A diferencia de un proyecto, que tiene un objetivo final o entregable especificado, una cartera representa un comité de planificación más estratégico para optimizar continuamente la asignación, priorización y programación de recursos en muchos proyectos. Por lo tanto, la cartera de proyectos es un término que se refiere al grupo de proyectos de una organización y al proceso mediante el cual se seleccionan y gestionan. Sobre todo, todos estos factores y más dejan claro que la gestión de cartera de proyectos es un procedimiento que puede servir a cualquier organización con una cartera de proyectos. Estén atentos para obtener información sobre cómo crear una cartera de proyectos.
General
En términos generales, las organizaciones tendrán la oportunidad de muchos más proyectos de los que la financiación puede respaldar, por lo que el proceso de selección debe elegir un subconjunto de proyectos para maximizar las metas de ganancias de la empresa y obedecer las restricciones presupuestarias. Juntos, los ejecutivos desean administrar el riesgo general de la cartera mientras se aseguran de que se satisfagan el flujo de efectivo y otros requisitos similares.
Por lo tanto, la cartera de proyectos es un término que se refiere al grupo de proyectos de una organización y al proceso mediante el cual se seleccionan y gestionan. Además, la cartera de proyectos son grupos seleccionados estratégicamente de diferentes proyectos o programas apropiados para las diferentes actividades involucradas en el proyecto para avanzar en las metas organizacionales de la corporación.
¿Qué debe incluir una cartera de proyectos?
Su cartera de proyectos debe centrarse en el trabajo del proyecto, es decir, compromisos únicos que tienen entregas específicas y fechas de inicio y terminación proyectadas. Determine quién, qué y cuándo está haciendo o estará haciendo el trabajo, cuál es el proyecto y durante qué período de tiempo se espera que fluya el trabajo.
¿Cuáles son los 2 tipos principales de carteras?
Hay dos tipos principales de evaluaciones de carpetas: carpetas de "instrucción" o de "trabajo" y carpetas de "exhibición". Además, el portafolio de exhibición se usa a menudo para compartir los mejores logros de un estudiante o evidencia de aprendizaje. Los estudiantes generalmente tienen la opción de decidir qué se publica. Además, ayudan con el automarketing, la marca en línea o la creación de una huella digital positiva.
En la educación superior, vemos comúnmente portafolios de exhibición que resaltan el CV o currículum vitae de un estudiante para adaptarse a un propósito particular, como atraer a posibles empleadores. Y, el portafolio de trabajo, el segundo tipo de portafolio que comúnmente vemos es más un registro continuo de aprendizaje. El propósito es capturar el proceso de aprendizaje. También se le llama portafolio de desarrollo, portafolio de reflexión o portafolio formativo.
Cómo crear una cartera de proyectos
Si tiene algunos proyectos con objetivos y estrategias similares, puede colocarlos en la cartera, de modo que podrá observar toda la información relacionada con varios proyectos a la vez. Echemos un vistazo a los pasos para crear una cartera de proyectos.
#1. Determinar los objetivos rectores del negocio
Antes de comenzar a pensar en la administración de carteras, deberá comprender los objetivos comerciales y las metas estratégicas de su organización. La idea es que su cartera de proyectos se alinee con la planificación estratégica de su organización, por lo que deberá verificar si sus objetivos financieros y el valor para el cliente son lo suficientemente buenos para su organización.
#2. Captar y Estudiar Solicitudes e Ideas
Las ideas de proyectos pueden provenir de cualquier lugar y en cualquier momento. Es importante tener un proceso de admisión regular para capturar estas ideas para que puedan ser rastreadas y evaluadas. Esto puede ser tan simple como una hoja de cálculo mantenida por el gerente de cartera, o podría ser una base de datos en línea donde cualquier persona en la empresa puede ingresar ideas a medida que las piensa.
#3. Elige los mejores proyectos
Una vez que se capturan las ideas, los administradores de cartera deben pasar por un proceso estándar para evaluar y seleccionar los proyectos que avanzarán. Esto requiere algo más que asegurarse de que estén alineados con los objetivos de la empresa, tales como:
- ¿Dinero involucrado?
- ¿Hora prevista?
- ¿Cuál es el retorno de este proyecto? (¿Interés?)
- ¿Están disponibles los recursos?
- ¿Cuáles son los peligros asociados con este proyecto?
Dado que las decisiones se toman en varios proyectos a la vez, esto puede volverse aún más complicado. Sin embargo, una forma común de simplificar el proceso de administración de la cartera de proyectos y eliminar cualquier disposición es crear una lista simple de criterios con los que se mide y califica cada proyecto, como el retorno de la inversión (ROI), que es un factor de clasificación común. .
