En los negocios, enfrentará una feroz competencia no solo en ventas sino también en efectividad, productividad y eficiencia. Aquí es donde entra en juego la automatización de tareas comerciales. Si no automatiza, existe una gran posibilidad de que sus competidores ya lo estén haciendo, sacándolo del negocio. Afortunadamente, la automatización ahora está ampliamente disponible para la mayoría de las industrias y funciones comerciales, incluida la industria de servicios de campo.
Las empresas de todos los tamaños pueden crear tareas automatizadas para mejorar la eficiencia, la productividad y, lo que es más importante, la rentabilidad. Sin embargo, la automatización de tareas puede salir mal si no se aborda de la manera correcta. Afortunadamente, este artículo comparte consejos sobre cómo hacer bien la automatización de tareas y crear un negocio más eficiente y rentable.
#1. Comience por diseñar sus tareas diarias
Al automatizar tareas en su negocio de servicios de campo, por ejemplo, necesita identificar y enumerar las tareas que realiza diariamente. Al crear esta lista, incluya algunos detalles de las tareas. Además, también ayudaría si indicara cuánto tiempo lleva cada tarea en promedio y la frecuencia de la tarea. La frecuencia puede ser horaria, diaria, semanal, mensual, etc. Asegúrese de que cada departamento lleve a cabo este ejercicio.
Luego, identifique las áreas donde puede entrar la automatización y las herramientas que puede necesitar para realizar las tareas de manera eficiente. Verifique qué tareas ha cubierto y cuáles no. Piensa en cuál sería una solución ideal y el resultado que deseas.
Una vez que se haya identificado cada función comercial y la tarea y se hayan presentado las soluciones ideales, celebre una reunión con su equipo y proponga sugerencias para posibles soluciones.
#2. Investigue y explore herramientas de automatización
Ahora que ha determinado las áreas y tareas que necesitan automatización, ahora puede comenzar a buscar herramientas adecuadas. Identifique lo que puede utilizar en función de sus necesidades. Herramientas especializadas como Jobber's software de plomería están diseñados específicamente para ayudar con este proceso a las empresas basadas en servicios de campo. Puede encontrar aplicaciones diseñadas para admitir todo tipo de industria, así que invierta tiempo en encontrar la adecuada. La nueva tecnología inteligente no solo puede agilizar la automatización de sus tareas de esta manera, sino que también lo ayuda con la programación, la creación y el seguimiento de presupuestos y estimaciones, y la gestión de las relaciones con los clientes, por nombrar solo algunos.
Si ya tiene otras herramientas y software, asegúrese de que las herramientas que ha elegido puedan integrarse fácilmente entre sí. Desea obtener una solución que se ajuste a su infraestructura existente y que se integre a la perfección sin inutilizar sus herramientas y software heredados. A menos que su objetivo sea revisar toda su tecnología comercial y volver a capacitar a su personal, su tecnología de automatización debe integrarse con otras aplicaciones y herramientas.
Además, no puede automatizar de manera efectiva los flujos de trabajo cuando los sistemas no se comunican entre sí. Si su tablero de cotizaciones no se vincula con el software de contabilidad, no podrá realizar un seguimiento de las cotizaciones de manera efectiva. Aunque este proceso puede llevar un tiempo, es necesario. Quiere asegurarse de que la solución que encuentre sea la más adecuada para su negocio.
#3. Establezca sus objetivos de automatización
No sería prudente gastar dinero en herramientas de automatización, invertir tiempo en aprender y crear un nuevo sistema que no beneficie a su negocio. Por eso es esencial establecer objetivos específicos para ayudarlo a medir el progreso, identificar brechas y refinar el proceso. La automatización de tareas puede tener muchos objetivos. El suyo puede ser mejorar la productividad y liberar tiempo para que su equipo realice otras tareas.
Por ejemplo, puede automatizar la creación y el seguimiento de presupuestos. Esto lo ayudará a mejorar la productividad, pero, lo que es más importante, liberará tiempo que su equipo puede dedicar a otras tareas. También necesita saber qué hacer con el tiempo liberado que agrega valor al negocio. Cree objetivos específicos y utilícelos para medir el éxito de la automatización de procesos. Cuando haya definido objetivos, podrá medir el impacto de la automatización.
