Como nuevo empleado o empleado, usted se esfuerza por causar una buena impresión, no solo a su jefe, sino también a sus colegas. Entonces, ¿cómo implementas tus ideas para llevar a cabo un proyecto exitoso? Desarrollando un plan de trabajo que demuestre su enfoque y permita que otros vean dónde encajan. Un plan de trabajo no siempre es correcto, pero incita a las personas a hacer preguntas pertinentes. Esto es todo lo que debe saber sobre un plan de trabajo y puede crear efectivamente planes de trabajo diarios, semanales y de 90 días, con ejemplos.
¿Qué es un Plan de Trabajo?
Un plan de trabajo es un documento que permite a todos los involucrados en el proyecto comunicarse con mayor claridad.
Un buen plan de trabajo describe las acciones requeridas para terminar un proyecto. Especifica el resultado anticipado, así como los principales flujos de actividades o entregables que lograrán ese resultado. También enfatiza los recursos, la participación y la interdependencia que se requieren.
Antes de que comience el proyecto, las partes interesadas clave deben evaluar y proporcionar comentarios sobre el plan. Cuando haya terminado, tendrá una hoja de ruta clara que todos respaldan.
Un plan de trabajo final normalmente incluye los siguientes elementos:
- Metas y objetivos del proyecto
- responsabilidades del proyecto
- Delegación de tareas (si se trabaja en grupo)
- Hitos
- Entregables importantes
- Recursos requeridos
- Horarios, incluidos los plazos
- Presupuestos
Por qué debería usar un plan de trabajo
Es tentador evitar generar un documento de flujo de trabajo tan detallado. Después de todo, este procedimiento es complejo y requiere mucho tiempo. Sin embargo, el esfuerzo adicional valdrá la pena a largo plazo.
Hacer un plan requiere pensar en cómo logrará su objetivo. El proceso requiere que haga preguntas difíciles, como quién ejecutará el trabajo y si hay suficiente tiempo.
Aquí hay tres razones para crear un plan de trabajo:
#1. Ayudará a su equipo a mantenerse encaminado.
Un buen plan de trabajo especifica plazos y tareas. Hacer una lista de quién es responsable de lo que hace que todos rindan cuentas. Las personas también pueden ver cómo su trabajo encaja en el esquema más amplio de las cosas. Esto puede hacerlo más lucrativo y, al mismo tiempo, ayudarlos a tomar mejores decisiones.
#2. Controla tus expectativas.
Su estrategia se habrá distribuido a todas las partes interesadas relevantes, incluida la gerencia, cuando comience el proyecto. Este procedimiento requiere tiempo y esfuerzo. La gente inevitablemente te arrojará bolas curvas durante el proceso si no las tienes. (Es posible que aún lo hagan, pero usted se encuentra sobre una base más sólida con un plan de trabajo claro).
Todos deben entender lo que implica la estrategia y lo que es capaz de hacer. Identifica expectativas desalineadas e interpretaciones diferentes desde el principio, lo que reduce la confusión y el conflicto más adelante. Además, resaltará los requisitos y límites de los que quizás no haya tenido conocimiento, como permisos únicos, que puede incorporar a la estrategia.
#3. Será sencillo determinar cuándo celebrar.
El seguimiento de sus objetivos y éxitos brinda la oportunidad de celebrar con su equipo. No hay nada mejor que marcar un elemento importante de su lista de tareas pendientes. Además, puede compartir sus logros con la gerencia, haciendo que usted y su equipo se vean excelentes.
BetterUp puede ayudarlo a desarrollar habilidades, como determinar el nivel adecuado de detalle y cómo entregar su plan a varias partes interesadas.
¿Cuáles son los cinco pasos de un plan de trabajo?
Hay ciertas pautas fundamentales a seguir al hacer un plan de trabajo. Comience con lo básico. En cada etapa, intente contar una historia clara y comprensible. En segundo lugar, pruébelo a un alto nivel antes de ser demasiado detallado. Compártalo con su gerente, miembros experimentados del equipo o compañeros de confianza, y preste atención a lo que se conecta con ellos o dónde tienen preguntas.
Un ejemplo puede ayudarlo a comprender cómo funciona el procedimiento. Suponga que está a cargo de las relaciones públicas en una empresa de equipos para actividades al aire libre. Uno de sus objetivos en su capacidad es planificar una recaudación de fondos para una organización sin fines de lucro local conocida. Preparemos su plan de trabajo para presentarlo a su director general.
