Con el fin de agilizar y automatizar el proceso desde la fuente hasta la liquidación, las empresas invierten en soluciones de gestión de adquisiciones. El software de gestión de compras juega un papel importante en el control de costos al generar ahorros a través de acuerdos de compra negociados con los proveedores. Entonces, en este artículo están todas las respuestas que necesita sobre la gestión de compras.
¿Qué es la gestión de compras?
La gestión de adquisiciones es la gestión de todos los procedimientos involucrados en la compra de productos básicos, servicios y materiales necesarios para operaciones comerciales efectivas que caen dentro del ámbito de las adquisiciones. Los términos "abastecimiento", "compra" y "adquisición" pueden usarse indistintamente según el negocio y la industria para referirse a la función de adquirir suministros y gestionar el proceso, considerándose el abastecimiento más estratégico y las compras y adquisiciones utilizándose para consulte la función operativa real.
Características esenciales de un sistema de gestión de adquisiciones basado en la nube
Las empresas necesitan tecnologías ágiles que les ayuden a mejorar sus procedimientos de contratación en un mercado que se está volviendo más complejo y dinámico. Los grupos de compras estratégicas están adoptando cada vez más conjuntos de software integrados basados en la nube que incluyen gestión de proveedores, abastecimiento, gestión de contratos, gestión de riesgos proactiva y capacidades transaccionales de compra a pago.
Las empresas pueden tomar decisiones informadas y administrar de manera proactiva las tareas en curso a lo largo del ciclo de origen a liquidación mediante el uso de una solución integral de adquisiciones. La siguiente es una lista de componentes de una solución integrada de gestión de adquisiciones basada en la nube:
#1. Gerencia de compras
Antes de comenzar las conversaciones, compras estratégicas primero identifica y califica a los proveedores potenciales. Implica recopilar, analizar y rastrear datos de proveedores para garantizar que los proveedores cumplan con las regulaciones corporativas. Utilizando perfiles de autoservicio y cuestionarios internos y externos, puede recopilar datos cruciales de calificación de proveedores con el software de gestión de adquisiciones. Elija a los mejores proveedores evaluando las calificaciones de los proveedores, las consideraciones de riesgo y el cumplimiento de las políticas.
Funciones clave en soluciones de compras incluya una sólida gestión de gastos que abarque la elaboración de presupuestos, el seguimiento de gastos y la optimización de costos. Las capacidades avanzadas de abastecimiento facilitan la identificación, negociación y gestión de contratos eficientes de los proveedores. Las herramientas eficaces de los proveedores gestionan bases de datos, realizan un seguimiento del rendimiento y fomentan la colaboración. La integración perfecta con sistemas ERP, contabilidad, inventario y comercio electrónico garantiza un flujo de datos fluido.
Los análisis proporcionan información sobre los procesos, el desempeño de los proveedores y los gastos. Las funciones de cumplimiento y gestión de riesgos garantizan el cumplimiento normativo y mitigan los riesgos de los proveedores. La accesibilidad móvil permite el acceso sobre la marcha, mientras que las herramientas de colaboración permiten la presentación de ofertas y el seguimiento de pedidos. La escalabilidad, la flexibilidad, las interfaces fáciles de usar y el soporte integral promueven la adopción y la implementación exitosa.
#2. Abastecimiento
Definir manualmente las especificaciones y recopilar y analizar las cotizaciones de los proveedores puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores. Incluso podría posponer compras importantes.
Para lograr resultados finales, la creación de documentos más inteligentes, los compromisos de negociación y la selección de proveedores utilizan las mejores prácticas de negociación. Es simple combinar esfuerzos y producir documentos de denegación más efectivos debido a la colaboración social integrada. Con el uso de herramientas de análisis de adjudicaciones, puede evaluar rápidamente las ofertas de los proveedores en función de criterios específicos, como precio, calidad y valor, lo que le permite elegir la adjudicación óptima en función de sus necesidades comerciales particulares.
