Como propietario de una empresa, debe estar familiarizado con la documentación y los procedimientos cruciales que lo conectan con sus clientes y proveedores. Las facturas pueden servir para una variedad de propósitos para las actividades internas y externas de su empresa. Continúe leyendo para descubrir más sobre cómo funciona una factura para empresas.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento comercial que tiene un sello de tiempo, detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se adquirieron a crédito, la factura normalmente describe los términos de la transacción y ofrece información sobre los distintos métodos de pago disponibles.
Ejemplos de facturas incluyen un recibo en papel, una factura de venta, una nota de débito, una factura de venta o un registro electrónico en línea.
Los componentes básicos de una factura
En el anverso de la factura, una factura debe declarar que es una factura. Por lo general, tiene una identidad única conocida como número de factura, que resulta útil como referencia tanto interna como externa. En la mayoría de los casos, una factura incluye información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de un problema de facturación.
#1. Términos
Una factura incluye condiciones de pago, así como información sobre descuentos, detalles de pago anticipado o costos financieros aplicados por pagos atrasados. También muestra el costo unitario de un artículo, el número total de unidades compradas, flete, manipulación, envío y cargos por impuestos asociados, así como el monto total adeudado.
#2. Impresión y sincronización
Las empresas pueden optar por enviar un estado de cuenta mensual de fin de mes como factura de todas las transacciones pendientes. En este escenario, el extracto debe declarar que no se enviarán más facturas. Históricamente, las facturas se documentaban en papel y se hacían numerosas copias para que tanto el comprador como el vendedor tuvieran un registro de la transacción.
Las facturas generadas por computadora son ahora extremadamente frecuentes. Pueden imprimirse a pedido o distribuirse a cada parte por correo electrónico. Los registros electrónicos también facilitan la búsqueda y clasificación de transacciones por número, fecha, productos o cliente.
#3. pro forma
Una factura pro forma es un borrador de factura de venta que se proporciona a los compradores antes del envío o entrega de los bienes. En la mayoría de los casos, la factura describirá los artículos adquiridos, así como otra información crucial, como el peso del envío y las tarifas de transporte. Las facturas pro forma se utilizan con frecuencia en transacciones internacionales, particularmente con fines aduaneros en las importaciones.
#4. Fecha de facturación
La fecha de la factura es la hora y fecha en que se facturaron los artículos y se documentó legalmente la transacción. Como resultado, la fecha de la factura contiene información de pago crítica porque determina la duración del crédito y la fecha de vencimiento de la factura. Esto es especialmente importante para las empresas que ofrecen crédito, como net 30, que indica que el pago se requiere en 30 días.
De manera similar, las organizaciones que permiten a los clientes devolver cosas generalmente tienen una fecha límite basada en una cantidad específica de días a partir de la fecha de compra, como se indica en la factura.
#5. Factura electrónica
A las personas y a las empresas les ha resultado más fácil confiar en la facturación electrónica como alternativa al papel desde los albores de la era informática. La facturación electrónica, a menudo conocida como facturación electrónica, es un tipo de facturación electrónica que genera, guarda y monitorea documentos relacionados con transacciones entre las partes. Garantizando así que se cumplan los requisitos de sus acuerdos.
Facturas y recibos, órdenes de compra, notas de débito y crédito, condiciones e instrucciones de pago y comprobantes de pago son ejemplos de documentos electrónicos. Las facturas digitales suelen enviarse por correo electrónico, un sitio web o una aplicación. Entre los beneficios se encuentran los siguientes:
- Persistencia y resiliencia al daño físico.
- Buscar y ordenar ciertos nombres, palabras clave o fechas se simplifica.
- mayor capacidad de auditoría
- La capacidad de imprimir o reproducir bajo demanda.
- Capacidades de recopilación de datos e inteligencia empresarial.
- Reducción del consumo de papel.
La facturación electrónica abarca una variedad de tecnologías y opciones de entrada y se utiliza como palabra general para describir cualquier medio de presentar electrónicamente una factura a un cliente para su pago. Para fomentar la aceptación y la eficiencia, se han establecido en todo el mundo varios estándares de facturación electrónica, como EDIFACT y UBL.
¿Qué es el factoraje de facturas?
El factoraje de facturación implica que una empresa vende cualquier cantidad de facturas pendientes a un factor por menos del monto adeudado. A cambio, la mayor parte del monto de la factura (hasta el 90%) se recibe en unos pocos días hábiles, en lugar de tener que esperar el plazo de 30, 60 o 90 días mencionado en la factura. En la mayoría de los acuerdos de factoring, el factor se hace cargo del cobro de la factura.
