En tant que propriétaire d'entreprise, vous n'avez besoin de personne pour vous dire à quel point chaque appel d'un client est essentiel au succès d'une entreprise. Les clients qui peuvent parler immédiatement à une personne réelle sont plus susceptibles d'être satisfaits que ceux qui doivent utiliser un répondeur et attendre une réponse. Pour empêcher vos consommateurs d'attendre en attente, c'est une bonne idée d'utiliser des services de messagerie vocale professionnels. Les services de répondeur professionnels aident votre entreprise à communiquer, que vous ayez besoin d'un réceptionniste à temps plein ou que vous ayez simplement besoin d'une pause de vos lignes téléphoniques. Si vous avez débattu de l'opportunité d'utiliser ou non des services de messagerie vocale professionnels pour gérer les communications importantes de votre entreprise, cet article devrait clarifier les choses et vous aider à prendre une décision éclairée.
Vue d’ensemble
Le risque de perdre des clients potentiels est élevé lorsque le téléphone professionnel reste sans réponse. Même si vous décrochez le téléphone, il y a de fortes chances que les avocats vous fassent perdre votre temps. Ainsi, de nombreuses petites entreprises se sentent prises au piège entre les coûts prohibitifs de décrocher le téléphone et les coûts tout aussi prohibitifs de ne pas le faire. Des services de messagerie vocale professionnels peuvent vous aider à éviter cette impasse. Au lieu de décrocher le téléphone, ils le feront pour vous. Des répondeurs professionnels prendront vos appels et vous transmettront les messages. Ils ont généralement des opérateurs formés pour recueillir toutes les informations pertinentes de chaque appelant. Dans le cadre de leur travail de répondeurs professionnels ;
- Ils sont capables de faire face à des avocats ennuyeux.
- Ils sont équipés pour envoyer immédiatement des communications urgentes.
- Ils prendront même rendez-vous avec les représentants du service client en votre nom si vous en avez besoin.
Il est plus efficace pour les services de réponse professionnels de prendre vos appels. En plus de vous faire gagner du temps, vous pouvez également éviter le risque de perdre de nouveaux consommateurs potentiels. Ainsi, lors de la gestion d'une entreprise, il est logique d'employer les services d'un service de messagerie vocale professionnel.
Qu'est-ce qu'un répondeur professionnel ?
En bref, services de réponse professionnelle sont des experts chargés de répondre aux appels et autres messages pour plusieurs entreprises. De nombreuses entreprises trouvent utile de disposer d'un service de réponse téléphonique pour gérer leurs appels entrants et sortants, mais les services de réponse professionnelle modernes gèrent également les e-mails, les réponses aux SMS et les appels à froid.
Cependant, si vous en recherchez un, sachez que les services de messagerie vocale professionnels sont connus sous une variété de noms en fonction de leurs offres spécifiques :
Centres de contact ou d'appels
L'existence des centres d'appels n'est pas un secret. Que vous ayez des sentiments positifs ou négatifs à leur sujet, ils fournissent un service nécessaire aux entreprises qui comptent sur des opérateurs externes en direct pour gérer les problèmes de support client et un volume d'appels élevé. Les centres d'appels effectuent une variété de tâches, pas seulement du télémarketing, contrairement à ce que la plupart des gens imaginent lorsqu'ils entendent le terme. Un objectif commun à ces organismes est d'agir comme premier point de contact d'une entreprise avec sa clientèle ou d'apporter un soutien technique à cette dernière.
Service de réponse Internet
La plupart des services de réponse en ligne ne sont pas les mêmes que les services conventionnels. Ils offrent essentiellement leurs services et leur assistance par e-mail, chat en direct et autres supports numériques. Le support d'agent en direct est également rare parmi les services de réponse Internet.
Réceptionniste virtuelle
Les services fournis par cette firme sont équivalents à ceux d'une réceptionniste de bureau standard. Ils doivent répondre aux appels, les transférer à la personne appropriée et fournir aux appelants toute information pertinente, telle que les heures de bureau et l'emplacement.
Bureau virtuel
L'agence de bureau virtuel, c'est comme avoir une réceptionniste virtuelle, sauf qu'elle vous fournit également un emplacement réel et peut y organiser des réunions à court terme. Pour les nouvelles entreprises ou celles qui ont une main-d'œuvre mobile, cela peut être un excellent choix.
