Lorsqu'il s'agit d'améliorer vos opérations commerciales, l'amélioration des processus (PI) est un outil essentiel. Cela permet de s'assurer que les tâches sont exécutées efficacement et que la satisfaction et la valeur des clients sont au plus haut niveau. Mais qu'est-ce que l'amélioration des processus exactement, quels sont les différents types d'approches et que devez-vous prendre en compte lors de sa mise en œuvre ? Cet article explorera la définition, les types et la méthodologie de l'amélioration continue des processus et vous fournira les principales considérations à prendre en compte lors de l'amélioration de vos processus.
Qu'est-ce que l'amélioration des processus ?
L'amélioration des processus est la pratique consistant à analyser les processus existants au sein d'une organisation et à apporter des modifications destinées à améliorer les performances, l'efficacité ou la fiabilité de ces processus. Cela implique d'étudier et d'élaborer des stratégies pour améliorer le processus. Cela peut inclure la refonte d'un processus pour accroître l'efficacité, l'amélioration de la qualité du résultat d'un processus ou toute autre modification visant à améliorer le processus.
L'amélioration des processus peut porter plusieurs noms, notamment l'amélioration des processus métier (BPI), la gestion des processus métier (BPM), la réingénierie des processus métier et le processus d'amélioration continue (CIP), pour n'en citer que quelques-uns. De plus, quel que soit leur nom, ils visent tous à éliminer les erreurs, à réduire le gaspillage, à augmenter la production et à améliorer l'efficacité.
Les avantages de l'amélioration des processus
La mise en œuvre d'une méthodologie d'amélioration des processus dans le cadre de votre système de gestion global vous permet d'identifier et de résoudre les difficultés de vos processus.
Votre expérience client, votre production interne ou d'autres objectifs commerciaux peuvent souffrir de ces difficultés. Le temps de votre équipe et l'argent de votre entreprise peuvent tous deux être gaspillés par des processus défectueux ou inefficaces. Vous pouvez vous assurer que vous êtes toujours à la recherche de problèmes et que vous les corrigez en mettant en place une technique PI.
De plus, réingénierie des processus, la gestion des processus métier et les processus d'amélioration continue sont quelques-uns des noms que PI peut utiliser.
Quels sont les types d'améliorations de processus ?
Les entreprises utilisent des approches PI pour améliorer les flux de travail internes, ce qui améliore le service client et la qualité des produits, raccourcit les cycles de facturation et accélère les délais de livraison. Les projets PI sont divisés en types suivants en fonction de leurs objectifs :
#1. Réduction des coûts
La réorganisation des processus métier clés est un moyen de rationaliser un processus. De plus, cela aide à identifier les redondances de processus qui entraînent une augmentation des dépenses. Grâce à la restructuration, les tâches inutiles sont supprimées, permettant une meilleure utilisation des ressources disponibles.
#2. Améliorer la communication
L'établissement d'un flux de communication clair tout au long du processus est un autre objectif des améliorations de processus. L'automatisation des processus réduit le nombre d'échanges d'e-mails et de points de contact entre les employés et les services, contrairement aux processus gérés manuellement qui nécessitent de nombreux cycles de communication par e-mail. Un logiciel spécialisé qui permet au personnel de voir et d'échanger des informations importantes peut rationaliser la communication. Ce programme peut améliorer considérablement l'alignement et la transparence interdépartementaux.
#3. La visualisation du processus
À l'aide de la cartographie des processus, vous pouvez visualiser le fonctionnement des choses. Les modèles de processus peuvent considérablement améliorer les audits, identifier les goulots d'étranglement dès qu'ils apparaissent et faciliter les changements.
Amélioration des processus d'affaires
L'amélioration des processus métier (BPI) est un effort continu pour optimiser et améliorer les performances des processus métier, identifier et mettre en œuvre les opportunités et faciliter la maintenance et la gestion du processus. BPI se concentre sur les processus métier et vise à rendre les processus plus efficaces et efficients. Cependant, des exemples courants d'IP incluent la rationalisation des procédures et des opérations de production, l'introduction de stratégies d'inventaire juste à temps et l'élimination de la paperasserie. Les méthodes d'amélioration des processus métier varient d'une organisation à l'autre, mais incluent généralement l'analyse comparative, l'amélioration continue des processus, la gestion du changement, la gestion de la qualité totale et le lean PI.
Quels sont les cinq éléments clés de l'amélioration des processus ?
L'amélioration des processus, également appelée gestion des processus métier et amélioration des processus métier, implique l'identification, l'analyse et l'amélioration des workflows.
