Como gerente, debe poder dividir su atención entre múltiples tareas, cada una de las cuales parece ser el problema más crítico que debe abordar. Esto puede ser bastante oneroso. Afortunadamente, existen algunas estrategias que puede implementar para que su trabajo sea menos estresante. La gestión por excepción es una de esas estrategias. Y en esta guía explicaremos los principios sobre los que funciona la gestión por excepción, tomando como caso de estudio la gestión activa y la pasiva.
¿Qué es la Gestión por Excepción?
La administración por excepción es la técnica de analizar los resultados financieros y operativos de una empresa y solo llamar la atención de la administración sobre los problemas si los resultados difieren significativamente de la cantidad presupuestada o esperada. Por ejemplo, el contralor de la firma puede verse obligado a advertir a la gerencia si el gasto supera los $10,000 o es un 20% más alto que lo proyectado.
El objetivo del enfoque de administración por excepción es administrar solo las tareas con las desviaciones más significativas de la dirección o el desempeño anticipado del negocio. Los gerentes, sin duda, dedicarán más tiempo a abordar y rectificar estas mayores desviaciones. La noción se puede afinar para que las desviaciones menores sean notificadas a los gerentes de nivel inferior, mientras que las desviaciones mayores se informan directamente a la alta gerencia.
¿Cómo es el proceso de gestión por excepción?
La noción general es en realidad bastante simple de entender, sin embargo, no es la más fácil de poner en práctica correctamente. Establecer los objetivos o normas, evaluar el desempeño de los objetivos elegidos, examinar las probables desviaciones y resolver las excepciones son los únicos objetivos requeridos por el proceso. Echemos un vistazo a cada sección por separado:
#1. Establecimiento de metas o estándares.
El proceso de selección de procedimientos comienza con el establecimiento de las normas. Suponga que es dueño de un restaurante de hamburguesas y desea realizar un seguimiento de cosas como ventas, gastos, etc. Deberá definir un estándar o un objetivo para cada tarea y operación. El estándar debe ser fácilmente cuantificable y alcanzable. Puede ser el número total de hamburguesas vendidas cada mes, por ejemplo. Esta es la cantidad que debe vender para cubrir sus gastos y continuar desarrollándose a un ritmo sostenible. Como resultado, establecería la norma, que en este caso puede ser de 15,000 hamburguesas vendidas.
#2. Evaluar el desempeño y compararlo con la norma
Una vez que se hayan establecido las normas, puede comenzar a emplear la administración por excepción. El aspecto más importante del procedimiento es monitorear los conjuntos de datos necesarios y determinar si el desempeño real cumple o no con las normas. Debe verificar que está recopilando todos los datos importantes y los sistemas de monitoreo en tiempo real.
El método de monitoreo puede variar según el tamaño de su empresa y el tipo de datos que está monitoreando. Puede utilizar herramientas de monitoreo automático para recopilar y comprimir datos por usted, lo que le permite ver los resultados. Por otro lado, puede revisar manualmente los informes para identificar cualquier desviación.
A medida que comience a recopilar datos sobre el desempeño actual, puede comenzar a compararlos con sus normas establecidas. Desea hacer esto para que pueda detectar cualquier desviación de lo habitual y luego tratar con ellos.
#3. Examinando la desviación
Al comparar sus datos de rendimiento con las normas, hay dos resultados posibles:
- Si no hay una variación importante, no realiza ninguna acción. Como se indicó anteriormente, no está obligado a responder a modificaciones menores.
- Si descubre una variación importante, continúe con el siguiente paso de informar al nivel de gestión apropiado sobre el problema. Este podría ser su supervisor inmediato o la gerencia de nivel superior. Según el método, como gerente, debe responder a la desviación o informarla más arriba en la cadena.
Las desviaciones no deben aceptarse tal como son, y la acción correctiva debe realizarse solo después de haber determinado las causas de las excepciones. Debes tener en cuenta dos cosas. Para empezar, un error humano u otra anomalía podría haber causado la situación. Esto podría implicar que la salida no es tan grave como parece. La segunda cosa a recordar es que las desviaciones no siempre necesitan corregirse. En algunos casos, la variación puede deberse a avances en un método específico. Como resultado, nunca comience a solucionar un problema sin antes determinar las causas principales de la desviación.
