Über das Projektumfangsmanagement und seine Rolle bei der Durchführung erfolgreicher Projekte ist viel gesagt und geschrieben worden. Ob Sie ein Anfänger oder ein erfahrener Projektmanager sind, das Verständnis des Projektumfangs ist entscheidend für Ihren Erfolg im Projektmanagement.
Aber bevor wir dort ankommen, müssen wir den Umfang des Projekts definieren. Dieser Artikel behandelt alles, was Sie über den Projektumfang und das Projektumfangsmanagement wissen müssen. Außerdem erfahren Sie anhand eines Beispiels, wie Sie einen Managementplan für den Projektumfang erstellen.
Was ist Projektumfang und Projektumfangsmanagement?
Schauen wir uns zunächst die Definitionen an:
Projektumfang
Der Projektumfang ist eine Komponente der Projektplanung, die die Bestimmung und Aufzeichnung einer vollständigen Liste von Liefergegenständen oder Merkmalen beinhaltet, die in die Ausführung des Projekts einbezogen werden.
Mit anderen Worten, der Projektumfang definiert die Ziele des Projekts und wie sie erreicht werden können.
Wenn Sie schon einmal an einem Projekt gearbeitet haben, haben Sie wahrscheinlich schon einige Male den Begriff „Projektumfang“ gehört. Es ist wahrscheinlich der wichtigste Aspekt eines guten Projektmanagements.
Projektrahmenmanagement
Projektumfangsmanagement bezieht sich auf die Methoden, die gewährleisten, dass der Umfang eines Projekts angemessen festgelegt und abgebildet wird. Um das Projekt termingerecht auszuführen, darf es nur die notwendigen Projektinformationen enthalten.
Das Hauptanliegen des Projektumfangsmanagements ist die Regulierung dessen, was innerhalb des Projekts ist und was nicht. Es ist auch entscheidend, Projektmanager, Koordinatoren und Vorgesetzte dabei zu unterstützen, sich auf das zu konzentrieren, was für das Projekt wirklich wichtig ist, und den Teammitgliedern den angemessenen Arbeitsaufwand zuzuweisen, um das Projekt effektiv durchzuführen.
Lassen Sie uns die Projektabwicklung mit dem Hochbau vergleichen, um die Dinge klarer zu machen. Vor Beginn der Arbeiten wird ein Zaun um das Gelände errichtet. Dies dient dazu, die Grenzen des Baus zu definieren, damit diejenigen, die Teil des Bauteams sind, wissen, wo sie aufhören müssen. Dies wird als Bereich bezeichnet.
Was ist die Definition von Scope im Projektmanagement?
Wenn wir im Projektmanagement von Scope sprechen, sprechen wir von zwei Arten von Scope: Produkt-Scope und Projekt-Scope. Werfen wir einen kurzen Blick auf sie:
- Die Features und Funktionalitäten, die in einem Produkt enthalten sein werden, werden als Umfang bezeichnet. Einfach ausgedrückt, bezieht es sich auf die Wünsche eines Kunden an ein Produkt oder eine Dienstleistung. Wenn es sich bei dem Produkt beispielsweise um ein Smartphone handelt, umfasst der Produktumfang Dinge wie Bildschirmgröße, Akku-Backup, Arbeitsspeicher, CPU-Geschwindigkeit und so weiter.
- Der Aufwand, der erforderlich ist, um ein Produkt (oder eine Dienstleistung) mit den angegebenen Merkmalen und Funktionen erfolgreich herzustellen, wird als Projektumfang bezeichnet. Wenn Sie beispielsweise eine Softwareanwendung erstellen müssen, ist der Projektumfang die Arbeit, die abgeschlossen werden muss, um ein Softwareprogramm mit ausreichender Funktionalität zu erstellen.
- Um sicherzustellen, dass sowohl der Produktumfang als auch der Projektumfang eingehalten werden, müssen erhebliche Anstrengungen unternommen werden, z. B. Planungs-, Koordinations- und Managementaktivitäten. Danach wird die fertige Arbeit mit dem tatsächlichen Projektumfang verglichen.
Die Erklärung zum Projektumfang
Es gibt verschiedene Dokumente im Projektmanagement, aber eines der wichtigsten Dokumente zum Projektumfang ist das Scope-Statement-Dokument. Die Scope-Anweisung gibt die erwarteten Ergebnisse, Annahmen, Einschränkungen sowie andere kritische Elemente an, unter denen das Projekt abgeschlossen wird.
