Wenn Sie mehrere Initiativen verwalten und nicht über einen Mechanismus zur Nachverfolgung von Ausgaben und Ressourcen verfügen, ist das Scheitern eines Projekts unvermeidlich. Eine Projektverfolgung hingegen ist in dieser Situation hilfreich. Grundsätzlich können Teams jeder Größe von der Projektverfolgung profitieren, indem sie ihre Ressourcen besser verwalten und Ergebnisse erzielen, die die Expansion ihres Geschäfts unterstützen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, warum es wichtig ist, in Ihrem Unternehmen ein Projektverfolgungssystem zu implementieren, und erklären alles andere, was Sie wissen müssen.
Was ist Projektverfolgung?
Zur Überwachung des Arbeitsstatus innerhalb eines Projekts wird eine Projektmanagementtechnik namens Projektverfolgung verwendet. Indem Sie den Überblick über Ihr Projekt behalten, können Sie den tatsächlichen Fortschritt im Vergleich zu den Erwartungen beurteilen und alle Probleme erkennen, die es schwieriger machen könnten, das Projekt pünktlich und im Rahmen des Budgets abzuschließen.
Für die Projektverfolgung sind Projektmanagementmethoden und der Einsatz von Projektverfolgungstools von wesentlicher Bedeutung. Einen Überblick über Aktivitäten, Arbeitsaufwand und Meilensteine in jeder Phase des Projektlebenszyklus bietet beispielsweise ein Gantt-Diagramm, sodass Manager den Projektfortschritt überwachen können. Statusberichte und andere Projektberichte können zusätzliche Informationen sammeln, die mehr Licht auf Ergebnisse, Risiken und Leistung werfen. Das Projektteam und die Stakeholder können diese Informationen dann erhalten, um auf dem Laufenden zu bleiben.
Warum ist Projektverfolgung wichtig?
Ein Projekt-Tracker ist ein Tool, mit dem Manager die Leistung ihres Teams und die Ressourcenzuweisung überwachen können. Es ist ein entscheidendes Werkzeug für die Einhaltung von Projektbudgets und -plänen.
Vorlagen für Projekt-Tracker können als zentrale Informationsquelle für die Projektentwicklung genutzt werden. Das Projektteam kann die Vorlage mit Informationen zur Projektentwicklung ausfüllen, die dann mit dem Projektmanager und anderen Stakeholdern geteilt werden können, um ihnen den aktuellen Stand des Projekts zu zeigen.
Der Einsatz von Projektmanagement-Software zur Projektverfolgung ist jedoch die zuverlässigste Wahl. Online-Tools werden in Echtzeit aktualisiert und die Software gibt diese Informationen weiter. Anschließend kann es Berichte mit aktuellen Fakten erstellen, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen.
So verfolgen Sie die Projektentwicklung
Obwohl es schwierig erscheinen mag, den Überblick über die Entwicklung Ihres Projekts zu behalten, können Sie sich auf den Erfolg vorbereiten, indem Sie im Voraus den Ablauf und die Planung skizzieren. Sie können sofort folgende Maßnahmen ergreifen, um wieder auf den richtigen Weg zu kommen:
- Erstellen Sie Meilensteine und Ergebnisse
- Setzen Sie sich erreichbare, messbare und realistische Ziele.
- Verwenden Sie ein Projektmanagement-Tool, um Zeit, Ausgaben und Aufgaben zu überwachen.
- Regelmäßige Team- und Stakeholder-Meetings
- Legen Sie klare Fristen fest
- Fördern Sie Transparenz
Diese Empfehlungen sind struktureller Natur und sollten für jedes Projekt umgesetzt werden. Um Projektmanagern die Einzelheiten an die Hand zu geben, die sie benötigen, um ihre Teams an den vorgesehenen Zeitplan und das geplante Budget zu halten, können sie mit einer Projektverfolgungssoftware oder einer Projektverfolgungsvorlage arbeiten.
Welche Methode der Projektverfolgung funktioniert am besten?
