“Unidos estamos de pie, divididos caemos”, como dice el dicho, se relaciona con algo más que películas de guerra y series de televisión de superhéroes. También es una excelente ilustración de por qué la integración de ERP es fundamental para administrar un negocio exitoso. Su empresa puede optimizar los procedimientos y generar ingresos mediante la combinación de numerosos software "mejores en su clase" para construir o fortalecer una solución ERP casi personalizada. Entonces, ¿qué es exactamente el software ERP y qué implica la integración en este contexto? En este artículo, exploraremos estas definiciones básicas junto con la estrategia del sistema ERP y la integración entre los sistemas de software CRM y ERP.
¿Qué es ERP (Planificación de Recursos Empresariales)?
Un sistema ERP es un tipo de software que permite a las empresas recopilar, almacenar, administrar y analizar información y documentos relevantes para las actividades comerciales.
Estas actividades se pueden clasificar de la siguiente manera:
- gestión de la cadena de suministro: La gestión de la cadena de suministro implica realizar un seguimiento del estado de los bienes y servicios a lo largo de su cadena de suministro y trabajar directamente con los vendedores y proveedores.
- Gestión de pedidos: La gestión de pedidos implica convertir una cotización en una orden de venta y luego enviar una factura generada por el sistema al nuevo cliente lo más rápido posible.
- Procura: Cree RFP rápidamente, transmítalas a proveedores aprobados, recopile respuestas y entregue órdenes de compra una vez que se hayan elegido los proveedores.
- Análisis: vea muchas formas de datos a través de un solo panel para mejorar la toma de decisiones en áreas como precios, gestión de inventario, asistencia al cliente, etc.
Hay muchas otras formas de usar un sistema ERP, pero estos ejemplos demuestran cuán versátil y poderoso es el software. Además, esta adaptabilidad explica por qué la plataforma se utiliza para una amplia gama de operaciones corporativas.
Finalmente, se puede acceder a los sistemas ERP en la nube, en las instalaciones o como parte de una implementación híbrida. Sin embargo, con la creciente necesidad de software basado en la nube, los proveedores de ERP están cambiando rápidamente a la nube, si es que aún no lo han hecho.
¿Qué es la integración ERP?
Ahora que comprende qué es un ERP y cómo seleccionar el mejor software ERP, debe investigar la integración de ERP.
La integración de ERP es simplemente el proceso de conectar y sincronizar su software ERP con otras aplicaciones comerciales como comercio electrónico (front-end), CRM (gestión de relaciones con el cliente), EDI (intercambio electrónico de datos), herramientas de marketing como análisis y otras bases de datos y puntos de datos con los que opera su empresa.
En resumen, conectar todos los puntos que utiliza una empresa para ingresar, administrar, rastrear y producir datos significativos e importantes. Una tienda de comercio electrónico, por ejemplo, es donde un visitante envía un prospecto, solicita una demostración y/o compra un producto.
En general, sus mejores soluciones o software de integración ERP deben interactuar con todas las demás plataformas y sincronizar los datos de Omni-channels. Eso es lo que da la Integración ERP.
Ejemplos de integración ERP
Los siguientes son cinco procesos comerciales típicos que pueden beneficiarse de la integración de ERP.
#1. Sincroniza pedidos entre tu ERP y CRM
Cuando se agrega un pedido a su plataforma de administración de relaciones con el cliente (CRM), debe agregarse a su solución de integración ERP tan pronto como sea posible. De lo contrario, corre el riesgo de posponer el resto de las fases iniciales de la interacción con el cliente, como la entrega de facturas, la incorporación del cliente, etc.
Es posible combinar el software ERP con un CRM para evitar retrasos. A partir de ahí, puede configurar un flujo de trabajo que haga un pedido duplicado en el sistema de integración ERP cada vez que se realice un nuevo pedido de cliente en el CRM.
