Wenn Sie mit dem Projektplanungsprozess beginnen, sollten Sie sich als Erstes fragen: „Was kann schiefgehen?“
Es mag pessimistisch klingen, aber pragmatische Projektmanager verstehen, dass diese Art des Denkens präventiv ist. Es werden sicherlich Probleme auftreten, und Sie benötigen eine Risikomanagement-Strategie vorhanden sein, um zu wissen, wie man Risiken während der Projektvorbereitung handhabt.
Aber wie geht man mit dem Unbekannten um? In diesem Beitrag sprechen wir über Möglichkeiten, wie Sie einen Blick auf potenzielle Risiken werfen können, damit Sie sie in Ihrem Projekt identifizieren und verfolgen können. Sie lernen, wie Sie einen Projekt-Risikomanagementplan erstellen und die Bewertung durchführen.
Was genau ist Projektrisikomanagement (PRM)?
Projektrisikomanagement ist der Prozess, durch den Projektmanager potenzielle Risiken managen, die sich sowohl positiv als auch negativ auf ein Projekt auswirken können. Ziel ist es, die Schwere dieser Gefahren zu verringern.
Was ist ein Risiko?
Ein Risiko ist definiert als jeder unerwartete Vorfall, der Auswirkungen auf Menschen, Technologie, Ressourcen oder Prozesse (einschließlich Projekte) haben kann. Risiken sind im Gegensatz zu Routineproblemen Situationen, die plötzlich und manchmal völlig unerwartet eintreten können.
Projektmanager wissen nicht immer, welchen Risiken das Projekt ausgesetzt sein wird, wann sie auftreten und warum. Aufgrund der erheblichen Unsicherheit erfordert das Projektrisikomanagement einen ernsthaften und gründlichen Ansatz.
Kurz gesagt, der Prozess des Projektrisikomanagements besteht darin, Risiken zu erkennen, sie zu analysieren und dann auf alle Gefahren zu reagieren, die sich während des Lebenszyklus des Projekts entwickeln können.
Dies geschieht, um die Auswirkungen des Risikos so weit wie möglich einzuschränken, damit die Ziele in der Zukunft erreicht werden.
Wer ist für das Projektrisikomanagement verantwortlich?
Obwohl das Projektrisikomanagement für jedes Projekt gleich ist, kann es verschiedene Formen annehmen. Unterschiedliche Projektarten und -größen erfordern unterschiedliche Herangehensweisen an das Risikomanagement.
Viele Großprojekte investieren viel Zeit und Mühe in ein umfassendes Risikomanagement und Problemlösungen.
Für kleinere Projekte reicht eine einfache priorisierte Liste der Risiken mit hoher, mittlerer und niedriger Priorität aus.
Bewertung des Projektrisikomanagements
Eine angemessene Risikobewertung im Projektmanagement würde nicht nur die Wahrscheinlichkeit des Eintretens eines negativen Ereignisses verringern, sondern auch dazu beitragen, das Ausmaß, in dem es eintritt, zu minimieren. Ein unvorhergesehenes negatives Ergebnis ist der schlimmste Albtraum eines Projektmanagers; Von der Projektbeschaffung bis zur Projektumsetzung können Millionen und eins schief gehen. Hier kommt die Bewertung des Projektrisikomanagements oder die Risikobewertung ins Spiel.
Risk Assessment
Die Risikobewertung ist ein Risikomanagementkonzept, das sich in erster Linie mit der Analyse der Wahrscheinlichkeiten und der Größe bestimmter Gefahren befasst. Um die Wichtigkeit des Risikos zu bestimmen, wird das angenäherte Risiko mit vordefinierten Risikokriterien verglichen.
Es berücksichtigt alle Beziehungen zwischen Komponenten, die innerhalb oder außerhalb des Rahmens der Studie liegen. Verantwortlich für diesen Prozess sind immer Aktuare oder Risikobewerter.