Es definiert auch die Grenzen des Projekts, weist jedem Teammitglied Arbeitsaufgaben zu und skizziert die Verfahren, die während des gesamten Lebenszyklus des Projekts zu befolgen sind. Es wird auch als Scope Statement, Statement of Work oder Terms of Reference bezeichnet.
Die folgenden Punkte können in der Projektumfangserklärung enthalten sein:
- Der Umfang des Produkts
- Der Umfang des Projekts
- Liste der Liefergegenstände
- Kriterien für die Annahme
- Ausschlüsse aus dem Projekt
- Einschränkungen
- Annahmen
Bedeutung des Project Scope Managements
Die Anforderungen steigen wie nie zuvor, da Projekte größer und komplizierter werden. Jedes bedeutende Projekt erfordert mehr Zeit, Mühe und Ressourcen, um es durchzuziehen. Aus diesem Grund ist es wichtig, den Umfang sowohl des Produkts als auch des Projekts anzugeben.
So können Sie sich auf die im Scope-Management-Plan abgedeckte Arbeit konzentrieren und gleichzeitig bedenken, dass unerwartete Änderungen Auswirkungen auf Zeit, Kosten, Qualität, Ressourcen und sogar die Kundenzufriedenheit haben. Weil Informationen von allen erworben werden Interessenten und Sponsoren Im Vorfeld ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass ungenaue Informationen gesammelt werden, die dem Erfolg des Projekts abträglich sein könnten. Daher ist die Funktion des Scope-Projektmanagements entscheidend für den Projekterfolg.
Managementprozesse für den Projektumfang
Scope Management besteht laut PMBOK aus sechs Prozessen:
- Managementplan für den Projektumfang
- Anforderungen sammeln
- Umfang definieren
- Erstellung des Projektstrukturplans
- Geltungsbereich validieren
- Kontrollbereich
#1. Erstellen Sie einen Managementplan für den Projektumfang
Dies ist der erste Schritt im Prozess des Projektumfangsmanagements. Dieses Verfahren, das kürzlich in die fünfte Ausgabe des PMBOK, erstellt einen Bereichsverwaltungsplan basierend auf den Eingaben aus dem Projektplan.
Die folgende Tabelle fasst die Eingaben, Tools, Ansätze und Ergebnisse des Planumfang-Managementprozesses zusammen.
| EINGÄNGE | WERKZEUGE UND TECHNIKEN | AUSGABE |
| Projektmanagementplan | Expertenmeinungen | Scope-Management-Plan |
| Projektcharta | Meetings | Anforderungsmanagementplan |
| Umweltfaktoren des Unternehmens | ||
| Organisatorische Prozess-Assets |
Das Dokument muss nicht lang, detailliert oder formell sein. Es sollte für alle leicht verständlich sein und seinen Zweck erfüllen.
#2. Sammelpflicht
Der folgende Schritt besteht darin, die Anforderungen und Erwartungen der Stakeholder zu ermitteln. Durch Interviews, Umfragen und Fokusgruppen erwarten sie von Ihnen, dass Sie alle Projektanforderungen, Erwartungen, Budgets und Ergebnisse dokumentieren.
Dies ist ein kritischer Schritt, da Stakeholder meistens unrealistische Anforderungen oder Erwartungen haben und Projektmanager eingreifen müssen, um eine für alle akzeptable Lösung zu finden, um Projektverzögerungen zu vermeiden.
Am Ende der Anforderungserfassungsphase sollten Sie Folgendes haben:
- Es müssen sowohl funktionale als auch nicht-funktionale Anforderungen erfüllt werden.
- Erwartungen der Stakeholder
- Geschäftliche Notwendigkeiten
- Unterstützung und Schulung sind erforderlich.
- Projektspezifikationen
#3. Umfang definieren
An dieser Stelle müssen Sie Ihre Anforderungen in eine detaillierte Beschreibung der Dienstleistung oder des Produkts übersetzen, die Sie im Rahmen des Projekts liefern möchten. Sie erhalten dann eine Projektumfangserklärung, auf die Sie sich während der gesamten Dauer Ihres Projekts beziehen können.
Während es wichtig ist, aufzulisten, was innerhalb des Projektumfangs liegt, ist es ebenso wichtig, darauf hinzuweisen, was außerhalb des Projektumfangs liegt. Alle Änderungen am Umfang müssten dann das vollständige Änderungskontrollverfahren durchlaufen, um sicherzustellen, dass das Team nur an dem arbeitet, woran es arbeiten muss.
