnaître les trois principaux inconvénients du financement sur facture :
#1. Prix élevé
Le financement sur facture est une méthode relativement coûteuse de mobilisation de capitaux. Les frais de traitement et les taux d’intérêt hebdomadaires, ou facteurs, peuvent entraîner des TAEG plusieurs fois supérieurs à ce qu’une entreprise paierait normalement pour un prêt bancaire.
#2. L'imprévisibilité du coût final
Ce n’est pas seulement que le financement sur facture est plus coûteux que de nombreux autres types de financement. Un problème connexe est que lorsqu’une entreprise conclut un accord de financement sur facture, elle n’a généralement aucune idée du coût final. Le coût final est souvent déterminé par la rapidité avec laquelle un client paie la facture. Un retard de paiement plus long que prévu peut anéantir tout profit d’une vente.
#3. L'applicabilité est limitée
Toutes les entreprises ne peuvent pas bénéficier du financement sur facture. Une entreprise doit être dans le secteur B2B pour que son utilisation ait du sens. Il doit également avoir des clients ayant d’excellentes cotes de crédit et des antécédents de paiement en temps opportun.
A quoi sert une facture ?
Une facture est un document envoyé par un vendeur à un acheteur afin de demander le paiement de biens ou de services fournis. Il garde une trace des détails du produit ou du service, des coûts unitaires, du montant total dû et des termes et conditions convenus par le vendeur et l'acheteur.
Une facture est-elle un reçu ?
Étant donné que les factures et les reçus sont émis à différentes étapes du processus de vente, ils remplissent des fonctions différentes. Les factures sont émises avant que le client n'envoie le paiement, tandis que les reçus sont émis après la réception du paiement. La facture sert de demande de paiement et le reçu fait office de preuve de paiement.
Une facture signifie-t-elle que vous avez payé ?
Une facture prouve-t-elle que vous avez été payé ? Une facture n'implique pas qu'une entreprise a été payée pour les biens ou services qu'elle a fournis à ses clients. Une facture informe le client qu'il doit payer le produit ou le service qu'il a reçu.
Qui paie une facture ?
La facture est payée par le client.
En conclusion
Une facture est un morceau de papier utilisé pour informer un client que le paiement est dû. Il sert également de document permettant à la société émettrice de suivre ses créances. En raison des limitations technologiques, les factures n’étaient auparavant émises que sur papier. Les factures électroniques ont récemment gagné en popularité car elles permettent d'économiser du temps et de l'argent et peuvent être générées et envoyées automatiquement.
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Bibliographie
