Uno de los aspectos más difíciles de la gestión de proyectos es administrar el tiempo de manera efectiva. Como gerente de proyecto, tiene tiempo en su plato. Con frecuencia, hay objetivos en competencia con los que lidiar, sin mencionar las demandas de su equipo y las expectativas de sus clientes y partes interesadas. Todo puede ser un poco (bueno, mucho) abrumador. Así que entraremos en detalles sobre el proceso de gestión del tiempo en la gestión de proyectos y descubrirás herramientas y software que te ayudarán en tu proceso de gestión del tiempo.
¿Qué es la gestión del tiempo en la gestión de proyectos?
La gestión del tiempo se define como la cantidad de tiempo dedicado a un proyecto y la cantidad de progreso logrado. Es uno de los aspectos más importantes de gestión de proyectos y el que preocupa a la mayoría de los gerentes de proyecto. La gestión del tiempo le permite programar y supervisar la finalización de un proyecto. en pocas palabras, se trata de desarrollar y programar el tiempo para la finalización del proyecto.
¿Por qué la gestión del tiempo es tan crítica en los proyectos?
La gestión del tiempo es un componente esencial de la gestión de tareas. Ayuda a desglosar proyectos, asignar tareas y completar proyectos a tiempo. Afortunadamente, con un poco de esfuerzo, puede usar técnicas de administración del tiempo que no solo lo harán más eficiente sino que también harán que su vida laboral sea más divertida.
Estas tácticas se pueden clasificar en tres amplias categorías:
- Proceso de gestión del tiempo del proyecto
- Poner en práctica las mejores prácticas de gestión del tiempo
- Utilizar las herramientas adecuadas de gestión del tiempo del proyecto
Por supuesto, existe cierta superposición dentro de estas categorías, así que no piense en ellas como etapas que deben completarse en un orden específico. En su lugar, considere las necesidades de su equipo y de la empresa en general, y luego comience aplicando las técnicas que parecen tener más probabilidades de tener un impacto.
Proceso de gestión del tiempo del proyecto
El proceso de gestión del tiempo del proyecto consta de seis procesos. Veámoslos en detalle a continuación.
#1. Hacer un plan de proyecto
La planificación es un componente crítico de la gestión de proyectos. Es su obligación como gerente de proyecto desarrollar un plan de proyecto. Según el Project Management Institute, un plan de proyecto es “el documento que especifica cómo se implementará, monitoreará, controlará y cerrará el proyecto”.
Especifica los objetivos y el alcance de su proyecto y sirve como un punto de referencia formal para el equipo del proyecto, la firma más amplia y partes interesadas del proyecto. Simplemente al hacer una estrategia sólida, se ahorrará a usted y a su equipo una cantidad significativa de tiempo y frustración a medida que avanza el proyecto.
#2. Procedimiento para la gestión de cronogramas de proyectos
Este es el proceso más importante en el proceso de gestión del tiempo del proyecto. El cronograma de un proyecto es mucho más que un simple calendario. Especifica el cronograma del proyecto, así como los recursos organizacionales requeridos para cumplir con cada tarea. Cada miembro del equipo debe tener acceso al cronograma del proyecto. Su objetivo es transmitir información vital al equipo, por lo que debe ser completo y fácil de entender.
Varias fases en el desarrollo de un programa de proyecto están directamente relacionadas con la gestión del tiempo y son interdependientes. Los siguientes son algunos enfoques de gestión del tiempo en un proyecto que deben completarse en el siguiente orden:
#3. Resume las actividades del proyecto.
Esto puede ser tan básico como hacer una lista de tareas que deben realizarse para completar su proyecto. En el caso de proyectos grandes, puede ser beneficioso organizar estas tareas en forma de una estructura de descomposición del trabajo (WBS), que es un gráfico que visualiza las tareas y sus subtareas.
#4. Determinar dependencias
Una vez que haya delineado todas las actividades del proyecto, considere cuidadosamente cada una para determinar si las tareas dependen de que otras se realicen. Si está construyendo una casa, por ejemplo, no puede colocar el techo hasta que el marco esté terminado. Es fundamental especificar con precisión todas las dependencias de su trabajo para que pueda programar con precisión y evitar retrasos.
#5. Organizar las actividades en una secuencia lógica
Puede secuenciar sus operaciones una vez que haya especificado sus dependencias. En este punto, no ha asignado ningún tiempo a sus actividades en términos de horas de trabajo o fechas de vencimiento. En su lugar, se está concentrando en el orden en que se deben completar todas las actividades del proyecto para crear el flujo más eficiente.
#6. Estimar duraciones y recursos
La mejor manera de estimar la duración es usar datos de trabajos anteriores similares. Si no tiene datos con los que trabajar y no hay estándares de la industria a los que pueda referirse, haga una suposición basada en el promedio de las mejores, peores y más probables posibilidades. Estimar los recursos necesarios para cada actividad del proyecto.