Es gibt zahlreiche Techniken zur Projektverfolgung, von Gantt-Diagrammen bis hin zur Erstellung von Projektskizzen, wie wir bereits beschrieben haben. Projektmanager und Teammitglieder können dank Gantt-Diagrammen den Status eines Projekts und die Beziehungen zwischen seinen Aufgaben sehen. Sie können ein Gantt-Diagramm in Excel erstellen, aber eine Plattform mit Projektverfolgungsfunktionen bietet Ihnen eine robustere Version, die Änderungen und Aktualisierungen in Echtzeit anzeigt. Wir werden im nächsten Abschnitt mehr darüber sprechen. In der Zwischenzeit finden Sie hier Tipps, die Ihnen helfen, sich im Projektmanagement zurechtzufinden.
#1. Entwickeln Sie vor dem Start einen Plan
Eine der Hauptursachen dafür, dass die Projektverfolgung zu einer Herausforderung wird, ist die Neigung, in das Projekt einzusteigen, ohne die notwendigen Vorbereitungen zu treffen. Wenn Sie Pläne und Ziele haben, können Sie die Entwicklung des Projekts verfolgen.
#2. Suchen Sie nach Warnsignalen und beheben Sie Probleme
Die Elemente, die ein Projekt beeinträchtigen oder beeinträchtigen können, sind Warnindikatoren. Ihr Projekt wird scheitern, wenn Sie keine Warnsignale bemerken. Es gibt Projektmanagement-Apps, die dabei helfen können, Warnmeldungen anzuzeigen. In der Zwischenzeit kann es sinnvoll sein, Hilfe in Anspruch zu nehmen, wenn zahlreiche Aufgaben noch nicht erledigt sind.
#3. Beachten Sie den Arbeitsplan
Nachdem das Projekt geplant ist, können die Arbeiten durchgeführt werden. Umfangreiche Arbeitsergebnisse können in kleinere Aufgaben unterteilt werden, um den Menschen ein klareres Verständnis davon zu vermitteln, was von ihnen erwartet wird. Dies wird ihnen helfen, sich darüber im Klaren zu werden, was ein guter Job ist, bevor sie überhaupt mit der Arbeit beginnen. Wie das Projekt voranschreitet, lässt sich anhand der Aufgaben und des Plans ermitteln. Durch eine proaktive Projektarbeit wird sichergestellt, dass nichts durch die Lücken fällt und den Abschluss des Projekts verhindert.
#4. Markieren Sie Aufgaben nur dann als erledigt, wenn sie es sind
Wenn die Dinge langsam voranschreiten, kann es ratsam erscheinen, Arbeiten als abgeschlossen zu markieren, obwohl sie nur teilweise erledigt sind. Aufgrund dieser gefälschten Berichte wird es schwieriger, den tatsächlichen Fortschritt des Projekts zu verfolgen.
Worauf Sie bei Projektmanagement-Tools achten sollten
Jedes Projektmanagement-Tool hat eine besondere Funktion zu bieten. Wenn es jedoch um wesentliche Funktionen geht, liegen Software-Integrationen, mobile Apps und Workflow-Automatisierung vorne.
#1. Automatisierung des Workflows
Einer der wichtigsten Faktoren für die Projekteffizienz ist die Workflow-Automatisierung, die Ihrem Projektteam die Durchführung zeitaufwändiger, sich wiederholender Vorgänge wie das Verschieben von Aufgaben durch die Projektpipeline oder die Benachrichtigung von Teammitgliedern, sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, erspart.
Mithilfe der Automatisierung können Sie Ihre eigenen Arbeitsabläufe entwerfen. Bei einigen Programmen (z. B. Monday.com) können Sie zunächst aus vorgefertigten Vorlagen auswählen oder Ihre eigenen vollständig an die Anforderungen des Teams anpassen.
Sie könnten beispielsweise eine Automatisierung programmieren, die den Teamleiter benachrichtigt, sobald ein Vertrag unterzeichnet wird. In diesem Fall muss der Teamleiter keine Zeit damit verbringen, nach Statusaktualisierungen zu suchen; Stattdessen werden sie lediglich benachrichtigt, wenn jemand den Vertrag unterzeichnet.