#3. Administracion de contratos
La administración eficaz de los contratos de adquisición es esencial. La gestión manual del proceso puede llevar mucho tiempo. Pero con un sistema de gestión de adquisiciones contemporáneo, la autoría asistida que hace uso de bibliotecas de cláusulas preaprobadas, plantillas estandarizadas y colaboración social integrada puede agilizar la creación de contratos.
Implementar mecanismos sólidos de seguimiento y monitoreo de contratos es crucial para estar al tanto de los hitos, plazos y entregables clave. El uso de alertas y recordatorios automáticos puede ayudar a abordar de manera proactiva cualquier problema potencial relacionado con los términos acordados. Además, realizar revisiones y auditorías periódicas de los contratos para identificar áreas de mejora y cumplir con los estándares legales y regulatorios para gestión de cumplimiento.
#4. requisando
Cuando las compras no se manejan adecuadamente durante el ciclo de compra a pago, los ahorros negociados pronto se pierden. A través de políticas comerciales, controles y aprobaciones, el moderno software de gestión de adquisiciones garantiza que se implementen los ahorros acordados.
Los empleados pueden navegar y comprar bienes y servicios de forma rápida y sencilla con una experiencia fácil de usar. Se necesita poco o ningún entrenamiento. Garantizar que los precios y términos negociados se apliquen automáticamente a través de catálogos de proveedores y flujos de trabajo de aprobación personalizables diseñados para limitar y reducir gastos es posible gracias a sólidas capacidades de búsqueda, formularios inteligentes, listas de compras y experiencias de compra personalizadas.
#5. Adquisitivo
Al automatizar los procesos comunes desde la compra hasta el pago, como la redacción de órdenes de compra, tiene más tiempo para buscar más oportunidades de ahorro de costos. Puede agilizar el procedimiento al tiempo que aplica los precios negociados y garantiza el cumplimiento de las políticas mediante una solución de gestión de adquisiciones basada en la nube. Cree órdenes de compra automáticamente a partir de solicitudes aceptadas. Proporcione a sus equipos de compras información sobre excepciones, estado y acciones necesarias. Utilice las funciones sociales incorporadas para interactuar con sus proveedores.
#6. Recibos a realizar
El procesamiento manual de facturas de proveedores lleva mucho tiempo y es propenso a errores. El uso de un sistema integrado de gestión de adquisiciones le permite ahorrar dinero en mano de obra y beneficiarse de reducciones por pago anticipado. Esto comprende un sistema de gestión de pagos efectivo que permite a los proveedores transmitir facturas electrónicamente y que facilita un procesamiento más rápido con el uso de escaneo óptico, aprendizaje automático y coincidencia de órdenes de compra automatizadas.
Qué pasos comprenden el proceso de gestión de adquisiciones
Estas fases esenciales a menudo se incluyen en el proceso básico de "procurar para pagar", que es el procedimiento de compra general que sigue una empresa cuando realiza una compra:
#1. Planificación y Especificación
Establezca el requisito del producto o servicio, establezca las especificaciones del producto y luego planifique, o pronostique, cuándo y cómo se ordenará o reordenará el producto en función de los hechos y las predicciones actuales.
#2. Encontrar y elegir proveedores
Elija un proveedor para satisfacer sus necesidades de productos, ya sea de una lista de proveedores aprobados o proveedores recomendados con los que ya trabaja o buscando nuevos proveedores y enviando una RFx o solicitud de información, propuesta o cotización.
#3. Contratación y Negociación
Establezca expectativas y exprese claramente los requisitos a los proveedores antes de entablar negociaciones directas para llegar a un acuerdo sobre el mejor precio y términos para los bienes. Una vez que se hayan acordado todas las condiciones, complete y firme el acuerdo de proveedor.
