Mitarbeiter-Tracking- und -Management-Tools sind im heutigen schnelllebigen Geschäftsklima mit hohen Einsätzen unerlässlich, und die Software für ein umfassendes Workforce-Management-System bietet genau das. Arbeitnehmer in verschiedenen Branchen, einschließlich Einzelhandel, Gastronomie, technischer Bereitschaftsdienst und anderen, sind daran gewöhnt, unvorhersehbare Zeitpläne zu erfüllen. Diese Unregelmäßigkeit beginnt sich auch auf den 9-to-5-Sektor auszubreiten, insbesondere wenn zusätzliches Arbeiten, Fernarbeit und Reisen zur Arbeit immer üblicher werden und ein Arbeitsplan für Mitarbeiter entwickelt wird, damit sie wissen, wann und wann wo sie arbeiten werden, scheint eine einfache Aufgabe zu sein. Die Anforderungen an Workforce Management gehen weit über die grundlegenden Planungsfunktionen hinaus. Die effektivsten Elemente der Software für mobile Workforce-Management-Systeme erleichtern die Durchführung einer Vielzahl von HR-bezogenen Aktivitäten.
In diesem Artikel werden die Vor- und Nachteile der Workforce-Management-Systemsoftware aufgeschlüsselt, und es werden Vorschläge gemacht, wie Sie eine Lösung auswählen können, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.
Was ist ein Total Workforce Management System TWMS?
Auf der grundlegendsten Ebene befasst sich Workforce Management mit allen Aktivitäten, die durchgeführt werden müssen, um sicherzustellen, dass eine Belegschaft so reibungslos wie möglich arbeitet.
Der Hauptzweck besteht darin, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen sowohl jetzt als auch in Zukunft Zugang zu einer angemessenen Menge an Humankapital hat, um seine Geschäfte durchzuführen.
Dazu gehört auch die Bewertung vieler beweglicher Teile, was schwierig sein kann, wenn Sie nicht über die richtigen Werkzeuge verfügen.
Aufgrund dieses Trends investieren immer mehr Unternehmen in Workforce-Management-Software.
Wenn Sie über die richtigen Workforce-Management-Softwarefunktionen verfügen, ist es einfach, die langfristigen Geschäftsziele Ihres Unternehmens zu bewerten und sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter gut darauf vorbereitet sind, diese zu erreichen.
Da eine wachsende Zahl von Unternehmen Arbeitnehmern inzwischen ermöglichen, von zu Hause aus zu arbeiten, entweder in Vollzeit oder in flexiblen Arbeitszeiten, hat die Bedeutung dieser Funktionalitäten erheblich zugenommen.
So wählen Sie ein Workforce-Management-System
Der Bereich der Personalsoftware bietet eine Fülle von Möglichkeiten, um den unterschiedlichsten Anforderungen gerecht zu werden.
Einige, wie z. B. eine Gehaltsabrechnungssoftware oder eine Lernmanagementlösung, sind speziell auf die Durchführung einer bestimmten HR-Aktivität ausgerichtet. Sie können jedoch auch zusätzliche Funktionen enthalten, die den einen oder anderen zusätzlichen Anforderungen gerecht werden.
Andere Systeme, wie z. B. ein Personalinformationssystem (HRIS), bieten ebenfalls Module, um Ihre HR-Anforderungen zu erfüllen.
Die Lösungen für Workforce Management könnten irgendwo in dieser Grauzone zwischen den beiden Kategorien angesiedelt sein.
Bevor Sie mit der Suche beginnen, ist es in Ihrem besten Interesse, die Bereiche Ihres Unternehmens zu identifizieren, die Ihnen am meisten Probleme bereiten, und festzustellen, ob die Funktionen einer Workforce-Management-Software Ihren Anforderungen entsprechen.
Im Folgenden finden Sie eine Auflistung einiger der gebräuchlichsten Funktionen zur Verwaltung einer Belegschaft.
Sie können beginnen, indem Sie die Liste durchgehen und analysieren, wie jedes dieser Merkmale den Betrieb Ihres Unternehmens verbessern kann.
Die Funktionen, die Sie priorisieren möchten, werden zu einem Anforderungsleitfaden, den Sie bei der Bewertung von Anbietern verwenden können, die auf Ihrer Auswahlliste stehen.
Was sind die Arten von Workforce-Management-System-Software?