#4. Cuidando la excepción
Corresponde entonces a la dirección responsable hacer frente a la desviación y responder adecuadamente. Antes de que pueda resolver las anomalías, primero debe comprender las razones fundamentales. Recuerde que, en algunos casos, es posible que sea necesario ajustar sus normas. Por ejemplo, si agrega un nuevo producto a su línea, sus gastos deben aumentar, y así sucesivamente. Entonces, en lugar de simplemente implementar su administración por fórmulas de excepción, examínelas regularmente.
Principios de la gestión por excepción
La administración por excepción se ocupa principalmente de garantizar que la administración se concentre en las iniciativas y decisiones de política, involucrándose en las actividades cotidianas solo cuando surgen desviaciones significativas. ¿Qué pasa con los fundamentos? ¿Cuáles son algunos de los principios clave que deben estar presentes para que la gestión por excepción funcione?
#1. Un enfoque metódico
La gestión por excepción requiere un enfoque metódico del trabajo. En la práctica, esto significa que todas las demandas y requisitos operativos de la organización deben comprenderse y describirse a fondo. Esencialmente, la empresa debe estar al tanto de todo lo que está sucediendo y debe cumplir con un conjunto claro de reglas. La gestión por excepciones es imposible de lograr sin un conjunto bien definido de estándares y procesos. En pocas palabras, no puede detectar desviaciones si no sabe cómo es la normalidad o la llamada norma.
#2. Una política organizativa minuciosa
La noción de política organizacional es fundamental para el enfoque sistemático. La organización debe contar con una política predeterminada y preestablecida que defina los objetivos y políticas a los que debe adherirse la dirección y demás niveles del negocio. Tener una política detallada no solo facilitará la identificación de desviaciones, sino que también garantizará que todos los niveles del negocio sigan el mismo conjunto de estándares.
#3. Una fuerte comprensión de las excepciones.
En relación con la premisa anterior, la gestión por excepción requiere que toda la organización sea consciente de las desviaciones. No puede ejecutar el sistema si las excepciones se mantienen ocultas o solo las conoce el equipo de informes. Cuanto más comprenda el equipo lo que se espera de ellos y lo que debería generar banderas rojas, más fácil será reconocer los problemas o evitar que ocurran en primer lugar.
#4. Distribución adecuada de la autoridad
Se debe crear un principio de delegación de autoridad adecuada para que el proceso y la estructura funcionen. Como se indicó anteriormente, las desviaciones se pueden clasificar ampliamente en comportamientos ordinarios e inusuales. Para la autoridad, debe haber una clara comprensión de esta división y una estructura de mando bien establecida. Cuando ocurre un problema o una excepción, los empleados y gerentes deben entender lo que se espera que hagan.
#5. Desarrollo constante de los subordinados
Finalmente, al igual que con muchas teorías y estilos de gestión, el desarrollo de subordinados debe incorporarse en su marco de gestión por excepción. Hablaré de las ventajas y desventajas del enfoque más adelante, pero debe saber que el sistema no es fácil para el personal.
Debido a que la gerencia solo involucra a los subordinados de manera proactiva en caso de que surja un problema, debe asegurarse de que el personal esté lo más capacitado posible. Debe brindar capacitación no solo sobre el estilo, sino también sobre otros aspectos del rol del subordinado. Además, la capacitación debe concentrarse en mejorar las cualidades gerenciales del individuo. Esto proporcionará a su organización alternativas de sucesión más fluidas y garantizará que los próximos gerentes se originen dentro de la organización.
¿Cuáles son los beneficios de la gestión por excepción?
- Disminuye el número de resultados financieros y operativos que la gerencia debe revisar, aprovechando mejor su tiempo.
- Una opción de informes mínimamente invasiva es configurar el escritor de informes vinculado al sistema de contabilidad para imprimir automáticamente informes a ciertos intervalos que contienen los niveles de excepción predeterminados.