Service de réponse automatique
Le système de réponse vocale est le fondement du service automatisé plutôt que des agents humains. Bien qu'il ne s'agisse pas d'un service de messagerie vocale à l'ancienne, cette entreprise offre aux appelants un moyen de laisser des messages ou de suivre un ensemble d'invites vocales pour joindre le service approprié. Si vous avez déjà téléphoné au service client et que vous avez eu la possibilité d'appuyer sur 1 ou 2, vous connaissez certainement ce type de service.
Les services de messagerie existent-ils toujours ?
Absolument! Plus de personnes utilisent les services de messagerie vocale que jamais auparavant. Le fait que les services de messagerie existent toujours peut surprendre ceux qui se demandent s'ils sont toujours nécessaires à l'ère de l'augmentation de l'IA et des progrès technologiques.
Quelle est la différence entre un centre d'appels et un service de messagerie vocale ?
En parlant de services de messagerie vocale professionnels, une entreprise peut conclure un contrat avec un service de messagerie vocale tiers pour recevoir et transférer ses appels et messages en son nom. Un centre d'appels, quant à lui, remplit la même fonction, mais avec la possibilité supplémentaire d'utiliser des scripts compliqués pour gérer les demandes de renseignements, les commandes téléphoniques, la qualification des prospects et la correspondance électronique.
Que font les services de messagerie vocale ?
Fondamentalement, ils répondent aux appels téléphoniques au nom d'une autre organisation. Si votre entreprise a besoin d'une réceptionniste ou simplement d'une pause pour répondre aux appels, le service de répondeur professionnel peut vous aider. Des opérateurs en direct sont disponibles XNUMX heures sur XNUMX, ce qui vous permet d'augmenter l'accessibilité de votre entreprise et de prolonger la durée d'ouverture de votre bureau au public.
Vos consommateurs auront toujours accès à de vraies personnes, disponibles pour répondre immédiatement à leurs questions. Ils contribuent également à améliorer la convivialité de votre site et à attirer plus de visiteurs en proposant un chat en direct.
Quelle est la différence entre un répondeur et un répondeur ?
Un représentant du service de messagerie vocale peut sans aucun doute conclure une affaire ; un répondeur ne peut pas. En plus de prendre les appels entrants, les opérateurs peuvent également passer des appels sortants : un service de répondeur peut également vous aider si vous rencontrez des problèmes pour rappeler des prospects.
Les répondeurs sont-ils obsolètes ?
À l'ère de la messagerie vocale et d'autres services de messagerie, les répondeurs sont désormais largement obsolètes. Le prix d'achat initial et le coût permanent de l'entretien d'un répondeur peuvent s'additionner rapidement. La messagerie vocale est un moyen plus rapide et plus économique d'entrer en contact avec d'autres personnes, et elle peut être utilisée avec pratiquement n'importe quel téléphone.
La messagerie vocale vous permet de vérifier les messages de n'importe quel téléphone, et personne d'autre ne les entendra. Par rapport aux répondeurs, la messagerie vocale est plus sûre car les messages sont définitivement effacés après avoir été écoutés. Votre vie privée est également en jeu car les répondeurs sont simples à pirater.
Puis-je utiliser le répondeur au lieu de la messagerie vocale ?
Si vous ne souhaitez pas utiliser la messagerie vocale mais souhaitez utiliser un répondeur, assurez-vous de le configurer pour prendre les appels après moins de 4 sonneries.
Fondamentalement, les deux remplissent les mêmes fonctions. Lorsqu'il n'y a personne de disponible pour prendre un appel, les appelants peuvent laisser des messages sur un répondeur ou une messagerie vocale.
Malheureusement, la plupart des répondeurs sont incapables d'enregistrer un message d'un appelant si la ligne est occupée ou si l'appelant est déconnecté de la ligne.
D'autre part, la plupart des systèmes de messagerie vocale renverront l'appel vers le serveur de messagerie vocale. Cela permettra à l'appelant de laisser un message même si le destinataire n'est pas en mesure de le prendre à ce moment-là.