#Paso 1: Establece el “por qué” de tu iniciativa.
Debe explicar lo siguiente en su documento de plan de trabajo:
El objetivo de esta actividad. ¿Cómo encaja en el panorama general de la empresa? ¿Qué beneficios aportará a la organización? Dar una explicación detallada.
La historia de este proyecto y su contexto más amplio. Mostrar cómo encaja el proyecto en el plan de negocio o en los principales objetivos de la empresa. También podría ser beneficioso demostrar cómo encaja el proyecto en los principios subyacentes de la empresa.
En el caso de la empresa de equipos para actividades al aire libre, desea demostrar la dedicación de la empresa a la comunidad local. Esto contribuye al desarrollo de la confianza entre consumidores y empleados, que son la base del éxito de la empresa.
Y, debido a que vende equipos para actividades al aire libre, su organización benéfica preferida es una organización ambiental. Esto está exactamente en línea con la imagen de actividades al aire libre de su empresa.
#Paso 2: Cree una línea de tiempo del proyecto.
Un proyecto siempre debe tener un plazo definido. Un proyecto con límite de tiempo le permite priorizar y completar tareas. Además, tener una fecha límite puede ayudarlo a organizar su tiempo de manera más exitosa.
En este caso, su marco de tiempo es claro: tiene hasta la fecha del evento. Elija una fecha de marcador de posición para ayudarlo a planificar su calendario. Tenga en cuenta que la fecha del evento puede variar como resultado de las negociaciones con las partes interesadas.
También se requerirán fechas de inicio y finalización para cada parte del proyecto, como el desarrollo de materiales promocionales e invitaciones para invitados. Determine cuáles de estas fechas son definitivas y cuáles están sujetas a cambios. Cree un plan que no se base en el mejor de los casos en cada paso del viaje.
Asegúrese de asignar estas tareas a los miembros del equipo.
#3. Paso 3: Describa claramente sus objetivos.
Aquí es donde enumera metas específicas y alcanzables. Piensa en adoptar la técnica de los objetivos SMART. Esto lo ayudará a desarrollar objetivos específicos, cuantificables, alcanzables, significativos y con plazos determinados.
Asegúrese de definir también los indicadores clave de rendimiento (KPI). Estas son las herramientas necesarias para evaluar el éxito.
Una meta de donación de $100,000 y un porcentaje de asistencia del 50% serían medidas realistas de éxito para su recaudación de fondos.
#Paso 4: Revisa tus restricciones.
Sus objetivos deben estar en consonancia con el calendario, el presupuesto y los recursos elegidos. Lo más probable es que haya encontrado obstáculos durante el proceso de planificación, así que asegúrese de que el alcance del proyecto sea razonable. Si no tiene los fondos para un cohete, no garantice un alunizaje.
Su evento debe tener un plan viable para alcanzar su objetivo de $100,000. ¿Está su empresa bien conectada en la comunidad? ¿Habrá una gran cantidad de invitados de alto perfil que puedan hacer grandes donaciones? ¿Las personas están obligadas a ir si confirman su asistencia?
Responda estas preguntas con honestidad, considere alternativas de forma creativa y adapte sus objetivos en consecuencia.
#Paso 5: Hable sobre el riesgo y la responsabilidad.
Considere su estrategia desde todos los aspectos posibles. ¿Cuáles son sus principales dependencias? ¿Qué podría salir mal? Ya sea que se trate de una rotación inesperada de empleados o de que el mal tiempo obligue a celebrar el evento en un lugar cerrado, tenga en cuenta lo que podría salir mal y tenga un plan alternativo. Tenga muchos e identifique de antemano qué condiciones activarían un plan de contingencia.
Hacer un plan de trabajo diario
La gestión del tiempo es una habilidad que se puede aplicar a cualquier profesión y negocio. La planificación anticipada es un componente de la gestión del tiempo que puede ayudarlo a cumplir los plazos y completar las tareas. Hacer un plan de trabajo diario le permite mirar hacia el día siguiente y crear un esquema aproximado de lo que pretende hacer durante ese tiempo.
Cómo hacer un plan de trabajo diario
Si la idea de organizar su día lo abruma, pruebe estos sencillos pasos para adelantarse a su lista de tareas pendientes y prepararse para necesidades inesperadas:
#1. Considera tu día con anticipación.
