El estudio y la implementación de los sistemas de información utilizados por las empresas para el acceso, la gestión y el análisis de datos se conoce como sistemas de información de gestión (MIS). Para ser eficiente, MIS debe comprender y esbozar meticulosamente las operaciones de la empresa. Los datos deben ser precisos y oportunos, y la tecnología y el software deben ser capaces de almacenarlos y manipularlos.
Las personas que diseñan, implementan y utilizan un MIS determinan su calidad. Esto es todo lo que necesita saber sobre un sistema de información de gestión.
¿Qué es un sistema de información de gestión (MIS)?
Un MIS es un sistema que proporciona a los gerentes la información que necesitan para tomar decisiones operativas para sus organizaciones. El MIS recopila y procesa datos de múltiples fuentes para entregar información adaptada a las necesidades de los gerentes y su fuerza laboral.
Las empresas utilizan una variedad de sistemas, pero todos comparten el mismo objetivo: proporcionar a los gerentes los datos que necesitan para tomar mejores decisiones. El acceso a información precisa y oportuna es importante para el éxito en el acelerado clima corporativo actual. Los gerentes pueden utilizar MIS para realizar un seguimiento de las métricas de desempeño, analizar tendencias y tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos.
La importancia de los sistemas de información de gestión en las empresas
Los MIS brindan a las empresas datos confiables y capacidades analíticas sólidas para detectar rápidamente problemas y oportunidades y tomar decisiones apropiadas. Un sistema de información de gestión debe realizar las siguientes funciones:
- Brindarle la información que necesita para tomar decisiones acertadas.
- Puede brindarle una ventaja competitiva brindándole información rápida y precisa.
- Puede ayudarle a aumentar la eficiencia operativa y la productividad
- Realiza un seguimiento de la actividad y las preferencias de los consumidores.
- Le permite crear campañas de marketing personalizadas y mejorar el servicio al cliente.
Ciencias de la Computación versus Sistemas de Información de Gestión
Aunque existe una superposición significativa entre los MIS y la informática, los dos campos varían fundamentalmente en un aspecto clave: la perspectiva. El estudio de cómo las personas utilizan la tecnología para gestionar la información se conoce como sistemas de información de gestión (MIS). Cubre el hardware y el software necesarios para almacenar, procesar y recuperar datos. El estudio de cómo funcionan las computadoras se conoce como informática. Comprende el diseño e implementación de sistemas informáticos.
Ventajas de tener una carrera en sistemas de información de gestión
Estas son algunas de las posibles ventajas de esta carrera profesional:
#1. Demanda de gente capacitada
Con Internet de las cosas (IoT), métodos de ciencia de datos, inteligencia artificial y otras tecnologías nuevas y en desarrollo, se espera que aumente el mercado de especialistas en sistemas de información de gestión (MIS).
#2. Satisfacción laboral
Muchos expertos en MIS están satisfechos con su trabajo. Las razones de tal atractivo incluyen el trabajo exigente, el potencial para ser creativo y la oportunidad de tener un impacto sustancial en una organización.
#3. La oportunidad de ser creativo e innovador.
Como profesional de MIS, lo más probable es que tenga la oportunidad de ser creativo e innovador. Puede crear formas innovadoras de emplear la tecnología de la información para impulsar la eficiencia y el rendimiento de su organización.
# 4. Impacto
El personal de MIS tiene la oportunidad de tener un gran impacto en sus organizaciones. Sus esfuerzos pueden ayudar a mejorar el servicio al cliente, aumentar las ventas y reducir costos.
Tipos de sistema de información de gestión
#1. Gestión de proceso
Algunos sistemas de información de gestión supervisan los múltiples procesos que fabrican productos en empresas que tienen líneas de producción. Un sistema de control de procesos vigila procesos como la producción de acero, el procesamiento de petróleo y la construcción de vehículos. El sistema de control de procesos recopila datos continuamente durante todo el proceso de creación del producto para generar informes basados en el desempeño del sistema. Si un paso del proceso es más lento o más rápido de lo normal, el sistema de control de procesos puede mostrar la diferencia. Debido a que las empresas de fabricación albergan varios procesos al mismo tiempo, el software de control de procesos es fundamental para la regulación del producto y del rendimiento.
#2. Sistema de informes de gestión
El sistema de informes de gestión genera informes para las operaciones comerciales. Los informes financieros, operativos, de asistencia, de accidentes y de eficiencia son ejemplos de ellos. Si bien un sistema de informes de gestión no maneja todas las operaciones dentro de un sistema, sí ayuda en la gestión de informes seleccionados de otros sistemas para agilizar la información al personal de gestión. Varios sistemas, por ejemplo, revisan las líneas, la asistencia y los informes de errores de una empresa de producción. Un sistema de informes de gestión recopila todos los informes de los tres sistemas y los convierte en información para que la dirección los revise.