#2. Notificar a la gerencia cuando necesitan aprobar una orden de compra
Se requieren aprobaciones internas para las órdenes de compra para que su equipo acceda rápidamente a los recursos que necesitan. Para abordar este proceso comercial, conecte su ERP a su plataforma de comunicaciones comerciales y luego cree un flujo de trabajo que funcione de la siguiente manera: cada vez que se envía una orden de compra para su revisión, se notifica a los aprobadores correspondientes a través de un canal en la plataforma de comunicaciones comerciales y se les pide que revisen la documento.
#3. Cree una factura en su ERP una vez que llegue a su sistema de gestión de gastos
Para agilizar el procesamiento de facturas y asegurarse de que ningún pago se atrase, o peor aún, nunca se realice, puede integrar su solución ERP con una herramienta de gestión de gastos y configurar un flujo de trabajo en el que se emita una factura duplicada en el ERP cada vez que llegue una factura al herramienta de gestión de gastos.
#4. Administre documentos importantes en su ERP sin salir de su aplicación de almacenamiento de archivos
Puede ser difícil hacer un seguimiento de todos los documentos en su ERP y realizar cambios en cualquiera de ellos con el tiempo. Puede encontrar algo más rápido integrando la plataforma con una aplicación de almacenamiento con la que esté familiarizado. Una vez integrado, puede compartir rápidamente documentos del ERP con la aplicación de almacenamiento, así como hacer que los cambios realizados en una plataforma se transfieran sin problemas a la otra.
#5. Agilice los reembolsos una vez que llegue una solicitud a su herramienta ITSM
Brindar una experiencia de cliente de clase mundial implica responder rápidamente a las demandas de los clientes. El reembolso no es una excepción. Para acelerar este proceso, conecte su ERP a un ITSM y haga que el primero comience inmediatamente el proceso cuando el empleado que atiende al cliente crea la solicitud en el segundo.
¿Cuáles son los beneficios de la integración ERP?
Las siguientes son algunas de las ventajas de la integración de ERP:
#1. Le permite deshacerse de los silos de datos.
Los silos de datos, que ocurren cuando la información solo está disponible en aplicaciones específicas, pueden tener una amplia gama de consecuencias negativas para usted y sus colegas.
- Los empleados pueden ignorar que existen datos específicos, lo que les impide hacer uso de ellos.
- Los empleados pueden encontrar retrasos en la obtención de los datos que necesitan, lo que tiene consecuencias que tienen un impacto en el resultado final (p. ej., un tiempo de respuesta lento).
- Los empleados pueden eventualmente abandonar la búsqueda de acceso a los datos si encuentran retrasos y cuellos de botella que ocurren con cualquier solicitud.
Un sistema de integración ERP bien integrado puede prevenir y disolver eficientemente los silos de datos. ¿Por qué? Porque una vez que la aplicación está vinculada a otras, los empleados pueden obtener los datos que necesitan dentro de las aplicaciones que ya usan. Esto se aplica a una amplia gama de equipos, incluidos marketing, finanzas, cadena de suministro, recursos humanos y ventas.
#2. Le permite mantener un sistema ERP heredado.
En muchas circunstancias, su sistema heredado sigue siendo importante; simplemente tiene una interfaz de usuario anticuada. Al integrarlo con una interfaz de usuario moderna, como una diseñada en una plataforma como OutSystems, puede mantener los beneficios que brinda mientras evita la interfaz de usuario incómoda y los grandes costos asociados con su reemplazo.
#3. Ayuda a su equipo a evitar costosos errores humanos.
Su equipo se vería obligado a realizar saltos considerables entre aplicaciones e ingresar datos si no integra su software ERP con el resto de sus aplicaciones y permite que los datos fluyan sin esfuerzo entre ellas. Estos procesos manuales exponen a su equipo a errores costosos, como completar incorrectamente una orden de compra, emitir un reembolso al cliente equivocado, etc.
#4. Mejora la satisfacción de los empleados
El compromiso de los empleados se puede aumentar al permitir que los empleados se centren menos en tareas manuales monótonas y más en proyectos inteligentes y críticos para el negocio.