#2. Mobile Anwendungen
Eine Plattform, die keinen mobilen Zugriff unterstützt, ist das Gegenteil von Produktivität, worum es bei Projektmanagement-Software geht. Ihr Team kann auch unterwegs von jedem beliebigen Gerät aus auf Aufgaben zugreifen und im Kontext kommunizieren, auch wenn Monday.com mehr als nur ein Projektmanagement-Tool ist.
Die Fähigkeit, den Projektfortschritt zu verfolgen und Aufgaben vor Ort zuzuweisen, ist für Projektmanager, die entfernte Teams leiten, von entscheidender Bedeutung. Teams können Fälligkeitstermine überwachen und Projekte von A bis Z auf Monday.com Work OS verwalten, wodurch Sie auch jeden Arbeitsablauf anpassen können, um jeden Arbeitsablauf, jedes Projekt oder jede Aufgabe zu optimieren.
#3. Softwarefusionen
Sie sollten (oder können) nicht auf Ihre aktuellen Lieblingstools verzichten, nur weil Sie nach einem konsolidierten Projektverfolgungstool suchen. Natürlich möchten Sie, dass die von Ihnen ausgewählte Projektmanagementsoftware gut mit dem Rest Ihres IT-Stacks zusammenarbeitet. Mit der nahtlosen Integration von Monday.com in alle Ihre Lieblingstools können Sie tatsächlich die gesamte Arbeit Ihres Teams an einem Ort haben.
Software zur Projektverfolgung
Der einfachste Weg, den Überblick über Projekte zu behalten, ist eine Projektverfolgungssoftware, die den Überblick über alle anfallenden Arbeiten behält und Ihnen dabei hilft, den Zeitplan einzuhalten. Die meisten Projektverfolgungssoftware können neben den Aktivitäten auch dazu verwendet werden, den Überblick über Ihr Budget und Ihre Ressourcenzuteilung zu behalten.
Schon bevor ein Projekt seine Ausführungsphase beginnt, ist ein Projekt-Tracker hilfreich. Es kann Sie bei der Verwaltung der Ressourcen unterstützen, die Sie für die Aufgaben während der Projektplanung benötigen. Erst in der Überwachungs- und Kontrollphase Ihres Projekts kommt das Programm zum Einsatz und ermöglicht Ihnen die Kontrolle, ob Ihr tatsächlicher Fortschritt dem entspricht, was Sie zu diesem Zeitpunkt erwartet haben.
Jedes Projekt muss über ein Projektmanagement-Dashboard verwaltet werden. Es bietet Ihnen einen Mechanismus zur Verwaltung der dreifachen Zeit-, Geld- und Umfangsbeschränkungen. Führungskräfte wissen, wann Aktivitäten abgeschlossen sind und dass sie nicht mehr Ressourcen und Kosten verbrauchen, als vorgesehen sind.
Tools zur Projektverfolgung
Web- oder cloudbasierte Softwareplattformen, sogenannte Projektverfolgungstools, ermöglichen Teams und Einzelpersonen, Projekte zu planen, deren Fortschritt im Auge zu behalten und eine bessere Teamarbeit zu fördern. Einige Programme, die Sie bei der Verfolgung Ihrer Initiativen unterstützen können, sind:
- Monday.com ist ein Arbeitsbetriebssystem (Work OS), das Teams jeder Größe bei der Organisation und Verwaltung jeglicher Art von Arbeit unterstützt.
- Microsoft Project: MS Project ist für große, komplizierte Wasserfallprojekte konzipiert; Allerdings sind agile Methoden möglicherweise nicht so gut dafür geeignet.
- Trello: Die Board- und Listenerstellungstools von Trello, die sich auf Kanban-Boards konzentrieren, unterstützen Teams bei der Organisation von Projekten.
- Evernote ist ein bekanntes Notiztool, mit dem Benutzer webbasierte Notizen und andere Inhalte speichern und anordnen können.