Cuando la empresa de factoring recibe el pago total de la factura, paga el saldo adeudado al vendedor y conserva un porcentaje del monto total de la factura como ingreso.
¿Cuál es el proceso de factoraje de facturas?
Una transacción comercial normal implica que una corporación realice una venta, cree una factura y la envíe al cliente. El comprador paga la compra y la empresa recibe su dinero treinta, sesenta o noventa días después de la entrega del bien o servicio, según se especifica en la factura.
Pero ¿qué pasa si la corporación se encuentra en una situación en la que no puede esperar por diversas razones? La empresa puede vender la factura a un tercero que compra facturas pendientes con descuento mediante factoraje de facturas. El factor negocia la cantidad que está dispuesto a pagar y acuerda acuerdos de pago. Con frecuencia, una parte del pago se realiza por adelantado y el resto se paga una vez que se cobra el factor.
Tenga en cuenta que no todas las facturas son adecuadas para el factoring. La mayoría de los factores no comprarán facturas que ya estén vencidas. Además, muchos no comprarán facturas con plazos de pago que superen los 90 días.
¿Cuál es la importancia del factoraje?
El factoring alivia los problemas de flujo de caja durante un período de calma, particularmente para empresas con recursos limitados y consumidores que pagan lentamente. Casi todos los propietarios de pequeñas empresas han experimentado la ansiedad de no saber si podrán pagar la nómina o cubrir otra obligación comercial clave. La escasez de efectivo también puede impedir que una empresa pague a sus propios proveedores a tiempo o aproveche una oportunidad, como asociarse con una nueva tienda grande a tiempo para las fiestas o crecer en todo el mundo. Las empresas que tienen problemas de liquidez no tienen más remedio que tomar decisiones a corto plazo que pueden cortar o limitar el potencial a largo plazo.
Las ventajas del factoraje de facturas
Una empresa puede buscar el factoraje de facturas por varias razones. Aquí están cinco de los más cruciales:
#1. El efectivo se recibe rápidamente.
Las empresas que operan con factores de terceros generalmente reciben una cantidad significativa del valor de la factura en unos pocos días hábiles, a veces en 24 horas. Ese flujo de caja constante puede brindar a las empresas más pequeñas, en particular, tranquilidad sobre su capacidad para manejar las necesidades a corto plazo.
#2. Eliminación de una posible distracción.
Los clientes que pagan lentamente (y, por supuesto, aquellos con facturas vencidas) pueden ser una carga importante, especialmente para las pequeñas empresas. Si el propietario debe hacer seguimiento a una factura atrasada, ese tiempo podría dedicarlo a otros clientes o a actividades de mayor valor. Si un departamento de cuentas por cobrar se encarga de los cobros, el tiempo dedicado a buscar un pago atrasado puede tener una influencia negativa en la moral.
#3. Las aprobaciones se conceden más rápidamente que en el caso de los préstamos bancarios.
Los préstamos bancarios o las líneas de crédito son absolutamente una posibilidad para obtener efectivo. Sin embargo, pueden tardar mucho en obtenerse. Y, en el caso de muchas empresas pequeñas, pueden tener límites que limiten el potencial de crecimiento de la empresa. El procedimiento de aprobación del factoring de facturas es sustancialmente más rápido. Y debido a la naturaleza del contrato, los factores suelen proporcionar más efectivo que los bancos.
#4. El historial crediticio personal de un fundador se analiza menos.
Los préstamos bancarios suelen basarse en parte en la puntuación crediticia del fundador. Esto puede resultar difícil para muchos propietarios de pequeñas empresas, especialmente si la financiación de la empresa ha requerido un uso extensivo de tarjetas de crédito. Afortunadamente, un factor de factura está más relacionado con la solvencia del consumidor que ha realizado un pedido que con la empresa cuyas facturas está comprando.
#5. Ayudar a las empresas a tratar con nuevos consumidores y cuentas clave.
Algunos clientes muy grandes y, por lo demás, confiables tienen calendarios de pago demasiado largos para empresas pequeñas. La cuestión del retraso en los pagos puede impedir su capacidad para cumplir con un pedido importante que podría cambiar sus vidas, como uno del gobierno o una empresa Fortune 500. El factoraje de facturas podría ayudarlos a completar estos nuevos pedidos.
Los contras del factoraje de facturas
El factoring tiene varias desventajas que una empresa debe considerar antes de vender una factura a un tercero. Las siguientes son algunas desventajas:
#1. Requiere una importante inversión de tiempo.