A su vez, es probable que un mayor compromiso de los empleados genere una gran cantidad de ventajas para su empresa, como una mayor productividad de los empleados o un menor desgaste.
#5 Mejora la experiencia del cliente.
Es más probable que su equipo brinde experiencias de cliente de primer nivel si se eliminan los cuellos de botella internos en las actividades relacionadas con el cliente.
Además, al mantener todos los datos de los clientes consistentes y actualizados en tiempo real en todas sus aplicaciones, sus equipos pueden colaborar de manera más efectiva para ayudar a los clientes y solucionar cualquier problema que surja. Por ejemplo, un representante de éxito del cliente puede tener dificultades para cobrar el pago de la factura inicial de un cliente. Pueden notificar a un colega de finanzas, quien puede confirmar esto rápidamente y, posteriormente, extender la fecha de pago del cliente en el sistema de integración ERP.
Diferentes tipos de integración ERP
Aunque numerosos tipos de software comercial pueden combinarse con ERP, es fundamental garantizar la conectividad del sistema ERP con las siguientes aplicaciones importantes. Las integraciones de ERP se clasifican según el objetivo empresarial al que sirven, el problema que abordan y las plataformas con las que interactúan.
#1. Integración de ERP de comercio electrónico
En términos de organización, la recopilación de datos siempre debe estar vinculada a la implementación. La tienda de comercio electrónico, el punto en el que su empresa se comunica con sus clientes previstos, es donde se originan la mayoría de los datos de los clientes o aquellos que son externos a la organización. En el comercio electrónico, se generan datos como clientes potenciales, clientes, pedidos, transacciones y estadísticas de envío.
#2. Integración CRM ERP
El software de CRM se utiliza para adquirir y administrar datos de clientes y prospectos, como información de contacto, detalles de cuentas y posibilidades de ventas. La integración de datos entre los sistemas de software CRM y ERP brinda a los usuarios de ERP una mejor visibilidad de los clientes potenciales del embudo de ventas, registros y cuentas para la información y los datos del cliente, y seguimientos y cuentas para los niveles de ventas por conversión posventa del cliente. Esto se debe a una falla en la comunicación entre su programa ERP y la aplicación CRM. Es por eso que la integración de ERP y CRM es crítica, principalmente para generar sinergia entre Demanda (CRM) y Suministro (ERP).
Beneficios comunes de la integración CRM ERP:
- Los equipos pueden trabajar juntos para lograr un requisito del cliente.
- Se han mejorado las conversiones y el rendimiento del embudo de ventas.
- El placer del cliente es el resultado de un servicio al cliente rápido y eficaz.
- Debido a los sistemas ERP CRM vinculados, la información de los clientes es consistente en todos los sistemas y departamentos.
#3. Integración de Gestión de Proyectos con ERP
La gestión de proyectos es otra tarea esencial para cualquier empresa, especialmente las grandes. Contiene toda la información sobre el proyecto actual, incluido quién trabaja en qué tareas, los plazos y otra información relacionada con la actividad.
#4. Integración de Business Intelligence con ERP
El software de inteligencia comercial puede ayudar a su empresa a alcanzar nuevas alturas. Ayuda al ofrecer información sobre una variedad de frentes que ayudan a las partes interesadas a tomar decisiones sobre la introducción de nuevas funciones, la diversificación comercial, el lanzamiento de nuevos productos, la penetración en el mercado en nuevas áreas, las predicciones y los objetivos para el futuro año fiscal, etc.
#5. Integración EDI ERP
Electronic Data Interchange (EDI) es un marco que permite el intercambio electrónico de datos en un formato predefinido entre empresas como socios comerciales, proveedores, distribuidores y otros.
¿Cómo se desarrolla una estrategia de integración de ERP?
Trabajar con las siguientes preguntas en orden secuencial (y en un ciclo recurrente, como cada 6 meses) lo ayudará a establecer un enfoque poderoso a lo largo del tiempo:
#1. ¿Cuáles son los objetivos comerciales de la integración de ERP?