Minimiser les erreurs, réduire le gaspillage, améliorer la productivité et simplifier les processus internes et externes d'une entreprise sont les principaux objectifs de PI.
#1. Cartographie des processus :
Cela implique la création d'une représentation visuelle des opérations et des processus d'une entité. Il s'agit d'une méthode de collecte et de documentation des tâches, activités et responsabilités connexes pour améliorer les performances. La cartographie des processus peut révéler d'éventuelles opportunités d'amélioration en révélant la standardisation et les goulots d'étranglement. Il peut également identifier d'éventuelles redondances et inefficacités.
#2. Analyser:
Cela implique d'évaluer le processus actuel pour identifier les domaines à améliorer, les inefficacités ou les opportunités potentielles. Cela pourrait être fait en utilisant des mesures axées sur les données ou qualitatives comme sources d'information. Avant de consacrer du temps à la refonte ou à l'amélioration d'un processus, il est important de savoir comment il fonctionne.
#3. Refonte :
C'est là que vous apportez des modifications ou des réformes au processus existant pour créer une plus grande efficacité ou éliminer les problèmes identifiés. Il ne s'agit pas seulement de faire des ajustements mineurs, mais plutôt de modifier les composants essentiels du processus pour apporter des améliorations à grande échelle.
#4. Moniteur:
Cela implique de surveiller les résultats des modifications apportées au processus afin d'évaluer le succès de la nouvelle conception du processus. Cela se fait en collectant des commentaires ou des données pour voir des mesures telles que la durée, le coût et l'efficacité.
#5. Optimiser:
Il s'agit de la dernière étape du cycle d'amélioration des processus. Cela implique d'utiliser les données collectées et les commentaires de la surveillance pour apporter d'autres modifications et ajustements. En d'autres termes, cela peut être fait pour améliorer encore l'efficience et l'efficacité du processus, ainsi que pour s'assurer que les améliorations apportées au processus dureront.
Techniques d'amélioration des processus
Les techniques d'amélioration des processus sont les stratégies ou la méthodologie qu'une organisation utilise pour identifier le ou les problèmes dans un processus, déterminer comment les résoudre et évaluer si les améliorations ont réussi ou non. Chaque méthode répond à une exigence distincte. La culture de l'entreprise, les stratégies lean for PI ou la cartographie des workflows de processus peuvent être les principales priorités d'une organisation.
Même s'ils visent tous le même résultat, chaque voie d'amélioration des processus est la meilleure pour un besoin différent. D'autres se concentrent sur la mise en place de la culture de votre entreprise dans la bonne position pour PI, tandis que d'autres cadres mettent l'accent sur les stratégies lean-for-PI. Les entreprises peuvent visualiser les flux de travail des processus à l'aide d'une méthodologie d'amélioration des processus.
#1. Kaizen :
Kaizen encourage l'amélioration continue en mettant l'accent sur les approches agiles et se penche sur l'amélioration des processus. Afin de créer un lieu de travail où les erreurs ne sont pas punies mais plutôt évitées, Kaizen se concentre sur l'amélioration de la qualité, de la productivité et de l'efficacité via de minuscules changements dans les opérations quotidiennes ou la culture organisationnelle.
#2. 5S :
Les cinq étapes clés du modèle 5S sont trier, redresser, faire briller, standardiser et maintenir. C'est une composante de Kaizen et Lean for PI. L'approche 5S peut normaliser le processus d'amélioration et l'aider à devenir plus cohérent.
#3. PDCA :
Planifier, faire, vérifier et agir, ou PDCA, est également un composant de la méthodologie Kaizen pour l'amélioration des processus. Lorsque les organisations identifient les processus qui doivent être améliorés, cela les rend plus efficaces. De plus, pour résoudre un problème, vous devez d'abord l'identifier (planifier), développer et appliquer une solution (faire), évaluer l'efficacité de la solution à l'aide de données (vérifier), enregistrer les résultats (agir) et, si le plan est réussi, réalisez-le.
#dix. Six Sigma
Avec l'aide de la méthodologie bien-aimée Six Sigma pour l'amélioration des processus, les employés sont promus via des grades indiqués par des ceintures de karaté. Vous commencez avec une ceinture verte et passez à une ceinture noire via l'apprentissage. Afin de décomposer PI en étapes discrètes, Six Sigma implique deux approches. DMAIC (définir, mesurer, analyser, améliorer et contrôler) et DMADV (définir, mesurer, analyser, concevoir et vérifier) font partie de ces étapes.