- Jira: Viele Entwickler bevorzugen Jira als ihre bevorzugte Software. Besonders bekannt ist das Programm für die Organisation der Codeentwicklung und Issue-Überwachung.
Welche Vorteile bieten Projektverfolgungstools?
Durch den Einsatz des entsprechenden Tools können Projektmanager sicherstellen, dass die Arbeitsabläufe ihrer Teams verbessert werden und gleichzeitig Projekte im Zeitplan und unter Budget gehalten werden.
Was machen sie sonst noch?
- Erleichtern Sie die Projektplanung. Die umfassendsten Plattformen bieten plattforminterne Dokumentenfreigabe, Gantt-Diagramme, Kanban-Ansichten und andere agile Verfahren.
- Um Projekte effektiv zu planen, benötigen Sie ein Tool, mit dem Sie Aufgaben auf die Teammitglieder aufteilen und sie auf der Plattform markieren können, damit jeder weiß, was zu tun ist.
- Verfolgen Sie die Zeit: Mit einem Projektmanagement-Tool haben Sie auch die Möglichkeit, die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit und den erzielten Fortschritt zu verfolgen.
- Überprüfen Sie den Status von Projektaufgaben – Status sind eine schnelle und einfache Methode, um zu sehen, wo sich das Team befindet. Einige der zugänglicheren Softwareprogramme verwenden auffällige, bearbeitbare Beschriftungen, sodass jeder den Projekt-, Aufgaben- und Unteraufgabenfortschritt schnell erkennen kann.
- Das Festlegen von Projektzeitplänen ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind, unabhängig davon, ob Sie eine visuelle Darstellung der Zeitpläne aller Ihrer Projekte wünschen oder wissen möchten, wie lange Sie und Ihr Team für die Fertigstellung einer Aufgabe oder eines Projekts benötigen.
Kostenlose Projektverfolgung
Jeder verwaltet Aufgaben auf seine eigene Art und Weise. Manche Menschen verwalten ihre Aufgaben lieber über ihre Posteingänge. Manche Leute mögen sogar die veraltete Stift-und-Papier-Technik, während andere ihre Arbeit lieber auf einem Kanban-Board oder in einer Kalenderansicht sehen.
Die 8 besten kostenlosen Tools für das Projektmanagement
- Trello für Projektmanagement mit Visuals
- Asana für Teams
- Für benutzerdefinierte Aufgabenansichten verwenden Sie Klicken Sie auf
- Für Funktionen, die Tabellenkalkulationen ähneln, verwenden Sie Wrike
- Jira für Entwickler;
- ActiveCollab für unabhängige Auftragnehmer und kleine Agenturteams;
- Airable zur Erstellung eines maßgeschneiderten Projektmanagement-Tools;
- GoodDay für verschiedene Projektmanagementtechniken.
Projektverfolgungs-App
Nachfolgend finden Sie einige Listen mit Projektverfolgungs-Apps, die für Ihr Unternehmen hilfreich sein können:
#1. Trello
Kleine Unternehmen, die über die typische Tabellenkalkulation hinausgehen möchten, sollten Trello in Betracht ziehen. Aufgrund der Fülle an Funktionen, die im kostenlosen Plan verfügbar sind, ist es auch eine gute Wahl für den persönlichen Gebrauch. Trello wird Sie nicht im Stich lassen, wenn Sie eine Plug-and-Play-Projektmanagementsoftware mit hervorragender Sicherheit und einer mobilen App benötigen.
#fünfzehn. Asana
Dies ist eine gute Option, wenn Sie Trello mögen (worauf wir weiter unten eingehen), aber funktionsreichere Funktionen benötigen. Asana ist ein umfassendes Projektmanagement-Tool, mit dem Sie den Überblick über jedes Teammitglied und die Aufgaben behalten, an denen es arbeitet. Dank der Echtzeitaktualisierungen der Plattform bleiben Sie über die Aufgaben, Notizen, Arbeitsbereiche und Tags der Projektpipeline auf dem Laufenden.
Sie können Berechtigungen für jedes Teammitglied in Asana festlegen und Teammitglieder können dort Projektunterlagen teilen, anstatt mehrere E-Mails zu versenden.