Proyecto de Gestión de Compras
Para que los proyectos en una variedad de industrias completen con éxito sus objetivos, se necesitan materiales y recursos externos. El proyecto de gestión de adquisiciones, que involucra la selección, coordinación y mantenimiento de estos productos y servicios, es crucial para la ejecución efectiva del proyecto. Puede lograr los objetivos de su proyecto con más éxito si conoce los procedimientos, las ventajas y los usos de la gestión de adquisiciones del proyecto.
¿Qué es el Proyecto de Gestión de Compras?
Un proyecto de gestión de adquisiciones es el desarrollo y mantenimiento de conexiones con recursos externos necesarios para llevar a cabo un proyecto. Un gerente de adquisiciones del proyecto interactúa con los proveedores para comprar, arrendar o contratar los bienes y servicios necesarios para completar los objetivos del proyecto. Con mayor frecuencia, los proveedores se eligen después de haber presentado ofertas para colaborar con empresas que buscan sus bienes o servicios.
La gestión de compras de productos involucra cuatro procedimientos cruciales:
#1. Compras y Planificación
Una serie de procedimientos denominados adquisiciones de planificación ayudan a las organizaciones a identificar los recursos que necesitarán para completar un proyecto y el tamaño de su presupuesto. Al hacer planes para la compra, los gerentes de adquisiciones del proyecto suelen tener en cuenta los siguientes factores:
- Los materiales y recursos necesarios del proyecto,
- Los que ya tienen y los que necesitan ser adquiridos
- Los requisitos del contrato para compras externas
- Los requisitos de la fecha de entrega
- Los plazos para los principales hitos del proyecto.
- Los términos y condiciones legales
- Los estándares de seguridad de la industria para los materiales y recursos.
#2. Ejecutar una compra
Los gerentes de adquisiciones del proyecto evalúan las ofertas de los proveedores y eligen asociaciones en función de las necesidades de su proyecto después de prepararse para la adquisición. Durante esta etapa del proceso de adquisición, las conversaciones con los proveedores ocurren con frecuencia y todas las partes firman los contratos que se han alcanzado. En esta etapa, los gerentes de adquisiciones del proyecto también pueden realizar pagos por bienes y servicios.
#3. Gestión de compras
Una vez que los contratos están vigentes, la gestión y el control de las adquisiciones son cruciales para preservar las relaciones con los proveedores y garantizar que los servicios y bienes funcionen según lo planeado durante la duración del proyecto. El control de las compras implica con frecuencia las siguientes actividades:
- Evaluación de informes de estado internos de rutina
- Examen de los acuerdos de los contratistas
- Examinar los informes de progreso y rendimiento de los proveedores
- Realización de inspecciones y auditorías.
- Evaluar órdenes de trabajo Emitir pago adicional según sea necesario
#4. Completar la Adquisición
Todos los procedimientos relevantes para rescindir una asociación o contrato se incluyen en el cierre de la contratación. Con frecuencia, esto implica evaluar los trabajos o servicios entregados, renegociar cualquier modificación a las condiciones del contrato original y verificar los pagos realizados y recibidos. Una vez completada la compra, las organizaciones también pueden presentar una liberación formal de responsabilidad. Este acuerdo da fe del cumplimiento por parte del proveedor de las disposiciones del acuerdo original y lo libera de otras obligaciones relacionadas con el proyecto.
Ventajas de la gestión de adquisiciones de proyectos
Los proyectos de todos los tamaños y grados de complejidad pueden beneficiarse al agregar la gestión de adquisiciones por varias razones, que incluyen:
#1. Mejor calidad
La gestión de adquisiciones de proyectos permite a las empresas negociar acuerdos de servicio detallados que mejor se adapten a sus requisitos. Puede aumentar la probabilidad de que los productos y servicios sean de alto calibre. Un mayor grado de garantía de calidad puede fomentar la financiación y las inversiones futuras al dar a las partes interesadas más seguridad sobre el desempeño de un proyecto.
