Unternehmen, die sich durch manuelle Prozesse auf mehrere Lieferanten verlassen, haben möglicherweise Schwierigkeiten, den Wert bestehender Beziehungen in einer sich ständig verändernden Welt zu maximieren. Änderungen im Unternehmensklima, eine Explosion von Daten und sich ändernde Vorschriften verändern die Landschaft des Lieferantenmanagements. Manuelle Prozesse werden einfach nicht mithalten können. Ein Lieferantenmanagementsystem kann Prozesse transformieren, Beziehungen stärken und das Drittanbietermanagement nahtloser gestalten. Im Folgenden skizzieren wir den Softwareprozess für Lieferantenmanagementsysteme, einige der wichtigsten Vorteile und wichtige Funktionen, die bei der Auswahl der bestmöglichen Lösungen für die Werkzeugauswahl zu berücksichtigen sind.
Was sind Lieferantenmanagementsysteme?
Lieferantenmanagementsysteme sind die Prozesse, die sicherstellen, dass Unternehmen das Beste aus ihren Lieferantenausgaben herausholen.
Lieferanten sind für den Erfolg eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung, da sie die Waren und Dienstleistungen bereitstellen, die zur Deckung der Verbrauchernachfrage erforderlich sind. Daher ist ein ordnungsgemäßes Management erforderlich, um Verzögerungen in der Lieferkette zu vermeiden.
Das Management von Lieferanten beinhaltet auch die Strategieentwicklung und die Festlegung von Richtlinien und Vertragsvereinbarungen, um sicherzustellen, dass beide Parteien die Geschäftserwartungen und -ziele verstehen. Darüber hinaus legen diese Standards Metriken fest, die angeben, wie gut ein Lieferant arbeitet, und informieren Unternehmen darüber, was sie tun können, um die Effizienz ihres Lieferanten zu verbessern.
Vorteile von Lieferantenmanagementsystemen
Ein gut entwickeltes Lieferantenmanagementsystem hat zahlreiche Vorteile.
- Risiken reduzieren: Da Geschäftsinhaber die Lieferantenaktivitäten regelmäßig pflegen und bewerten müssen, können sie verdächtiges Verhalten schnell erkennen.
- Kosten minimieren: Durch die Implementierung eines Managementsystems können Führungskräfte transparente und produktive Beziehungen zu ihren Lieferanten fördern. Infolgedessen bieten Lieferanten eher Rabatte und Einsparungen an.
- Effizienz steigern: Die Verwaltung von Anbietern verbessert die Kommunikation, was bedeutet, dass beide Parteien ein besseres Verständnis für das Unternehmen haben, mit dem sie zusammenarbeiten. Dies wird den Betriebsablauf verbessern und Verzögerungen in der Lieferkette reduzieren.
- Reduzieren Sie die Preisvolatilität: Lieferanten bieten häufig Festpreise im Austausch für bestimmte Kriterien an, z. B. längere Vertragslaufzeiten. Unternehmen können davon profitieren, indem sie Lieferantenbeziehungen verwalten und unvorhersehbare Preisschwankungen minimieren.
- Lieferkettenkonsolidierung: Effektives Lieferkettenmanagement ermöglicht es Unternehmen, die Anzahl der Lieferanten, mit denen sie zusammenarbeiten, zu reduzieren, wodurch sie Bestellungen und Budgetierung rationalisieren können.
5 Wichtige Merkmale eines zuverlässigen Lieferantenmanagementsystems
Wir haben die Vorteile guter Lieferantenmanagementsysteme besprochen und wie sie Ihrem Unternehmen helfen können. Die Auswahl eines zuverlässigen Systems aus den verfügbaren Optionen kann jedoch schwierig sein. Als Hilfestellung haben wir für Sie die wichtigsten Features von Lieferantenmanagementsystemen zusammengestellt.