Services de répondeur professionnels : les meilleures options 2022
Les meilleurs services de répondeur ont des téléphonistes professionnels, des réceptionnistes et des personnes qui prennent les rendez-vous et les commandes. La meilleure option sera rentable pour votre entreprise et facile à utiliser avec vos autres systèmes. Ils améliorent le système de gestion des appels et facilitent également la communication avec les clients en ajoutant des éléments tels que des scripts personnalisés, des opérateurs qui parlent plusieurs langues et un routage flexible des appels.
Si vous êtes sur le marché à la recherche des meilleurs services de messagerie vocale professionnels, voici quelques options que vous pouvez envisager ;
#dix. Rubis
Une forme de plus en plus courante de service de réponse en direct, Ruby (ou Ruby Receptionists) fournit des réceptionnistes virtuels XNUMX heures sur XNUMX et un chat en ligne intégré. Il possède le plus de fonctionnalités et d'options de tous les services de messagerie vocale disponibles aujourd'hui. Cela inclut la possibilité de planifier des rendez-vous, de diriger les appels au besoin et même de collecter automatiquement des prospects, ce qui en fait le numéro de cette liste.
La plate-forme fournit une application mobile entièrement fonctionnelle qui vous permet de recevoir des notifications instantanées pour les appels et messages entrants. À l'heure actuelle, Ruby est compatible avec de nombreuses applications professionnelles populaires telles que Grasshopper, Clio, Nextiva, MyCase et Rocket Matter. Le standard automatique de Ruby dispose à la fois de fonctionnalités d'appel silencieux et d'insertion pour offrir un service client de qualité supérieure.
Les réceptionnistes virtuels et le chat en direct peuvent être utilisés ensemble dans un seul package si le besoin s'en fait sentir. Le seul inconvénient est que Ruby ne propose que des services de réponse et de chat en direct. Par conséquent, vous pouvez consulter Davinci Virtual si vous avez besoin d'un service de réponse en direct pour vous aider dans vos tâches de bureau courantes. En passant à l'un des plans Premium de Davinci, vous aurez accès à des assistants virtuels dotés des compétences nécessaires pour gérer un nombre illimité de tâches administratives au-delà de la portée d'un assistant standard.
Fonctionnalités clés
- Application mobile Rubis
- Capturer mécaniquement des leads
AVANTAGES
- Ni la configuration initiale ni la gestion des appels après les heures d'ouverture ne sont facturées.
- Se connecte aux plates-formes VoIP commerciales
- Options intuitives de gestion des appels telles que le transfert et les transferts en direct
INCONVENIENTS
- Vous ne pouvez parler qu'à une réceptionniste bilingue pendant les heures d'ouverture.
- Comparé aux autres fournisseurs de services, c'est l'option la plus chère.
- Des prix à la minute nettement plus élevés
#2. Communications PAM
En ce qui concerne la tarification à la minute à la demande, MAP Communications est le seul service de réceptionniste en direct de cette liste. Pour utiliser le forfait Standard, vous ne payez que pour les minutes que vous utilisez réellement (en plus d'un faible abonnement mensuel). Toutes les heures du jour et de la nuit, sept jours sur sept, sans frais supplémentaires, ils offrent essentiellement des services de réceptionniste. L'accès à un portail client, la personnalisation des scripts, la livraison de SMS et d'e-mails et le choix d'un numéro local ou gratuit sont des fonctionnalités standard à tous les niveaux de service.
MAP Communications propose les tarifs d'abonnement mensuels les moins chers, mais facture toutes les 60 secondes. Dans le cas où un appel dure 110 secondes, mais est facturé 120, vous serez facturé 120. Son plan de base est à un prix raisonnable de 43 $ par mois, plus le coût des minutes réellement utilisées, ce qui en fait une bonne option pour les startups. et les opérations d'une seule personne.
MAP Communications est une option bon marché, mais il manque une application mobile. Au lieu de cela, vous pouvez suivre les appels entrants de votre entreprise via une interface client en ligne. Découvrez Ruby si vous souhaitez des informations en temps réel sur les appels téléphoniques de votre entreprise, où que vous soyez. Une application mobile complète est disponible auprès de Ruby, avec des fonctionnalités telles que la mise en attente d'appels sur simple pression d'un bouton et des numéros professionnels dédiés hébergés par Ruby.