Workforce-Management-Systemsoftware gibt es in einer Vielzahl von Formen. Einige dieser Elemente sind insofern eigenständig, als sie nur eine der folgenden Funktionen bieten, während andere eine All-in-One-Antwort bieten.
- Planungssoftware
- Anwesenheitssoftware
- Zeiterfassungssoftware
- Abwesenheitsmanagement-Lösungen
- Gehaltsabrechnungssoftware
- Tools zur Mitarbeiterbindung
- Tools für das Kundenbeziehungsmanagement
- Ticketing-Lösungen für Kundendienst und Support
- Software zur Verfolgung von Sicherheitsvorfällen am Arbeitsplatz.
Funktionen der Workforce-Management-Systemsoftware
Im Folgenden sind einige der beliebtesten Merkmale von Workforce-Management-Software aufgeführt:
Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, was diese Funktionen leisten können und wie sie dazu beitragen können, Ihre Prozesse für die Verwaltung Ihrer Mitarbeiter zu verbessern.
#1. Mitarbeiterplanung
Eine der wichtigsten Funktionen der Total Workforce Management System Software ist die Terminplanung.
Bestandteil davon ist die Erstellung eines Basisfahrplans. Ein Vorteil dieser Funktion besteht jedoch darin, Informationen über Ihr Unternehmen zu erhalten, sodass Sie den größtmöglichen Zeitplan erstellen können.
Der aktuelle Personalbedarf wird durch die Software des Mobile Workforce Management Systems ermittelt, indem historische Leistungsdaten und andere relevante Aspekte analysiert werden.
Diese automatische Funktion macht das Rätselraten bei der Terminplanung überflüssig, da sie Werkzeuge zur Berechnung des Personalbedarfs für ein bestimmtes Projekt und etwaiger Personallücken bereitstellt.
- Zeitplanoptimierung
- Definieren Sie Positionen und Abteilungen
- Multisite-Unterstützung
- automatische Scheduling
#2. Prognose
Der Zweck einer Prognosefunktion besteht darin, auf der Grundlage von Vergangenheitsdaten, aktuellen Trends und dem angestrebten Kurs des Unternehmens Annahmen über die Zukunft zu treffen.
Die Zeit- und Anwesenheitsgewohnheiten der Mitarbeiter können durch die Trendanalysefunktion analysiert werden, die nützliche Informationen für die Planung oder Richtlinienänderungen liefert.
Beispielsweise können Manager auf der Grundlage historischer Daten mithilfe von Prognosen Ressourcen für ein bevorstehendes Projekt oder eine Hochsaison zuweisen.
Mit einer Vielzahl von Lösungen können Benutzer neue Variablen in Simulationen einbringen, sodass Sie die Kundenanforderungen aus jedem Blickwinkel betrachten können.
- Historienbasierte Prognose
- Benutzergesteuerte Prognose-Engine
- Vorhersagealgorithmen
#3. Leistungsmanagement
Die Aspekte des Leistungsmanagements überwachen die Leistungen der einzelnen Mitarbeiter und der Organisation als Ganzes.
Diese Forschung beleuchtet die von der Organisation verfolgten Prozesse und identifiziert aufkommende Muster.
Mit Performance-Management-Tools lässt sich das Verhalten von Mitarbeitern an bestimmten Stellen, Standorten und Arbeitszeiten auswerten und in das Workforce Management einbinden.
Mit diesen Informationen können Manager Mitarbeiter richtig einplanen.
- Leistungsbeurteilung
- KPI-Verfolgung
- Personalanalyse
# 4. Berichterstattung
Diejenigen, die Software für ein mobiles Workforce-Management-System verwenden, haben Zugriff auf eine Berichtsfunktion, die verwendet werden kann, um visuell ansprechende und informative Präsentationen von Daten zu erstellen.
Das Berichtsformat erleichtert das Lesen und Verteilen von Informationen.
Unabhängig von ihren Analysekenntnissen oder ihrer Vertrautheit mit den zugrunde liegenden Daten können alle Beteiligten die erforderlichen Informationen mithilfe eines Berichts abrufen.
- Datenextraktion von Drittanbietern
- Stundenzettel
- Urlaubsplanungsberichte
- Gehaltsabrechnungen
- Planungsberichte
#5. Workforce-Mobilitätsmanagement
Diese Fähigkeit ist eine der gefragtesten im Workforce Management, da mobiles Arbeiten immer beliebter wird.