Las empresas de factoraje ocasionalmente ofrecen factoraje “spot” o selectivo, lo que significa que ofrecen sus servicios por una sola factura. Sin embargo, la mayoría de los proveedores de factoring sólo interactúan con organizaciones que están dispuestas a entregar la mayoría o la totalidad de sus facturas. A veces se establece un mínimo contractual y se cobra una tarifa si las facturas no cumplen con ese mínimo.
#2. Puede resultar costoso.
Los costos de un factor, como los préstamos bancarios, están determinados parcialmente por el riesgo percibido; sin embargo, con el factoring, la evaluación crediticia corresponde a los clientes de una empresa, no a la empresa en sí. Incluso en circunstancias en las que el peligro de impago es insignificante, los costos de un factor suelen ser varios puntos porcentuales más que la tasa de interés de un préstamo bancario.
#3. El riesgo de pago no se desplaza.
Trabajar con un factor significa recibir efectivo antes, pero no brinda a una corporación protección contra un consumidor que no paga. Si no se paga una factura, a menos que esté vigente un acuerdo “sin recurso”, la empresa vendedora normalmente debe devolver el efectivo adelantado por el factor. Sin embargo, incluir esta cláusula eleva el coste del acuerdo.
#4. Ciertas interacciones e impresiones de los clientes están sujetas a menos control.
En la mayoría de los acuerdos de factoring, el factor es responsable de garantizar el pago de la factura. Esto es parte del valor del factoring: un trabajo menos en el que pensar para una empresa que vende una factura. Sin embargo, también implica que la corporación pierde control sobre cómo se manejan las demandas de cobro. Un factor demasiado agresivo, centrado en sus propias necesidades a corto plazo, puede tener un impacto negativo en la percepción que tiene el cliente de la empresa a la que compró. La presencia de un factor también puede llevar a los clientes a creer que la empresa carece de los recursos necesarios para realizar negocios.
Estos inconvenientes son manejables. Una empresa, por ejemplo, puede optar por el factoring secreto, en el que el factor se presenta como parte del departamento financiero de la empresa. Alternativamente, puede optar por manejar sus propias actividades de cobro de facturas, incluso después de que la propiedad de la factura se haya transferido a un factor. Esto se conoce como factoraje "CHOCC", que significa "el cliente maneja su propio control crediticio". Sin embargo, estas metodologías conllevan su propio conjunto de peligros.
¿Qué es el financiamiento de facturas?
La financiación de facturas es una forma de contabilidad que permite a las empresas pedir prestado contra sus cuentas por cobrar para ganar dinero en efectivo rápidamente. Una corporación utiliza el financiamiento de facturas para obtener un préstamo de una compañía financiera utilizando una factura o facturas como garantía.
Financiación de facturas versus factoraje de facturas: tanto el financiamiento de facturas como el factoraje de facturas son métodos para generar efectivo a partir de facturas morosas. El financiamiento de facturas es similar a un préstamo garantizado estándar en el sentido de que tiene condiciones de pago específicas y cargos por intereses acumulados sobre los saldos pendientes, pero el préstamo está garantizado por una o más facturas. El efectivo recibido por la empresa por el factoraje de facturas no se presenta en forma de préstamo. Más bien, una empresa de factoring, a menudo conocida como factor, “compra” la factura y es responsable de su cobro.
¿Cuál es el proceso de financiación de facturas?
En un acuerdo de financiación de facturas participan tres partes: la empresa que emite la factura, el cliente que la recibe y el proveedor de servicios financieros. Para aprovechar al máximo este tipo de financiación de cuentas por cobrar, una empresa debe negociar las condiciones con la empresa financiera y esperar que su cliente pague antes de la fecha de vencimiento de la factura, o antes.
¿Cuál es la estructura del financiamiento de facturas?
Los acuerdos de financiación de facturas son similares a los préstamos a corto plazo en algunos aspectos. En su forma más básica, la financiación de facturas se basaría en una única factura, a menudo conocida como cuenta por cobrar. Una empresa financiera que actúa como prestamista adelanta efectivo a la empresa propietaria de la factura utilizando esa factura como garantía. Cuando la empresa recibe el pago, devuelve el importe inicial del préstamo a la empresa financiera, junto con los intereses calculados en función del tiempo que el préstamo ha estado pendiente.