#4. Validar Factibilidad de Portafolio e Iniciar Proyectos
Una vez que se ha llegado a una conclusión sobre qué proyectos seguir adelante, es importante validar la cartera en su conjunto. Esto incluye asegurarse de que la combinación de proyectos elegidos no sea demasiado grande, riesgosa, costosa o interdependiente. Además, la cartera debe estar debidamente equilibrada y alineada con los objetivos comerciales. Una vez que se valida la cartera, se pueden asignar gerentes de proyecto y comenzar los proyectos.
#5. Administrar y monitorear la cartera
Los proyectos cambian y crecen con el tiempo, y se pueden agregar nuevas ideas a la lista de proyectos potenciales. Por eso es importante gestionar continuamente tanto la ejecución de la cartera en curso como el proceso de admisión. La gestión y el seguimiento de la cartera pueden incluir lo siguiente:
- Trabajar con los gerentes de proyecto para monitorear el desempeño de los proyectos.
- Identificar y resolver conflictos entre proyectos.
- Hacer cambios en la cartera según sea necesario, incluida la suspensión de proyectos, la cancelación de proyectos y la adición de nuevos proyectos
- Asegurar que los proyectos sigan alineados con los objetivos comerciales
Software de gestión de cartera de proyectos
Está muy claro que administrar una cartera sin el software adecuado para supervisar proyectos simultáneos es una tarea abrumadora. Almacenar y analizar datos con software tradicional también puede causar inconsistencias en el proyecto y sobrecostos. Por lo tanto, el software de gestión de cartera de proyectos ofrece a las empresas la capacidad de organizar numerosos programas y proyectos en una cartera y recopilar datos críticos en todos los proyectos.
Por lo tanto, el software de gestión de cartera de proyectos está diseñado para manejar proyectos, programas o productos generales con el objetivo de mostrar el rendimiento y las demandas de recursos de los proyectos actuales, así como los proyectos que se ofertan, venden o comenzarán en una fecha futura.
Ejemplo del mejor software de gestión de cartera de proyectos
A continuación se encuentran las mejores herramientas y software de gestión de carteras de proyectos actualmente disponibles que pueden mejorar su forma de trabajar.
#1. lunes.com
monday.com es un software de gestión de proyectos y trabajo galardonado que ayuda a los equipos de todos los tamaños a planificar, priorizar, gestionar y ejecutar su trabajo de forma más eficaz. El software ofrece soluciones para una amplia gama de casos de uso, como marketing, ventas, operaciones, TI, recursos humanos y más.
#2. Proyecto Kissflow
Kissflow Project es un nombre creciente en el mundo de la gestión de carteras de proyectos por su diseño elegante y su interfaz involuntaria. Con un espacio de trabajo simple pero altamente eficiente, Kissflow Project permite a los usuarios integrar ampliamente los procesos a través de múltiples canales y automatizar la recopilación de datos en una sola plataforma.
# 3. Hoja inteligente
Smartsheet es un software de gestión y colaboración de proyectos en línea. Incluye alertas automatizadas, actualización instantánea y uso compartido entre los miembros del equipo, administración de recursos, tareas anidadas organizadas en una jerarquía, una vista de diagrama de Gantt, informes exportables y automatizados e integración.
#4. oráculo primavera
Primavera de Oracle es una suite de software diseñada para la construcción y otras industrias con uso intensivo de activos. Contiene una variedad de componentes de planificación, gestión y ejecución de proyectos para que los compradores seleccionen.
#5. Microenfoque
Este es un software híbrido basado en la nube que integra datos con flujos de trabajo para alinear la estrategia comercial con las inversiones corporativas. Su módulo de gestión de cartera permite a los usuarios reflexionar sobre diferentes escenarios hipotéticos y crear una combinación ideal de propuestas y proyectos.
Factores a considerar al elegir un software de gestión de cartera de proyectos
Hay varias áreas básicas que debe considerar al elegir una solución de software de gestión de cartera.
# 1. Costo
Así como toda empresa necesita encontrar algo que se ajuste a su presupuesto general. Al considerar el costo, observe los costos mensuales, así como los costos de terceros (como integraciones con otro software) que pueden ser necesarios para tener un sistema eficiente. Dicho esto, también querrá asegurarse de que está invirtiendo en un sistema que pueda mantenerse al día con sus flujos de trabajo diarios.
#2. Eficiencia
Elija un sistema que ayude a mantener a su gente eficiente en la gestión de tareas. La capacidad de crear tareas y rastrearlas a través de una línea de tiempo del proyecto lo ayuda a dar sentido a proyectos complicados con muchas partes móviles. Tener las características de gestión correctas es crucial en un servicio de este tipo.
#3. Flexibilidad
Las cosas cambian rápidamente en muchas operaciones de la empresa. El software de administración de su cartera de proyectos debería brindarle muchas opciones para personalizar los flujos de trabajo, las tareas y otras opciones. De esta manera, tiene una solución que se transforma en lo que su empresa necesita para organizar proyectos en lugar de algo en lo que necesita cambiar los sistemas para adaptarse.