Fonctionnalités clés
- Scénarios spécifiques
- Portail client
- Services de téléphonie
AVANTAGES
- Tous les forfaits sont livrés en standard avec une ligne téléphonique locale ou sans frais.
- Chaque abonnement comprend l'accès à un site Web dédié destiné aux clients.
- Une tarification basée sur le temps est possible et vous ne serez facturé que pour le temps que vous passez réellement à utiliser le service.
INCONVENIENTS
- Il n'y a pas d'application pour smartphone associée.
- Les minutes ne font pas partie de l'attribution du plan Standard
#3. Abbie Connect
Si vous dirigez une petite entreprise et que vous souhaitez qu'une équipe dédiée gère vos appels et vos messages de chat, Abby Connect est l'une des meilleures options. Si vous vous inscrivez à l'un de leurs plans, vous aurez accès à un groupe de cinq à sept réceptionnistes, avec la possibilité d'ajouter plus d'équipes pour des heures de service plus longues et une assistance XNUMXh/XNUMX. Cela donne l'impression que votre entreprise dispose d'un personnel d'accueil dédié qui connaît bien les tenants et les aboutissants de votre industrie.
Abby Connect vous permet de télécharger de la musique de transfert personnalisée afin de mieux représenter les valeurs de votre entreprise que tout autre service. Il propose également l'essai gratuit le plus long, à 14 jours, au cours duquel vous pouvez essayer le service, votre équipe assignée et toutes les fonctionnalités à votre disposition sans frais. De plus, pour vous aider à tirer le meilleur parti du service, un responsable du succès personnel vous sera attribué.
Abby Connect n'est pas l'option la moins chère, surtout si vous avez besoin d'une assistance 100 heures sur XNUMX d'un service de messagerie vocale. MAP Communications est XNUMX $ moins cher par mois qu'Abby Connect, mais il manque une application mobile et n'offre pas d'équipes dédiées. Étant donné que le plan régulier ne contient pas de minutes bonus, vous devrez payer un supplément pour chaque minute utilisée.
Fonctionnalités clés
- Application mobile Abby Go
- Rejet d'appel
- Transfert chaleureux
AVANTAGES
- Groupe spécialisé dirigé par un gestionnaire de réussite dédié à votre compte.
- Garanties SLA d'un service de disponibilité de 99.99 %
- Vous pouvez contacter votre responsable de compte pour configurer l'enregistrement des appels.
INCONVENIENTS
- Un supplément est appliqué pour une assistance XNUMXh/XNUMX.
- L'application mobile permet uniquement d'envoyer des SMS, et aucune autre forme de communication
- Il n'y a pas d'option de renvoi d'appel
# 4. Davinci virtuel
Les deux niveaux de service de Davinci, Business et Premium, vous permettent de choisir les services qui conviennent le mieux à votre entreprise. Dans le cas des forfaits Premium, la réceptionniste fait également office d'assistante administrative, aidant avec des choses comme la planification et les préparatifs de voyage. Pour les tâches administratives, Davinci facture 50 $/h, facturé par tranches de 15 minutes.
Les plans pour les entreprises incluent des fonctionnalités standard telles que la gestion de la messagerie vocale, le transfert d'appel et un numéro de téléphone dédié. De plus, Davinci dispose d'une fonction spéciale qui vous permet d'héberger des téléconférences avec jusqu'à 99 personnes.
Malheureusement, les lignes téléphoniques de Davinci ne sont ouvertes que les jours de semaine entre 8 h et 8 h. Il faut maintenant plus de temps pour activer un compte. VoiceNation est la meilleure option si vous avez besoin d'une solution 24 heures sur XNUMX qui inclut les week-ends et les jours fériés et la création rapide d'un compte.
Fonctionnalités clés
- Application mobile Davinci
- Assistant virtuel
- Routage d'appel sophistiqué
AVANTAGES
- Appels internationaux gratuits et illimités
- Frais à la seconde
- Application mobile fiable
INCONVENIENTS
- Ne fournit pas d'assistance téléphonique XNUMX heures sur XNUMX.
- L'installation coûte 95 $ et aucun essai gratuit n'est disponible.
- L'activation peut prendre jusqu'à deux jours ouvrables.