Los pros y los contras de la financiación de facturas
La financiación de facturas puede ser extremadamente beneficiosa para las empresas, ya que les permite continuar funcionando durante períodos de flujo de caja limitado y buscar posibilidades que potencialmente les cambien la vida. Sin embargo, tiene ciertas desventajas. Antes de elegir la financiación de facturas, los equipos de gestión deben comprender ambas partes.
Para Agencias y Operadores
La financiación de facturas ofrece tres ventajas principales, que son especialmente beneficiosas para las nuevas empresas que pueden enfrentar obstáculos debido a su etapa temprana de desarrollo y recursos limitados.
#1. dinero rapido
No es raro que empresas de determinadas industrias alcancen altos niveles de ventas y beneficios mientras luchan con el flujo de caja. La financiación de facturas permite a las empresas B2B recibir anticipos en efectivo sobre los ingresos recibidos pero aún no cobrados, frecuentemente dentro de las 24 horas. En estos casos, la financiación de facturas puede aliviar las preocupaciones del propietario sobre el flujo de caja y permitir que los equipos de gestión lleven a cabo iniciativas cruciales que de otro modo tendrían que abandonar.
#2. Muy útil en caso de emergencia.
Los desastres naturales que causan daños al inventario, una interrupción que involucra a un proveedor importante o la quiebra de un cliente clave: eventos como estos pueden poner rápidamente a las empresas en modo de supervivencia. Si una empresa se enfrenta a uno de estos peligros existenciales y no tiene mucho dinero en el banco, la rápida liquidez que ofrece la financiación de facturas puede salvarle la vida.
#3. Procesos de aprobación que son relativamente ligeros
Muchas empresas pequeñas y en desarrollo carecen de los puntajes crediticios necesarios para adquirir préstamos bancarios y líneas de crédito. Esto es menos importante para las organizaciones que ofrecen financiación de facturas porque están más preocupadas por las calificaciones crediticias de los clientes de la empresa que por el negocio en sí. Una empresa que busca un adelanto de efectivo en sus facturas a menudo encontrará menos papeleo y menos consultas.
Desventajas
Además de estos beneficios, las empresas deben reconocer las tres desventajas principales del financiamiento de facturas:
#1. Precio alto
La financiación de facturas es un método relativamente costoso para obtener capital. Las tarifas de procesamiento y las tasas de interés semanales, o factores, pueden generar tasas de porcentaje anual (APR) que son varias veces más altas de lo que una empresa normalmente pagaría por un préstamo bancario.
#2. La imprevisibilidad del coste final
No se trata sólo de que la financiación de facturas sea más cara que muchos otros tipos de financiación. Un problema relacionado es que cuando una empresa celebra un acuerdo de financiación de facturas, normalmente no tiene idea de cuál será el coste final. El coste final suele estar determinado por la rapidez con la que el cliente paga la factura. Un retraso en el pago mayor de lo esperado puede acabar con cualquier beneficio de una venta.
#3. La aplicabilidad es limitada
No todas las empresas pueden beneficiarse de la financiación de facturas. Una empresa debe estar en el sector B2B para que su uso tenga sentido. También debe tener clientes con excelentes calificaciones crediticias y un historial de pago puntual.
¿Para qué se utiliza una factura?
Una factura es un documento enviado por un vendedor a un comprador para solicitar el pago de bienes o servicios prestados. Realiza un seguimiento de los detalles del producto o servicio, los costos unitarios, el monto total adeudado y los términos y condiciones acordados tanto por el vendedor como por el comprador.
¿Es una factura un recibo?
Debido a que las facturas y los recibos se emiten en diferentes etapas del proceso de ventas, cumplen funciones diferentes. Las facturas se emiten antes de que el cliente envíe el pago, mientras que los recibos se emiten después de recibir el pago. La factura sirve como solicitud de pago y el recibo sirve como comprobante de pago.
¿Una factura significa que has pagado?
¿La factura es prueba de que le han pagado? Una factura no implica que a una empresa se le haya pagado por los bienes o servicios que ha proporcionado a sus clientes. Una factura informa al cliente que debe pagar por el producto o servicio que ha recibido.
¿Quién paga una factura?
La factura la paga el cliente.
En conclusión
Una factura es una hoja de papel que se utiliza para notificar a un cliente que vence el pago. También sirve como registro para que la empresa emisora realice un seguimiento de sus cuentas por cobrar. Debido a limitaciones tecnológicas, hasta ahora las facturas solo se emitían en papel. Las facturas electrónicas han ganado popularidad recientemente porque ahorran tiempo y dinero y pueden generarse y enviarse automáticamente.
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Referencias