#4. Integraciones de software
Esto puede llenar muchos vacíos en su sistema cuando se trata de flexibilidad. Muchos proveedores líderes ofrecen la capacidad de conectar datos con otros tipos de aplicaciones empresariales, desde sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) hasta sistemas de almacenamiento en la nube y más. Estas integraciones pueden automatizar una gran cantidad de trabajo tedioso de su parte al conectar automáticamente la información de estas otras plataformas y traer esos datos a su solución de gestión de proyectos.
#5. Transparencia para todas las partes interesadas
Las partes deberían poder ver la lista completa de proyectos, dónde se encuentra cada uno y revisar cuáles tienen prioridad en la lista. Dicho esto, tener un conjunto sólido de opciones de permisos puede ayudarlo a mantener la seguridad del proyecto. Si bien algunos trabajadores de su equipo pueden necesitar acceso de edición completo a los elementos de la tarea, podría haber escenarios en los que esté tratando con información confidencial y desee bloquear partes no relacionadas del proyecto. También debería poder alternar el acceso de vista y edición para los usuarios según su participación en el proyecto.
Gestión de Proyectos
La gestión de la cartera de proyectos es una técnica formal utilizada por las organizaciones para identificar, priorizar, coordinar y monitorear proyectos que se alinean con su estrategia y objetivos. Este enfoque examina la relación riesgo-recompensa de cada proyecto, los fondos disponibles, la probabilidad de duración de un proyecto y los resultados esperados.
Al organizar y hacer converger todos los datos sobre los proyectos actuales y propuestos, los administradores de carteras de proyectos brindan pronósticos y análisis comerciales para las empresas que buscan invertir en nuevos proyectos. En esencia, con la gestión de la cartera de proyectos, obtiene visibilidad de los proyectos e iniciativas para conectar las tareas diarias de su equipo con la estrategia organizativa de su empresa.
Por lo tanto, la gestión de la cartera de proyectos tiene como objetivo reducir las ineficiencias que se producen al emprender un proyecto y eliminar los riesgos potenciales, que pueden ocurrir debido a la falta de información o sistemas disponibles. Ayuda a la organización a alinear su trabajo de proyecto para cumplir con los proyectos mientras utiliza sus recursos al máximo. Además, todos los gerentes de proyectos de la organización deben tener conocimiento de la gestión de la cartera de proyectos de la organización para contribuir a las metas de la organización al ejecutar los proyectos respectivos.
Beneficios de la gestión de la cartera de proyectos
Al aprovechar los beneficios de la gestión de carteras de proyectos, las empresas pueden planificar todas las partes de su proyecto para obtener los mejores resultados. Si bien eso puede parecer fácil, se requiere un esfuerzo, tiempo y recursos significativos para crear con éxito una estrategia de gestión de cartera de proyectos que funcione. A continuación se muestran los beneficios
#1. Alinea los objetivos del proyecto con la estrategia comercial
La misión última de cualquier empresa es cumplir objetivos tanto a corto como a largo plazo, y cada proyecto que emprende acerca a la empresa a sus objetivos. Los gerentes de proyecto deben asegurarse de que todos los proyectos se alineen con la estrategia y los objetivos de la empresa. Por lo tanto, cuando los proyectos no se alinean con los objetivos de la empresa, esto puede resultar en un desperdicio de recursos y esfuerzos de mano de obra, junto con la perspectiva dañina de una sobrecarga de proyectos.
#2. Datos precisos de rendimiento del proyecto
Project Portfolio Management se identifica por sus capacidades de seguimiento y control, lo que permite a los directores de proyectos conectar datos de cartera de alto nivel con indicadores de proyecto, a nivel básico. Esto ayuda a determinar si la cartera está funcionando como se esperaba. Al establecer pautas de desempeño y niveles de tolerancia, se vuelve más fácil identificar tendencias potenciales que pueden afectar negativamente la cartera.
#3. Facilita la toma de decisiones
Las partes interesadas pueden tener dificultades para manejar las disputas que pueden surgir con diferentes equipos de proyectos que se enfocan en sus prioridades y compiten por recursos limitados. Al emplear un enfoque estandarizado para la toma de decisiones, evalúan subjetivamente la demanda de los equipos de proyectos de la competencia. Además, los equipos de gestión toman decisiones importantes constantemente y necesitan acertar en la mayor parte de ellas en el primer intento.
#4. Ayuda a priorizar proyectos
Los buenos gerentes de cartera de proyectos enfocan sus recursos limitados en sus proyectos más valiosos. Cuando surgen solicitudes de clientes, requisitos normativos o demandas estratégicas, los equipos utilizan la gestión de carteras de proyectos para trabajar en proyectos viables que ayuden a alcanzar los objetivos de la organización.
