En el mundo de los negocios y más allá, el correo electrónico es un método común de comunicación escrita. Varias empresas lo han adoptado como un medio para comunicarse con las personas dentro de su mercado objetivo. Si bien es una herramienta estratégica utilizada para ponerse en contacto con prospectos y clientes, debe ser amigable, clara y concisa. Ese es el sello distintivo de un correo electrónico profesional. Puede tomar tiempo dominar el arte de escribir un correo electrónico profesional que satisfaga todos estos estándares. Este artículo repasará la importancia de saber cómo escribir un correo electrónico profesional, los pasos necesarios para hacerlo, algunos correos electrónicos de muestra, firmas de correo y algunas respuestas a las preguntas frecuentes sobre el uso del correo electrónico con fines comerciales.
¿Qué es una dirección de correo electrónico profesional?
Todos tenemos nuestras cuentas de correo electrónico y realizamos todos nuestros negocios a través del correo electrónico porque Internet y la nube lo han hecho necesario. Nuestras direcciones de correo electrónico también se han convertido en los centros alrededor de los cuales giran nuestros otros perfiles y cuentas en línea (tanto personales como profesionales). Por lo tanto, debemos tener cuentas de correo electrónico separadas o, al menos, direcciones de correo electrónico para la correspondencia privada y comercial. Nuestra dirección de correo electrónico comercial debe utilizarse exclusivamente para correspondencia comercial y para mantener relaciones profesionales adecuadas.
Al comunicarse con clientes, proveedores y otros contactos comerciales, es mejor utilizar una dirección de correo electrónico "comercial" oficial. La profesionalidad en una dirección de correo electrónico solo se puede lograr al incluir el nombre de dominio registrado de la empresa. En el mundo de los negocios, es una práctica común utilizar una dirección de correo electrónico basada en un dominio personal para la correspondencia oficial. Para reformular, si el nombre de su empresa es parte de su dirección de correo electrónico (a través de un nombre de dominio), entonces tiene una dirección de correo electrónico profesional.
¿Cuáles son los beneficios de una dirección de correo electrónico profesional?
Los proveedores de servicios de correo electrónico populares a menudo usan dominios genéricos, por lo que cuando se registra para obtener una cuenta, puede darle a su dirección de correo electrónico un nombre pegadizo o una abreviatura. Sin embargo, ni usted ni sus empleados deben usar una dirección de correo electrónico personal para la correspondencia comercial oficial. Además de tener una dirección de correo electrónico relacionada con el negocio, usar la etiqueta de correo electrónico adecuada puede ayudarlo a parecer más profesional y atraer más atención a su empresa o producto.
Asegúrate de que tu dirección de correo electrónico sea profesional y esté basada en tu dominio. Las ventajas de utilizar una dirección de correo electrónico relacionada con la empresa son las siguientes:
- Branding
- Desarrolla la confianza
- Autenticidad
- Fiabilidad
- Simplicidad de recuerdo
- entrega y posición mejoradas
Cómo escribir un correo electrónico profesional
Si bien es fácil escribir y enviar correos electrónicos aleatorios a las personas, no podemos decir lo mismo de ningún correo electrónico profesional. Debe seguir ciertas reglas o pautas que expresen simpatía, claridad y profesionalismo en conjunto. Si desea que sus correos electrónicos en inglés suenen pulidos y profesionales, debe escribir con los siguientes pasos;
#1. Comience con un saludo
Utilice siempre un saludo como "Querida Lillian" al iniciar un correo electrónico. Usa el apellido del lector (como en “Querida Sra. Price”) si tu relación con él es más formal. Puedes simplemente decir "Hola, Kelly", si tu relación con ella es más informal. Puede enviar una carta "A quien corresponda" o "Estimado señor/señora" si no sabe el nombre del destinatario.
#2. Gracias al destinatario
Las respuestas a las consultas de los clientes siempre deben comenzar con un agradecimiento. Por ejemplo, "Gracias por contactar a ABC Business" se puede usar en respuesta a una pregunta sobre su negocio. Cada vez que reciba una respuesta por correo electrónico, asegúrese de decir algo como "Gracias por su pronta respuesta" o "Gracias por comunicarse conmigo". Decir gracias a un lector no solo es cortés, sino que tranquiliza al lector.