#5. Analyse de cause à effet
L'analyse de cause à effet est une autre technique Six Sigma. Cela implique d'utiliser une approche de schématisation pour résoudre les problèmes la première fois en identifiant le problème, en localisant les obstacles et en déterminant pourquoi le processus ne fonctionne pas.
#6. Analyse SIPOC
L'analyse SIPOC, un format de diagramme qui appartient à la méthodologie Six Sigma, a lieu pendant l'étape de «mesure» DMAIC ou DMADV. En amont, le SIPOC assiste les organisations dans la définition et la mise en place de projets d'amélioration des processus ainsi que dans l'identification des besoins et des composantes essentielles.
#7. Cartographie des flux de valeur ou VSM
La valeur d'un produit, d'un processus ou d'un service pour l'organisation peut être déterminée à l'aide de VSM, qui permet aux organisations de représenter graphiquement les impressions des clients sur les processus métier. Semblable à d'autres méthodologies d'amélioration des processus, il met fortement l'accent sur la réduction des déchets, la duplication et le fait d'être aussi léger que possible.
#8. TQM, ou gestion de la qualité totale
TQM aide les organisations à mettre en œuvre une PI continue dans toute l'organisation en mettant l'accent sur la promotion du succès à long terme via la satisfaction du client. En encourageant une culture où les gens n'ont pas peur de faire des erreurs et sont motivés par un objectif commercial commun, cette méthodologie responsabilise les employés.
#9. Kanban :
Kanban est une technique de visualisation des flux de processus qui unit les divisions commerciales, la direction et le personnel dans la poursuite de PI. Lean pour l'amélioration des processus est une méthodologie supplémentaire pour PI qui est incluse et encouragée.
#dix. Cartographie des procédures
La cartographie des processus est un autre type de visualisation des flux de travail qui aide les entreprises à créer une stratégie d'amélioration des processus. Il est également connu sous le nom d'organigramme fonctionnel, de modèle de processus et d'organigramme de processus. En fin de compte, la construction d'un diagramme de flux est ce qui fournit des détails importants sur le flux de travail d'un processus du début à la fin.
#11. Amélioration continue des processus (IPC)
L'amélioration continue des processus est un effort continu, comme dans un processus de fabrication, pour évaluer et améliorer continuellement les opérations et les procédures afin d'optimiser la production et l'efficacité. De plus, c'est un moyen très efficace d'apporter des améliorations progressives au fil du temps, de l'élimination des activités inutiles à l'amélioration du résultat. L'IPC peut aider à identifier et à éliminer la variabilité au sein d'un processus de production, à accroître la satisfaction des clients et à réduire les coûts.
Les cinq étapes utilisées dans la plupart des programmes d'amélioration continue sont :
- Définir le processus : identifier les axes d'amélioration potentiels.
- Mesurer la performance du processus : en collectant des données et en analysant les tendances.
- Analysez le processus : recherchez des opportunités d'amélioration.
- Mettre en œuvre des solutions : appliquer des techniques d'amélioration continue.
- Surveiller et modifier : examinez les résultats et ajustez le processus si nécessaire.
Utilisez ces cinq étapes en boucle pour vous assurer que vous vous améliorez toujours. Avec un programme bien mis en œuvre, les organisations peuvent disposer d'un outil puissant pour réaliser des améliorations tangibles et significatives au fil du temps.
Quels sont les exemples d'améliorations de processus ?
Rendre les processus plus efficaces est l'objectif principal de PI. Voici quelques exemples :
Exemples d'amélioration de processus
Pour réduire les déchets : Cette catégorie comprend toutes les améliorations de processus qui se concentrent sur la réduction du gaspillage d'efforts, de temps, de ressources et d'énergie. Un menuisier peut mettre les clous appropriés dans la ceinture pour gagner du temps à les chercher.
Pour éliminer les étapes : supprimer les étapes répétitives ou redondantes du processus Un exemple serait l'élimination de trois questions d'une demande de prêt hypothécaire qui n'ont aucun lien réel avec les variations du risque ou de la conformité.
Pour la planification: implique l'ajout ou la suppression d'étapes d'un processus. Par exemple, une équipe de vente peut décider d'éliminer la nécessité pour les équipes de vente de créer des plans pour chaque compte puisque leur travail est de mauvaise qualité et n'améliore pas les ventes.