Für Unternehmen kann es von entscheidender Bedeutung sein, dass ihre Mitarbeiter nicht mehr im herkömmlichen Sinne an einen Schreibtisch gebunden sind.
Mobile Funktionen ermöglichen es Benutzern, von jedem beliebigen Gerät aus auf ihre Arbeitsverwaltungssoftware zuzugreifen.
Mitarbeiter können die Software verwenden, um ihre Arbeit zu erledigen, wenn sie in verschiedene Büros gehen, auf dem Weg zur Arbeit arbeiten oder in jeder anderen Situation, in der sie keinen Zugriff auf einen Desktop-Computer haben.
Diese Funktion ist sehr hilfreich für Organisationen mit ständig wechselnden Zeitplänen, wie z. B. ein Restaurant oder ein Kundendienstzentrum, in dem das Personal häufig die Schicht wechselt.
Ein mobiles Workforce-Management-System wird alle Mitarbeiter über diese Änderungen informieren.
Dies ermöglicht es dem Unternehmen, den Überblick über seine Planung zu behalten und Abdeckungslücken zu vermeiden, die darauf zurückzuführen sind, dass die Mitarbeiter die Änderungen nicht kennen.
#6. Zeiterfassung
Zeiterfassungsfunktionen bieten Instrumente zur Überwachung und Erfassung der Anwesenheit, z. B. das Ein- und Ausstempeln einer Uhr.
Diese Basissysteme bieten eine zusätzliche Schutzebene, indem sie innovativere Komponenten wie Biometrie und Konformitätsprüfungen enthalten.
Geschäftsinhaber können sich ein genaues Bild der Mitarbeiterstunden machen, indem sie Instrumente verwenden, die den Zeitablauf messen, einschließlich Tools, die die Anwesenheit verfolgen.
Die Untersuchung dieser Daten wird den Entscheidungsträgern die Informationen liefern, die sie benötigen, um die Personalpolitik des Unternehmens an die Anforderungen ihres Unternehmens anzupassen.
#7. Integrationen
Die Fähigkeit von Workforce-Management-Software, sich mit anderen Personalmanagementsystemen zu verbinden, ermöglicht eine umfangreiche Sammlung von Funktionalitäten.
Die Verbindung der Personalverwaltungssoftware Ihres Unternehmens mit Plattformen von Drittanbietern stellt sicher, dass ihre Funktionalität immer auf dem neuesten Stand ist.
Sie können ein Workforce-Management-System mit einem HRM-System oder anderen Arten von Software zu einem anfänglich eigenständigen Workforce-Management-Tool hinzufügen.
Diese Art der Integration wird als Add-On-Integration bezeichnet.
- HRM-Integration
- Integration der Zeit- und Anwesenheitssoftware
- Lohnsoftware-Integration
Was sind die Vorteile der Workforce-Management-Systemsoftware?
Workforce-Management-System-Software erleichtert es dem Management, die Terminplanung zu vereinfachen, die Anwesenheits- und Zeiterfassung zu verwalten, das Leistungsmanagement zu optimieren und die Sicherheit der Mitarbeiter zu fördern.
Die richtige Workforce-Management-Lösung kann Unternehmen, wenn sie in die Tat umgesetzt und effizient eingesetzt wird, in gewisser Weise unterstützen, einschließlich der folgenden:
- Sparen Sie Zeit, beseitigen Sie Engpässe und reduzieren Sie Fehler, indem Sie ehemals mühsame Prozesse automatisieren.
- Treffen Sie bessere Entscheidungen auf der Grundlage von Echtzeit-Datenanalysen und genauen, aktuellen Informationen über Ihre Mitarbeiter.
- Erhöhen Sie die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung, indem Sie Software verwenden, die Zeiterfassung, bezahlte Freizeit, dokumentierte Überstunden usw. automatisch abgleicht. Dies trägt dazu bei, die Anzahl menschlicher Fehler zu reduzieren, die durch manuelle Dateneingabe und Berechnungen auftreten können.
- Konsultieren Sie Daten zur Echtzeitplanung Ihres Personals und nehmen Sie notwendige Anpassungen vor, um Probleme wie Personalmangel abzuwehren. Kennzeichnen und beheben Sie potenzielle Planungskonflikte proaktiv, bevor sie auftreten. Die beste Workforce-Software ermöglicht es Managern, intelligente Zeitpläne zu erstellen, indem sie Aufgaben nach Abteilung, Projekt, Job oder Region filtern.
