Tanto la contabilidad de caja como la contabilidad de devengo tienen ventajas y desventajas, pero una vez que elige un método de contabilidad, es fundamental usarlo de manera consistente. Entonces, ¿cómo determina qué método de contabilidad es mejor para su empresa? Si va a estar obligado por el método de contabilidad que elija, debe tomar la mejor decisión posible. Esta guía proporciona una descripción general de cada método de contabilidad de caja, las diferencias entre la contabilidad de caja y la contabilidad de acumulación, y un ejemplo de contabilidad de caja.
¿Qué es la contabilidad de caja (CA)?
La contabilidad de caja es un método de contabilidad en el que los recibos de pago se registran en el período de recepción y los gastos se registran en el período de pago. En otras palabras, cuando se recibe o paga efectivo, se registran los ingresos y los gastos.
La contabilidad de caja, también conocida como contabilidad de caja, se diferencia de la contabilidad de acumulación en que reconoce los ingresos cuando se obtienen los ingresos y registra los gastos cuando se incurre en los pasivos, independientemente de cuándo se reciba o pague el efectivo.
¿Quién utiliza la contabilidad de caja?
Muchos profesionales autónomos y propietarios de pequeñas empresas utilizan la contabilidad de caja. ¿Cual es la razón? Es el método contable más básico. La contabilidad en efectivo también proporciona una instantánea rápida de cuánto dinero tiene disponible la empresa. Esa es una métrica crítica para cualquier negocio.
Si bien la contabilidad de caja es adecuada para muchas empresas más pequeñas y jóvenes, no lo es para todas. La mayoría de las empresas más pequeñas que tienen inventario necesitarán usar la contabilidad de acumulación para realizar un seguimiento de los cambios de inventario. La mayoría de las empresas que brindan crédito también necesitarán utilizar la contabilidad de acumulación.
Ejemplo de contabilidad de caja
Suponga que la empresa A recibe $10,000 2 por la venta de diez computadoras a la empresa B el 2 de noviembre y registra que la venta se produjo el 5 de noviembre. Aunque la empresa B hizo el pedido de las computadoras el 2 de octubre, el pago no se realizó hasta el XNUMX de noviembre. .
Por el contrario, según la contabilidad de acumulación, la empresa A habría registrado la venta de $10,000 5 el XNUMX de octubre, aunque no hubiera habido cambio de manos en efectivo.
De manera similar, en la contabilidad de caja, los gastos se registran cuando se pagan y no cuando se incurren. Bajo CA, si la Compañía C contrata a la Compañía D para el control de plagas el 15 de enero pero no paga la factura por el servicio completo hasta el 15 de febrero, el gasto no se reconoce hasta el 15 de febrero. Sin embargo, según la contabilidad de causación, el gasto se registraría en los libros el 15 de enero, fecha en que se incurrió.
Ventajas y desventajas de la contabilidad de caja
Diferentes métodos de contabilidad atraen a diferentes negocios por diferentes razones. Entonces, aquí están los beneficios y los inconvenientes del método de contabilidad de efectivo:
Ventajas de la contabilidad de caja
La contabilidad basada en efectivo tiene numerosas ventajas para las pequeñas empresas.
#1. La simplicidad de uso:
CA es popular debido a su facilidad de uso, lo que lo hace ideal para pequeñas empresas y propietarios únicos que pueden manejar su contabilidad con solo un bolígrafo y un cuaderno.
#2. Proyecciones de flujo de caja mejoradas:
Debido a que todo el sistema de información contable y financiera se basa en el flujo de caja, CA puede proporcionar una imagen más precisa del mismo. Los sistemas complejos basados en valores devengados suelen perder esa claridad.
#3. Beneficios fiscales:
Al programar sus transacciones, puede aprovechar importantes exenciones fiscales si solo registra los ingresos y gastos comerciales cuando el efectivo cambia de manos. Acelere los gastos o disminuya los ingresos para reducir temporalmente sus obligaciones tributarias.
Desventajas de la contabilidad de caja
CA tiene algunos inconvenientes obvios que lo hacen inadecuado para ciertos tipos de negocios.