Die Bedeutung der Bewertung des Projektrisikomanagements
Ein gut durchgeführtes Projekt hängt von der Fähigkeit ab, vor Projektbeginn eine gründliche Risikobewertung vorzunehmen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitglieder des Projektteams nicht nur wissen, was sie zu erwarten haben, sondern auch das Ausmaß eines solchen unvorhergesehenen Ereignisses erfassen.
Es ermöglicht den Beteiligten, einen Notfallplan zu erstellen, der ihnen helfen kann, besser zu planen und dann Risiken zu akzeptieren, zu verlagern oder zu eliminieren.
Eine Sicherheitserklärung ist das Ergebnis einer Risikobewertung. Die Sicherheitserklärung garantiert, dass:
- Die Organisation arbeitet ethisch.
- Im Falle einer Klage haben alle Beteiligten Rechtsschutz.
- Es stellt sicher, dass die Organisation finanziell für eventuell anfallende Ausgaben gerüstet ist.
Schritte in der Bewertung des Projektrisikomanagements
#1. Alle potenziellen Gefahren werden vom Risikobewerter identifiziert.
Um Gefahren zu identifizieren, könnte der Gutachter eine Datenbank ähnlicher früherer Projekte konsultieren. Anschließend wird eine Brainstorming-Sitzung organisiert, um die Erinnerungen der Teammitglieder an frühere Ereignisse aufzufrischen, wobei besonderes Augenmerk auf persönliche Beziehungen und Teamdynamiken gelegt wird und jegliche Kritik ignoriert wird.
Der Assessor wird versuchen, die Hauptursache des Risikos zu entdecken, indem er sich auf die Aspekte konzentriert, die für den Erfolg des Projekts entscheidend sind, während alle über Bedenken nachdenken, die dazu führen könnten, dass diese Erfolgskomponenten scheitern. Fragen wie „Was kann passieren?“ “ „Wo würde es passieren? " "Wie konnte das passieren? “ sowie „Wie würde es passieren? “ gestellt werden.
Es wäre auch nützlich zu wissen, ob die Gefahren physischer, rechtlicher, strategischer oder finanzieller Natur sind.
#2. Risikoklassifizierung
In dieser Phase der Risikobewertung kategorisiert der Risikobewerter alle erkannten Risiken nach Wahrscheinlichkeit und Auswirkung.
Der Assessor bewertet die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos und stuft es als niedrig, mittel oder hoch ein. Berücksichtigen Sie in Bezug auf die Auswirkungen, wie weit es sich ausbreiten kann und wer oder welche Orte betroffen sein könnten. Dies kann auch als niedrig, mittel oder hoch kategorisiert werden.
#3. Risikobewertung
Der Versicherungsmathematiker oder Gutachter (je nachdem, für wen Sie sich entscheiden) entscheidet, wie die Risiken mit höherer Priorität behandelt werden, während er das Risiko bewertet. Ein Versicherer kann hinzugezogen werden, um eine Risikodeckung anzubieten.
Unter Umständen können Vorschläge zur Verringerung oder Beseitigung des Risikos gemacht werden; Die damit verbundenen Aktivitäten können geändert werden, und Risiken niedrigerer oder mittlerer Kategorie werden beobachtet, um festzustellen, ob sie sich zu Risiken höherer Kategorie entwickeln.
#4. Analysen und Bewertungen werden dokumentiert und entsprechende Empfehlungen an das Projektteam gegeben.
In dieser Phase der Risikobewertung des Projekts werden Notfallvorkehrungen getroffen, um das Projekt und alle Vermögenswerte zu sichern. Dies wird auf verschiedene Weise erreicht:
- Das Risiko eingehen
- Gefahrübergang (auf einen Versicherer)
- Akzeptieren der Gefahr
- Senkung des Risikos
Aspekte eines Risikomanagementplans
In jedem Webdesign- und Entwicklungsprojekt gibt es Gefahren, Bauvorhabenoder Produktdesign. Das ist einfach die Essenz des Projektmanagements. Aber das ist auch der Grund, warum es immer wichtig ist, im Voraus zu planen, indem man eine Strategie für das Projektrisikomanagement entwickelt. Ein Projektrisikomanagementplan besteht normalerweise aus einigen wenigen Aspekten, die im Folgenden detailliert beschrieben werden.