#1. Self-Service und automatisiertes Onboarding
Alle Lieferanten sollten nahtlos und automatisch über Lieferantenmanagementsysteme eingebunden werden. Die Standardisierung und Visualisierung dieses Prozesses steigert nicht nur die Effizienz, sondern bietet auch eine bessere Erfahrung für Dritte und bringt die Beziehung auf den richtigen Fuß.
Die Arbeit mit vollständigen und genauen Lieferantenunterlagen ist ebenfalls unerlässlich, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Abhängig von der Anzahl der Lieferanten kann das Sammeln dieser Informationen eine zeitaufwändige, komplexe und ressourcenintensive Aufgabe sein.
#2. Benutzerfreundlichkeit und native Integrationen
Ihr Lieferantenmanagementsystem sollte für Ihre Teams einfach zu bedienen sein und für die Einrichtung kein hohes Maß an Fachwissen erfordern. Einzelpersonen werden das System nicht übernehmen, wenn es zu schwierig zu bedienen ist.
Wenn Ihre Teams bereits bestimmte Plattformen verwenden, kann das richtige Lieferantenmanagementsystem die Angst vor Veränderungen lindern, indem es sich nativ in den vorhandenen Tech-Stack integriert. Erwägen Sie Lieferantenmanagementlösungen, die in Plattformen wie Salesforce und NetSuite integriert werden können.
#3. Risikointelligenz-Feeds
Ihr Lieferantenmanagementsystem sollte Sie dabei unterstützen, die inhärenten Risiken zu identifizieren und zu mindern, die mit der Zusammenarbeit mit einem neuen Lieferanten einhergehen. Bestehende Risiken in Ihrer Lieferantenbasis müssen ständig überwacht und bei auftretenden Problemen gemindert werden. Mit Lieferantenmanagementsystemen kann jedoch mehr getan werden, um das Risiko zu reduzieren, das überhaupt erst in Ihr Unternehmen eintritt.
#4. Leistungsstarke Berichtsfunktionen
Sie sollten immer eine genaue Momentaufnahme des Status Ihres Lieferanten sehen können. Ein Lieferantenmanagementsystem bietet Ihrem Unternehmen Berichtsfunktionen, mit denen Sie Ihre Lieferantenbasis nach Kategorie, Typ und sogar Lieferantengröße aufschlüsseln können.
#5. Werkzeuge zur Zusammenarbeit
Lieferantenmanagementsysteme sind ein komplexer Prozess, der nicht einer einzelnen Geschäftseinheit anvertraut werden sollte. Wählen Sie ein Lieferantenmanagementsystem, das für die gesamte Organisation gilt. Es sollte Ihren Rechts-, Beschaffungs- und Vertriebsteams eine effektive Zusammenarbeit sowie eine einfache Kommunikation mit den Lieferanten selbst ermöglichen.
Tools für das Lieferantenmanagement
Bevor wir uns mit jedem dieser Tools befassen, wollen wir definieren, was Lieferantenmanagement-Tools sind und was sie für Sie und Ihr Unternehmen tun können. Zu den Tools für das Lieferantenmanagement gehört eine Vielzahl von Software, die Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Lieferantenbasis und der effektiven Interaktion mit ihnen unterstützt.
Die wichtigsten Funktionen von Lieferantenmanagement-Tools sind:
- Lieferantenidentifikation und -registrierung
- Verwaltung von Kontaktinformationen von Lieferanten, einschließlich Adressen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern
- Bei jedem Lieferanten aufgegebene Bestellungen werden nachverfolgt.
- Erstellung und Verwaltung von Bestellungen
- Rechnungs- und Wareneingangsmanagement.
- Lieferung detaillierter Lieferantenleistungsberichte.
Jede dieser Funktionen ist entscheidend für die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Lieferanten effektiv zu verwalten.
Vorteile von Lieferantenmanagement-Tools
Der Einsatz von Lieferantenmanagement-Tools hat mehrere Vorteile. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:
#1. Prozessautomatisierung
Heutzutage ist die Automatisierung für den Erfolg unerlässlich. Viele der Prozesse, die mit der Verwaltung Ihrer Lieferanten verbunden sind, können mit den richtigen Lieferantenmanagement-Tools automatisiert werden. Sie sparen sowohl Zeit als auch Geld.