#3. Indique su propósito
Si usted es quien inicia el intercambio de correo electrónico, una nota de agradecimiento podría estar fuera de discusión. El enfoque correcto es comenzar explicando por qué estás escribiendo. Palabras y frases como “Le escribo para preguntar sobre…” o “Le escribo sobre…” son ejemplos.
Explique por qué está escribiendo el correo electrónico de inmediato y luego vaya al meollo del mensaje. Mantenga sus oraciones breves y simples para que los destinatarios del correo electrónico puedan hojearlas rápidamente y obtener la información que necesitan. Para mantener un perfil profesional para usted y su empresa, debe prestar mucha atención a detalles como el idioma, la ortografía y la puntuación.
#4. Agregue sus comentarios de cierre
Es cortés agregar algunas notas de cierre y un agradecimiento final a un correo electrónico antes de enviarlo. Agradezco su tiempo y esfuerzo, y por favor póngase en contacto si tiene alguna pregunta o problema.
#5. Terminar con un cierre
El paso final es firmar con un final adecuado y su nombre. Las expresiones "saludos cordiales", "sinceramente" y "gracias" tienen un tono profesional. No cierre la sesión con frases como "Mis mejores deseos" o "Saludos" a menos que sea bastante cercano al lector. Y antes de presionar "enviar", eche un último vistazo a su correo electrónico para asegurarse de que esté impecable.
Firma de correo electrónico profesional
Las firmas de correo electrónico son tarjetas de presentación digitales y solo deben ser utilizadas por profesionales. Por lo general, se incluyen su nombre completo, la información de la empresa y la información de contacto.
Además de texto y enlaces, los vendedores y empresarios que envían correos electrónicos pueden incluir fotografías, logotipos y componentes interactivos.
Qué debe incluir una firma de correo electrónico profesional
El conocimiento que obtenga de esta sección le permitirá crear una firma de correo electrónico profesional que sorprenderá a sus colegas y se destacará entre la multitud.
Hay 5 partes principales en una firma de correo electrónico profesional (y algunos extras). El resto del ensayo se centrará en enseñarle cómo implementar correctamente cada sección.
#1. Cómo presentar sus datos personales y comerciales
En una época en la que los botones y los banners son comunes, puede ser tentador incluir todos los detalles de su vida profesional en la firma de su correo electrónico. Sin embargo, la brevedad es una virtud cuando se busca impacto. Debido al pequeño espacio disponible para las firmas de correo electrónico, todo lo adicional es solo ruido adicional.
#2. Cómo presentar su información de contacto
Incluir información de contacto facilitará la comunicación con las partes interesadas. Cuantas más formas haya de contactarlo, menos obvia se vuelve la mejor. Como resultado, las personas están menos dispuestas a seguir adelante.
#3. Cree una firma de correo electrónico profesional con una imagen y un logotipo personales
A medida que las personas leen sus correos electrónicos, es probable que el último objeto que vean sea su bloque de firma.
Cuando alguien recibe un correo electrónico suyo, lo más probable es que recuerde su imagen y logotipo. No obstante, hay muchos más malos casos de mal uso de la imagen que excelentes. No entendemos por qué tantas personas están de acuerdo con una primera impresión de mala calidad. Agregar una firma elegante, funcional y estéticamente agradable a su correo electrónico saliente no es tan fácil como parece.
Agregar un logotipo a su firma de correo electrónico puede parecer fácil, pero si alguna vez lo ha intentado por su cuenta, sabe lo contrario. El uso de un editor de firmas de correo electrónico no es una solución permanente. Todavía requiere la instalación del código en el archivo HTML utilizado por el cliente de correo electrónico.
#4. Utilice una llamada a la acción (CTA) para convertir su firma de correo electrónico en un canal de marketing
Nuestro estudio más reciente de usuarios mostró que el marketing de firmas de correo electrónico (ESM) se usa en el 77 % de las firmas de correo electrónico comerciales y en el 67 % de las firmas de correo electrónico personales. Una forma común de hacer esto es incluir una llamada a la acción (CTA) en su firma de correo electrónico.