Recuerde que la asignación de recursos tiene un impacto en su horario; si el mismo miembro del equipo está a cargo de muchas tareas, no se pueden hacer al mismo tiempo, lo que afecta su horario.
Implementar técnicas eficientes de gestión del tiempo.
Ha tenido un buen comienzo si planifica con anticipación y emplea las herramientas correctas de gestión de proyectos. Ahora es el momento de agregar algunos métodos de gestión del tiempo a su gestión de proyectos.
#1. Hacer listas de tareas
Crea listas de tareas para ti, separadas de la lista de trabajo de tu proyecto (aunque eso es vital) e insta a tus colegas a hacer lo mismo. Es esencial desarrollar una lista de tareas para una cantidad específica de tiempo, incluso si es solo un día.
#2. Establecer prioridades
Ivy Lee fue una experta en relaciones públicas estadounidense, pero el método que lleva su nombre se trata de productividad. Su método de cinco pasos para hacer más es extremadamente simple, pero no lo descarte. Durante más de un siglo, ha ayudado a las personas a tachar elementos de sus listas de tareas pendientes.
- Escriba las seis, y solo seis, cosas más importantes que debe hacer al día siguiente al final de su jornada laboral.
- Ordena las tareas por importancia.
- Preste toda su atención a la tarea n. ° 1 cuando regrese al trabajo a la mañana siguiente. Trabaja en esa tarea hasta que la termines antes de pasar a la tarea #2.
- Repita para la tarea #2 y así sucesivamente en la lista. Si se ve interrumpido por una verdadera emergencia, regrese a su tarea lo antes posible.
- Haga una lista de seis prioridades para el siguiente día de trabajo al final del día, transfiriendo cualquier elemento pendiente.
#3. Evitar distracciones.
Como se dijo anteriormente, la atención es fundamental para hacer las cosas y administrar su tiempo de manera efectiva. Reserva tiempo para concentrarte en tus tareas. También puede programar citas en su calendario para que su equipo sepa que está ocupado.
#4. Designar delegados
Si nunca tiene suficiente tiempo para completar su lista de trabajo, considere delegar responsabilidades a otros miembros de su equipo. Ser un gerente de proyecto eficaz no implica hacer todo el trabajo usted mismo. Implica asegurarse de que el trabajo se complete y se complete bien, independientemente de quién lo haga.
#5. Localizar cuellos de botella
Si su equipo se retrasa constantemente, revise su flujo de trabajo para ver dónde están los cuellos de botella. Cuando los miembros del equipo en particular están sobrecargados, esta es una causa frecuente.
Uso de las herramientas y el software adecuados para la gestión del tiempo del proyecto
En los últimos años, el mundo de la gestión de proyectos digitales se ha expandido dramáticamente, brindando a los gerentes de proyectos de todos los niveles una gran cantidad de herramientas para ayudarlos con la gestión de proyectos y tiempo.
Aquí hay algunas herramientas para ayudarlo a administrar su tiempo en la gestión de proyectos:
#1. Sistemas Kanban
Un tablero kanban es un tipo de gestión visual de proyectos que permite a todos los miembros del equipo ver el proyecto y sus tareas de un vistazo. Cada tarea está representada por una tarjeta que contiene información importante, como la persona asignada a la tarea y la fecha de vencimiento.
#2. Cronometrador
Cada parte de su proyecto requiere tiempo, sin embargo, cuando llega al final de un proyecto, puede ser difícil identificar quién pasó cuánto tiempo en actividades específicas al mirar el tablero del proyecto. Si tiene un proyecto similar próximo, siente que debe saber cuánto tiempo dedicar a cada tarea y fase del proyecto, pero si su equipo no ha podido medir su tiempo previamente, es un poco un juego de adivinanzas.
Un rastreador de tiempo de proyecto competente ayuda a la facturación imprecisa, la gestión astuta del equipo y la planificación meticulosa.
#3. Una herramienta para la colaboración
Muchos equipos pierden el tiempo como resultado de herramientas de comunicación ineficaces. A veces las herramientas son difíciles de usar; otras veces, hay varios canales de comunicación y la gente no los revisa todos. Revisar todos los canales (correo electrónico, SMS, mensajes instantáneos, correo de voz... ¡la lista sigue y sigue!) puede tomar mucho tiempo. Simplificar los canales de comunicación de tu equipo es parte de una buena gestión del tiempo.
Puede utilizar el software de administración del tiempo del proyecto, que incluye todas las funciones necesarias para administrar sus proyectos de manera efectiva.