#2. Verbesserte Effizienz
Wenn ein Unternehmen seine Lieferanten effektiv verwalten kann, verbessert es die Effizienz in allen Bereichen der Beschaffung. Tools für das Lieferantenmanagement unterstützen Organisationen bei der Rationalisierung ihrer Beschaffungsprozesse, wodurch es einfacher wird, die benötigten Waren und Dienstleistungen zu erhalten.
#3. Erhöhte Sichtbarkeit
Mit guten Lieferantenmanagement-Tools haben Organisationen einen besseren Einblick in ihre Lieferantenbasis. So können sie potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und korrigierend eingreifen. Es bietet Unternehmen auch ein besseres Verständnis der Fähigkeiten ihrer Lieferanten.
#4. Verbesserte Lieferantenkommunikation
Die Kommunikation mit Lieferanten kann ohne ein klares Lieferantenmanagement-Tool schwierig sein. Unternehmen hingegen können ein solches Tool nutzen, um effektiver mit ihren Lieferanten zu kommunizieren, was zu besseren Lieferantenbeziehungen und besseren Beschaffungsergebnissen führt.
Lieferantenmanagementprozess
Der 5-stufige Lieferantenmanagementprozess ist im Folgenden beschrieben:
#1. Festlegung einer Reihe von Geschäftszielen und -zielen.
Bevor Sie mit dem Prozess Ihres Lieferantenmanagementsystems beginnen, müssen Sie zunächst die Geschäftsziele und Zielsetzungen identifizieren, für die Lieferanten benötigt werden. Es wird hervorgehoben, welche Dienstleistungen von Drittanbietern jede Abteilung benötigt, sodass Sie die relevanten Lieferanten für jeden Bedarf abbilden können, ohne Aufwand und Ressourcen zu verdoppeln. Diese Ziele helfen auch bei der Bewertung der Lieferantenleistung in Bezug auf die ihnen mitgeteilten Ziele.
#2. Ermittlung relevanter Auswahlkriterien für die Lieferantenauswahl
Sobald Sie die Ziele und Anforderungen identifiziert haben, die eine Lieferantenbindung erfordern, müssen Sie die Auswahlkriterien für die Auswahl der Lieferanten definieren, die das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bieten.
Während die Auswahlkriterien je nach Art der Organisation und ihren Lieferantenanforderungen variieren, gehören zu den Standardmaßnahmen die Preisgestaltung, die Qualität der bisherigen Arbeit, die industrielle Anerkennung, der rechtliche Ruf und so weiter.
#3. Auswahl und Bewertung von Lieferanten
Im nächsten Schritt bewerten Sie alle relevanten Lieferanten anhand Ihrer identifizierten Auswahlkriterien. Die Mehrheit der Unternehmen beurteilt Lieferanten auf der Grundlage der von ihnen angebotenen Preise. Es ist jedoch auch wichtig, die anderen Kriterien zu berücksichtigen, die Sie identifiziert haben.
Untersuchen Sie die Angebote und Vorschläge potenzieller Lieferanten, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Möglichkeiten zur Kosteneinsparung maximieren. Untersuchen Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, um festzustellen, wie gut die Lieferanten beabsichtigen, die organisatorischen Anforderungen zu erfüllen. Stellen Sie gleichzeitig sicher, dass Sie eine gründliche, ganzheitliche Analyse der Stärken und Schwächen der Lieferanten durchgeführt und untersucht haben, wie sich die Bedrohungen und Chancen des externen Umfelds auf Ihre Zusammenarbeit mit den Lieferanten auswirken können.