#1. Informes inexactos y engañosos:
El propietario de un negocio puede mostrar una ganancia al no pagar las facturas durante algún tiempo, aunque se hayan incurrido en esos gastos. Esto hace que el sistema sea vulnerable al abuso y lo hace preferible para el seguimiento personal en lugar de una evaluación por parte de un inversor o banco.
#2. Control de inventario:
El inventario se trata como un gasto en CA. No se considera un activo hasta que se vende por dinero en efectivo. Esto puede sesgar sus cifras, especialmente para empresas con capital invertido en inventario o aquellas que mantienen inventario durante períodos prolongados. Con ciertas excepciones, el IRS prohíbe que las empresas que mantienen inventarios utilicen el método de contabilidad en efectivo.
Contabilidad de caja vs Contabilidad de acumulación
La distinción principal entre la contabilidad en base devengado y en efectivo es el momento del reconocimiento de ingresos y gastos. El método de caja reconoce los ingresos y gastos de forma inmediata, mientras que el método de acumulación se centra en los ingresos y gastos anticipados.
Contabilidad de precisión
Los ingresos se contabilizan cuando se obtienen con este método. A diferencia del método de contabilidad de caja, el método de acumulación registra los ingresos cuando se entrega un producto o servicio a un cliente con la expectativa de un pago futuro. Dicho de otro modo, el dinero se contabiliza antes de recibirlo. De manera similar, los costos de los bienes y servicios se registran antes de que se pague en efectivo por ellos.
Contabilidad de caja
Los ingresos se informan en el estado de resultados solo cuando se recibe efectivo bajo este método. Los gastos solo se registran cuando se paga efectivo. Las pequeñas empresas o los particulares suelen utilizar el efectivo como método de pago.
Distinción importante
La distinción entre la contabilidad de efectivo y la de acumulación está en la base sobre la cual se registran las ventas y las compras en sus cuentas. CA solo registra los ingresos y los gastos cuando se intercambia dinero, mientras que la contabilidad de acumulación registra los ingresos cuando se ganan y los gastos cuando se facturan (pero no se pagan).
Repasaremos ambos métodos en profundidad y veremos cómo afectan a su negocio.
Método de acumulación
El método de acumulación registra las cuentas por cobrar y por pagar y, como resultado, puede proporcionar una imagen más precisa de la rentabilidad de una empresa, especialmente a lo largo del tiempo.
Por ejemplo, es posible que las ventas de una empresa en el trimestre actual no se registren utilizando el método de efectivo. Los ingresos se esperan para el siguiente trimestre. Un inversor puede creer que la empresa no es rentable cuando, de hecho, es rentable.
El método de acumulación no tiene en cuenta el flujo de caja. Una empresa puede parecer rentable a largo plazo, pero puede tener una importante escasez de efectivo a corto plazo.
Otra desventaja del método de acumulación es que puede ser más difícil de usar porque requiere contabilizar elementos como los ingresos no devengados y los gastos pagados por adelantado. También puede requerir la contratación de personal adicional.
El método de acumulación generalmente se requiere para las empresas que presentan estados financieros auditados y se acepta según los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) (FASB) de la Junta de Normas de Contabilidad Financiera.
Método de base de efectivo
La principal ventaja del método de efectivo es su simplicidad: solo contabiliza el efectivo pagado o recibido. También es más sencillo realizar un seguimiento del flujo de caja de una empresa. Es ventajoso para las empresas unipersonales y las pequeñas empresas porque es poco probable que requiera la contratación de personal adicional (y, por lo tanto, incurra en costos adicionales).
Sin embargo, el método de base de efectivo puede exagerar la salud de una empresa rica en efectivo. Esto se debe a que no registra las cuentas por pagar que pueden exceder el efectivo disponible de la empresa y el flujo de ingresos actual.
Como resultado, un inversionista puede concluir que la empresa es rentable cuando, de hecho, la empresa está experimentando dificultades financieras. El método de base de efectivo no está permitido por GAAP.
Ejemplo de contabilidad de acumulación frente a contabilidad de caja
Suponga que es dueño de una empresa que vende maquinaria. Bajo el método de efectivo, si vende $5,000 en maquinaria, la cantidad no se registra en los libros hasta que el cliente le entrega el dinero o recibe el cheque.
