Las organizaciones utilizan la planificación de escenarios como una herramienta de planificación estratégica para ayudar en la creación de objetivos exitosos a largo plazo. Implica pensar en posibles eventos futuros y cómo podrían afectar un negocio. Para prepararse para la incertidumbre, las empresas realizan análisis de escenarios. Ayuda a las personas en la toma de decisiones al permitirles sopesar los resultados potenciales.
La planificación de escenarios intenta alienar los dos errores más comunes cometidos por las organizaciones durante el análisis estratégico, que son la sobrepredicción y la subpredicción del futuro de una organización.
Comprender la planificación de escenarios
En pocas palabras, la planificación de escenarios brinda a los líderes empresariales la capacidad de planificar circunstancias imprevistas y, como resultado, tomar decisiones comerciales mejor informadas.
Las herramientas de planificación de escenarios facilitan mucho la planificación de escenarios, ya que las empresas pueden modelar fácilmente diferentes escenarios para encontrar el camino a seguir más satisfactorio. Una organización puede ser proactiva en lugar de simplemente responder a los problemas a medida que surgen mediante el uso de una estrategia de planificación de escenarios.
El proceso de planificación de escenarios de 7 pasos incluye los pasos que una organización puede tomar al realizar la planificación de escenarios para prepararse mejor para ciertas situaciones antes de que sucedan, colocándolas en una posición mucho mejor para reaccionar cuando realmente sucedan.
Tipos de planificación de escenarios
A continuación se muestran algunos tipos de planificación de escenarios:
#1. Planificación de escenarios cuantitativos
Puede resultar útil examinar escenarios potenciales tanto en el mejor como en el peor de los casos. Y con la planificación de escenarios cuantitativos, obtendrá precisamente eso. Además, puede modificar las cosas rápidamente cambiando una serie de factores. El uso más frecuente de este tipo de planificación de escenarios es al realizar proyecciones financieras.
Las previsiones comerciales anuales también se crean utilizando escenarios cuantitativos. Estos modelos presuponen que se conocen variables importantes y que sus relaciones son fijas.
#2. Planificación de escenarios operativos
Los escenarios operativos, a menudo conocidos como escenarios basados en eventos, se centran en los efectos inmediatos que una situación podría tener en una empresa. Para controlar la situación, quienes toman las decisiones se ven obligados a tomar decisiones rápidas o tomar decisiones estratégicas.
Es una de las formas internas más típicas de planificación de escenarios que llevará a cabo una empresa y les permite comprender más claramente las consecuencias estratégicas y hacer planes adecuados.
#3. Planificación de escenarios normativos
Estos describen un resultado final deseado o practicable. Estos escenarios se centran más en las declaraciones de objetivos que en la planificación objetiva. Estos objetivos tienen más que ver con cómo le gustaría funcionar a la empresa en el futuro que con una visión organizacional.
El equipo pregunta qué podría mejorar la reputación de la organización y luego genera una lista de perspectivas positivas. Luego crean una lista de todo lo que podría salir mal antes de identificar escenarios pesimistas. Finalmente, adoptan una estrategia normativa generando mejores escenarios que extrapolan el estado del mundo ahora y su realidad hacia el futuro.
Como ofrecen un resumen de cambios y una lista específica de actividades, los escenarios normativos se usan con frecuencia junto con otros tipos de planificación de escenarios porque generalmente no son efectivos cuando se usan solos sino junto con otro tipo de planificación de escenarios.
#4. Escenarios de gestión estratégica
Este tipo de planificación, también conocida como “futuros alternativos”, pone más énfasis en cómo se utilizan los productos o servicios que en la organización en su conjunto. Este tipo de planificación es uno de los más difíciles ya que exige que quienes toman decisiones tengan un conocimiento profundo de su propia organización, la industria, las economías locales y nacionales, el panorama global y los rivales para poder crear un plan que funcione. .
El lado positivo es que brindan a los planificadores flexibilidad en la toma de decisiones y un amplio mandato para contar historias. En ocasiones, las empresas contratan analistas o incluso “futuristas” para ayudar con este tipo de planificación.
Pasos para realizar la planificación de escenarios
Según se deriva de la planificación de escenarios en Shell, se pueden seguir los siguientes pasos al realizar la planificación de escenarios:
#1. Elija un período de tiempo
Establecer un marco de tiempo para su evaluación puede ayudarlo a ejecutar el análisis de su escenario. Piense en sus objetivos mientras selecciona su marco de tiempo. Su plazo podría verse afectado por una serie de circunstancias, tales como:
- El ciclo de vida de su producto.