Par restructuration : Changer la hiérarchie ou la structure de l'organisation pour améliorer l'efficacité des processus Prenons l'exemple d'une banque avec un service informatique fluide où les développeurs qui construisent le code sont constamment chargés de le maintenir en service.
Par analyse des causes profondes : Dans cette technique, la cause première du problème est recherchée. Par exemple, un produit logiciel qui est inefficace et ajoute du stress à chaque rencontre avec un client est à blâmer pour un mauvais service client, pas pour les travailleurs ou la formation.
En priorisant: Par exemple, dans une chaîne de production où chaque travailleur est conscient que la sécurité est importante, la chaîne s'arrêterait s'il y avait un problème de sécurité perçu.
En tirant les processus : Cette approche permet à la demande d'attirer l'offre afin de réduire le gaspillage. Par exemple, un constructeur automobile ne commencera pas à travailler sur votre automobile tant que vous n'aurez pas passé de commande.
Qu'est-ce que l'amélioration du workflow par rapport à l'amélioration des processus ?
Le flux de travail est la série d'étapes qui réalisent un projet, tandis que l'amélioration des processus est l'analyse minutieuse de ces étapes et de leur efficacité afin de rendre les processus plus efficaces et efficients. L'amélioration des processus est considérée comme une approche holistique de l'amélioration des flux de travail dans le but de fournir un meilleur service client, des résultats de meilleure qualité et des délais d'exécution plus rapides. Cependant, le flux de travail se concentre sur l'organisation du flux de documents et de tâches au sein d'un processus unique. Il est généralement accompagné d'un diagramme qui montre chaque étape et la direction dans laquelle elle se déroule. En revanche, l'amélioration des processus se concentre sur une vision large des flux de travail, en recherchant des opportunités d'automatisation ou de rationalisation des processus afin qu'ils deviennent plus efficaces et rentables.
Quelle est la clé de l'amélioration des processus ?
La clé de l'amélioration des processus consiste à comprendre le processus actuel, puis à identifier les domaines à améliorer. Cela implique d'analyser les données, d'obtenir les commentaires des parties prenantes et de cartographier le processus pour déterminer la manière la plus efficace de l'améliorer. En fin de compte, la clé est de s'assurer que tous les changements sont efficaces, efficients et répondent aux besoins des clients.
Quel est le but de l'amélioration des processus ?
L'amélioration des processus est un terme utilisé pour décrire les activités et les stratégies utilisées pour rendre une machine, un système ou un processus plus efficace, rentable et fiable. Son objectif principal est de réduire les déchets, de maximiser le débit et d'améliorer la satisfaction des clients. Afin d'atteindre cet objectif, il est nécessaire d'améliorer la planification, de réorganiser, d'automatiser et d'utiliser les meilleures pratiques. Ces activités peuvent aider une entreprise à économiser du temps et de l'argent, à réduire les risques et à fidéliser sa clientèle.
Comment démarrer l'amélioration des processus ?
Une façon de commencer votre chemin vers l'amélioration du processus est de définir certaines lignes directrices à l'avance. Il s'agit notamment de déterminer ce que vous allez améliorer, comment vous allez l'améliorer et comment vous allez mesurer vos succès (ou même les échecs) et analyser vos résultats en conséquence. les changements de processus que vous avez mis en œuvre.
Quelles sont les étapes pour l'amélioration des processus ?
Les étapes de base pour l'amélioration du processus consistent à identifier l'unité, à analyser le défi et à mettre en œuvre les améliorations. Les étapes spécifiques du processus dépendent de la méthodologie d'amélioration. Une méthodologie populaire est PDCA, qui est divisée en Plan, Do, Check et Act.
Voir aussi CARTOGRAPHIE DES PROCESSUS D'ENTREPRISE : un guide définitif
Conclusion
L'amélioration des processus est un processus continu qui oblige les organisations à évaluer régulièrement leurs opérations et à identifier les domaines à améliorer. Les organisations doivent s'assurer que leurs stratégies d'amélioration des processus sont continues et systématiques afin de s'assurer que les objectifs de ces activités sont atteints.
FAQ sur l'amélioration des processus
Quelle est la Méthodologie d'Amélioration des Processus ?
Avec l'aide du bien-aimé Méthodologie Six Sigma pour l'amélioration des processus, les employés sont promus via des grades indiqués par des ceintures de karaté.
Qu'est-ce que l'amélioration continue des processus ?
L'amélioration continue des processus est un effort continu, comme dans un processus de fabrication, pour évaluer et améliorer continuellement les opérations et les procédures afin d'optimiser la production et l'efficacité.
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