- Este concepto faculta a los empleados a tomar sus propios enfoques para obtener los resultados presupuestados de la empresa. La dirección sólo intervendrá si se dan circunstancias excepcionales.
- Como parte de sus operaciones anuales de auditoría, los auditores de la empresa indagarán sobre las grandes desviaciones, por lo que la gerencia debe analizar estos temas antes de la auditoría.
Gestión Activa por Excepción
La gestión activa por excepción implica que los líderes controlen y supervisen tanto las actividades como los resultados. Liderar por excepción es intervenir a la primera señal de un problema para arreglar y rectificar la situación mientras se reprende al miembro del equipo que lo causó.
Antes de continuar, comprendamos qué es el liderazgo transaccional. Nos ayudará a comprender mejor el concepto de gestión activa y pasiva por excepción.
Liderazgo transaccional
El liderazgo transaccional es el hermano más directivo y menos atractivo del liderazgo transformacional, pero es marginalmente superior al liderazgo de laissez-faire, todos los cuales son parte del modelo de liderazgo de rango completo.
Este tipo de liderazgo se basa en una estructura definida de premios y castigos para diferentes niveles de logro. Se distingue del liderazgo transformacional por su énfasis en los resultados, la eficiencia y el desempeño en lugar de las personas y las conexiones.
El liderazgo transaccional tiene tres componentes o técnicas distintas: gestión activa por excepción, gestión pasiva por excepción y recompensa contingente.
Gestión activa por excepción en el liderazgo transaccional
El gerente o líder se involucra durante todo el trabajo en la gestión activa por excepción, controlando, supervisando y verificando el trabajo de los miembros del equipo. Debido a esta íntima participación, el líder ocasionalmente puede notar problemas antes de que sea demasiado tarde, y se pueden implementar pasos correctivos, incluso si las repercusiones se evitan por completo. Esto es diferente a la gestión pasiva por excepción.
La gestión activa por parte del administrador de excepciones no solo previene problemas, sino que también está constantemente presente, orientando y demostrando a los empleados qué hacer. Esto permite que los miembros del equipo aprendan más sobre cómo evitar errores y reciban un entrenamiento más directo de su líder. Similar al liderazgo que marca el ritmo, el líder puede dar un buen ejemplo para que otros lo sigan.
Sin embargo, la gestión activa por excepción, al igual que la gestión pasiva por excepción, está igualmente enfocada a la negatividad y prevención de errores; es simplemente más proactivo que reactivo.
La gestión activa por excepción, como la mayoría de los enfoques de liderazgo transaccional, funciona bien en contextos repetitivos donde se completa una pequeña cantidad de acciones y tareas y el producto habla por sí mismo.
La clave para una gestión activa efectiva por parte del liderazgo excepcional es estar lo suficientemente cerca del trabajo real para detectar fallas temprano, al tiempo que garantiza que el personal aprenda de estos casos, lo que reduce la posibilidad de futuras excepciones.
Situaciones en las que la gestión activa por excepción puede ser eficaz
La gestión activa por excepción puede ser efectiva en los siguientes escenarios:
- Restaurantes de comida rápida
- Servicios de limpieza
- Logística y almacenamiento
- Asamblea
- La agricultura y los entornos productivos de baja y mediana complejidad requieren mano de obra.
La gestión activa por liderazgo excepcional, al igual que la gestión pasiva por excepción, tiene limitaciones reales. La concentración en las excepciones limita sus objetivos, y hay poco o ningún énfasis en el panorama general, como la visión, el compromiso, la motivación, etc. Da cierto desarrollo continuo, lo cual es vital, pero se preocupa más por evitar dificultades que por la mejora general.
¿Funciona la gestión activa por excepción?
La gestión activa por excepción funciona mejor que la gestión pasiva, pero no tan bien como la recompensa contingente o el liderazgo transformador. Incluso en entornos repetitivos donde las personas simplemente dedican sus horas a cambio de su salario, un líder visionario siempre puede encontrar un propósito general para generar compromiso, impulsando así el rendimiento y reduciendo la rotación de empleados.