Los gerentes pueden supervisar las actividades de una empresa utilizando sistemas de informes de gestión en lugar de recopilar datos de cada departamento. Algunas empresas pueden incluso disponer de un sistema independiente del sistema de informes de gestión que genere un informe completo y único para que los gerentes lo revisen. Los gerentes pueden analizar la producción financiera, la eficiencia operativa y la capacidad para alcanzar objetivos de la empresa utilizando herramientas de informes de gestión.
#3. La gestión del inventario
El control de inventario ayuda a los gerentes a realizar un seguimiento del estado actual del inventario de un departamento o empresa. Esto permite a los gerentes comprender el impacto de cualquier posible deterioro, robo o venta de inventario a través de un solo informe. Esto puede ayudar a los gerentes de compras a determinar cuándo reabastecer artículos minoristas específicos. El control de inventario también puede ayudar a realizar un seguimiento de los movimientos de inventario dentro del almacén e informar a la gerencia si todo llega de manera segura a los sitios.
Si los clientes devuelven cosas por algún motivo, un sistema de control de inventario puede ayudar a demostrar con qué frecuencia ocurren estas devoluciones. Un sistema de información de gestión para el control de inventarios es vital para la eficiencia y el progreso continuo, ya que una empresa que fabrica productos para venta directa debe realizar un inventario para ayudar a mantener el negocio.
#4. Sistemas de ventas y marketing.
Los gerentes pueden utilizar sistemas de ventas y marketing para realizar un seguimiento de la eficiencia de las ventas y la publicidad de una empresa. Los sistemas de marketing pueden generar datos que ayuden a los gerentes a mejorar la calidad del producto a través de reseñas y comentarios de los clientes. También pueden ayudar a los gerentes a comprender mejor las redes de distribución al proporcionar análisis que muestren cuáles generan respuestas de los clientes. Los gerentes de marketing pueden utilizar los informes de los sistemas de ventas para comprender más sobre las ventas previstas y compararlas con las ganancias actuales. Esto puede ayudarles a comprender los patrones y desarrollar soluciones para mejoras futuras.
Las herramientas de ventas y marketing también pueden ayudar a los gerentes a rastrear el desempeño de las campañas publicitarias en las tiendas y dónde se encuentran las campañas en el calendario de rotación. Estos sistemas pueden monitorear las disparidades de precios dentro de un sistema de productos, así como los descuentos y la publicidad que las empresas están haciendo actualmente para productos específicos. Esto puede ayudar a los gerentes a monitorear las ventas de un producto y aplicar descuentos o promociones adicionales.
#5. Sistemas de gestión de recursos humanos
Los sistemas de recursos humanos permiten a los gerentes de recursos humanos supervisar el flujo de información en toda la organización. El sistema de la empresa incluye dispositivos electrónicos como computadoras, teléfonos y otras máquinas de la empresa. Los administradores de recursos humanos pueden utilizar un sistema de gestión de información de recursos humanos para monitorear las actividades de los supervisores, empleados e incluso contratistas para ayudar con la administración diaria. Después de la contratación, el personal de RR.HH. monitorea la actividad para verificar que todos los trabajadores cumplan con los estándares comerciales.
Un sistema de recursos humanos también puede realizar un seguimiento de la nómina, los beneficios de los empleados y el dinero de jubilación. Podría ayudar en la gestión de requisitos de comunicación, como notificaciones de cumplimiento legal, capacitación, reuniones dirigidas por recursos humanos y revisiones de políticas. La asistencia al trabajo, las hojas de horas y las vacaciones o bajas por enfermedad de los empleados también son elementos rastreables. Los gerentes también pueden utilizar esta tecnología para ayudar en el reclutamiento automatizado escaneando currículums potenciales en busca de detalles esenciales e informando al equipo si cumplen con criterios particulares.
#6. Sistemas de gestión contable y financiera.
Los sistemas de contabilidad y finanzas ayudan a los gerentes a realizar un seguimiento de las inversiones o los activos de una empresa. Los gerentes pueden utilizar estos sistemas para realizar tareas como nómina, cumplimiento de las leyes federales, impuestos locales, fondos de pensiones y acciones de cumplimiento de las leyes estatales. Los auditores pueden utilizar estas tecnologías para generar informes de auditoría, así como informes anuales para la gestión. Un sistema financiero y contable también puede ayudar a las empresas a gestionar transacciones diarias como depósitos bancarios, transferencias, ingresos y devoluciones.
Los administradores pueden comprender mejor la actividad financiera y planificar una entrada o retiro de fondos cuando el sistema administra estas operaciones financieras. El sistema también genera todas las declaraciones e informes de pérdidas y ganancias como balances. Los sistemas contables pueden resultar útiles para realizar un seguimiento de la salud financiera de una empresa porque los balances revelan la situación financiera de la empresa. Un gerente puede utilizar estos registros para fomentar las ganancias y el crecimiento departamental, así como métodos financieros innovadores.