#4. Vertragsabschluss und Verhandlung mit dem/den ausgewählten Lieferanten
Nachdem Sie die geeigneten Lieferanten identifiziert haben, müssen Sie den Vertragsprozess starten, um sie schließlich an Bord zu holen. Beziehen Sie alle relevanten Stakeholder in den Vertragsabschlussprozess ein, um wertvolle Erkenntnisse darüber zu gewinnen, wie der Vertrag eine maximale Wertschöpfung gewährleisten kann. In vielen Fällen wird der Vertragsprozess vom Finanz-/Beschaffungsteam in Zusammenarbeit mit den Führungskräften der Geschäftsbereiche durchgeführt, während die Gruppen, die täglich mit den Lieferanten zusammenarbeiten, nicht konsultiert werden.
#5. Bewertung der Lieferantenleistung
Der Lieferantenmanagementprozess endet nicht mit der Auswahl der Lieferanten. Nach ihrer Auswahl und Einarbeitung müssen Sie ihre Leistung regelmäßig bewerten, um sicherzustellen, dass sie die festgelegten Ziele und Anforderungen erfüllen. Stellen Sie sicher, dass Sie KPIs zur Messung der Leistung festgelegt haben, um eine praktische Bewertung zu gewährleisten. Dies wird auch Bereiche für Verbesserungen aufzeigen, um die Lieferantenleistung zu maximieren. Es zeigt auch, wie effektiv unser Lieferantenmanagementprozess ist und wie wir ihn verbessern können.
Beste Lieferantenmanagement-Software
Es gibt verschiedene Arten von Lieferantenmanagement-Software auf dem Markt, und es ist entscheidend, diejenige zu wählen, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Das Folgende ist eine Liste einiger der besten Software oder Tools für Lieferantenmanagementsysteme, die von mehreren Unternehmen im Jahr 2023 verwendet werden.
#1. SAP-Feldglas
Die SAP Fieldglass-Software ist die erste in der Reihe, ein umfassendes Lieferantenmanagement-Tool mit einzigartigen Funktionen und starker Zusammenarbeit. Es erfordert eine fortgeschrittene Computerisierung. SAP Fieldglass ermöglicht es Unternehmen, ihr Lieferantennetzwerk in allen Aspekten zu verwalten, einschließlich Vertragsmanagement, Leistungsverfolgung und Compliance. Die Bereitstellung neuer Anbieter umfasst das Digital Partner Network, das Unternehmen bei der Einstellung von Anbietern mit Spezialkenntnissen unterstützt.
Darüber hinaus gelten die Integrationsfunktionen von SAP Fieldglass als eines der beeindruckendsten Unterscheidungsmerkmale. Es ermöglicht ein offenes API-Framework, das einen reibungslosen Workflow für verschiedene Cloud-Anwendungen wie unter anderem Oracle, Salesforce, Kronos und Microsoft Dynamics ermöglicht. Trotz seiner vielen Vorteile ist SAP Fieldglass jedoch teuer und nicht für alle Unternehmen geeignet.
#2. Pförtner
Dieses VMS eignet sich für große Unternehmen, die umfassenden Zugriff und unbegrenzten Speicherplatz benötigen. Mit über 200 Verträgen bietet das Cloud-basierte System von Gatekeeper ein nahtloses Vendor Lifecycle Management. Darüber hinaus bietet es Anbieteranfragen, eSign-Funktionen und Onboarding-Automatisierungsfunktionen für Vertragsgenehmigungen. Dieses VMS verwendet eine Kanban-Workflow-Engine, die es einem Unternehmen ermöglicht, die Dateneingabe und das SLA-Management zu rationalisieren und gleichzeitig automatisch Aufzeichnungen zu erstellen.
Es bietet auch Anpassungsoptionen zum Erstellen und Verwalten von Workflows, wodurch manuelle Prozesse überflüssig werden. Da dieses VMS vollständig Cloud-basiert ist, unterstützt es über 220 verschiedene Anwendungen. Die Preise sind jedoch etwas hoch, da sie maßgeschneiderte Funktionen für große Unternehmen bieten.