#2. Riesgo reducido
Al especificar los precios, los procedimientos y la calidad del servicio, el proceso de creación y negociación de contratos de servicios puede ayudar a las organizaciones a comprender mejor sus opciones de proveedores. Esto puede ayudar a reducir la posibilidad de que se rompan los términos del contrato, lo que podría causar demoras o afectar negativamente el éxito de un proyecto.
#3. Costos administrados
Las condiciones de adquisición que se han negociado cuidadosamente son un método maravilloso para reducir costos y administrar los gastos. Las organizaciones pueden beneficiarse de la gestión de adquisiciones si desean comprender mejor los gastos que implica completar un proyecto y elegir bienes y servicios de proveedores que puedan satisfacer sus demandas sin sobrepasar su presupuesto.
Las Funciones del Proyecto de Gestión de Adquisiciones
Los gerentes de proyecto son responsables de una variedad de tareas a lo largo de la adquisición del proyecto. Los gerentes de adquisiciones del proyecto a menudo realizan las siguientes cinco tareas, aunque pueden diferir según el proyecto y sus objetivos:
#1. Lanzamiento del proyecto
Durante el inicio del proyecto, un gerente de adquisiciones del proyecto puede iniciar el proceso de adquisiciones. Para hablar sobre los objetivos y los plazos del proyecto, con frecuencia se comunican con la gerencia, los ejecutivos y los miembros del equipo. Discutir el presupuesto, los recursos internos y las altas expectativas también pueden ser parte de esto.
#2. Coordinación de participantes
Los proyectos suelen involucrar a una serie de partes interesadas, incluidos consultores, ejecutivos, expertos en responsabilidad, equipos de proyecto y propietarios de empresas. Para garantizar que todas las partes involucradas en el proyecto estén en sintonía con respecto a sus metas y objetivos, el gerente de adquisiciones del proyecto debe coordinar varios grupos e individuos. Deben lograr esto identificando a todos los interesados importantes e involucrándolos según sea necesario a lo largo del proyecto.
#3. Coordinación de Proveedores
Con frecuencia, varios proveedores trabajarán en el mismo proyecto. Los gerentes de adquisiciones del proyecto deben manejar eficientemente el trabajo de varios contratistas. Un gerente de proyecto puede planificar reuniones grupales o demostraciones para proveedores en este momento y, según sea necesario, ayudar a los contratistas a comunicarse entre sí.
#4. Estrategia de compras
Un plan de adquisiciones es crucial para coordinar las expectativas y establecer flujos de trabajo. Los gerentes de proyecto con frecuencia elaboran listas y documentos durante la fase de planificación de adquisiciones que incluyen los materiales y los recursos necesarios, los cronogramas y los hitos, y las formas probables de ponerse en contacto con los proveedores. Además, pueden usar sitios de redes de Internet, anuncios clasificados y sus redes profesionales para comercializar su demanda de contratistas.
Plan de Gestión de Compras
Los documentos llamados planes de gestión de adquisiciones especifican las necesidades de cronograma de un proyecto y describen las acciones necesarias para ingresar el contrato final.
La estrategia describe los métodos por los cuales la organización compradora obtendrá los productos y servicios que necesita, incluyendo:
- Esbozar lo que se tiene que comprar
- Cálculo del precio de las compras.
- Establecimiento de un cronograma para pedidos repetidos
Utilice software de adquisiciones para optimizar el abastecimiento, la selección de proveedores y la gestión de contratos. Establezca objetivos de adquisiciones claros, evalúe las capacidades de los proveedores y negocie condiciones favorables. Implementar mecanismos de seguimiento sólidos para monitorear las entregas, la calidad y los costos. Revise periódicamente las métricas de desempeño y ajuste las estrategias según sea necesario para una mejora continua. Integre análisis de datos para la toma de decisiones informadas y la mitigación de riesgos.
¿Qué tan importante es un plan de gestión de adquisiciones?
Un proceso llamado gestión de adquisiciones ayuda a las empresas a realizar compras de bienes y servicios rentables y rentables.