#7. Sistemas de Soporte a la Decisión
Los sistemas de apoyo a las decisiones recopilan información de fuentes internas y externas para ayudar a los gerentes a tomar decisiones comerciales. Los datos de otros departamentos, como los datos financieros, los datos de inventario o los márgenes de ventas actuales durante un trimestre, son ejemplos de fuentes internas. Las fuentes de datos externas incluyen tendencias de la industria, tasas de interés o costos con otras empresas o proveedores. Un sistema de apoyo a las decisiones puede ayudar a un gerente a tomar decisiones sobre cómo generar crecimiento, establecer cuotas de trabajo anuales o desarrollar nuevas políticas.
#8. Sistemas expertos
Los sistemas expertos son algoritmos que ayudan a los nuevos empleados a trabajar y diseñar conceptos en un área determinada. Los profesionales en un campo pueden crear sistemas expertos para ayudar a nuevos empleados, contratistas u otros gerentes. Incluso pueden aplicar inteligencia artificial para ayudar a varios empleados en función de sus actividades anteriores. Por ejemplo, si un sistema experto para configurar el correo electrónico de un nuevo empleado detecta inactividad durante un período prolongado, la inteligencia artificial del sistema puede indicar un botón de ayuda u otro consejo de asistencia.
#9. Sistemas de información ejecutiva
Los sistemas de información ejecutiva informan inmediatamente datos firmes a los ejecutivos. Puede compilar registros de procesamiento, datos financieros y resúmenes de acciones correctivas en un informe fácil de leer. Estos sistemas de información ejecutiva pueden presentar datos en una variedad de formatos, como resúmenes, gráficos, tablas y hojas de cálculo. Los empleados que reciben estos informes pueden utilizarlos para estudios departamentales comparativos para encontrar nuevas formas de aumentar la eficiencia corporativa.
#10. Sistema de proceso de transacciones
Los datos son recopilados por sistemas de proceso de transacciones durante la actividad transaccional diaria de una organización. La nómina y otras operaciones de la empresa que implican depósitos se pueden automatizar mediante sistemas de transacciones. También pueden realizar un seguimiento de otras tareas normales, como productos en línea o reservas de determinados recursos. A diferencia de los sistemas financieros, los sistemas de transacciones están completamente automatizados. Los gerentes organizan sistemas de transacciones para procedimientos que sean consistentes, como el material que un departamento siempre usa o el efectivo que se transfiere entre cuentas mensualmente.
#11. Sistemas de gestión de información escolar.
Los sistemas de gestión de información escolar ayudan a las escuelas y universidades a gestionar eficientemente las actividades diarias. Estos sistemas manejan muchos procedimientos potencialmente automatizados, como asistencia, nómina y horarios de los empleados. Los profesores y el personal administrativo pueden centrarse en otras actividades productivas mientras el sistema de gestión realiza tareas automatizadas con los sistemas de información escolares. Si bien los programadores crean sistemas de gestión de información escolar con fines académicos, tienen muchas características con los sistemas de gestión de recursos humanos y financieros.
#12. Bases de datos locales
Las bases de datos locales son sistemas de información administrados por la comunidad que sirven a la población de un área determinada. Pueden incluir listados de empresas, ofertas de servicios públicos, encuestas sociales y datos públicos. Las bases de datos locales pueden ser las más personalizadas de todos los tipos de sistemas de información de gestión, ya que los administradores, alcaldes o concejales pueden diseñar un sistema para muchos propósitos. Los gerentes pueden diseñar sistemas de bases de datos locales para ayudar a los empleados a administrar la información de la base de datos, como perfiles de empleados, datos de capacitación, informes de procesos y administración general del personal.
¿Qué es un sistema de información de gestión de recursos humanos?
HRIS es una abreviatura de Sistema de información de recursos humanos. El HRIS es un sistema que recopila y almacena información sobre los empleados de una organización.
En la mayoría de los casos, un HRIS incluye las funciones fundamentales necesarias para la Gestión de Recursos Humanos (HRM) de un extremo a otro. Es un sistema para reclutamiento, gestión del desempeño, aprendizaje y desarrollo, y otras funciones.
El SIRH puede funcionar sobre la propia infraestructura tecnológica de la empresa o, como es más habitual hoy en día, en la nube. Esto significa que el software de recursos humanos se ejecuta fuera de los muros de la empresa, lo que facilita considerablemente las actualizaciones.
Características del SIRH
Existen varios tipos de sistemas y software HRIS. Debido a que un HRIS incluye todas las funcionalidades de recursos humanos, todas las funcionalidades individuales están incluidas en el sistema. Entre estas características se encuentran:
#1. Sistema de seguimiento de solicitantes (ATS).