- Progreso tecnológico.
- El clima político en el país en el que reside.
- Análisis de tus competidores.
#2. Identifique las preguntas que desea responder
Cada negocio es diferente, al igual que las especificaciones de cada modelo. Los siguientes pasos se pueden poner en marcha identificando las preguntas que desea abordar. Las consultas típicas son:
- Dentro de tres, cinco o diez años, ¿qué tecnologías seguirán siendo relevantes?
- ¿Cómo puede prepararse de la mejor manera posible para un entorno económico cambiante?
- ¿Qué planes financieros debería hacer su negocio en caso de otra pandemia?
Incluso si comienza con una lista de preguntas predeterminadas, su estrategia puede variar a medida que avanza. Podría haber más consultas que deban ser respondidas, a medida que descubra.
#3. Identificar las fuerzas impulsoras
Aquí, enumeraremos todas las variables en juego que podrían tener un impacto en su empresa. Emplearemos un MAJADERO análisis para hacer eso. El objetivo de esta investigación es recopilar la mayor cantidad de información posible sobre factores externos que podrían afectar a su empresa. Ha llegado el momento de ser meticulosos.
Recuerde que tampoco es necesario que sean cosas malas. Es importante pensar en algunos de los aspectos más positivos que aún podrían tener un impacto significativo, incluso si tendemos a centrarnos en las cosas que nos afectarían menos.
Entonces comenzamos:
Ø Político
El componente político de este examen analiza posibles acciones de su gobierno o quizás de otro país que podrían tener un impacto en su empresa. Aunque existen diferencias regionales en la regulación gubernamental, esta parte del estudio debería ser, en última instancia, una de las más simples. A continuación se muestran algunas ilustraciones:
- Hay un aumento del 5% en la tasa del impuesto sobre la renta (también conocido como elemento económico).
- Aumento de la “burocracia” en el sector.
- Una nación de la que usted depende para la fabricación está envuelta en una disputa comercial con el gobierno federal.
- Elección de un nuevo gobernante
Ø Económico
Todo lo que tenga un impacto financiero para usted o sus clientes entra en la categoría de consideraciones económicas. Estas variables pueden estar ocurriendo localmente o a mayor escala, lo que significaría que eventualmente te afectarían. A continuación se muestran algunos casos:
- El costo de las materias primas de las que usted depende se dispara.
- La tasa de desempleo de su ciudad está aumentando.
- Los ingresos discrecionales de sus consumidores aumentan.
- El tipo de cambio fluctuante entre tu nación y aquella de la que dependes
Cualquier problema o evento social, demográfico o cultural que pueda tener un impacto en su empresa y su industria se identifica en el componente social de este análisis, a menudo conocido como la sección "Societal". A continuación se muestran algunos casos destacados:
- La población de su mercado objetivo está envejeciendo.
- La salud y el fitness están atrayendo cada vez más atención por parte del público en general.
- La presión social para permanecer en casa viene provocada por la pandemia.
- Los influencers en las redes sociales influyen bastante en las decisiones de compra de los consumidores.
Ø Tecnológico
Una de las fuerzas más poderosas que ha influido en los negocios durante el último año ha sido la tecnología. En estas fuerzas se incluyen todos los factores tecnológicos y relacionados con Internet que tienen un impacto en su empresa. A continuación se muestran algunos casos:
- Las personas ahora pueden trabajar desde casa a tiempo completo gracias a la tecnología de video chat.
- El nivel de automatización en su sector está aumentando de forma alarmante.
- El creciente riesgo de ransomware y ataques en línea
- La conectividad global a Internet ha avanzado significativamente.
Ø Legales
Las consideraciones legales del análisis analizan leyes, reglas, regulaciones de seguridad y políticas tanto internas como externas que podrían tener un impacto en el público en general o en su empresa. Aquí hay algunos ejemplos excelentes:
- Para detener la propagación del virus COVID-19, el gobierno ha establecido horarios comerciales rígidos.
- Se ha detectado un brote de COVID-19 en una de sus instalaciones.
- Debe pagarles más a sus empleados como resultado de las leyes laborales recientes.
- Las sanciones le impiden hacer negocios con una nación en particular.
Ø Ambiental
Los elementos ambientales identifican cualquier cambio en la geografía, la temperatura o el entorno local. Esto puede estar ocurriendo a escala local o global. A continuación se muestran algunas ilustraciones:
- Su área está devastada por un desastre climático importante.