#3. Montag.com
Auf Monday.com stehen mehr als 200 visuelle Vorlagen zur Verfügung, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Um einen einzigartigen Workflow zu entwerfen, können Sie über 30 verschiedene Arten von Spalten per Drag-and-Drop verschieben. Und um den Arbeitsaufwand zu minimieren und die Effizienz zu steigern, können Sie Routineprozesse automatisieren.
Um komplizierte Vorgänge zu vereinfachen, können Sie Boards verknüpfen, Dateien zu Projekten hinzufügen und mit Teammitgliedern kommunizieren. Die Arbeitslastansicht ermöglicht es Managern, zu sehen, woran jedes Teammitglied arbeitet, ohne sinnlose Besprechungen abzuhalten.
#4. Basislager
Die beste Plattform für Teamzusammenarbeit, Projektmanagement und Dateifreigabe ist Basecamp. Die Plattform verfügt über starke Integrationen, die Ihnen helfen können, weniger Software für den Betrieb Ihres Unternehmens zu verwenden. Die Einführung von Pauschalpreisen (anstelle der Abrechnung pro Benutzer) hebt Basecamp von seinen Konkurrenten ab.
#5. Smartsheet
Webbasierte Tools für die Zusammenarbeit sind bei Smartsheet erhältlich, um Sie bei der Optimierung Ihrer Initiativen zu unterstützen. Im Vergleich zum Konkurrenten Wrike bietet es ein schnelleres Onboarding. Tools zur Ressourcenverwaltung und -automatisierung helfen dabei, Allokationen auszugleichen und Engpässe zu vermeiden.
Was ist Projektverfolgung und -überwachung?
Die Projektverfolgung beginnt frühzeitig mit der Planung und dauert bis zum Abschluss des Projekts. Verfolgen Sie die Entwicklung des Projekts, erkennen Sie potenzielle Probleme frühzeitig und beheben Sie sie.
Warum ist Projektverfolgung wichtig?
Mit der Projektverfolgung können Sie Abläufe optimieren, indem Sie verfolgen, welche Aufgaben zuerst anstehen. Wir helfen Ihnen dabei, sich für das eine oder das andere zu entscheiden. Darüber hinaus gelingt es Ihnen, Termine einzuhalten, Hindernisse zu erkennen und zu beseitigen sowie Risiken zu minimieren. Das Team und das Projekt insgesamt erfolgreich voranbringen.
Womit verfolgen Sie Projekte?
Eine der gebräuchlichsten Methoden, um die Entwicklung Ihres Projekts zu verfolgen, ist das Gantt-Diagramm. Es bietet Teammitgliedern in Echtzeit ein visuelles Bild des Fortschritts für das Projektmanagement. Darüber hinaus erleichtern Gantt-Diagramme die Identifizierung der Zusammenhänge zwischen Aufgaben.
Wer ist für die Projektverfolgung verantwortlich?
Die Projektplanung schafft die Grundlage für eine effiziente Projektmanagementverfolgung und Statusberichterstattung. Der Projektmanager und die Führungskräfte legen zu diesem Zeitpunkt eindeutige Ergebnisse und Kontrollpunkte fest, um den Fortschritt zu messen. Teamleiter sollten die Projektverfolgung zum Wohle der gesamten Gruppe überwachen.
Was macht eine Projektverfolgungssoftware?
Ein Projekt-Tracker ist ein Tool, mit dem Manager überwachen können, wie ihr Team arbeitet und Ressourcen zuweist. Es ist ein entscheidendes Werkzeug für die Einhaltung von Projektbudgets und Zeitplänen. Vorlagen für Projekttracker können als einzige Informationsquelle für die Projektentwicklung verwendet werden.
Zusammenfassung
Die Projektverfolgung beginnt frühzeitig mit der Planung und dauert bis zum Abschluss des Projekts. Durch die regelmäßige Überwachung der Projektleistung, um Abweichungen vom Projektmanagementplan zu erkennen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Projekte im Zeitplan liegen.
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Bibliographie