Los $ 5,000 se registran como ingresos el día en que se realizó la venta según el método de acumulación, aunque puede recibir el dinero unos días, semanas o incluso meses después.
Lo mismo ocurre con los gastos. Bajo el método de efectivo, si la compañía recibe una factura de electricidad de $1,700, la cantidad no se registra hasta que se paga la factura. La técnica de acumulación trata los $1,700 como un gasto en la fecha en que la corporación realmente paga la factura.
¿Qué entiende por contabilidad de caja?
CA es un método de contabilidad en el que los recibos de pago se registran en el período en que se reciben y los gastos se registran en el período en que se pagan.
¿Qué es la contabilidad de caja vs devengo?
Cuando el efectivo entra o sale de una empresa, CA refleja la transacción en los estados financieros de la empresa. La contabilidad de acumulación registra los ingresos cuando se obtienen y los gastos cuando se incurre en ellos, independientemente de cuándo se intercambie el dinero.
¿Quién utiliza la contabilidad de caja?
Los dos métodos de información financiera son el efectivo y la contabilidad de acumulación. CA es utilizado por individuos, pequeñas empresas y empresas individuales para registrar ingresos y gastos cuando se intercambia dinero. La contabilidad de acumulación mantiene que existen créditos y débitos incluso cuando no se produce ninguna transacción monetaria.
¿Qué tipo de contabilidad es el efectivo?
CA, también conocida como contabilidad de caja, se diferencia de la contabilidad de acumulación en que reconoce los ingresos cuando se obtienen los ingresos y registra los gastos cuando se incurre en los pasivos, independientemente de cuándo se reciba o pague el efectivo.
¿Cuáles son ejemplos de cuentas de efectivo?
Una empresa factura a un cliente $10,000 15 el 15 de octubre por los servicios prestados y recibe el pago el 15 de noviembre. La fecha de recepción de efectivo, que es el 10 de noviembre, se usa para registrar una venta. De manera similar, el 500 de julio, la empresa recibe una factura de $10 de un proveedor y paga la factura el XNUMX de agosto.
¿Cuál es la ventaja de la contabilidad de caja?
Los beneficios de CA:
La principal ventaja de utilizar las prácticas de CA es su simplicidad. No necesita un título de posgrado para sumar y restar ingresos y pagos. Toda la matemática es simple, no hay necesidad de realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar y por pagar, y el libro mayor es fácil de leer.
Configure el software de contabilidad correcto para su empresa.
Si bien el método de contabilidad de caja es más simple, puede limitar su capacidad para tomar decisiones comerciales más predictivas. A medida que su empresa crezca, es posible que deba considerar cambiar el método de efectivo al método de acumulación. Antes de realizar cualquier cambio, sopese los beneficios y los inconvenientes de cada método teniendo en cuenta su negocio específico. Recuérdalo software de contabilidad en línea puede ser útil para establecer su método de contabilidad preferido.
Conclusión
Ahora puede determinar qué método de contabilidad es mejor para su empresa. Debe tomar la mejor decisión posible ya que esta guía proporciona una descripción general.
Preguntas frecuentes sobre contabilidad de caja
¿Cómo se calcula la contabilidad de caja?
Sume todas estas cantidades el último día de un período contable para calcular la cantidad de efectivo que tiene su empresa al final de ese período. Si tiene moneda extranjera, los montos deben ser convertidos a dólares estadounidenses a la fecha de su estado de cuenta.
¿Por qué es importante el efectivo en la contabilidad?
El elemento vital de una empresa es el efectivo, y debe generar suficiente efectivo de sus operaciones para cubrir sus gastos y, al mismo tiempo, tener suficiente dinero para pagar a los inversores y hacer crecer el negocio. Si bien las ganancias de una empresa se pueden manipular, su flujo de caja proporciona información sobre su verdadera salud.
¿El efectivo es un activo o un pasivo?
En pocas palabras, el efectivo es un activo corriente y el primer elemento en el balance de una empresa. El efectivo es el activo más líquido y puede usarse fácilmente para comprar otros activos.
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