¿Cómo defines una “llamada a la acción”? En pocas palabras, es una llamada abierta para que los clientes potenciales acepten una oferta. En realidad, debe incorporar una llamada a la acción en su firma de correo electrónico.
5. Promocione su trabajo a una audiencia más amplia al incluir botones para compartir
Te he estado diciendo en este artículo que seas parco con la información que das. Sin embargo, cuando se trata de botones para compartir en las redes sociales, siéntase libre de hacer todo lo posible.
Debido a que los íconos de las redes sociales son tan pequeños y compactos, puede ir con todo y utilizarlos todos, y parecerán más agradables y completos (a diferencia de antes, esta vez "más es más").
Si son importantes para su carrera, debe incluir enlaces activos a sitios de redes sociales en su firma de correo electrónico.
No debe agregar perfiles de redes sociales que sean antiguos, inactivos o que no ayuden a su causa de ninguna otra manera.
Cómo finalizar un correo electrónico profesional
La forma en que finaliza un correo electrónico profesional es tan importante como la forma en que comienza. Sí, has oído bien. Debe finalizar su correo electrónico de una manera profesional pero amistosa. Según el contexto, es posible que desee agregar más información o información diferente a su firma de correo electrónico. Pero, cuanto menos conozca al destinatario, más información debe proporcionar en su correo electrónico. De todos modos, los componentes estándar de una firma de correo electrónico comercial son los siguientes:
#1. Línea de cierre
Al leer un correo electrónico, puede ser inquietante pasar directamente del tema principal al cierre. Esto es especialmente cierto si el correo electrónico es largo. Una frase final de agradecimiento o buenos deseos puede ayudar a suavizar este cambio. Según Girson, la última línea de un correo electrónico generalmente se lee incluso si el lector solo lo hojea, así que aproveche esta oportunidad para incluir un llamado a la acción o recordarle al lector lo que necesita de ellos.
#2. Cierre (o cierre de sesión)
Lo que pones aquí precede a tu nombre y aparece en negrita. Considere usar expresiones como "Sinceramente", "Mejor", "Gracias" o "¡Que tenga un fin de semana fantástico!" Debe usar un cierre formal para su correo electrónico a menos que esté cerca del receptor o ya haya intercambiado muchos correos electrónicos con él en un corto período de tiempo.
#3. Nombre
Es una buena práctica usar su nombre completo (nombre y apellido o lo que sea que use comúnmente) o su nombre seguido de una firma de correo electrónico predeterminada que incluya su nombre completo si este es el primer correo electrónico que envía a alguien. El nombre de pila de una persona suele ser suficiente cuando se habla con alguien a quien ya se conoce.
#4. Pronombres
Esto depende completamente de ti y de tu nivel de comodidad, especialmente si tienes una identidad LGBTQ. Sin embargo, los aliados deben tener en cuenta que su uso de pronombres contribuye a la normalización de la práctica y la creación de un espacio seguro para las personas trans y no binarias.
#5. Título y Compañía
Dependiendo de a quién le estés escribiendo y de qué estés hablando, cualquiera de estas podría ser una buena manera de terminar tu correo electrónico. Incluir ambos le dice al remitente lo que hace y dónde trabaja si está enviando un correo electrónico a una persona fuera de su organización. El hecho de que trabaja para una empresa en particular se asume cuando envía un correo electrónico a un compañero de trabajo (especialmente desde una dirección de correo electrónico de la empresa), por lo que puede omitirlo; sin embargo, si no ha trabajado con esta persona antes, mencionar su posición podría ser útil. La mayoría de las veces, no debe hablar sobre dónde trabaja ahora cuando está buscando un nuevo trabajo. Dado que está intentando renunciar a su puesto actual, el destinatario de su correo electrónico puede pensar que se está comunicando en el horario de trabajo aunque no sea así.
#6. Datos de contacto
Aunque el destinatario de su correo electrónico ya tiene su dirección, es posible que desee proporcionar información de contacto adicional, como un número de teléfono celular o del trabajo, en caso de que necesite comunicarse con usted. Para ser claros, solo incluya información de contacto si está dispuesto a que lo contactemos a través de ese canal.
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Referencias