# 5. VoixNation
Lorsqu'il s'agit de créer un compte, VoiceNation est l'une des options les plus rapides et les plus simples disponibles. VoiceNation, contrairement à d'autres fournisseurs qui prennent deux jours ou plus pour que votre compte soit opérationnel, peut être configuré et personnalisé en moins de vingt-quatre heures. De plus, il a des tarifs moins chers et ne nécessite aucun investissement initial pour démarrer.
Quel que soit le forfait que vous choisissez, VoiceNation vous fournit toujours des agents bilingues, des scripts écrits spécialement pour vous et une application mobile de pointe. Il fournit un puissant outil de rapport et d'analyse pour gérer les performances et faire des prédictions. Seuls les abonnements au niveau Entreprise sont fournis avec un gestionnaire de compte personnel. Abby Connect vaut la peine d'être examiné car il fournit une équipe spécialisée et un gestionnaire de réussite pour tous les niveaux de tarification.
Fonctions clés
- Système de suivi des réponses en ligne
- Transaction en cours
- Numéro sans frais pouvant être transféré vers un autre numéro
AVANTAGES
- Ne nécessitant aucun investissement initial pour démarrer
- Il n'y aura pas de frais supplémentaires encourus pour les appels passés les jours fériés ou en dehors des heures normales de bureau.
- Tous les plans sont livrés en standard avec des opérateurs bilingues.
INCONVENIENTS
- Les appels passés depuis l'application mobile coûtent 10 cents par minute.
- Seuls ceux du forfait Entreprise ont accès à un gestionnaire de compte dédié.
- Ne peut pas être utilisé pour planifier des rendez-vous
Combien de messages un répondeur contient-il ?
Votre boîte vocale a une capacité de jusqu'à 30 messages à tout moment. Selon le type de messagerie vocale, les nouveaux messages sont stockés entre 14 et 30 jours après leur réception. Dans le cas où vous ne les enregistrez pas pendant ce temps, les fichiers seront automatiquement effacés. Les messages enregistrés sont conservés pendant une durée de trente jours ; à ce stade, si vous ne les avez pas effacés manuellement, le système le fera automatiquement pour vous.
Qu'est-ce qu'un répondeur numérique ?
Un répondeur numérique, ou «répondeur numérique», est une machine qui peut enregistrer et sauvegarder les messages des appelants et qui est connectée à un téléphone fixe traditionnel. Les entreprises et les foyers utilisent des systèmes de répondeur numérique pour répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages.
Conclusion
Au nom d'une entreprise, les services de répondeurs professionnels prennent les appels, passent des appels et diffusent des informations à leurs clients.
Ces entreprises aident les petites et moyennes entreprises, car ces entreprises manquent souvent de fonds pour engager une main-d'œuvre interne pour gérer leurs volumes d'appels élevés.
De plus, de nombreux professionnels, comme les médecins, les plombiers et les électriciens, ont des horaires chargés en dehors du bureau qui les empêchent de répondre personnellement à leur téléphone. Avoir un service de répondeur signifie qu'ils peuvent recevoir des appels et éviter de perdre des clients au profit de concurrents.
FAQ sur les services de réponse professionnelle
Pensez-vous que cela vaut la peine de payer pour un service de messagerie?
Indéniablement. Vous pouvez fidéliser les consommateurs, répondre à leurs attentes et offrir un service client à l'aide de services de répondeur téléphonique professionnels. De plus, les frais modestes que vous payez à votre service de messagerie vocale génèrent un important retour sur investissement mois après mois et année après année.
Quel est le prix d'un service d'accueil téléphonique ?
Il est crucial de réaliser que plusieurs variables influent sur le coût d'un service de messagerie vocale dans cette situation. Selon le forfait de services que vous choisissez, vous pouvez vous attendre à payer entre 0.65 $ et 1.19 $ par appel. C'est pourquoi il est si important d'évaluer votre trafic d'appels potentiel avant de choisir un forfait.
Pourquoi un service de répondeur est-il nécessaire?
Lorsque vous êtes trop occupé pour parler à des clients potentiels ou répondre aux questions urgentes de vos clients actuels, un service de messagerie vocale peut le faire pendant que vous vous concentrez sur ce que vous faites. Avoir un service de réponse aux appels sur le terrain lorsque vous êtes fermé est également un gain de temps considérable.
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Référence