- Contaminación extrema del aire o del agua.
- Los clientes buscan activamente artículos eficientes, reciclables o renovables.
- La temperatura media global aumenta
#4. Identificar incertidumbres críticas
Elija dos riesgos o incertidumbres importantes que podrían tener el mayor impacto en su empresa de su lista de variables impulsoras. Luego, tenga en cuenta los extremos de cada incertidumbre. Puede resultar complicado elegir sólo dos. Si completas correctamente el paso anterior tendrás una gran selección de elementos de conducción para elegir. Recuerde que siempre puede repetir el procedimiento para producir una variedad de resultados.
Será más sencillo si tienes en cuenta tanto los aspectos que más influirán en tu empresa como los que es más probable que se produzcan en el plazo que hayas fijado.
Los ejecutivos de finanzas crean una variedad de escenarios cuando surge una crisis para establecer rápidamente parámetros sobre cómo debe reaccionar la empresa. Estos escenarios se basan en la presunción de que ciertos eventos tendrán un impacto en la supervivencia de la organización y en consecuencia provocarán una serie de acciones.
Para comprender las implicaciones para cada área de la organización durante una crisis, las empresas deben integrar datos históricos con resultados potenciales. Los planes de escenarios pueden brindar a los ejecutivos un respiro para dar un paso atrás y considerar los aspectos económicos, políticos y ambientales. Los escenarios de crisis deben incluir estos aspectos en el orden en que son más importantes.
#5. Desarrollar múltiples escenarios
La creación del escenario real es la tarea clave de la planificación de escenarios. Debes desarrollar una situación en base a las características y tendencias del mercado, así como a cada componente que hemos analizado en los pasos anteriores. Crear un escenario eficaz es similar a crear una escena para una película. Después de crear una trama, debes centrar tu historia en ella.
Los equipos financieros deben identificar las ventajas y desventajas de la estrategia mientras desarrollan un escenario y toman las medidas adecuadas. Crear un escenario eficaz es similar a crear una escena para una película.
#6. Evaluación de un escenario
El equipo de escenario puede lograr un equilibrio entre la originalidad salvaje y la imaginación libre siguiendo un proceso metódico, paso a paso. Basándose en su conocimiento y experiencia, podrá formarse un juicio informado.
Con tu equipo, evalúa los efectos de cada escenario después de haberlo creado. En el plazo indicado, intente determinar la posición en la que se encuentra actualmente su empresa y el posible futuro. Considere qué medidas puede tomar para afrontar el escenario inminente una vez que tenga un concepto amplio de las perspectivas de su empresa.
El equipo debe asegurarse de considerar todos los factores que puedan tener un impacto en el problema.
#7. Actualizar políticas y estrategias en consecuencia
Después de poner los escenarios en acción durante un período de tiempo, debe revisar su plan estratégico y revisar las políticas para reflejar los últimos cambios del mercado. Esto debe hacerse periódicamente para evaluar y actualizar. De acuerdo con los parámetros macroambientales que describimos anteriormente, las condiciones del mercado cambian con frecuencia.
Sus escenarios pueden ayudar en la toma de decisiones en función del rumbo que parece seguir su negocio. Puede prepararse para cualquier ajuste necesario en su empresa considerando su escenario futuro. Por lo tanto, en un intervalo de tiempo específico, necesita la evaluación y la actualización correspondiente.
A continuación se muestra un ejemplo típico de planificación de escenarios que tiene en cuenta estos pasos: una empresa de fabricación de automóviles, Company Alpha, con 20 años de experiencia en la industria. Hace cinco años, llevaron a cabo una planificación de escenarios y descubrieron que llegaría un momento en el futuro en el que el petróleo ya no estaría disponible. Comenzaron a prepararse para esta posibilidad comprando una empresa de fabricación de baterías hace tres años. Para crear una batería que dure 500 kilómetros con una sola carga, se está gastando mucho dinero en I+D. La corporación hizo planes para su existencia sin petróleo después de evaluar cómo podría evolucionar el panorama de suministro.
¿Cuáles son los tipos de escenarios?
- Escenarios exploratorios.
- Escenarios de búsqueda de objetivos.
- Escenarios de selección de políticas.
- Evaluación retrospectiva de políticas.
Planificación de escenarios versus planificación estratégica
El proceso de crear muchas historias o escenarios futuros creíbles se conoce como planificación de escenarios. Esto implica localizar tendencias externas importantes y determinar cómo podrían afectar el entorno en el que tendrá que funcionar una empresa.