Tus necesidades determinarán la estrategia que adoptes para organizar tu día. Si opera en un entorno acelerado, por ejemplo, es posible que deba incluir cierta flexibilidad en su día para adaptarse a trabajos inesperados o cambios en los plazos. Si tiene más tiempo para concentrarse en las tareas, puede planificar su tiempo con mayor precisión.
Antes de organizar su día, anote algunas de sus necesidades principales, así como cualquier dificultad que pueda enfrentar debido a que no tiene un plan establecido para el día. Identificar sus puntos débiles lo ayudará a decidir cómo abordar la planificación del día.
#2. Determinar las tareas críticas.
También es una buena idea elegir las actividades diarias más importantes y planificar cómo las completará. Si tiene una gran lista de deberes importantes, es posible que no tenga suficientes horas en el día para completarlos todos. Aprender a priorizar sus deberes le permite determinar qué trabajos son realmente vitales y cuáles pueden esperar hasta el día siguiente o más tarde en la semana.
Puede ayudarlo a priorizar su lista identificando dos o tres tareas que son más importantes para usted. Ya sea que los complete durante el día o haga un progreso considerable en ellos, estas tareas o proyectos pueden convertirse en sus principales prioridades. Como ejemplo:
#3. Fija tus listas de tareas pendientes
Agregar sus elementos críticos que debe hacer a su agenda puede ayudarlo a visualizar su nivel de importancia. Si organiza sus días en un calendario, programe una cita para cada tarea que bloquee el tiempo que pretende dedicar a las tareas clave.
Los elementos pendientes deben incluir los pasos necesarios para ejecutar la tarea. Por ejemplo, si su enfoque principal para el día es crear y compartir una publicación de blog, puede planear redactar un primer borrador, revisar, agregar enlaces esenciales y enviar la copia final como actividades separadas.
#4. programar descansos
Los descansos intencionales de su lista de tareas lo ayudan a redirigir su energía y despejar su mente. Debido a que el cerebro humano no puede concentrarse en un solo trabajo durante más de una hora o dos a la vez, tomarse un descanso puede aumentar su productividad.
Incluya varios descansos en intervalos de una a dos horas en su horario diario. Al programar descansos, es más probable que se tome un descanso de su trabajo y se concentre en otra cosa durante un período corto de tiempo.
#5. Haz uso de tu estrategia.
Puede ser tentador dejar a un lado el plan del día y concentrarse en el trabajo después de haberlo preparado. Sin embargo, si te distraen los correos electrónicos en tu bandeja de entrada o un compañero de trabajo que pasa por tu escritorio para hablar, puedes olvidarte rápidamente de tus tareas esenciales o perder de vista lo que habías planeado para el día.
Consultar periódicamente el plan del día le ayuda a mantenerse al día y completar las tareas que identificó como las más importantes del día.
Ejemplos de rutinas diarias de trabajo
Su rutina diaria puede diferir según su industria y nivel de empleo. Estos son algunos ejemplos de diferentes rutinas de trabajo diarias:
#1. La rutina de un empleado de nivel de entrada
Establecer una buena rutina desde el inicio de tu carrera te ayudará a desarrollar hábitos de trabajo sólidos y equilibrar tus objetivos profesionales y personales. Aquí hay un ejemplo de un día en la vida de un empleado de nivel de entrada:
- Todas las mañanas, levántate a la misma hora.
- Durante 15 minutos, escribe sobre tus aspiraciones personales o profesionales.
- Prepárate para el trabajo desayunando.
- Viajar al trabajo, si es necesario
- Leer y responder correos electrónicos
- Haz una lista de cosas por hacer para el día.
- Tareas completas
- Tome un descanso para el almuerzo.
- Después de comer, dé un paseo corto.
- Regrese a su estación de trabajo y continúe trabajando en sus tareas.
- Informe a su gerente de su progreso diario.
- Si corresponde, deje el trabajo y regrese a casa.
- Dedique una hora a sus pasatiempos.
- Consume tu cena
- Da un paseo de 15 minutos.
- Leer por 30 minutos
- Acostarse
#2. La rutina de un profesional de nivel medio
A medida que avanza su carrera, puede dedicar más tiempo al desarrollo profesional y la certificación. Puede completar esas actividades mientras cumple con sus obligaciones laborales fundamentales y disfruta de una vida personal satisfactoria si desarrolla una rutina. Aquí hay un ejemplo de la rutina diaria de un profesional de nivel medio:
- Todas las mañanas, levántate a la misma hora.