Welche Arten von Workforce-Management-Systemen gibt es?
Zu den Arten von Workforce-Management-Systemsoftware gehören:
- Planungssoftware
- Anwesenheitssoftware
- Zeiterfassungssoftware
- Abwesenheitsmanagement-Lösungen
- Gehaltsabrechnungssoftware
- Tools zur Mitarbeiterbindung
- Tools für das Kundenbeziehungsmanagement
- Ticketing-Lösungen für Kundendienst und Support
Was ist der Unterschied zwischen WFM und WFO?
Während sich WFM in erster Linie um das Management von Call-Center-Mitarbeitern kümmert, liefern WFO-Systeme die erforderlichen Backing-Manager, um Entscheidungen auf Basis von Ist-Daten zu treffen.
Was ist effektives Workforce Management?
Der Begriff „effektives Workforce Management“ (WFM) bezieht sich auf den systematisierten Ansatz einer Organisation zur Steigerung der Arbeitsleistung.
WFM beinhaltet die genaue Schätzung der Anzahl der für die Fertigstellung eines Projekts erforderlichen Mitarbeiter und die anschließende Gestaltung und Umsetzung eines Arbeitsplans, der die Effizienz und Effektivität des Teams maximiert.
Wie erstellt man Workforce Management?
Im Folgenden sind die Schritte zum Erstellen einer Software für ein mobiles Workforce-Management-System aufgeführt:
- Prozesse und Regularien werden standardisiert.
- Zeit- und Anwesenheitsaufzeichnungen werden computerisiert.
- Automatisierung der Mitarbeitereinsatzplanung.
- Überprüfen Sie die Self-Service-Optionen für Mitarbeiter.
- Implementierung von proaktiven Abwesenheitsmanagementverfahren.
Wie implementieren Sie Workforce Management?
Befolgen Sie diese skizzierten Schritte, um die Software für ein vollständiges Workforce-Management-System vollständig zu implementieren:
- Geschäftsziele und Einstellungsanforderungen sollten synchron sein.
- Untersuchen und prognostizieren Sie zukünftige Anforderungen an Talente und Fähigkeiten
- Führen Sie eine Skill-Gap-Analyse durch und bewerten Sie das aktuelle Talentangebot
- Bereiten Sie sich auf unterschiedliche Ergebnisse vor
- Erstellen und implementieren Sie einen Plan
- Überwachen Sie den Fortschritt und bewerten Sie das Ergebnis
Was sind die Hauptprinzipien der Personalplanung?
Im Folgenden sind die wichtigsten Grundsätze der Personalplanung aufgeführt:
- Strategische Planung
- Analysieren Sie den Plan
- Entwickeln und aktivieren Sie den Plan
- Setzen Sie den Plan um
- Überwachen, bewerten und überarbeiten Sie den Plan
Zusammenfassung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Workforce Management System Software für die Verwaltung von Mitarbeitern von grundlegender Bedeutung für die Vorgänge ist, die Unternehmen erfolgreich machen.
Die grundlegenden Fähigkeiten dieser Systeme konzentrieren sich auf Terminierung, Planung und anschließende Anwesenheitsüberwachung.
Tools zur Verwaltung der Mitarbeiterleistung können Ihnen dabei helfen, Leistungsträger zu identifizieren und Qualifikationslücken in Ihren Mitarbeitern zu schließen.
Die neueste Analysesoftware kann Daten analysieren und wertvolle Erkenntnisse liefern, die eine umsichtigere Entscheidungsfindung ermöglichen.
Extras wie sicheres Setup und Rollout garantieren ein problemloses Arbeiten mit dem System.
Das Verständnis der Anforderungen Ihres Unternehmens und des Zustands Ihrer aktuellen Umgebung sind beides entscheidende Schritte bei der Entwicklung eines Arbeitsmanagementsystems.
Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die bereits über ein Personalmanagementsystem verfügen.
Es gibt eine Vielzahl von Personalverwaltungsplattformen, die Personalverwaltungsfunktionen enthalten; Zu wissen, wo Sie in Bezug auf bestehende Prozesse stehen, ist der erste Schritt, um den richtigen für Ihr Unternehmen zu finden.
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Bibliographie