Considerando que una visión compartida para el futuro, así como las estrategias, metas, objetivos y actividades que harán realidad esa visión, son creadas, documentadas y comprometidas por una organización a través de un proceso estructurado llamado planificación estratégica.
El método utilizado para imaginar el futuro es la principal distinción entre escenario y planificación estratégica:
- Un método de planificación de escenarios comienza en el presente y predice cómo las tendencias pueden afectar el futuro de una organización.
- Utilizando una meta futura de la organización como punto de partida, un proceso de planificación estratégica describe cómo una organización podría hacer realidad esa visión trabajando hacia atrás desde el presente.
Herramientas de planificación de escenarios
Aquí hay una lista de herramientas que ayudan a las empresas en la planificación de escenarios:
Ø Software de análisis de escenarios
Al modificar variables en tiempo real a través de una interfaz de usuario simple, el software de planificación de escenarios puede habilitar capacidades de planificación dinámica y al mismo tiempo acelerar el proceso de desarrollo y modelado de escenarios.
Ø Software de gestión de relaciones con el cliente (CRM)
La situación financiera actual, los objetivos a corto y largo plazo y los posibles efectos de los acontecimientos internos y externos para su empresa desempeñan un papel importante en la planificación de escenarios.
La información del volumen de ventas de su CRM puede ayudarle con la planificación de escenarios al brindarle respuestas a problemas como:
- ¿Cuáles fueron las ventas de la empresa durante el trimestre más reciente?
- ¿Qué patrones en ventas anteriores has visto? ¿Crees que seguirán existiendo en el futuro?
- ¿Cuáles son las posibilidades de que un evento importante en su industria tenga una influencia significativa en las ventas, ya sea positiva o negativamente?
Con el software de gestión de relaciones con los clientes es posible algo más que mantener una base de datos de clientes potenciales y clientes. Cuando se usa correctamente, también puede ser una herramienta útil en su caja de herramientas para la planificación de escenarios.
Ø Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS)
La planificación de los niveles de personal, que representa hasta el 70 % de los costos de SaaS, es la parte de la planificación de escenarios que recibe la mayor atención, junto con la predicción de los ingresos. Las empresas utilizan la plantilla como palanca clave, e incluso ajustes menores pueden tener una gran influencia en su pista financiera. Por esta razón, HRIS es crucial para la planificación de escenarios.
El HRIS debe servir como fuente única de verdad para todos los datos relacionados con los empleados a medida que una empresa se expande y cambia. El HRIS contiene datos cruciales que ayudan a respaldar las suposiciones en sus planes de personal, como información salarial de los empleados y conocimientos sobre la movilidad laboral interna. Pequeños errores o cálculos incorrectos aquí podrían tener un impacto perjudicial significativo en sus modelos de escenario.
¿Cuáles son los cuatro enfoques para la planificación de escenarios?
- Identificar las fuerzas impulsoras.
- Identificar incertidumbres críticas.
- Desarrollar escenarios plausibles.
- Discuta las implicaciones de los caminos.
¿Cuál es el objetivo principal de la planificación de escenarios?
El objetivo principal es permitir a los profesionales y al público responder dinámicamente a un futuro desconocido.
¿Cuáles son las 7 etapas del proceso de planificación estratégica?
- Comprender la necesidad de un plan estratégico.
- Establezca metas.
- Desarrollar supuestos o premisas.
- Investigar diferentes formas de lograr los objetivos.
- Elija su plan de acción.
- Desarrolle un plan de apoyo.
- Implementar el plan estratégico.
¿Cuáles son los 3 elementos básicos de un escenario?
- El contexto general o historia integral.
- Las condiciones que permiten a los jugadores demostrar competencia y competencia para cumplir con las capacidades, tareas y objetivos del ejercicio.
- Los detalles técnicos son necesarios para representar con precisión las condiciones del escenario.
Resumen Final
La planificación de escenarios proporciona métodos para un futuro que no está claro y, como resultado, puede resultar bastante desafiante. Ejecutarlo bien requiere mucho conocimiento y cooperación.
Las organizaciones que buscan manejar la incertidumbre y crear una ventaja competitiva en un entorno empresarial en constante cambio pueden beneficiarse enormemente de las herramientas de planificación de escenarios. Es un proceso constante que ayuda a las empresas a seguir siendo innovadoras, no un ejercicio de una sola vez.
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