#3. Echtheit
Mit seinen zahlreichen einzigartigen Funktionen und niedrigen Preisen soll Genuity am besten für IT-Unternehmen geeignet sein und unterstützt IT-Experten dabei, die Beziehungen zu Anbietern mühelos zu verwalten. Es bietet kundenspezifische, spezifische Tools sowie IT-Tools mit einer einfachen Oberfläche. Viele Plattformen, darunter AWS, Salesforce, Quickbooks, G Suite und Azure, lassen sich problemlos in Genuity integrieren. Es hilft auch bei der Entdeckung neuer SaaS-Anbieter und der effizienten Verwaltung bestehender Anbieter. Genuity hat es jedoch nur auf IT- und Finanzunternehmen beschränkt, was es für Nicht-IT-Unternehmen schwierig macht, dieses VMS für das Lieferantenmanagement zu integrieren.
#4. Precoro
Viele kleine und große Unternehmen profitieren von Precoro, einer Lieferantenmanagement-Software. Dieses VMS ist für alle Branchen geeignet und gehört zu den kostengünstigsten Softwareoptionen auf dem Markt. Es verfügt über ein Online-Portal zum Speichern von Lieferantenkontaktinformationen sowie zum Generieren von Leistungsberichten und Kaufanfragen mit speziellen Beschaffungstools wie idealem Budgetmanagement und Verfolgung von Kaufanfragen.
Darüber hinaus unterstützt Precoro zwei Arten der Integration: Flatfile und automatisch – beide werden auf verschiedenen Plattformen wie Xero, NetSuite, Quickbooks Online und anderen unterstützt. Precoro unterstützt trotz seiner Funktionen keine direkte Lieferantenzahlung und es fehlt eine Compliance-Management-Funktion.
#5. Cflow
Cflow von Cavintek ist das letzte SMS auf dieser Liste. Es ist ein leistungsstarkes Cloud-Workflow-Automatisierungstool mit bedeutenden Funktionen, die es einem Unternehmen ermöglichen, seine Beschaffungsfunktion zu rationalisieren und die Beschaffungsleistung zu verbessern. Zu den wichtigsten Vorteilen der Verwendung von Cflow gehören eine effiziente KPI-Verfolgung; die Eliminierung von Prozessredundanzen; verbessertes Compliance-Management; verbessertes Lieferantenbeziehungsmanagement; erweiterte Sichtbarkeitsfunktionen für die Abwicklung von Beschaffungsprozessen; automatisierte Nachverfolgung; Rechnungsfreigaben; Erinnerungen; und Benachrichtigungen für Beschaffungsaufträge; und die Möglichkeit, benutzerdefinierte Berichte zu erstellen, die es einem Unternehmen ermöglichen, tiefere Einblicke in die Leistung zu gewinnen.
Das Verständnis der Bedeutung von Tools und Techniken für Lieferantenmanagementsysteme ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung und der erste Schritt bei der Auswahl des besten SMS für Ihr Unternehmen. Die Verwendung des richtigen Lieferantenmanagement-Tools spart Zeit, verbessert die organisatorische Effizienz, erhöht die Transparenz, verbessert den Beschaffungsprozess und schützt ein Unternehmen vor potenziellen Risiken. Schließlich steigert eine gute Lieferantenmanagement-Software die Gesamtproduktivität des Unternehmens.
Was ist SAP Lieferantenmanagement?
SAP Ariba Supplier Management ist ein branchenführendes End-to-End-Lösungsportfolio, mit dem Sie Lieferanteninformationen, Lebenszyklus, Leistung und Risiken an einem einzigen Ort verwalten können.
Wofür wird SRM-Software verwendet?
Die Supplier-Relationship-Management-Software (SRM) ist eine Lösung, die Unternehmen bei der Rationalisierung der Lieferantenauswahl und -aufnahme, der Lieferantenleistungsverfolgung und -bewertung, der Lieferantendokumentenverwaltung und anderer kritischer lieferantenbezogener Prozesse unterstützt.
Was sind einige gute Lieferantenmanagementpraktiken?