#5. Incorpora la gobernanza y la supervisión en la gestión de proyectos
La gestión de la cartera de proyectos construye un modelo de gobierno natural para todos los proyectos de una organización. Si bien la gestión de proyectos analiza un solo proyecto, proporciona una visión general holística de todos los proyectos. Los gerentes de proyecto pueden crear un plan de contingencia, emplear técnicas basadas en datos y llevar a la empresa por el camino correcto.
¿Qué tipos de industrias y empresas se benefician de las carteras de proyectos?
Según una investigación de PM Solutions, el 71% de las empresas cuentan con un sistema de gestión de cartera de proyectos. Su crecimiento es evidente en el creciente número de empresas que adoptan soluciones de gestión de carteras de proyectos. La gestión de la cartera de proyectos no está orientada a ninguna industria específica si su empresa maneja múltiples proyectos, su equipo se beneficiará de ello. como:
- IT
- Marketing
- Construcción
- Servicios financieros
- equipo de gestión de proyectos
Gerente de Portafolio de Proyectos
El administrador de la cartera de proyectos es la persona que agrupa y organiza todos sus proyectos, encuentra similitudes y conflictos, entrelaza los recursos y encuentra cronogramas adecuados para lanzamientos y fechas límite. Además, el administrador de la cartera de proyectos desarrolla, establece y mantiene los estándares y procedimientos para administrar todos los proyectos y recopila comentarios para garantizar que cada resultado del proyecto cumpla con las expectativas de los clientes y las partes interesadas con respecto a los plazos, los costos y el rendimiento.
Además, su trabajo se realiza trabajando con diversas herramientas de gestión de cartera, algoritmos financieros, criterios, estándares y modelos para ayudar al administrador de cartera de proyectos a alinear los proyectos con los objetivos estratégicos de la organización. A continuación se detallan las habilidades y los requisitos necesarios para el gerente de cartera de proyectos,
Habilidades y requisitos:
- Determinación
- Habilidad analítica
- espíritu competitivo
- Inteligencia Emocional
- Comunicación
- Creatividad y agilidad
- Habilidades directivas
- Conocimiento de productos y procedimientos relevantes.
- Años de experiencia en gestión de proyectos.
- Maestría aplicada en administración.
- título o certificación
¿Cuál es el papel del administrador de la cartera de proyectos?
El gerente de cartera de proyectos evalúa todos los proyectos y programas desde una perspectiva estratégica. Tienen la autoridad para priorizar proyectos en función de su importancia para la organización y asignar los recursos en consecuencia. El rol incluye las siguientes responsabilidades
- Crear una cartera de proyectos y programas;
- Alinear la canalización con los objetivos empresariales;
- Gestionar los riesgos, el progreso y los problemas de la cartera de proyectos;
- Supervisar e informar continuamente sobre la cartera;
- Comunicar a los líderes empresariales el ROI esperado para los proyectos y programas planificados.
- Aplicación efectiva de la gobernanza del proyecto y participación activa de las partes interesadas en todos los niveles
- Gestión proactiva de problemas y riesgos
- Definición de los planes del proyecto, incluida la identificación de las actividades clave del proyecto, los requisitos de recursos comerciales y del proyecto, y la ruta crítica
- Seguimiento proactivo del cronograma del proyecto a los objetivos acordados
- Dirigir el proyecto asegurando que se gestione el alcance del proyecto, se cumplan los objetivos del proyecto y se aplique un nivel de detalle adecuado
- Impulsar la ejecución de proyectos internos.
Reflexiones finales
Ahí tienes. Debe saber que a medida que una empresa crece y asume más proyectos, la gestión de la cartera se vuelve cada vez más crítica. La gestión de la cartera de proyectos proporciona una visión general de todos los proyectos potenciales y en curso. Lo que permite a los ejecutivos y gerentes tomar decisiones más informadas sobre su negocio. En esencia, la gestión de la cartera de proyectos ha ayudado a los gerentes a gestionar eficazmente el tiempo, las habilidades, los recursos y los presupuestos. Además, facilitó mucho la realización de muchas tareas, especialmente en situaciones en las que los gerentes tienen que realizar múltiples tareas.
Referencias
- SOFTWARE DE GESTIÓN DE CARTERA: El mejor software de inversión en 2023
- CÓMO CREAR UNA CARTERA: Pasos rápidos y sencillos para crear una cartera en 30 minutos o menos
- GESTIÓN DE CARTERA: definición y todo lo que necesita saber
- CÓMO INGRESAR A LA GESTIÓN DE PROYECTOS: definición, guía y requisitos
- Sistemas de gestión de carteras: definición y guía de los procesos
- GESTIÓN DE LA CARTERA DE PROYECTOS: significado, software superior, procesos y beneficios