Este programa se ocupa de todas las necesidades de contratación de la empresa. Realiza un seguimiento de la información y los currículums de los candidatos, lo que permite a los reclutadores encontrar oportunidades laborales con personas calificadas del grupo de solicitudes de la empresa y ayuda en el proceso de contratación.
#2. Nómina de sueldos
La nómina automatiza el proceso de pago a los empleados. Con frecuencia se introducen datos contractuales e información sobre nuevas contrataciones en este sistema, que en ocasiones está vinculado con datos de tiempo y asistencia, y las órdenes de pago se generan a final de mes.
#3. administración de beneficios
Otra característica del HRIS es la gestión de beneficios. Los beneficios a los empleados son un componente esencial de la remuneración y también están controlados en este sistema. Para los beneficios de los empleados, los sistemas más avanzados proporcionan un paradigma de autoservicio para los empleados. En este caso, los empleados pueden elegir los beneficios que desean. Uno puede desear un permiso de paternidad adicional, mientras que el otro puede desear un coche de empresa más caro. Un modelo de cafetería es otro término para este enfoque de autoservicio de beneficios.
#4. Asistencia y tiempo.
Este módulo recopila datos de tiempo y asistencia de los empleados. Estos son especialmente importantes para los trabajadores por turnos que registran la entrada y la salida. Antiguamente los empleados anotaban sus horas de trabajo en una hoja de papel. Luego, el gerente ingresaría manualmente los datos en un sistema de seguimiento del tiempo. Las órdenes de pago se prepararon y distribuyeron a todos los empleados basándose en esta información. Hoy en día, los empleados suelen registrarse utilizando sus huellas dactilares o una tarjeta vinculada a un HRIS. Esto proporciona una hora exacta de llegada y salida. Cualquier problema de retraso se identifica inmediatamente.
# 5. Capacitación
Cuando se trata de gestión de personal, el aprendizaje y el crecimiento son componentes críticos. Esta sección permite a RR.HH. realizar un seguimiento de las calificaciones, certificaciones y habilidades de los empleados, así como una explicación de los cursos disponibles para los empleados corporativos. Cuando se utiliza de forma independiente, este módulo se denomina LMS o sistema de gestión de aprendizaje. Un LMS normalmente incorpora cursos de aprendizaje electrónico y otros que los empleados deben completar.
#6. Gestión del rendimiento
La gestión del desempeño es un aspecto importante de la gestión de personas. El jefe inmediato o los compañeros del empleado generan calificaciones de desempeño una o más veces al año.
#7. Planificación de la sucesión
Otro componente crítico de un HRIS es el desarrollo de una reserva de talentos y la disponibilidad de sustitutos para roles importantes dentro de la organización.
#8. Autoservicio para los empleados
El autoservicio de los empleados se ha mencionado anteriormente. Las organizaciones se centran cada vez más en capacitar a los empleados y supervisores directos para que administren sus propios datos. La solicitud de vacaciones podrá ser realizada por el propio empleado. Después de la aprobación, estos se guardan inmediatamente en el sistema (y se registran para el seguimiento de nóminas y beneficios).
#9. Análisis e informes
Los informes y análisis son un módulo mucho menos común en los sistemas HRIS. Los sistemas modernos permiten la creación automatizada de informes de recursos humanos sobre una variedad de temas como rotación de empleados, ausencias, desempeño y más. La analítica es el proceso de analizar estos conocimientos para tomar mejores decisiones.
¿Cuál es la función del MIS?
Un MIS se centra en las funciones administrativas de planificación, control y seguimiento, así como en la toma de decisiones. definiendo la secuencia de las actividades. Desarrollar métodos para comunicar los planes a los empleados de la organización.
¿Cuál es el papel y la estructura de MIS?
Los elementos operativos, el apoyo a las decisiones, la actividad de gestión y las funciones organizativas comprenden la estructura del MIS. Estos enfoques se pueden combinar para formar una única estructura MIS con una estructura física y conceptual.
En conclusión,
Al hacer que la información clave esté disponible rápidamente, las bases de datos computarizadas ayudan a departamentos como ventas, control de calidad y recursos humanos a funcionar de manera más eficiente. Un sistema de información de gestión ayuda a optimizar la información en las bases de datos para que sea útil y accesible para los empleados relevantes. Es posible comprender cómo funcionan los departamentos de varias empresas si se aprende sobre varios sistemas de bases de datos.
- Sistema de información de marketing: mejores prácticas y; Todo lo que necesita
- SISTEMAS DE INFORMACIÓN: definición, hechos, usos y ejemplos
- QUÉ ES HRIS: qué es, beneficios y usos
- SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN (MIS): definición y todo lo que necesita saber
Referencias