#1. Erkennen Sie potenzielle Gefahren
Die Risikoidentifikation findet sowohl im Projekt als auch während des gesamten Projekts statt. Während viele Gefahren als „bekannte Risiken“ gelten, erfordern andere möglicherweise zusätzliche Untersuchungen.
Erstellen Sie eine auf Ihren Projekttyp zugeschnittene Checkliste zur Risikoidentifikation, um Risiken zu erkennen. Dies kann erreicht werden, indem alle Beteiligten und Branchenexperten befragt werden. Viele Gefahren können als technisch oder organisatorisch klassifiziert und dann durch bestimmte Unterkategorien wie Technologie, Schnittstellen, Leistung, Logistik, Budget usw. identifiziert werden. Erstellen Sie ein Risiko Quelle die Sie mit allen Befragten teilen können, um einen zentralen Ort für alle bekannten Gefahren zu haben, die während des Identifizierungsprozesses entdeckt wurden.
#2. Erstellen Sie ein Diagramm, das die Auswirkungen mit der Wahrscheinlichkeit vergleicht.
In dieser Managementphase überprüfen Sie die qualitativen und quantitativen Auswirkungen des Risikos, z. B. die Wahrscheinlichkeit des Risikoeintritts im Vergleich zu den Auswirkungen auf Ihr Projekt, und legen sie in einer Matrix oder Tabelle dar.
Zu Beginn geben Sie einen Wahrscheinlichkeitswert für die Wahrscheinlichkeit der Gefahr ein, der von niedrig bis hoch reicht. Dann stufen Sie Ihre Risikoauswirkung von niedrig über mittel bis hoch ein und weisen jedem eine Punktzahl zu. Dies gibt Ihnen einen Hinweis darauf, wie wahrscheinlich es ist, dass sich das Risiko auf den Erfolg des Projekts auswirkt, und wie schnell reagiert werden muss.
Um die Matrix für alle Teammitglieder und Stakeholder verständlicher zu machen, stellen Sie eine Gesamtrisikobewertung bereit, indem Sie Ihre Effektstufenbewertung mit Ihrer Risikowahrscheinlichkeitsbewertung multiplizieren.
#3. Erstellen Sie einen Risikoreaktionsplan
Die Planung Ihrer Risikoreaktion besteht normalerweise aus drei Grundkonzepten: Beseitigung Ihres Risikos und Minimierung sowohl der Auswirkungen des Risikos auf das Projekt als auch des Auftretens des Risikos. Dies ist in der Regel mit Kosten verbunden, entweder in Form von Zeit oder Geld. Daher sollten Sie Ihre Zeit, Ihr Geld und Ihren Umfang richtig planen, bevor Sie Ihren Risikomanagementplan entwickeln.
#4. Weisen Sie das Risiko einem Eigentümer zu.
Außerdem sollten Sie jedem Risiko einen Risikoverantwortlichen zuweisen. Während der Projektmanager normalerweise der Standard ist, sollten Sie spezifisch sein. Beziehen Sie bei der Erstellung Ihrer Matrix den Eigentümer jedes Risikos mit ein, damit niemand im Unklaren darüber ist, wer für die Umsetzung der Reaktion verantwortlich ist, wenn das Risiko eintritt, und die Eigentümer können unverzüglich Maßnahmen ergreifen.
Notieren Sie sich die spezifische Reaktion und lassen Sie sie von allen Beteiligten genehmigen, bevor Sie sie umsetzen. Auf diese Weise haben Sie eine Aufzeichnung des Problems und seiner Lösung, die Sie nach Abschluss des Projekts durchgehen können.
#5. Erkenne deine Trigger
Dies kann mit oder ohne ein Risiko geschehen, das Ihr Projekt bereits betrifft, und es ist besonders häufig während Projektmeilensteinen, um den Projektfortschritt zu überprüfen. Wenn ja, denken Sie darüber nach, die bestehenden Gefahren neu zu klassifizieren.