- Dar un paseo antes del desayuno.
- Prepárate para el trabajo desayunando.
- Si corresponde, viaje
- Responder a correos electrónicos y correspondencia
- Examinar los planes del proyecto y el calendario diario.
- Proyectos completos
- Tome un descanso para el almuerzo.
- Discuta los objetivos estratégicos con su gerente.
- Terminar las tareas del proyecto del día.
- Si corresponde, dirígete a casa.
- Durante una hora, trabaje en la clase de certificación.
- Consume tu cena
- Pasa una hora haciendo algo que disfrutes.
- Acostarse
#3. La rutina de un profesional senior
Como profesional senior, sus tareas pueden estar más diversificadas que las de los profesionales de nivel medio o principiante, quienes pueden aprender su oficio a través de la repetición. Si bien sus responsabilidades pueden cambiar, aún puede desarrollar un patrón que equilibre su trabajo y sus prioridades personales. Este es un ejemplo del horario diario de un profesional sénior, como un gerente o director:
- Levántate a la misma hora todos los días.
- 10 minutos de meditación o estiramiento
- Prepárate para el trabajo desayunando.
- Si corresponde, viaje
- Responder correos electrónicos y mensajes
- Reúnase con los miembros más jóvenes del equipo para repasar las tareas diarias o semanales.
- Se deben leer los informes de proyecto de los jefes de equipo.
- Revise los indicadores clave de rendimiento (KPI) con otros directores.
- Asistir a las reuniones de almuerzo de las partes interesadas
- Examinar nuevas propuestas de proyectos
- Reúnase con miembros individuales del equipo para capacitación o evaluaciones de desempeño.
- Si corresponde, dirígete a casa.
- Pasar tiempo de calidad con familiares o amigos.
- 30 minutos de actividad física.
- Consume tu cena
- Una hora de lectura
- Acostarse
¿Qué es un plan de trabajo semanal?
Un plan de trabajo semanal es una herramienta de administración de tareas que lo ayuda a desglosar y organizar las cosas que deben completarse para la semana siguiente. Hacer un horario semanal mejora sus habilidades de administración del tiempo al permitirle planificar con anticipación. Esto le permite realizar actividades críticas a tiempo.
Este método no solo lo ayuda a crear un horario diario, sino que también le brinda un resumen de una semana de lo que estará trabajando. Al desarrollar su horario de trabajo semanal, tenga en cuenta las reuniones a las que debe asistir. Esto puede ayudarlo a equilibrar su carga de trabajo con la cantidad de reuniones que tiene para que no tenga demasiado trabajo en un día lleno de reuniones.
Cómo hacer un plan de trabajo semanal
Hacer un plan de trabajo semanal es un paso simple que puede hacer que su semana laboral tenga un buen comienzo. Aquí hay cuatro medidas simples a tomar.
#1. Mantenga todas sus listas de tareas pendientes en un solo lugar.
La técnica más frecuente para comenzar tu plan de trabajo semanal es hacer una lista tradicional de tareas pendientes. Las listas de tareas digitales son ideales porque simplifican la categorización y priorización de tareas, y son imposibles de perder. También puedes conectar la información contextual a las actividades usando un servicio como Asana, para que tengas la información que necesitas sin que sature tu lista. El aspecto más crucial de esta fase es que todo lo que necesita está en un solo lugar, lo que le servirá como fuente de información para la semana. Si no sabe qué hacer a continuación, simplemente regrese a su lista de tareas pendientes.
#2. Establezca plazos para las cosas en su lista de tareas pendientes.
Cada elemento de acción en su lista de tareas debe tener una fecha límite. Las fechas de vencimiento pueden ayudarlo a especificar cuándo debe estar trabajando en cada tarea, que es una etapa extremadamente crítica para la planificación del trabajo semanal.
Si sabe que necesita realizar una tarea en una fecha determinada, calcule cuánto tiempo le llevará realizar ese trabajo específico. Trabaje hacia atrás desde la fecha de vencimiento utilizando ese tiempo proyectado. Este es el mínimo indispensable para cuando debe comenzar a trabajar en esa actividad.
#3. Establece prioridades efectivas para tus tareas.
Es fundamental priorizar sus tareas para la semana. Equilibrar los horarios y las prioridades es una habilidad difícil de dominar. Cuando tiene tareas a largo plazo con fechas límite lejanas, puede dividirlas en partes más pequeñas y realizar una parte de la tarea todos los días hasta la fecha límite. Esto puede ayudarlo a evitar postergar y luchar en el último minuto para completar tareas más grandes.