La dirección de las actividades de compras de la organización se establece mediante un plan de gestión de compras eficiente, que también garantiza que estén en línea con la estrategia comercial general de la empresa. Contar con un plan de gestión de adquisiciones tiene varias ventajas. Podría decirse que la capacidad de ahorrar dinero para las corporaciones es el beneficio más significativo. Las organizaciones pueden evitar derrochar en cosas innecesarias o pagar más de lo necesario por los artículos que necesitan al tener una estrategia de adquisición sólida.
Componentes de un Plan de Gestión de Adquisiciones
#1. Declaración de trabajo
El documento que describe el producto o servicio que debe comprarse, así como los objetivos y especificaciones de ese producto o servicio, se conoce como declaración de trabajo.
#2. Línea base para compras
El cronograma, los costos y los criterios de desempeño acordados para la adquisición se describen con gran detalle en la línea de base de la adquisición.
#3. Criterios de selección de fuentes
Con el fin de examinar posibles proveedores precalificados y elegir el mejor para el cronograma del proyecto, los criterios de selección de fuentes son los elementos de gestión de proveedores que se aplicarán.
Gerente de Adquisiciones Salario
El salario promedio del Gerente de Adquisiciones en los Estados Unidos es de $123,400; sin embargo, el rango de salario normal es entre $110,100 y $139,300. Los rangos de salario pueden variar significativamente según una variedad de aspectos cruciales, que incluyen educación, credenciales, talentos adicionales y el tiempo que ha estado trabajando en un campo determinado. Salary.com lo ayuda a determinar su objetivo de pago preciso al proporcionar más datos de compensación en línea y en tiempo real que cualquier otro sitio web.
¿Qué es la Gestión de Compras?
El método por el cual una empresa realiza, aprueba, supervisa y maximiza sus gastos en bienes y servicios se conoce como gestión de adquisiciones. El objetivo principal de un equipo de compras es reducir los costos generales de compra y acelerar la adquisición de los suministros y servicios que necesita una empresa para generar productos.
¿Qué es un Sistema de Gestión de Compras?
Otro nombre para la gestión de adquisiciones es el proceso de fuente a liquidación. Incluye la gestión de las conexiones de proveedores en curso para el negocio, así como la evaluación, elección y redacción de acuerdos contractuales formales.
¿Cuál es el objetivo principal de la gestión de compras?
Para que los proyectos y procedimientos avancen con éxito, la gestión de adquisiciones se asegura de que todos los bienes y servicios se adquieran correctamente. Cuando se optimiza para ahorrar dinero, tiempo y recursos, la adquisición se puede utilizar como una ventaja competitiva en lugar de solo una necesidad de la empresa.
¿Cuáles son las siete etapas de la gestión de adquisiciones?
- Reconocer necesidades
- Solicitud de compra
- Revisión de solicitud
- Proceso de solicitud
- Evaluación y Contrato
- Gestión de pedidos
- Aprobaciones y Disputas de Facturas
¿Cuáles son las cuatro funciones principales de la gestión de adquisiciones?
El abastecimiento, la negociación, la gestión de contratos y la gestión de las relaciones con los proveedores son las cuatro funciones principales de la contratación. Para tener éxito, estas iniciativas necesitan una sólida comprensión de los objetivos de la organización, las tendencias del mercado y las capacidades de los proveedores.
Conclusión
El director de adquisiciones (CPO) y otros puestos de nivel ejecutivo en adquisiciones se han vuelto más comunes debido al impacto de la gestión de adquisiciones en el resultado final, la adopción de nuevos métodos y su potencial estratégico. Según LinkedIn Economic Graph Research, el puesto tiene una tasa de crecimiento del 15 % (como porcentaje de todas las contrataciones de C-suite el año pasado) y actualmente ocupa el puesto 11 en la lista de puestos de C-suite de más rápido crecimiento.
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Referencias