Los líderes con aspiraciones de superación, así como la ambición y el propósito de mejorar a las personas que les rodean, no deben conformarse con esta forma más básica de liderazgo, aunque incluya la participación en el trabajo.
¿Qué es MBO, sus ventajas y desventajas?
La administración por objetivos (MBO) es un procedimiento en el que un gerente y un empleado acuerdan objetivos de desempeño particulares y luego diseñan una estrategia para alcanzarlos. Las ventajas incluyen:
- Debido a que la administración por objetivos (DPO) es una estrategia orientada a metas que se enfoca en definir y controlar metas, alienta a los gerentes a planificar en profundidad.
- No hay ambigüedad o confusión en el trabajo porque tanto la gerencia como los subordinados entienden lo que se espera de ellos.
- Los gerentes deben definir objetivos medibles, estándares de desempeño y prioridades para estos objetivos. Además, las tareas y la autoridad del personal están claramente definidas.
- Aumenta la conciencia de los individuos sobre los objetivos de la empresa.
- Con frecuencia indica áreas en las que los empleados requieren capacitación adicional, lo que resulta en un avance profesional.
- El método de evaluación periódica informa a los subordinados de su desempeño. Debido a que MBO pone un gran énfasis en objetivos definibles, la valoración y la evaluación pueden ser más objetivas, específicas y equitativas.
- Mejora la comunicación entre la dirección y los empleados.
Las desventajas incluyen:
- MBO solo puede tener éxito si la alta dirección lo apoya por completo.
- Los subordinados pueden oponerse a la dirección por objetivos (DPO).
- Hay mucho papeleo involucrado y consume demasiado tiempo del gerente.
- El énfasis está en los objetivos a corto plazo.
- La mayoría de los gerentes pueden carecer de las habilidades adecuadas en las interacciones interpersonales, como el entrenamiento y el asesoramiento, que con frecuencia se requieren.
- La interfaz del sistema MBO con otros sistemas, como la previsión y la elaboración de presupuestos, es bastante inadecuada. Esto complica el funcionamiento general de todos los sistemas.
- Alcanzar las metas del grupo es más desafiante.
¿Cuál es la diferencia entre la gestión por excepción y la gestión por objetivos?
La distinción principal entre la administración por objetivo (MBO) y la administración por excepción (MBE) es que la MBO es un proceso en el que se establecen en colaboración objetivos específicos para la organización, mientras que la MBE es una política en la que la administración dedica su tiempo a investigar solo esas situaciones. en que el resultado real difiere.
¿Cuál es el objetivo principal de la gestión por excepción?
La gestión por excepción es un enfoque de liderazgo que anima a las personas a tomar la iniciativa y hacerse cargo de su propio trabajo e iniciativas. Implica concentrarse y examinar los valores atípicos que son importantes estadísticamente.
¿Por qué la gestión por excepción es una estrategia eficaz?
La administración por excepción hace un mejor uso del tiempo de la administración al reducir la cantidad de resultados financieros y operativos que deben revisarse.
En conclusión,
La gestión por excepción es una excelente técnica de gestión para garantizar que toda la atención del gerente se centre en los problemas más apremiantes. Puede ayudar a centrar la atención y crear un entorno en el que los problemas reales tengan prioridad. De hecho, la gestión por excepción puede ser una técnica útil para priorizar tareas, desde organizar las actividades diarias hasta establecer estructuras de poder adecuadas. Puede ayudar a garantizar que la empresa cumpla con los más altos estándares.
Preguntas frecuentes
¿Es buena la gestión por excepción?
La gestión por excepción es una gran idea para cualquier empresa. Los gerentes lo utilizan para concentrarse en el desempeño de la empresa en lugar de en toda la unidad de negocios.
¿Quién desarrolló MBE?
Alrededor de 1968, dos físicos estadounidenses, Alfred Y. Cho y John R. Arthur, Jr., nacidos en China, desarrollaron la tecnología MBE básica en Bell Laboratories.
¿Qué es la gestión pasiva por excepción?
La gestión pasiva por excepción significa posponer la acción hasta que los errores o problemas ya no se pueden pasar por alto.
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Referencias