#4. Mantenga su visión completa
Si bien es esencial centrarse en lo que la tecnología y la automatización de los procesos comerciales pueden hacer, no olvide centrarse en el negocio. Cuando la atención se centra demasiado en la tecnología y no en el negocio, el fracaso es inminente. La automatización no es en modo alguno sólo un problema tecnológico. Antes de comprometerse con cualquier plataforma tecnológica, mire el negocio como un todo, incluidos sus clientes y empleados.
Mientras busca mejorar el flujo de trabajo, asegúrese de mejorar el servicio al cliente y estar en la misma página con su equipo también. La automatización de cualquier parte de su negocio debe cumplir objetivos tanto a corto como a largo plazo. Como propietario de la empresa, usted tiene la clave para mantener viva la visión empresarial. No permita que la tecnología y la automatización lo disuadan de lo que se propuso lograr. Asegúrese de que todo encaje bien en su visión de negocio.
#5. Comience poco a poco y construya desde allí
Tener que lidiar con una gran cantidad de automatización nueva, algunas de las cuales pueden ser complejas, puede ser un desafío. Pero los bocados más pequeños son fáciles de masticar y facilitan la digestión. Con ese concepto, la mejor manera de automatizar su negocio es comenzar poco a poco y desarrollarlo con el tiempo. Comience con una tarea, haga un seguimiento de los resultados, perfeccione y asegúrese de que funcione según lo previsto antes de pasar a la siguiente.
Además, con una automatización a la vez, tendrá una curva de aprendizaje más gradual, lo que facilitará y acelerará el ajuste de su equipo. Mientras mantiene su visión en mente, divida el proceso de automatización en entregas manejables. Al principio, todos quieren ver y experimentar las pequeñas ganancias, lo que ayuda a generar confianza y aceptación de la automatización.
Además, es más fácil lidiar con cualquier desafío que pueda surgir en el camino. Hay cosas que tal vez no pueda anticipar y que solo pueda manejar a medida que se presenten. Mantener los hitos manejables es parte de lograr la correcta automatización de su negocio.
#6. Evalúe y pruebe sus herramientas
No puede detenerse después de que la automatización esté en funcionamiento. Debe evaluar y probar el sistema para asegurarse de que está haciendo lo que pretendía que hiciera. Asegúrese de que las áreas que ha automatizado estén realmente agregando valor a su negocio, ahorrando tiempo para su equipo y haciéndolos eficientes y productivos.
Asegúrese de que todo funcione bien desde el principio y que la automatización no haya resultado en otros problemas de flujo de trabajo y retrasos.
¿Es la automatización adecuada para su negocio?
La automatización es un enfoque rápido para aumentar la eficiencia y la productividad en cualquier sector. Las tecnologías de automatización mejoran el desempeño tanto corporativo como de los empleados, por lo que ya no son una tecnología "agradable de tener".
¿Cuáles son los mejores procesos comerciales para automatizar?
Servicio al cliente, finanzas, ventas, marketing, gestión de la cadena de suministro, recursos humanos, gestión de inventario, gestión de pedidos, gestión de documentos y análisis son las diez principales operaciones corporativas que se deben automatizar.
¿Es la automatización adecuada para su negocio?
La automatización es un enfoque rápido para aumentar la eficiencia y la productividad en cualquier sector. Las tecnologías de automatización mejoran el desempeño tanto corporativo como de los empleados, por lo que ya no son una tecnología "agradable de tener".
¿Cómo automatizan las personas las tareas?
Se pueden crear tareas individuales, asignarlas a los miembros del equipo y realizar un seguimiento utilizando herramientas como Hive o ClickUp. También puede utilizar reglas automatizadas para transferir trabajos entre etapas o tableros según criterios predefinidos.
Conclusión
La automatización de su negocio puede ayudarlo a seguir siendo competitivo y mejorar la eficiencia y la productividad. Sin embargo, esto solo es posible si lo haces bien. Hacerlo bien significa conocer sus tareas y lo que quiere obtener de la automatización. Asegúrese de obtener las herramientas de automatización adecuadas, tenga en cuenta su visión, comience poco a poco y no olvide realizar un seguimiento de su progreso.
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