Intente asignar una etiqueta de prioridad a cada tarea si utiliza un programa de gestión del trabajo. Esto no solo lo ayuda a mantenerse al día con sus prioridades, sino que también muestra a los miembros de su equipo en qué está trabajando para el día. Si las cosas cambian y necesita ajustar sus prioridades, puede volver a etiquetar fácilmente sus tareas.
#4. Reserve tiempo cada semana para la organización de tareas.
Un plan de trabajo semanal funciona mejor cuando se usa regularmente como planificador semanal. Haga tiempo en su calendario cada semana para reflexionar sobre las tareas que debe completar para la próxima semana.
Algunas personas organizan sus tareas los viernes por la tarde, mientras que otras hacen su planificación semanal los lunes por la mañana. Ambos días tienen ventajas. Compilar tus tareas el viernes te permite llegar el lunes con tareas bien estructuradas y listas para comenzar. Este es un método maravilloso para las personas que luchan por desconectarse del trabajo los fines de semana porque tendrán una imagen clara de su día el lunes antes de pasar al fin de semana.
Organizar tus tareas semanales el lunes te ofrece una idea clara de en qué estarás trabajando durante la semana. Esta estrategia es adecuada para los miembros del equipo que dependen de otros para realizar sus tareas, como un equipo de ventas o de éxito del cliente. Si espera recibir correspondencia durante el fin de semana, hacer su plan de trabajo semanal un lunes le ayuda a priorizar el trabajo que llegó mientras estaba fuera.
Crear un plan de trabajo de 90 días
Los primeros 90 días de un nuevo empleo suelen estar marcados por una curva de aprendizaje empinada. Hay mucho que asimilar. Hay tantas personas que conocer. Quiere probarse a sí mismo como el nuevo empleado. Si usted es el gerente de reclutamiento, quiere asegurarse de que esa persona tenga éxito.
Un plan de 90 días puede ayudar a los nuevos empleados a ponerse al día, comprender sus trabajos y obtener una sensación más sólida de equipo y cultura corporativa.
¿Qué es un Plan de Trabajo de 90 días?
Un plan de 90 días sirve como marco para determinar cómo incorporar, aclimatar y educar a los nuevos miembros del equipo. Establece expectativas de lo que se espera que el individuo entregue en sus primeros 90 días, lo que puede incluir objetivos de aprendizaje y desempeño. Algunas personas a veces se refieren a él como un plan de acción de 90 días, lo que enfatiza la importancia de ser proactivo.
Un plan de 90 días, como las metas SMART, debe describir los detalles particulares que permitirán que el nuevo empleado tenga éxito. Un plan bien escrito debe detallar cómo el nuevo rol y las responsabilidades diarias de esta persona se relacionan con las métricas de la empresa y los objetivos a largo plazo. Debería ayudarlos a definir prioridades y puntos de control para monitorear el progreso.
Idealmente, un plan de trabajo de 90 días debería incluir los siguientes elementos:
- Servir como un único punto de contacto para recursos, asistencia y claridad sobre tareas y objetivos.
- Introduzca y cultive un clima que promueva conversaciones regulares de crecimiento con la gerencia para que los empleados puedan visualizar su trayectoria profesional.
- Presente al nuevo empleado la cultura de la empresa y del equipo enfatizando las relaciones y los objetivos compartidos.
- Fomentar tácticas que promuevan una actitud de crecimiento y un estilo de trabajo activo.
¿Cuál es el propósito principal de un plan de trabajo?
Un buen plan de trabajo describe las acciones requeridas para terminar un proyecto. Especifica el resultado anticipado, así como los principales flujos de actividades o entregables que lograrán ese resultado.
¿Cómo se llama un plan de trabajo?
Un plan de gestión de proyectos es otro nombre para un plan de trabajo.
¿Cuáles son los cuatro componentes básicos de un plan de trabajo?
- Se deben establecer metas y objetivos.
- Definición de responsabilidades del equipo.
- Establecimiento de cronogramas de proyectos.
- Creando un presupuesto
En conclusión,
Los planes de gestión de proyectos son necesarios para cualquier líder de equipo, pero no son suficientes. Tener y transmitir una visión, así como liderar un equipo a través de la implementación, son talentos esenciales. Está en camino ahora que sabe cómo hacer un plan de trabajo sólido.
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Referencias