El mejor software de gestión del tiempo del proyecto
#1. Centro de pruebas
La ventaja más importante de ProofHub es que proporciona una solución "todo en uno" para la gestión del tiempo y la comunicación del proyecto. Además del software de seguimiento del tiempo, también contiene una variedad de otras características esenciales como pruebas, etiquetado en blanco, tareas, tableros Kanban, diagramas de Gantt, informes, chat y calendario para ayudar a los equipos a hacer más en menos tiempo.
#2. Alternar
Toggl es un software simple de monitoreo del tiempo que puede agregar a sus herramientas existentes para ayudarlo a ser más productivo durante el día. Sin embargo, sus capacidades son bastante limitadas. Toggl puede no estar a la altura de sus expectativas y las de su equipo, especialmente si necesita un seguimiento exhaustivo del tiempo del proyecto. La herramienta es frecuentemente elogiada por su facilidad de uso.
#3. personal del centro
Hubstaff es otra herramienta popular de gestión del tiempo que incluye la gestión del tiempo del proyecto. En forma de informes de actividad, el software realiza un seguimiento del tiempo dedicado al trabajo y al tiempo libre de sus empleados. También ofrece una vista de calendario configurable que le permite ver entradas de tiempo diarias, semanales o mensuales. Esta es una característica fantástica para analizar constantemente el desempeño de su equipo y administrar proyectos.
#4. Tiempo de clic
ClickTime es un programa de seguimiento del tiempo para la gestión del presupuesto del proyecto que proporciona datos en tiempo real sobre las horas, la disponibilidad y los gastos del personal. Le ayuda a pronosticar los requisitos del proyecto mediante el seguimiento de la cantidad de tiempo que el equipo dedica a cualquier proyecto. Sin embargo, el software tiene una curva de aprendizaje y la generación de informes es difícil e inconsistente.
#5. Trabajo en equipo
Con Teamwork, puede estimar cuánto tiempo cree que le llevará completar las tareas y luego comparar su tiempo real con esa estimación. Le permite realizar un seguimiento de la duración de las actividades para que pueda planificar el trabajo de su equipo.
Si siempre está haciendo malabarismos con los plazos y las entregas, es probable que se beneficie del software de gestión del tiempo del proyecto.
Beneficios de usar la gestión del tiempo del proyecto
La gestión eficaz del tiempo tiene un impacto favorable en la vida profesional y personal de todos. La gestión del tiempo del proyecto también tiene las siguientes ventajas:
lograr la meta
Las estrategias de gestión del tiempo ayudan en la realización de proyectos y tienen un impacto en diversos objetivos personales y profesionales.
Mejora la productividad
La gestión del tiempo en los proyectos aumenta la productividad y te ayuda a concentrarte en las cosas más importantes. Le permite priorizar sus actividades.
Reduce el estrés
La gestión del tiempo del proyecto utiliza estrategias y software que ayudan a aliviar el estrés que conlleva el cumplimiento de los plazos.
Reduce errores
Concentrarse en una sola área de un proyecto le permite completar el trabajo correctamente y también evitar cometer errores a largo plazo.
Conduce a la experiencia
Un cronograma de proyecto a la vuelta de la esquina es útil y permite que los equipos vean lo que deben hacer y cuándo deben hacerlo. Esto conduce a la experiencia y la competencia en todos los aspectos de su trabajo.
Mayores oportunidades
La gestión del tiempo del proyecto ayuda a los equipos o departamentos a ser más efectivos en la gestión de proyectos y completar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Esto crea capacidad para hacer más en el futuro.
Corta los excesos
Ayuda a mantener sus gastos bajo control al reducir los costos y también asegura a las partes interesadas que su dinero se está gastando de manera inteligente.
Conclusión
El tiempo, como el dinero, es valioso y finito. Personas que utilizan técnicas eficaces de gestión del tiempo;
- son mas eficientes
- Tener mayor resistencia
- Sentirse menos tenso
- Completar tareas adicionales.
- Están satisfechos consigo mismos.
Como resultado, es una buena idea averiguar qué método de administración del tiempo funciona mejor para usted. Así que ahí lo tienes. ¡Los mejores deseos!
Preguntas frecuentes sobre la gestión del tiempo del proyecto
¿Cuáles son las 4 D de la gestión eficaz del tiempo?
Las cuatro D son: Hacer, Diferir (Retrasar), Delegar y Eliminar (Abandonar).
¿Cuál es el primer paso en la gestión del tiempo?
Seguimiento de la actividad es el primer paso en el establecimiento de objetivos y la gestión del tiempo, ya que establece puntos de referencia para evaluar su progreso.
¿Cuáles son algunos ejemplos de herramientas de gestión del tiempo?
Calendarios, software para tomar notas, rastreadores de tiempo, aplicaciones específicas de gestión del tiempo, etc.
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