Mit der Festlegung des Umfangs erhalten Sie einen Bezugspunkt für Ihr Projektteam und alle anderen Beteiligten. Wenn etwas nicht im Umfang enthalten ist, muss es nicht vom Team abgeschlossen werden.
#4. Entwicklung eines Projektstrukturplans
Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein Dokument, das alle Arbeiten aufschlüsselt, die in einem Projekt erledigt werden müssen, und dann alle Aufgaben Teammitgliedern zuweist. Es umreißt die zu erbringenden Leistungen sowie ihre jeweiligen Fristen.
Für diesen Teil des Prozesses können Sie Projektmanagement-Software verwenden, um Aufgaben zuzuweisen und zu priorisieren, was es einfacher macht, den Gesamtfortschritt des Projekts zu verfolgen und unnötige Engpässe zu minimieren.
#5. Geltungsbereich validieren
Der Umfang und die Ergebnisse, die Sie aufgezeichnet haben, müssen in diesem Schritt den Projektleitern und Stakeholdern vorgelegt werden, um die erforderlichen Genehmigungen zu erhalten. Vor Beginn des Projekts sollte eine Bereichsvalidierung durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass im Falle eines Fehlers einfach festgestellt werden kann, wo der Fehler aufgetreten ist.
#6. Umfang sammeln
Projektmanager müssen sicherstellen, dass das Projekt, sobald es beginnt, innerhalb des festgelegten Rahmens bleibt. Wenn etwas geändert werden muss, sollte das richtige Änderungskontrollverfahren durchgeführt werden.
Beispiel für einen Managementplan für den Projektumfang
Ein Beispiel für einen Projektumfangsmanagementplan ist unten dargestellt.
5 Hinweise für ein effizientes Projektumfangsmanagement
- Erstellen Sie einen Work Breakdown Structure (PSP), da dieser die Scope-Anweisung in kleinere, überschaubarere Pakete aufteilt.
- Vermeiden Sie außerdem Mehrdeutigkeiten in Ihrem Umfang, um zusätzlichen Aufwand und Stress zu vermeiden. Definieren Sie es so genau wie möglich.
- Um eine Fehlinterpretation von Anforderungen zu vermeiden, gestalten Sie den Prozess der Bestimmung des Umfangs kollaborativ.
- Um eine Erweiterung des Umfangs über den ursprünglich festgelegten hinaus zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass das Dokument zum Umfang während der Projektausführung nicht geändert wird.
- Verbringen Sie schließlich Ihre Zeit damit, sich mit allen wichtigen Stakeholdern zu beraten und den Projektumfang zu definieren, da er nicht mehr geändert werden kann, sobald er beschlossen wurde.
Abschließende Überlegungen
Das Festlegen eines bestimmten Projektumfangs ermöglicht es Teams, ihre Gesamtarbeitsbelastung effizienter zu verwalten. Ein erfolgreicher Projektumfang mit Hilfe von Projektmanagementsoftware hilft dabei, das Projekt auf dem richtigen Fuß zu starten und sicherzustellen, dass es pünktlich und unter dem Budget geliefert wird, während die Erwartungen der Endbenutzer erfüllt werden.
Häufig gestellte Fragen zum Projektumfangsmanagement
Was ist der Project Scope Management Plan?
Der Projektumfangs-Managementplan ist eine Sammlung von Methoden, die verwendet werden, um sicherzustellen, dass das Projekt alle Aufgaben enthält, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind, während diejenigen Arbeiten/Aufgaben ausgeschlossen werden, die außerhalb des Umfangs liegen.
Was ist ein Hauptvorteil eines Projektumfangs-Managementplans?
Der Hauptvorteil dieses Verfahrens besteht darin, dass es Anleitungen und Anweisungen dazu gibt, wie der Umfang während des gesamten Projekts beibehalten wird.
Was ist im Projektumfang enthalten?
Ein Scope Statement, das häufig vom Projektmanager erstellt wird, deckt das gesamte Projekt ab, einschließlich aller Liefergegenstände und ihrer Merkmale sowie einer Liste der betroffenen Stakeholder. Es enthält auch alle wichtigen Projektziele, Leistungen und Ziele, die bei der Erfolgsmessung helfen.
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