Auch wenn bestimmte Auslöser nicht erfüllt wurden, ist es ratsam, im Laufe des Projekts einen Backup-Plan zu entwickeln – vielleicht sind die Kriterien für ein bestimmtes Risiko nicht mehr vorhanden, wenn ein bestimmter Punkt im Projekt erreicht ist.
#6. Erstellen Sie einen Sicherungsplan
Betrachten Sie Ihre Risikoauswirkungs- und Wahrscheinlichkeitsmatrix als ein sich ständig änderndes Dokument. Die Klassifizierung Ihrer Risiken kann sich während Ihres Projekts jederzeit ändern, daher müssen Sie im Rahmen Ihres Prozesses einen Notfallplan entwickeln.
Beispiele für Notfallplanung sind die Entdeckung neuer Risiken während der Projektmeilensteine und die Neubewertung bestehender Risiken, um festzustellen, ob Bedingungen für diese Risiken erfüllt wurden. Jede Neuklassifizierung von Risiken erfordert eine kleine Anpassung Ihres Backup-Plans.
#7. Bestimmen Sie Ihre Risikoschwelle
Um Ihre Risikoschwelle zu messen, müssen Sie feststellen, welche Risiken zu hoch sind, und mit Ihren Stakeholdern diskutieren, ob es sich lohnt, das Projekt fortzusetzen – es lohnt sich in Bezug auf Zeit, Geld oder Umfang.
Berücksichtigen Sie Ihre Risiken, die eine Bewertung von „sehr hoch“ oder mehr als ein paar „hohe“ Bewertungen haben, und wenden Sie sich an Ihr Führungsteam und Ihre Interessengruppen, um zu beurteilen, ob das Projekt selbst Gefahr läuft zu scheitern. Risiken, die eine zusätzliche Beratung erfordern, haben die Risikoschwelle überschritten.
Best Practices, um Ihren Projektrisikomanagementplan auf dem neuesten Stand zu halten
Projektrisikomanagement-Pläne scheitern nur an wenigen Punkten: nach und nach an Geldmangel, durch Modellierungsfehler oder durch eklatantes Ignorieren Ihrer Risiken.
Ihr Risikomanagementplan entwickelt sich während der Dauer des Projekts, von Anfang bis Ende. Als Ergebnis konzentrieren sich die Best Practices auf die Überwachungsphase des Risikomanagementplans. Fahren Sie fort, Ihre Risiken und ihre jeweiligen Punktzahlen zu bewerten und neu zu bewerten, und behandeln Sie Risiken bei jedem Projektmeilenstein.
Häufig gestellte Fragen zum Projektrisikomanagement
Was sind positive Risiken im Projektmanagement?
Positives Risiko ist jede Bedingung, jedes Ereignis, jeder Vorfall oder jede Situation, die das Potenzial hat, einem Projekt oder einer Organisation zugute zu kommen.
Was ist ein Hochrisikoprojekt?
Projekte mit hohem Risiko sind solche, die gut sichtbar sind, einen breiten Einfluss innerhalb und außerhalb des Unternehmens haben und große Herausforderungen für die Leistungsfähigkeit des Projektteams darstellen.
Was sind positive und negative Risiken im Projektmanagement?
Positives Risiko ist im Allgemeinen etwas, für das Sie immer offen sein und sogar ermutigen sollten, da es wertvolle Auswirkungen auf Ihr Projekt hat. Das negative Risiko hingegen ist das Gegenteil, und das Worst-Case-Szenario für ein solches Risiko ist das Scheitern des Projekts.
- Business Impact Analysis BIA: Detaillierte Prozessschritte & Beispiele
- STRATEGISCHE RISIKOMINDERUNG: Wie man es richtig macht
- Projektumfangsmanagement: Beispiele für Definitions- und Umfangsmanagementpläne
- Project Scope Statement: Leitfaden zum Erstellen eines Scope Statements mit Beispielen
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