Im Folgenden finden Sie Beispiele für Best Practices für ein erfolgreiches Lieferantenmanagement:
- Geschäftsanforderungen entwickeln
- Erstellen einer Lieferantendatenbank
- Lieferantensegmentierung
- Teamwissen steigern.
- Definieren der Verantwortlichkeiten für jedes SRM-Teammitglied.
- Einführung eines Lieferantenmanagementsystems.
Wer ist für das Lieferantenmanagement verantwortlich?
Lieferantenmanager – Prozessverantwortlicher
Der Lieferantenmanager ist dafür verantwortlich, dass alle Lieferanten ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Er stellt sicher, dass Lieferantenverträge die Bedürfnisse des Unternehmens unterstützen und dass alle Lieferanten ihre vertraglichen Verpflichtungen erfüllen.
Welche Bedeutung hat das Lieferantenmanagement?
Es ist wichtig, Lieferanten richtig verwalten um finanzielle, geschäftliche und Reputationsrisiken zu begrenzen. Dies ist laut Gartner ein Prozess, der „Unternehmen in die Lage versetzt, Kosten zu kontrollieren, Service-Exzellenz zu fördern und Risiken zu mindern, um während des gesamten Geschäftslebenszyklus einen höheren Wert von ihren Anbietern zu erzielen“.
Was ist Lieferantenqualitätsmanagement?
Die Lieferantenqualität bezieht sich auf die Fähigkeit eines Lieferanten, Waren oder Dienstleistungen zu liefern, die den Bedürfnissen der Kunden entsprechen. Das Lieferantenqualitätsmanagement ist definiert als ein System zum proaktiven und kollaborativen Management der Lieferantenqualität.
Zusammenfassung
Lieferantenmanagementsysteme können für Unternehmen aller Größen und Branchen von großem Nutzen sein. Die Einführung dieser Tools kann Unternehmen dabei helfen, ihre Effizienz zu verbessern, menschliche Fehler zu reduzieren und manuelle Prozesse zu eliminieren, die Zeit und Geld verschwenden.
Es gibt eine Fülle von Tools, aber wir haben festgestellt, dass SAP Fieldglass aufgrund seiner robusten Funktionen, fortschrittlichen Automatisierungsfunktionen, Integrationen, Benutzerfreundlichkeit und Branchenanerkennung insgesamt die beste Lieferantenmanagementsoftware ist. Es handelt sich um eine All-in-One-Lösung, die all Ihre Anforderungen an das Lieferantenmanagement nahtlos erfüllen kann, mit einer kurzen Lernkurve und hervorragendem Support auf dem Weg dorthin.
Häufig gestellte Fragen zu Lieferantenmanagementsystemen
Welche Arten von Vendor-Management-Systemen gibt es?
Typen von Lieferantenverwaltungssystemen
- Beschaffung. Hilft bei der Verwaltung von Due-Diligence-Prozessen bei der Auswahl von Anbietern und dem Einkauf von Dienstleistungen.
- Anbieter-Onboarding. Unterstützt die Anmeldung, Registrierung und Verwaltung des Zugriffs und der Berechtigungen für neue Anbieter innerhalb des Systems.
- Anbieter-Risikomanagement.
- Beziehungsmanagement.
Wie wichtig ist das Lieferantenmanagementsystem?
Ein guter Lieferantenmanagementprozess ermöglicht es Ihnen nicht nur, das Beste aus Ihren Geschäftsanforderungen herauszuholen, sondern verschafft Ihnen auch einen Wettbewerbsvorteil. Es ermöglicht Ihnen, Geld zu sparen, indem Sie die Qualität Ihrer Waren und Dienstleistungen verbessern, was sich auf Ihr Endergebnis auswirkt.
Wofür wird SRM-Software verwendet?
Die Supplier-Relationship-Management-Software (SRM) ist eine Lösung, die Unternehmen bei der Rationalisierung der Lieferantenauswahl und -aufnahme, der Lieferantenleistungsverfolgung und -bewertung, der Lieferantendokumentenverwaltung und anderer kritischer lieferantenbezogener Prozesse unterstützt.
Bibliographie
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