Si el objetivo es mejorar la eficiencia de los procesos existentes, puede confiar en su equipo de integración interno para crear y administrar la solución. Si, por otro lado, desea innovar un proceso relacionado con las finanzas o las ventas, probablemente debería involucrar al equipo comercial (ya que es más probable que comprendan el proceso y las aplicaciones que lo acompañan).
#2. ¿Cuáles son sus casos de uso de integración ERP?
Responder a esta pregunta puede ayudarlo a identificar las aplicaciones que necesita vincular a su sistema ERP y qué equipos debe incluir.
#3. ¿Cuáles son los requisitos no funcionales para sus integraciones de ERP?
En otras palabras, debe especificar cómo espera que se comporten sus conectores ERP en términos de disponibilidad, seguridad y escalabilidad, entre otras métricas.
#4. ¿Qué tipo de plataforma debería adoptar?
En función de sus objetivos comerciales y requisitos no funcionales, debería poder identificar las soluciones de integración que mejor satisfagan sus necesidades.
Desafíos en la integración de ERP
Los siguientes son algunos de los desafíos de integración de ERP más importantes:
- Elegir la mejor estrategia de integración de ERP
- Mantener la integración de su ERP
- Experiencia en integración de sistemas ERP
- Incluyendo Personalización
- Estandarización de datos en todas las aplicaciones
¿Cuáles son los tres enfoques para la integración de ERP?
Existen numerosos métodos de implementación de ERP, pero los tres más comunes son las integraciones punto a punto (P2P), el bus de servicios empresariales (ESB) y la plataforma de integración como servicio (iPaaS).
¿Qué es ERP vs CRM?
ERP ayuda a las empresas a ejecutar operaciones exitosas al integrar sus sistemas financieros y operativos en una base de datos centralizada, mientras que CRM ayuda a las empresas a administrar cómo los clientes interactúan con sus organizaciones. Ambos sirven como instalaciones de almacenamiento de datos cruciales.
¿Cómo se integra ERP con una organización?
La integración de ERP es el proceso de vincular su sistema ERP a otra pieza de software en su empresa. La integración permite que sus sistemas comuniquen datos e información vitales para numerosas actividades comerciales. Es un método para automatizar procesos regulares y mejorar la productividad corporativa general.
¿Cuáles son las 4 fases principales de la implementación de ERP?
Cuatro estrategias de implementación de ERP son las siguientes:
- big Bang
- Lanzamiento por fases
- Adopción paralela
- Híbrido
¿Cuáles son los 4 tipos de arquitectura ERP?
Los cuatro tipos de arquitectura ERP son los siguientes:
- La arquitectura monolítica de ERP
- La arquitectura posmoderna del sistema ERP
- Software ERP basado en la nube
- ERP en las instalaciones
¿SAP es un CRM o un ERP?
Salesforce y SAP son CRM establecidos que brindan la funcionalidad estándar de CRM, como la automatización de la fuerza de ventas, la gestión de canalizaciones y SaaS o acceso a la nube. Ayudan a los representantes de ventas y gerentes a optimizar los flujos de trabajo y rastrear clientes potenciales para optimizar las operaciones de ventas.
¿Es SAP un sistema ERP?
SAP es considerado el líder del mercado en ERP operativo basado en la nube. Descubra los beneficios del ERP en la nube para sus operaciones comerciales y por qué SAP fue nombrado líder en software ERP habilitado para la nube.
¿Salesforce es un CRM o un ERP?
Si bien Salesforce es la plataforma de administración de relaciones con los clientes (CRM) líder en el mundo, no es una solución de planificación de recursos empresariales (ERP).
Conclusión
La integración del sistema ERP debe cambiar y desarrollarse como lo hace la tecnología. Esto abarca las herramientas disponibles para la integración de ERP, así como las metodologías de implementación reales. Debido a la estrategia posmoderna de ERP, la integración de ERP está aumentando actualmente. Si ha estado con nosotros hasta ahora, habrá aprendido todo lo que hay que saber sobre la integración de ERP.
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Referencias
